Ref. Ares(2024)1197492 - 16/02/2024

1/ Beschrijving van de verwerking

De Ombudsman voert onderzoeken uit naar mogelijke gevallen van wanbeheer bij een instelling, orgaan of instantie van de EU (hierna "EU-instelling" genoemd) en brengt daarover verslag uit.

De Ombudsman verwerkt persoonsgegevens van personen voor de behandeling van klachten en onderzoeken op eigen initiatief, waarbij hij persoonsgegevens verzamelt en registreert in zijn elektronisch klachtenbeheersysteem (CMS). De Ombudsman verwerkt persoonsgegevens van klagers en van derden die verband houden met de klacht/het onderzoek, hetzij omdat zij door de klager zijn verstrekt, hetzij omdat zij tijdens het onderzoek zijn verzameld. De Ombudsman kan persoonsgegevens doorgeven aan andere EU-instellingen of incidenteel aan de autoriteiten van de lidstaten, zoals hieronder beschreven.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) en het statuut van de Europese Ombudsman (het "statuut").

Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

2/ Welke persoonsgegevens verzamelen wij, met welk doel en via welke technische middelen?

Wat

Bij de behandeling van klachten en onderzoeken ontvangt en/of verzamelt de Ombudsman documenten die persoonsgegevens kunnen bevatten met betrekking tot:

i) natuurlijke personen die klachten indienen (“klagers”) en

ii) andere personen die relevant zijn voor de klacht/het onderzoek of andere derden die worden genoemd in klachten of andere onderzoeksgerelateerde documenten die niet relevant of slechts bijkomstig zijn voor het onderzoek.

Deze persoonsgegevens omvatten de identificatie- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon, fax), nationaliteit, professionele informatie en alle andere informatie over een persoon die verband houdt met het onderzoek. Er kunnen ook speciale categorieën gegevens in een klacht zijn opgenomen, zoals gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond en gegevens over gezondheid of seksleven.

Als de Ombudsman besluit een openbare raadpleging (algemeen of gericht) te houden met betrekking tot de behandeling van zaken, zullen de bijdragen die hij/zij als antwoord daarop ontvangt, meestal enkele persoonsgegevens bevatten. Deelnemers aan openbare raadplegingen (algemeen of gericht) wordt verzocht aan te geven in welke mate zij vooraf toestemming hebben gegeven voor de openbaarmaking van hun gegevens. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring over de raadplegingen van de Europese Ombudsman op deze website.

Waarom

De Ombudsman moet persoonsgegevens verwerken om mogelijke gevallen van wanbeheer te onderzoeken met het oog op:

a) het vinden van een oplossing voor de specifieke problemen van de klacht in kwestie;

(b) het identificeren van mogelijke systemische problemen en het doen van gerelateerde suggesties waar nodig, en

c) daarbij te zorgen voor de voortdurende consolidatie op lange termijn van de desbetreffende relevante kennisbasissen die aan deze activiteiten ten grondslag liggen.

Specifiek met betrekking tot gevalsgerelateerde openbare raadplegingen is het doel ervoor te zorgen dat de beoordeling van de betrokken kwesties zo goed mogelijk wordt geïnformeerd.

De persoonsgegevens worden ook gebruikt om met klagers te communiceren en om te bepalen of een klacht binnen het mandaat van de Ombudsman valt. Sommige gegevens worden geanonimiseerd gebruikt voor statistische doeleinden (land, nationaliteit, beroepscategorie en taal) om te voldoen aan de rapportageverplichting in het Statuut van de Europese Ombudsman.

Hoe

De Ombudsman verzamelt of ontvangt de persoonsgegevens gewoonlijk in documenten, met inbegrip van formulieren, die meestal elektronisch zijn.

In sommige gevallen maken de gegevens deel uit van informatie die aanvankelijk mondeling wordt ontvangen tijdens vergaderingen, inspecties of hoorzittingen. Tijdens of onmiddellijk na dergelijke vergaderingen wordt de relevante informatie vastgelegd in documenten voor het dossier, meestal elektronisch, maar in bepaalde gevallen ook op papier.

3/ Wie heeft toegang tot uw informatie en aan wie wordt deze bekendgemaakt?

Personeel van de Ombudsman

Het personeel van de Ombudsman dat betrokken is bij de behandeling van de zaken van het Bureau heeft toegang tot de dossiers en de documenten ervan, waarvan sommige persoonsgegevens bevatten, alsook tot de databank die de genoemde documenten en de bijbehorende gegevens bevat.

EU-instellingen

Wanneer een klacht naar een EU-instelling wordt gestuurd in verband met een onderzoek, blijven de persoonsgegevens normaal gesproken zichtbaar in de documenten. Dit is ook het geval wanneer de klager om een vertrouwelijke behandeling van zijn/haar klacht heeft verzocht. Deze vertrouwelijkheid is niet van toepassing op onderzoeksgerelateerde communicatie tussen de Ombudsman en de instelling, die het recht heeft volledig te worden geïnformeerd over alle informatie met betrekking tot de beschuldigingen waar zij het voorwerp van is. Voorafgaand aan de verzending van de klacht en de eventuele bijbehorende documentatie zal de onderzoeksfunctionaris van de Ombudsman echter controleren of de overdracht van de documenten een kennelijk onnodige overdracht van persoonsgegevens met zich meebrengt. De redactie van de buitensporige persoonsgegevens, zoals hier beschreven, wordt naar behoren vastgelegd in de procesnota die is opgesteld voor de opening van het onderzoek. Als een klacht buitensporige persoonsgegevens bevat, worden de buitensporige persoonsgegevens verwijderd.

Als de Ombudsman de klacht niet kan behandelen of aanvaarden, kan hij/zij de klacht ook overdragen aan een andere relevante EU-instelling of -orgaan die mogelijk beter in staat is de door de klager aan de orde gestelde kwestie te behandelen. Voorbeelden zijn de Europese Commissie met betrekking tot klachten over mogelijke inbreuken op het EU-recht, het Europees Parlement met betrekking tot politieke kwesties, het Europees Bureau voor fraudebestrijding met betrekking tot fraudekwesties en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De Ombudsman gebruikt "eTranslation" (machinevertaling) om klachtengerelateerde documenten, die persoonsgegevens kunnen bevatten, automatisch te vertalen. eTranslation is een dienst van de Europese Commissie, die de inhoud van het vertaalde document niet analyseert. Vertalingen en andere output die door de service worden gegenereerd, worden teruggestuurd naar hun gebruikers en zijn ontworpen om ontoegankelijk te zijn tijdens de verwerking. De Ombudsman kan ook documenten voor vertaling toezenden aan de vertaaldiensten van het Europees Parlement of aan het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie wanneer er vertalingen van documenten moeten worden gemaakt. Dergelijke documenten kunnen soms persoonsgegevens bevatten. De vertalers werken onder de vertrouwelijkheidsverplichtingen van de bovengenoemde EU-organen.

Andere organen of organisaties

Evenzo kan de Ombudsman voor andere klachten die hij/zij niet kan behandelen, besluiten een klacht zonder bewerking van de persoonsgegevens door te geven aan nationale instellingen of organisaties die de klager kunnen helpen. Hij/zij kan daartoe besluiten indien de klager zijn/haar uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Hij/zij verricht alleen doorgiften aan dergelijke organen of organisaties die in de EU zijn gevestigd.

Wanneer de Ombudsman kennis krijgt van feiten die een strafbaar feit kunnen vormen of daarmee verband houden, meldt hij/zij dit aan de bevoegde nationale autoriteiten, het Europees Openbaar Ministerie (EOM) en/of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF).[2] Daarbij zendt hij/zij de desbetreffende documenten normaliter, zonder dat er iets aan is gedaan, naar de betrokken autoriteit.

Individuele verzoeken om toegang van het publiek tot documenten

EU-burgers kunnen hun grondrecht uitoefenen om het publiek te verzoeken om toegang tot elk document dat in het bezit is van de Ombudsman, met inbegrip van documenten in het dossier van de zaak of daarmee verband houdende documenten. Dergelijke verzoeken worden behandeld op basis van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van de EU-instellingen.

Bij het beantwoorden van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten worden de persoonsgegevens van klagers en derden, met uitzondering van EU-personeel, standaard onleesbaar gemaakt voordat documenten die in het bezit zijn van de Ombudsman openbaar worden gemaakt.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen kunnen hun recht op inzage, rectificatie of verwijdering van hun persoonsgegevens uitoefenen in het kader van de klachtenbehandeling door een verzoek per e-mail te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke in de hieronder vermelde mailbox.

Zij hebben de mogelijkheid om te verzoeken om vertrouwelijke behandeling van hun klacht of bepaalde delen daarvan door in de klacht een dergelijk vereiste te vermelden en door een ondersteunende motivering of rechtvaardiging te verstrekken.

De Ombudsman leeft de regels inzake gegevensbescherming na, met inbegrip van de verplichting om derde betrokkenen te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens en het recht van die betrokkenen om toegang te krijgen tot hun persoonsgegevens en om fouten in die gegevens te laten corrigeren of de gegevens te laten beperken of wissen, overeenkomstig die regels. Gezien het beginsel van minimale gegevensverwerking wordt de klager aangeraden alleen informatie te verstrekken die relevant is voor het onderwerp van de klacht en onnodige en irrelevante details te vermijden, met name als deze persoonsgegevens van derden omvatten. De Ombudsman zal echter altijd rekening houden met de omstandigheden van de klager bij het nakomen van zijn/haar verplichtingen inzake gegevensbescherming, met name wanneer de klager zich in een kwetsbare situatie bevindt. De Ombudsman zal een beoordeling per geval uitvoeren waarbij de rechten en legitieme belangen van de klager en de derde betrokkene tegen elkaar worden afgewogen.

Indien de klager besluit een anonieme klacht in te dienen, zal een dergelijke klacht altijd niet-ontvankelijk zijn.[3] De Ombudsman kan desalniettemin, afhankelijk van de informatie in een dergelijke klacht, besluiten de kwestie voort te zetten door middel van een onderzoek op eigen initiatief.

4/ Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Binnen de organisatie beschermt de Europese Ombudsman persoonsgegevens door middel van regels en praktische maatregelen.

Alle personeelsleden worden op de hoogte gebracht van hun strikte vertrouwelijkheidsverplichtingen en ontvangen daarmee verband houdende opleidingen en bijgewerkte informatie over praktijken en regels.

Elk personeelslid van de Ombudsman is op het eerste niveau verantwoordelijk voor het bewaren van zijn/haar werkdossiers op een wijze die de veiligheid van de daarin opgenomen persoonsgegevens waarborgt.

De zaakgerelateerde documenten en gegevensformulieren worden bijna volledig elektronisch behandeld, wat in configureerbare toegangsrechten voorziet en het risico op onbedoelde verspreiding van papieren kopieën vermindert. Zoals hierboven vermeld, hebben de personeelsleden van de Ombudsman die betrokken zijn bij de behandeling van de zaken door het Bureau toegang tot de dossiers en hun documenten.

Elke feitelijke of potentiële klager kan te allen tijde een met redenen omkleed verzoek indienen om beperkte toegang tot zijn/haar klachtendossier, een verzoek dat bijvoorbeeld relevant kan zijn indien de klager een huidig of voormalig personeelslid van de Ombudsman, een ander personeelslid van de EU, een lid van netwerken of soortgelijke groepen is waarmee verschillende personeelsleden van het Bureau van de Ombudsman contact hebben of kunnen hebben. De documenten en gegevensformulieren worden elektronisch opgeslagen op virtuele servers die door het Europees Parlement ter beschikking van de Ombudsman worden gesteld. De toegang tot gegevens door het Europees Parlement wordt gecontroleerd en strikt voor IT-beheers- en ondersteuningsdoeleinden.

Fysieke archieven worden opgesloten in afzonderlijke archiefruimten en, indien relevant, kluizen.

5/ Hoe kunt u ons vragen om uw gegevens te verifiëren, aan te passen of te wissen?

Betrokkenen hebben het recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over hen bewaren en om de Ombudsman te verzoeken deze te corrigeren, aan te vullen of, in voorkomend geval, te wissen.[4] Elk verzoek om toegang tot persoonsgegevens of om rectificatie, beperking en/of verwijdering van persoonsgegevens moet worden gericht aan de verantwoordelijke onderzoeksfunctionaris en/of aan de verwerkingsverantwoordelijke (e-mail: EO@ombudsman.europa.eu).

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Beperkingen uit hoofde van artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 kunnen van toepassing zijn, zie het besluit van de Ombudsman van 9 november 2020 [5].

6/ Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Voor dossiers, met inbegrip van documentengerelateerde gegevens of gegevens die in databanken zijn geïntegreerd, geldt een bewaartermijn van:

• Twee jaar voor klachten die buiten het mandaat van het Bureau vallen.
• Tien jaar voor klachten die onder het mandaat van het Bureau vallen. Dit omvat klachten waarin de Ombudsman een onderzoek heeft geopend en klachten waarin de Ombudsman geen onderzoek heeft geopend, hetzij omdat zij niet-ontvankelijk waren, hetzij omdat zij niet waren gemotiveerd. Documenten in verband met klachten die van aanzienlijk openbaar belang waren of die anderszins als belangrijke zaken worden beschouwd, worden later geanonimiseerd gearchiveerd voor historische doeleinden. Bij wijze van uitzondering mogen persoonsgegevens echter worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om historische of openbare belangen te dienen.

Voor vertrouwelijke documenten die deel uitmaken van het dossier gelden kortere bewaartermijnen. In het bijzonder worden vertrouwelijke documenten in het algemeen gewist zodra de zaak is afgesloten en, wanneer het een klager betreft, de termijn voor de behandeling van een verzoek om herziening is verstreken.

In uitzonderlijke gevallen is de standaard bewaartermijn van tien jaar van toepassing op vertrouwelijke documenten wanneer:

• a) het duidelijk is dat de informatie in kwestie van belang is of kan zijn voor een goed begrip van de zaak in de toekomst, met inbegrip van omstandigheden waarin de zaak voorrang heeft of opleidingswaarde heeft;
• b) het bewaren van het document kan historische of openbare belangen dienen; of
• c) het bewaren van het document kan relevant zijn in het kader van bestaande of mogelijke toekomstige formele procedures.

Alle besluiten en handelingen in verband met de behandeling van bovengenoemde vertrouwelijke documenten worden naar behoren in het dossier opgenomen.

7/ Beroep

Betrokkenen hebben te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu), indien zij van mening zijn dat hun rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 door de Ombudsman zijn geschonden.

[1] Artikel 10 van Verordening (EU) 2018/1725.

[2] Artikel 9, lid 2, van het statuut van de Ombudsman.

[3] Artikel 2, lid 2, van het statuut van de Ombudsman.

[4] Artikelen 17 tot en met 20 van Verordening (EU) 2018/1725.

[5] Besluit van de Europese Ombudsman van 9 november 2020 betreffende interne regels ter beperking van bepaalde rechten van betrokkenen bij de verwerking van persoonsgegevens, beschikbaar op https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.