A presente declaração de confidencialidade explica o motivo para a recolha e o tratamento dos dados dos requerentes; a forma como o Provedor de Justiça Europeu recolhe, trata e assegura a proteção dos dados fornecidos; a forma como estas informações são utilizadas; e quais os direitos que os candidatos podem exercer em relação aos seus dados.

O responsável pelo tratamento é o Provedor de Justiça Europeu.

1. Que dados pessoais serão tratados pelo Provedor de Justiça Europeu?

Os candidatos fornecem os seus dados através da ferramenta de candidatura em linha (sítio Web). Para a realização do processo de seleção, os dados são importados para uma ferramenta informática concebida para apoiar e facilitar o processo.

Estes dados incluem geralmente, mas não se limitam a: informações pessoais básicas (nome próprio, apelido, nacionalidade, número de telefone); informações contidas no CV (educação, experiência profissional, proficiência linguística, etc.); Cópias de um documento comprovativo da nacionalidade do requerente; Se necessário, uma declaração que declare qualquer deficiência, a fim de assegurar a aplicação das medidas de acessibilidade necessárias; para os candidatos que sejam membros do pessoal da UE, o estatuto administrativo (ou seja, funcionário titular, agente temporário, etc.), a instituição onde trabalham, o título do seu lugar atual, o seu grau atual; informações contidas em qualquer carta de motivação; cópias dos diplomas dos requerentes; Cópias dos relatórios de notação dos candidatos, se for caso disso; Cópias dos comprovativos da experiência profissional, se for caso disso; respostas aos estudos de casos enviados pelos candidatos.

Os membros do pessoal do setor Unidade-HR do PAB responsáveis pelos procedimentos de seleção também tratam dados armazenados numa pasta partilhada no servidor do OE, tais como: as decisões de nomeação dos comités consultivos de seleção, as notas de elegibilidade assinadas pelo comité consultivo de seleção e aprovadas pelo Provedor de Justiça; as grelhas de avaliação dos candidatos; as notas de pré-seleção apresentadas ao OE. Os pedidos de revisão/informação enviados pelos candidatos por correio eletrónico e as respostas correspondentes são armazenados na caixa de correio funcional «Career».

2. Porque é que o Provedor de Justiça Europeu trata estes dados pessoais?

O objetivo do tratamento de dados é identificar os candidatos ao preenchimento de vagas no Gabinete do OE e realizar o processo de seleção pertinente.

3. Qual é a base jurídica e a necessidade do tratamento destes dados?

A base jurídica do procedimento subjacente à seleção dos funcionários e outros agentes é o Estatuto dos Funcionários (e, em especial, os artigos 27.o a 34.o), o Regime Aplicável aos Outros Agentes da UE e a Decisão do Provedor de Justiça Europeu, de 1 de dezembro de 2014, que adota disposições gerais de execução relativas à contratação e ao recurso a agentes contratuais.

O tratamento é necessário para o exercício de funções de interesse público [artigo 5.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) 2018/1725].

4. Quem é responsável pelo tratamento dos dados?

O Setor das Tecnologias da Informação e da Comunicação (TIC) do Provedor de Justiça Europeu gere os dados apresentados no sítio Web. A Unidade do Pessoal, Administração e Orçamento (PAB) (Setor dos Recursos Humanos) e o setor das TIC gerem a ferramenta de seleção.

5. Quem serão os destinatários dos dados?

O Provedor de Justiça Europeu, o Secretário-Geral (SG), os membros do pessoal do setor das TIC responsáveis pela administração dos dados apresentados em linha, os membros do pessoal da unidade PAB responsável pelos processos de seleção (setor dos recursos humanos) e os membros do Comité Consultivo de Seleção. Mediante pedido apresentado ao setor dos recursos humanos, a equipa do SG pode consultar o CV, as cartas de motivação e as respostas aos estudos de caso dos candidatos aprovados.

6. Durante quanto tempo serão conservados os dados?

Os dados dos candidatos apresentados no sítio Web são mantidos na sua conta pessoal em linha durante dois anos, caso os candidatos pretendam candidatar-se a futuras ofertas de emprego. Se os requerentes não se ligarem à sua conta no prazo de dois anos, a conta e os dados nela contidos são automaticamente apagados após o envio de uma mensagem de correio eletrónico de notificação ao requerente.

Os dados dos candidatos não selecionados são apagados da ferramenta de seleção, da pasta partilhada no servidor EO e da caixa de correio funcional «Career» dois anos após o final do processo de seleção.

Os dados dos candidatos recrutados são conservados por um período de 10 anos a contar da cessação da relação de trabalho ou do último pagamento de pensão após o qual são destruídos.

Parte dos dados (nacionalidade, género, país de residência, datas de candidatura, número de registo da candidatura, número de referência do processo de seleção, ano de nascimento e línguas faladas) é anonimizada e conservada apenas para fins estatísticos.

7. Como protegemos os dados do titular dos dados?

Os dados são recolhidos online em modo seguro. O acesso aos dados no sítio Web é protegido pela palavra-passe da escolha do requerente.

Os dados eletrónicos são armazenados no sítio Web e nos servidores do Provedor de Justiça (ferramenta de seleção e pasta partilhada). Os dados são protegidos por inúmeras medidas de segurança criadas pelo setor das Tecnologias de Informação e Comunicação para proteger a integridade e confidencialidade da propriedade eletrónica da Instituição.

O acesso aos dados pessoais é protegido através da gestão dos direitos de acesso, que são estritamente limitados, ao abrigo do princípio da «necessidade de tomar conhecimento», pelas competências do utilizador.

8. Quais são os seus direitos e como pode exercê-los?

Tem o direito de aceder aos seus próprios dados pessoais e a informações relevantes sobre a forma como os utilizamos.

Tem igualmente o direito de solicitar a retificação de quaisquer dados incompletos ou inexatos que lhe digam respeito, desde que a confidencialidade das deliberações e da tomada de decisões do comité consultivo de seleção seja salvaguardada, juntamente com os direitos de outros candidatos. Os requerentes podem retificar os dados de identificação a qualquer momento durante o procedimento. No que diz respeito aos dados relativos aos critérios de admissibilidade ou de avaliação, o direito de retificação pode ser exercido até à data-limite para a apresentação das candidaturas.

Tem o direito de, a qualquer momento, se opor à utilização dos seus dados pelo Provedor de Justiça Europeu por motivos relacionados com a sua situação específica.

Em determinadas condições, tem o direito de pedir que eliminemos os seus dados pessoais ou limitemos a sua utilização.

O Provedor de Justiça Europeu responderá aos seus pedidos o mais rapidamente possível e, o mais tardar, no prazo de um mês.

9. Quem contactar em caso de dúvidas ou queixas relativas a questões de proteção de dados?

Em qualquer momento, pode enviar perguntas relacionadas com a proteção de dados relativas ao processo de seleção de funcionários e outros agentes do Organismo ao Provedor de Justiça Europeu, para o seguinte endereço: career@ombudsman.europa.eu

Chefe da Unidade do Pessoal, Administração e Orçamento Provedor de Justiça
Europeu
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

Pode igualmente contactar o responsável pela proteção de dados do Provedor de Justiça Europeu no seguinte endereço: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pode apresentar uma reclamação à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados, em qualquer momento, no seguinte endereço: EDPS@edps.europa.eu