Ref. Ares(2024)1197492 - 16/02/2024

1/ Descrição da operação de tratamento

O Provedor de Justiça realiza inquéritos sobre eventuais casos de má administração numa instituição, órgão, organismo ou agência da UE (a seguir designada «instituição da UE») e presta informações sobre os mesmos.

O Provedor de Justiça trata os dados pessoais das pessoas singulares para o tratamento de queixas e inquéritos de iniciativa própria quando recolhe e regista dados pessoais no seu sistema eletrónico de gestão de queixas (CMS). O Provedor de Justiça trata os dados pessoais dos queixosos e de terceiros relacionados com a queixa/inquérito, quer porque são fornecidos pelo queixoso, quer porque são recolhidos durante o inquérito. O Provedor de Justiça pode transferir dados pessoais para outras instituições da UE ou, ocasionalmente, para as autoridades dos Estados-Membros, tal como a seguir descrito.

A base jurídica do tratamento de dados é o artigo 228.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE) e o Estatuto do Provedor de Justiça Europeu («Estatuto»).

Os dados pessoais são tratados em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da União e à livre circulação desses dados.

2/ Que informações pessoais recolhemos, para que finalidade e através de que meios técnicos?

O que

Ao tratar queixas e inquéritos, o Provedor de Justiça recebe e/ou recolhe documentos que podem conter dados pessoais relacionados com:

i) pessoas singulares que apresentem queixas («queixosos») e

ii) outras pessoas relevantes para a reclamação/inquérito ou outros terceiros mencionados em reclamações ou outros documentos relacionados com o inquérito que sejam irrelevantes ou meramente incidentais ao inquérito.

Estes dados pessoais incluem a identificação e informações de contacto (nome, endereço, e-mail, telefone, fax), nacionalidade, informações profissionais e qualquer outra informação sobre uma pessoa relacionada com o inquérito. Podem também existir categorias especiais de dados incluídos numa queixa, tais como, por exemplo, dados que revelem a origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, a filiação sindical e dados relativos à saúde ou à vida sexual [1].

Se o Provedor de Justiça decidir realizar uma consulta pública (geral ou específica) em relação ao tratamento de processos, as contribuições que receber em resposta a essa consulta conterão, na sua maioria, alguns dados pessoais. Solicita-se aos participantes nas consultas públicas (gerais ou específicas) que indiquem o seu nível prévio de consentimento no que diz respeito à divulgação dos seus dados. Para mais informações, consulte a declaração de confidencialidade relativa às consultas do Provedor de Justiça Europeu neste sítio Web.

Porquê

O Provedor de Justiça deve proceder ao tratamento de dados pessoais para investigar eventuais casos de má administração, tendo em vista os seguintes objetivos:

a) encontrar uma solução para as questões específicas da queixa em causa,

b) identificar possíveis problemas sistémicos e apresentar sugestões conexas, sempre que adequado, e

c) Ao fazê-lo, assegurar a consolidação contínua a longo prazo das bases de conhecimentos pertinentes conexas subjacentes a estas atividades.

Em relação especificamente às consultas públicas relacionadas com processos, o objetivo é assegurar que a avaliação das questões em causa seja tão bem informada quanto possível.

Os dados pessoais são igualmente utilizados para comunicar com os queixosos e para determinar se uma queixa se enquadra no mandato do Provedor de Justiça. Alguns dados são utilizados para fins estatísticos (país, nacionalidade, categoria profissional e língua) de forma anonimizada, a fim de cumprir a obrigação de apresentação de relatórios prevista no Estatuto do Provedor de Justiça Europeu.

Como

Normalmente, o Provedor de Justiça recolhe ou recebe os dados pessoais em documentos, incluindo formulários, que são, na sua maioria, eletrónicos.

Em alguns casos, os dados fazem parte de informações que são inicialmente recebidas oralmente em reuniões, inspeções ou audições. Durante ou imediatamente após essas reuniões, as informações pertinentes são registadas em documentos para o processo, na sua maioria eletrónicos, mas, em certos casos, também em papel.

3/ Quem tem acesso às suas informações e a quem são divulgadas?

Pessoal do Provedor de Justiça

O pessoal do Provedor de Justiça envolvido no tratamento dos processos do Organismo tem acesso aos processos e aos respetivos documentos, alguns dos quais contêm dados pessoais, bem como à base de dados que contém os referidos documentos e os dados conexos.

Instituições da UE

Quando uma queixa é enviada a uma instituição da UE em relação a um inquérito, os dados pessoais permanecem normalmente visíveis nos documentos. O mesmo acontece quando o autor da denúncia solicita o tratamento confidencial da sua queixa. Essa confidencialidade não se aplica à comunicação relacionada com o inquérito entre o Provedor de Justiça e a instituição, tendo esta última o direito de ser plenamente informada de todas as informações relacionadas com as acusações de que é objeto. No entanto, antes do envio da queixa e da eventual documentação conexa, o inquiridor do Provedor de Justiça procederá a uma verificação para verificar se a transferência dos documentos implicaria uma transferência manifestamente desnecessária de dados pessoais. A ocultação dos dados pessoais excessivos, como aqui descrito, é devidamente registada na nota de processo elaborada para a abertura do inquérito. Se uma reclamação contiver dados pessoais excessivos, os dados pessoais excessivos serão apagados.

