A presente declaração de confidencialidade explica o motivo do tratamento, a forma como o Provedor de Justiça Europeu recolhe, trata e assegura a proteção de todos os dados pessoais fornecidos, a forma como essas informações são utilizadas e os direitos que os titulares dos dados podem exercer em relação aos seus dados.

O responsável pelo tratamento é o Provedor de Justiça Europeu. O responsável conjunto pelo tratamento é o Serviço Médico do Parlamento Europeu (PE).

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

Os candidatos fornecem os seus dados através da ferramenta de candidatura em linha (sítio Web)[1]. Para a realização do processo de seleção, os dados são importados para uma ferramenta informática concebida para apoiar e facilitar o processo.

Tratamos os seguintes dados pessoais:

• Informações pessoais básicas (nome próprio, apelido, nacionalidade, data de nascimento, correio eletrónico, cidade e país de residência, telefone);
• informações contidas no CV (educação, experiência profissional, proficiência linguística);
• o(s) documento(s) comprovativo(s) da deficiência (ex: um documento emitido por uma autoridade nacional ou regional ou por um organismo acreditado num Estado-Membro da UE, um cartão de deficiência da UE, um certificado recente emitido por um médico)
• Se for caso disso, um pedido de adaptações razoáveis para o trabalho durante o estágio, acompanhado de uma justificação adequada da necessidade de adaptações razoáveis [2];
• cópias dos diplomas, diplomas ou certificados do requerente.

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

O objetivo do tratamento é identificar os candidatos aos estágios oferecidos às pessoas com deficiência e realizar o processo de seleção pertinente.

3. Quais são as bases jurídicas e a necessidade do tratamento destes dados?

A base jurídica é a Decisão do Provedor de Justiça Europeu relativa aos estágios, de 13 de fevereiro de 2023, a Comunicação do Provedor de Justiça Europeu sobre os Estágios 2023-Estágios para pessoas com deficiência e o artigo 1.o-D, n.o 4, do Estatuto dos Funcionários e do Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia [3].

O tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público [artigo 5.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) 2018/1725].

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

Os serviços de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) do Gabinete EO tratam os dados apresentados no sítio Web. A Unidade de Recursos Humanos (RH) e os membros do pessoal das TIC gerem a ferramenta de seleção.

5. Quem serão os destinatários dos dados?

O diretor executivo, o secretário-geral (se aplicável), o diretor da Administração, o responsável pelos estágios, o chefe da unidade de recursos humanos, os chefes das unidades de inquérito, os membros do pessoal envolvidos na avaliação dos candidatos e os membros do pessoal das TIC.

Apenas os membros do pessoal da Unidade de RH terão acesso aos documentos que certificam a deficiência. Os candidatos que necessitem de um Alojamento Razoável (RA) devem indicar uma justificação aos serviços de RH da OE, sem apresentar qualquer documento de apoio nesta fase.

No caso de um pedido de AR apresentado por estagiários selecionados, o Serviço Médico do Parlamento Europeu avaliará os documentos comprovativos para determinar a validade do pedido de adaptações razoáveis e proporá ao OE as disposições necessárias. Apenas o Serviço Médico do PE tem acesso aos documentos apresentados.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

Os dados dos candidatos apresentados à ferramenta de candidatura em linha são conservados na sua conta pessoal em linha durante dois anos, caso pretendam candidatar-se a futuros estágios. Se os candidatos não se ligarem à sua conta no prazo de dois anos, a conta e os dados nela contidos são automaticamente apagados, após o envio de uma mensagem de correio eletrónico de notificação. Os candidatos podem solicitar ao OE que elimine a sua conta a qualquer momento.

Os dados transferidos para a ferramenta de seleção relativos aos candidatos não selecionados são apagados nove meses após o termo do período de estágios para o qual foram recolhidos dados. Os dados dos candidatos selecionados para estágios são apagados dois anos após o termo do período de estágio.

7. Como protegemos os dados do titular dos dados?

Os dados são recolhidos online em modo seguro. O acesso aos dados através do formulário em linha é protegido pela palavra-passe da escolha do requerente.

Os dados eletrónicos são armazenados na ferramenta de aplicação em linha, nos servidores do OE, o que significa que estão protegidos por numerosas medidas de segurança criadas pelos serviços de TIC para proteger a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações relevantes sobre a forma como os utilizamos. Tem igualmente o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhe digam respeito, desde que a confidencialidade das deliberações e da tomada de decisões dos membros do pessoal envolvidos na avaliação dos candidatos seja salvaguardada, juntamente com os direitos dos outros candidatos.

Pode retificar os dados de identificação a qualquer momento durante o procedimento. No que diz respeito aos dados relativos aos critérios de admissibilidade ou de avaliação, o direito de retificação pode ser exercido até à data-limite para a apresentação das candidaturas.

Tem o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo OE por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento. Em determinadas condições, tem o direito de solicitar ao OE que elimine os seus dados pessoais ou restrinja a sua utilização. O OE responderá aos seus pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

Em qualquer momento, pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados relativas ao processo de seleção de estagiários para os estágios para pessoas com deficiência ao OE, para o seguinte endereço:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Provedor de Justiça
Europeu
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, em qualquer momento, no seguinte endereço: AEPD@edps.europa.eu.

[1] A título excecional e por razões devidamente justificadas, o Instituto pode aceitar pedidos apresentados por correio eletrónico.

[2] Apenas os candidatos selecionados serão convidados a apresentar os documentos comprovativos pertinentes para justificar o seu pedido de adaptações razoáveis. O Serviço Médico do Parlamento Europeu avaliará os documentos comprovativos para determinar a validade do pedido de adaptações razoáveis e proporá as disposições necessárias.

[3] Ver artigo 1.o-D, n.o 4, do Estatuto dos Funcionários e Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia: (...) Por adaptações razoáveis, em relação às funções essenciais do posto de trabalho, entende-se medidas adequadas, sempre que necessário, para permitir que uma pessoa com deficiência tenha acesso a um emprego, nele participe ou nele avance, ou receba formação, a menos que tais medidas imponham um encargo desproporcionado ao empregador."