A presente declaração de confidencialidade explica o motivo do tratamento, a forma como o Provedor de Justiça Europeu recolhe, trata e assegura a proteção de todos os dados pessoais fornecidos, a forma como essas informações são utilizadas e os direitos que os titulares dos dados podem exercer em relação aos seus dados.

O responsável pelo tratamento é o Provedor de Justiça Europeu.

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

Os candidatos fornecem os seus dados através da ferramenta de candidatura em linha (sítio Web). Para a realização do processo de seleção, os dados são importados para uma ferramenta informática concebida para apoiar e facilitar o processo.

Tratamos os seguintes dados pessoais:

• Informações pessoais básicas (nome próprio, apelido, nacionalidade, data de nascimento, correio eletrónico, cidade e país de residência, telefone);
• informações contidas no CV (educação, experiência profissional, proficiência linguística);
• cópias dos diplomas, diplomas ou certificados do requerente.

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

O objetivo do tratamento é identificar os candidatos ao programa de estágios que o Gabinete do Provedor de Justiça Europeu oferece e realizar o processo de seleção pertinente.

3. Quais são as bases jurídicas e a necessidade do tratamento destes dados?

A base jurídica é a Decisão do Provedor de Justiça Europeu relativa aos estágios, de 13 de fevereiro de 202 3 e os respetivos convites à apresentação de candidaturas.

O tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público [artigo 5.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) 2018/1725].

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

Os serviços de Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) do Gabinete EO tratam os dados apresentados no sítio Web. A Unidade de Recursos Humanos (RH) e os membros do pessoal das TIC gerem a ferramenta de seleção.

5. Quem serão os destinatários dos dados?

O diretor executivo, o secretário-geral (se aplicável), o diretor da Administração, o responsável pelos estágios, o chefe da unidade de recursos humanos, os chefes das unidades de inquérito, os membros do pessoal envolvidos na avaliação dos candidatos e o setor das TIC.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

Os dados dos candidatos apresentados à ferramenta de candidatura em linha são conservados na sua conta pessoal em linha durante dois anos, caso pretendam candidatar-se a futuros estágios. Se os candidatos não se ligarem à sua conta no prazo de dois anos, a conta e os dados nela contidos são automaticamente apagados, após o envio de uma mensagem de correio eletrónico de notificação. Os candidatos podem solicitar ao OE que elimine a sua conta a qualquer momento.

Os dados transferidos para a ferramenta de seleção relativos aos candidatos não selecionados são apagados nove meses após o termo do período de estágios para o qual foram recolhidos dados. Os dados dos candidatos selecionados para estágios são apagados dois anos após o termo do período de estágio

7. Como protegemos os dados do titular dos dados?

Os dados são recolhidos online em modo seguro. O acesso aos dados através do formulário em linha é protegido pela palavra-passe da escolha do requerente.

Os dados eletrónicos são armazenados na ferramenta de aplicação em linha, nos servidores do OE, o que significa que estão protegidos por numerosas medidas de segurança criadas pelo setor das TIC para proteger a integridade e a confidencialidade dos bens eletrónicos da instituição.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações relevantes sobre a forma como os utilizamos. Tem igualmente o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhe digam respeito, desde que a confidencialidade das deliberações e da tomada de decisões dos membros do pessoal envolvidos na avaliação dos candidatos seja salvaguardada, juntamente com os direitos dos outros candidatos.

Pode retificar os dados de identificação a qualquer momento durante o procedimento. No que diz respeito aos dados relativos aos critérios de admissibilidade ou de avaliação, o direito de retificação pode ser exercido até à data-limite para a apresentação das candidaturas.

Tem o direito de se opor à utilização dos seus dados pelo OE por motivos relacionados com a sua situação particular, a qualquer momento. Em determinadas condições, tem o direito de solicitar ao OE que elimine os seus dados pessoais ou restrinja a sua utilização. O OE responderá aos seus pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

Em qualquer momento, pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados relativas ao processo de seleção de estagiários no Gabinete do Provedor de Justiça, para o Gabinete do Provedor de Justiça, para o seguinte endereço:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Provedor de Justiça
Europeu
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

Pode também contactar o responsável pela proteção de dados do Gabinete do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, em qualquer momento, no seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu