Openbare evenementen van de Europese Ombudsman

Openbaar register van verwerkingsactiviteiten [1]: Behandeling van persoonlijke en contactgegevens, foto's, video- en audio-opnamen van sprekers en deelnemers aan openbare evenementen, offline of online, van de Europese Ombudsman

1. Laatste update van dit record: 12-05-2021

2. Referentienummer [2]: 4/2021

3. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke [3]: Europese Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straatsburg Cedex. Contactpersoon: Eenheid Communicatie, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming:

mevrouw Francesca Pavesi - adjunct-DPO: De heer Nicholas Hernanz

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Naam en contactgegevens van de verwerker [4]: Er kunnen verwerkers zijn voor specifieke gebeurtenissen: contractanten en onderaannemers die worden gebruikt voor de algemene organisatie, het beheer en de betaling van registratie, reisorganisatie enz.

Contractuele bepalingen zorgen ervoor dat de gegevensverwerkers de namen, contactgegevens en bankgegevens van sprekers en andere deelnemers aan de evenementen van de Ombudsman uitsluitend in opdracht van de Ombudsman verwerken. Dezelfde clausules zorgen ervoor dat fotografen foto’s die tijdens een evenement van de Ombudsman zijn genomen, alleen aan de eenheid Communicatie mogen overdragen. Alle gegevensverwerkers moeten een certificering hebben ontvangen van erkende internationale gegevensbeschermingsprofessionals.

In het geval van online gestreamde evenementen, zoals een webinar, treedt het relevante webplatform (d.w.z. WebEx) op als verwerker van uw persoonsgegevens voor de technische verstrekking van het online evenement, hetzij via een browser of een mobiele applicatie. De relevante privacyverklaringen zijn van toepassing.

In het geval van het gebruik van enquête- en ondervragingsinstrumenten die aan het digitale platform zijn toegevoegd (d.w.z. Slido), fungeert het relevante instrument als verwerker van bepaalde gegevens, zoals de IP-adressen van de deelnemers. Het relevante cookiebeleid en privacyverklaringen zijn van toepassing.

6. Naam en contactgegevens van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n)[5]:

Voor evenementen die worden georganiseerd op:

• Gebouwen van het Europees Parlement (EP): het EP is medeverantwoordelijk voor de verwerking van de toestemming voor toegang tot zijn gebouwen voor beveiligingsdoeleinden.
• Gebouwen van de Europese Commissie (EC): de EG is medeverantwoordelijk voor de verwerking van de toestemming voor toegang tot haar gebouwen voor veiligheidsdoeleinden.
• particuliere bedrijfsruimten (zoals hotels): de particuliere commerciële entiteit is medeverantwoordelijk voor de verificatie van de identiteit van gasten van evenementen.

7. Doel(en) van de verwerking [6]: De eenheid Communicatie coördineert, organiseert en beheert verschillende soorten openbare evenementen overeenkomstig de strategie van de Ombudsman en het jaarlijkse beheersplan van het bureau. Het heeft tot doel de werkzaamheden van het bureau in het algemeen belang goed zichtbaar te houden.

Daarom worden gegevens verzameld met het oog op het verzenden van uitnodigingen en informatie naar potentiële sprekers en deelnemers, het mogelijk maken van registratie voor het evenement, de follow-up van het evenement en het vergemakkelijken en verbeteren van de uitwisseling van standpunten en toekomstige samenwerking met en tussen sprekers en deelnemers.

Gegevens worden ook verzameld om financiële en contractuele relaties met sprekers en andere deelnemers en leveranciers te vergemakkelijken, reis- en hotelarrangementen te maken en aan beveiligingsvereisten te voldoen.

Beelden, zoals foto’s en video- en audio-opnamen, die tijdens evenementen worden gemaakt, worden gebruikt om de activiteiten van de Ombudsman mee te delen.

8. Beschrijving van de categorieën betrokkenen en van de categorieën persoonsgegevens [7]:

Betrokkenen

Alle (interne en externe) personen die worden uitgenodigd voor en deelnemen aan de evenementen, d.w.z.:

• leden van het Europees netwerk van ombudsmannen;
• vertegenwoordigers van EU-instellingen, -organen of -agentschappen;
• vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, verenigingen en ngo’s;
• academici/personen die het werk van de Ombudsman op de voet volgen;
• journalisten;
• externe leveranciers zoals moderators en fotografen;
• personeelsleden van het bureau van de Ombudsman;
• elke deelnemer aan een evenement van de Ombudsman.

Gegevensvelden

• namen van potentiële sprekers, deelnemers en externe leveranciers;
• E-mailadressen en telefoonnummers van sprekers, deelnemers en externe leveranciers;
• Functietitels, cv's van sprekers;
• Bankgegevens van sprekers en externe leveranciers;
• Namen van werkgevers van sprekers (indien van toepassing), deelnemers en externe leveranciers;
• Afbeeldingen, zoals foto's en video- en audio-opnamen die tijdens evenementen zijn gemaakt;
• Beelden en audio- en video-opnamen geleverd door potentiële luidsprekers;
• Vragen die tijdens online-evenementen door de deelnemers worden gesteld via enquête- en ondervragingsinstrumenten.