Se o Provedor de Justiça não puder tratar ou aceitar a queixa, pode também transferi-la para outra instituição ou organismo competente da UE que possa estar em melhor posição para tratar a questão suscitada pelo queixoso. Exemplos disso são a Comissão Europeia em relação a queixas sobre possíveis infrações ao direito da UE, o Parlamento Europeu em relação a questões políticas, o Organismo Europeu de Luta Antifraude em relação a questões de fraude e a Autoridade Europeia para a Proteção de Dados.

O Provedor de Justiça utiliza a «eTranslation» (tradução automática) para traduzir automaticamente documentos relacionados com queixas, que podem conter dados pessoais. O eTranslation é um serviço gerido pela Comissão Europeia, não analisa o conteúdo do documento traduzido. As traduções e outras saídas geradas pelo serviço são devolvidas aos seus utilizadores e são concebidas para serem inacessíveis durante o processamento. O Provedor de Justiça pode igualmente enviar documentos para tradução aos serviços de tradução do Parlamento Europeu ou ao Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia sempre que seja necessário efetuar traduções de documentos. Estes documentos podem, por vezes, conter dados pessoais. Os tradutores trabalham ao abrigo de obrigações de confidencialidade estabelecidas pelos organismos da UE acima referidos.

Outros organismos ou organizações

Do mesmo modo, para outras queixas que não possa tratar, o Provedor de Justiça pode decidir transferir uma queixa, sem ocultação dos dados pessoais, para instituições ou organizações nacionais que possam ajudar o queixoso. Pode decidir fazê-lo se o queixoso tiver dado o seu consentimento explícito. Apenas efetua transferências para organismos ou organizações localizados na UE.

Quando o Provedor de Justiça tiver conhecimento de factos que possam constituir ou estar relacionados com uma infração penal, deve informar as autoridades nacionais competentes, a Procuradoria Europeia (EPPO) e/ou o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)[2]. Ao fazê-lo, enviará normalmente os documentos pertinentes, não expurgados, à autoridade em causa.

Pedidos individuais de acesso do público a documentos

Os cidadãos da UE podem exercer o seu direito fundamental de solicitar o acesso do público a qualquer documento na posse do Provedor de Justiça, incluindo documentos constantes do processo ou documentos conexos. Esses pedidos são tratados com base no Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos das instituições da UE.

Na resposta aos pedidos de acesso do público a documentos, os dados pessoais dos queixosos e de terceiros, excluindo o pessoal da UE, são, por defeito, ocultados antes da divulgação pública de documentos na posse do Provedor de Justiça.

Direitos dos titulares dos dados

Os titulares dos dados podem exercer o seu direito de acesso, retificação ou apagamento dos seus dados pessoais no contexto do tratamento das reclamações, enviando um pedido por correio eletrónico ao responsável pelo tratamento para a caixa de correio indicada abaixo.

Têm a possibilidade de solicitar o tratamento confidencial da sua denúncia ou de determinadas partes da mesma, indicando esse requisito na denúncia e apresentando uma fundamentação ou justificação de apoio.

O Provedor de Justiça cumpre as regras em matéria de proteção de dados, incluindo o dever de informar terceiros titulares de dados sobre o tratamento dos seus dados pessoais e o direito desses titulares de terem acesso aos seus dados pessoais e de terem erros nesses dados retificados, ou os dados restringidos ou apagados, em conformidade com essas regras. Tendo em conta o princípio da minimização dos dados, o autor da reclamação é aconselhado a fornecer apenas informações relevantes para o objeto da reclamação e a evitar pormenores desnecessários e irrelevantes, especialmente se incluírem dados pessoais de terceiros. No entanto, o Provedor de Justiça terá sempre em conta as circunstâncias da queixosa ao cumprir as suas obrigações em matéria de proteção de dados, em especial quando a queixosa se encontra numa situação vulnerável. O Provedor de Justiça procederá a uma avaliação caso a caso que pondere os direitos e interesses legítimos do queixoso e do terceiro titular dos dados.

Se o queixoso decidir apresentar uma queixa anónima, essa queixa será sempre inadmissível [3]. No entanto, o Provedor de Justiça pode, em função das informações constantes dessa queixa, decidir dar seguimento à questão através de um inquérito de iniciativa própria.

4/ Como protegemos e protegemos os seus dados pessoais?

Na organização, o Provedor de Justiça Europeu protege os dados pessoais através de regras e medidas práticas.

Todo o pessoal é informado sobre as suas estritas obrigações de confidencialidade e recebe formação conexa e informações atualizadas sobre práticas e regras.

