A presente declaração de confidencialidade descreve a forma como o Provedor de Justiça Europeu protege os seus dados pessoais quando responde a uma consulta do Provedor de Justiça e quando, como tal, o Provedor de Justiça atua como responsável pelo tratamento dos dados. A presente declaração estabelece igualmente os direitos que lhe assistem enquanto titular dos dados.

Em especial, explica o motivo para a recolha e o tratamento dos dados, a forma como o Provedor de Justiça recolhe, trata e assegura a proteção dos dados fornecidos e os direitos que os contribuintes podem exercer em relação aos seus dados.

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

Os participantes preenchem o formulário de contacto no sítio Web do Provedor de Justiça Europeu, que envia as suas contribuições para a caixa de correio da consulta específica. As contribuições também podem ser enviadas por carta ou e-mail. O pessoal competente do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu processa as contribuições.

O Provedor de Justiça Europeu pode contactar os participantes para solicitar esclarecimentos e/ou divulgar os resultados da consulta/inquérito. Os dados de contacto da pessoa responsável pelo inquérito são fornecidos no convite para responder à consulta.

Os dados pessoais recolhidos e tratados são os dados necessários para participar na consulta, do seguinte modo: nome próprio, apelido, correio eletrónico, descrição das funções e língua preferida para a correspondência posterior, outra língua em que se aceitaria uma resposta e conteúdo (na maior parte dos casos, os pontos de vista da pessoa ou da organização sobre o tema).

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

O Provedor de Justiça Europeu pretende dar ao público e às partes interessadas a oportunidade de expressarem os seus pontos de vista no contexto de inquéritos e iniciativas estratégicos que beneficiariam de contributos externos e podem, por conseguinte, lançar consultas públicas.

3. Qual é a base jurídica e a necessidade do tratamento destes dados?

A base jurídica deste tratamento de dados é o artigo 11.o do TUE.

Os dados pessoais são tratados em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da UE. O tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público [artigo 5.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) 2018/1725].

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

O Setor das Tecnologias da Informação e da Comunicação (TIC) do Provedor de Justiça Europeu gere os dados apresentados no sítio Web. O pessoal do Provedor de Justiça Europeu responsável pela realização de consultas públicas e o pessoal autorizado, com base na «necessidade de tomar conhecimento», procederão ao tratamento dos dados apresentados pelos participantes.

5. Quem serão os destinatários dos dados?

O pessoal do Provedor de Justiça Europeu responsável pela realização desta operação de tratamento tem acesso aos seus dados pessoais, bem como outro pessoal autorizado do Provedor de Justiça Europeu, com base na «necessidade de tomar conhecimento».

No âmbito do procedimento de inquérito, o Provedor de Justiça Europeu transmite à instituição, órgão, organismo ou agência competente da UE todas as contribuições recebidas. Por razões de transparência, o Provedor de Justiça Europeu faz as contribuições públicas recebidas para uma consulta.

Ao contribuir para uma consulta, deve identificar-se a si próprio e à organização em nome da qual está a contribuir. Não são aceites contributos anónimos para as consultas. Isto é para evitar o uso indevido.

No interesse da transparência, a Provedora de Justiça Europeia faz contribuições públicas que recebeu em resposta a uma consulta pública. Os seus dados pessoais não serão tornados públicos. Deve evitar incluir dados pessoais desnecessários nas suas contribuições, nomeadamente dados pessoais de terceiros. Se tais dados forem incluídos, eles serão expurgados da versão que é tornada pública.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

As contribuições são conservadas nos processos pertinentes, em conformidade com a política de conservação do sistema de gestão de processos do Provedor de Justiça, durante um período de dez anos após o encerramento do processo ^[2]. Tal inclui informações pessoais básicas (nomes próprios, apelidos, endereço de correio eletrónico), preferências linguísticas e respostas. As contribuições são arquivadas de acordo com a política do Provedor de Justiça em matéria de arquivo ^[3].

7. Como protegemos os seus dados?

Os dados eletrónicos são armazenados nos servidores do Provedor de Justiça Europeu. Estes dados são protegidos por numerosas medidas de segurança estabelecidas pelo setor das tecnologias da informação e da comunicação do Provedor de Justiça Europeu para proteger a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

O acesso aos dados pessoais é protegido através da gestão dos direitos de acesso, que são estritamente limitados e se baseiam no princípio da «necessidade de tomar conhecimento».

Os endereços de correio eletrónico nunca são tornados públicos, mas são armazenados e podem ser utilizados pelo Provedor de Justiça Europeu para correspondência relacionada com a resposta dada.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Ao contribuir para uma consulta, pode escolher se os seus dados pessoais devem ou não ser publicados no nosso website.

Enquanto «titular dos dados», também tem direitos específicos ao abrigo do capítulo III (artigos 14.o a 25.o) do Regulamento (UE) 2018/1725, em especial o direito de aceder aos seus dados pessoais e de os retificar caso estejam incorretos ou incompletos. Em determinadas condições, tem o direito de apagar os seus dados pessoais, de restringir o tratamento dos seus dados pessoais e o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais.

O Provedor de Justiça Europeu responderá aos seus pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

Por último, tem o direito de recorrer, a qualquer momento, para a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados se considerar que o Provedor de Justiça Europeu violou os seus direitos ao abrigo do Regulamento 2018/1725 devido ao tratamento dos seus dados pessoais.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

Em qualquer momento, pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados relativas às consultas públicas do Provedor de Justiça Europeu para o seguinte endereço: EO@ombudsman.europa.eu

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados em qualquer momento através do seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu

[2] Ver: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Ver: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.