Cada membro do pessoal do Provedor de Justiça tem a responsabilidade de primeiro nível de conservar os seus ficheiros de trabalho de forma a garantir a segurança dos dados pessoais neles contidos.

Os documentos e formulários de dados relacionados com o processo são quase inteiramente tratados eletronicamente, o que prevê direitos de acesso configuráveis e reduz o risco de circulação inadvertida de cópias em papel. Tal como acima referido, o pessoal do Provedor de Justiça que está envolvido no tratamento dos processos do Instituto tem acesso aos processos e aos respetivos documentos.

Qualquer queixoso real ou potencial pode, a qualquer momento, apresentar um pedido fundamentado de acesso limitado ao seu processo de queixa, um pedido que pode, por exemplo, ser relevante se o queixoso for um membro ou antigo membro do pessoal do Provedor de Justiça, outro membro do pessoal da UE, um membro de redes ou grupos semelhantes com os quais vários membros do pessoal do Gabinete do Provedor de Justiça tenham, ou possam vir a ter, contactos. Os documentos e formulários de dados são armazenados eletronicamente em servidores virtuais disponibilizados ao Provedor de Justiça pelo Parlamento Europeu. O acesso aos dados pelo Parlamento Europeu é controlado e estritamente para fins de administração e apoio informáticos.

Os arquivos físicos são mantidos fechados em salas de arquivo separadas e, se for caso disso, em cofres.

5/ Como pode pedir-nos para verificar, modificar ou apagar as suas informações?

Os titulares dos dados têm o direito de aceder aos dados pessoais que detemos sobre eles e de solicitar ao Provedor de Justiça que os corrija, complete ou, se for caso disso, os apague.[4] Qualquer pedido de acesso a dados pessoais ou de retificação, limitação e/ou apagamento de dados pessoais deve ser dirigido ao inquiridor responsável e/ou ao responsável pelo tratamento dos dados (endereço eletrónico: EO@ombudsman.europa.eu).

Pode também contactar o encarregado da proteção de dados do Provedor de Justiça Europeu (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) se tiver alguma questão sobre o tratamento dos seus dados pessoais.

Podem aplicar-se limitações nos termos do artigo 25.o do Regulamento (UE) 2018/1725, ver Decisão do Provedor de Justiça de 9 de novembro de 2020 [5].

6/ Durante quanto tempo conservamos os seus dados?

Os processos, incluindo os dados relacionados com documentos ou os dados integrados em bases de dados, estão sujeitos a um período de conservação de:

• Dois anos para as queixas que não se enquadrem no âmbito do mandato do Instituto.
• Dez anos para as queixas abrangidas pelo mandato do Organismo. Tal inclui queixas em que o Provedor de Justiça abriu um inquérito e queixas em que o Provedor de Justiça não abriu um inquérito por serem inadmissíveis ou por falta de fundamentação. Os documentos relacionados com queixas que tenham uma importância pública significativa ou que sejam considerados casos importantes são posteriormente arquivados, de forma anonimizada, para fins históricos. No entanto, excecionalmente, os dados pessoais podem ser conservados sempre que tal seja necessário para servir interesses históricos ou públicos.

São aplicáveis períodos de conservação mais curtos aos documentos confidenciais que fazem parte dos autos do processo. Em especial, os documentos confidenciais são, em geral, apagados após o encerramento do processo e, caso esteja envolvido um queixoso, após o termo do prazo para o tratamento de qualquer pedido de reexame.

Em casos excecionais, o período normal de conservação de 10 anos aplica-se aos documentos confidenciais sempre que:

• a) É evidente que as informações em questão são, ou podem vir a ser, importantes para a compreensão do caso no futuro, incluindo as circunstâncias em que o caso tem precedência ou valor formativo;
• b) A conservação do documento for suscetível de servir interesses históricos ou públicos; ou
• c) A conservação do documento pode ser relevante no contexto de procedimentos formais reais ou possíveis futuros.

Quaisquer decisões e ações relacionadas com o tratamento dos documentos confidenciais acima referidos são devidamente registadas nos autos do processo.

7/ Recurso

Os titulares dos dados têm, a qualquer momento, o direito de apresentar uma queixa à Autoridade Europeia para a Proteção de Dados (edps@edps.europa.eu), se considerarem que os seus direitos ao abrigo do Regulamento 2018/1725 foram violados pelo Provedor de Justiça.

[1] Artigo 10.o do Regulamento 2018/1725.

[2] Artigo 9.o, n.o 2, do Estatuto do Provedor de Justiça.

[3] Artigo 2.o, n.o 2, do Estatuto do Provedor de Justiça.

[4] Artigos 17.o a 20.o do Regulamento 2018/1725.

[5] Decisão do Provedor de Justiça Europeu, de 9 de novembro de 2020, relativa às regras internas para limitar determinados direitos dos titulares dos dados no tratamento de dados pessoais, disponível em https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.