9. Termijn voor het bewaren van de gegevens en, indien mogelijk, voor het wissen [8]: Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bankrekeninggegevens, cv's en namen van werkgevers (indien van toepassing) van deelnemers worden gedurende vijf jaar bewaard, waarna zij worden verwijderd, terwijl namen, contactgegevens en afbeeldingen van sprekers voor historische doeleinden worden gearchiveerd.

Gegevens, met name namen, titels en afbeeldingen van sprekers, worden gepubliceerd op de website en socialemediakanalen van de Ombudsman en blijven daar voor onbepaalde tijd.

Foto's en video- of audio-opnamen van openbare evenementen worden gedurende vijf jaar intern opgeslagen, waarna ze worden verwijderd. Die welke relevant worden geacht voor de activiteiten van het bureau worden vervolgens gearchiveerd voor historische doeleinden.

10. Ontvangers van de gegevens [9]:

De eenheid Communicatie, die openbare evenementen coördineert, organiseert en beheert overeenkomstig de strategie van de Ombudsman en het jaarlijkse beheersplan van het bureau.

Het secretariaat-generaal en de eenheid Personeelszaken, administratie en begroting, die zich bezighouden met de financiële en contractuele aspecten van openbare evenementen.

Het kabinet van de Ombudsman, dat de namen en contactgegevens van sprekers of deelnemers verstrekt.

Namen, functietitels en afbeeldingen van sprekers en deelnemers aan evenementen kunnen worden weergegeven op de website van de Ombudsman, op het extranet van het netwerk en in het jaarverslag, dat voor het publiek beschikbaar is. Deze gegevens kunnen ook worden vermeld in Network in Focus, een nieuwsbrief van het Europees netwerk van ombudsmannen, die beschikbaar is op het extranet van het netwerk en op de website van de Ombudsman.

De gegevens kunnen ook verschijnen op de socialemediakanalen van de Ombudsman, die openbaar beschikbaar zijn.

De lijsten van sprekers en deelnemers aan een evenement worden verspreid onder alle sprekers en deelnemers.

Namen, titels en afbeeldingen van sprekers en deelnemers aan een evenement kunnen worden gepubliceerd in de interne nieuwsbrief van het bureau van de Ombudsman.

11. Zijn er doorgiften van persoonsgegevens naar derde landen en/of internationale organisaties?[10]: n.v.t.

12. Algemene beschrijving van de veiligheidsmaatregelen [11]: Persoonsgegevens van het personeel van de Ombudsman en van externe betrokkenen – verzameld in het kader van de organisatie van evenementen – worden beschermd door beveiligingsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

13. Informatie over de wijze waarop betrokkenen hun recht op toegang en rectificatie en, in voorkomend geval, op wissing, beperking en overdraagbaarheid van gegevens kunnen uitoefenen [12]:

• Een betrokkene kan zijn rechten uitoefenen, bijvoorbeeld door te verzoeken om toegang tot en rectificatie of wissing van persoonsgegevens, door een e-mail te sturen naar eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Het verzoek wordt onverwijld en in ieder geval binnen een maand behandeld.
• Bij de inschrijving voor een evenement worden potentiële deelnemers ervan in kennis gesteld dat tijdens het evenement foto’s van hen kunnen worden gemaakt en door het bureau van de Ombudsman kunnen worden gebruikt voor communicatiedoeleinden. Als zij zich zorgen maken, kunnen zij contact opnemen met de eenheid Communicatie via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. De eenheid zal proberen zoveel mogelijk tegemoet te komen aan hun zorgen (bijvoorbeeld, afhankelijk van de configuratie van de ruimte, of door hun foto te verduisteren/bedekken op collectieve printscreens die tijdens webinars en digitale conferenties zijn gemaakt).
• Potentiële deelnemers wordt ook gevraagd of zij willen dat hun contactgegevens worden toegevoegd aan de contactenlijsten van de Ombudsman om op de hoogte te worden gehouden van toekomstige activiteiten. Alle toekomstige mededelingen stellen hen in staat zich af te melden van dergelijke lijsten, indien zij dat wensen.

Privacyverklaring

betreffende het verzamelen van namen, contactgegevens, foto's, video's, geluidsopnamen en foto- en audiovisuele hulpmiddelen door de eenheid Communicatie van het bureau van de Europese Ombudsman

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens het Bureau van de Europese Ombudsman verzamelt, waarom en hoe het deze verzamelt, verwerkt, gebruikt en opslaat. In de verklaring wordt ook beschreven hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

De verantwoordelijke voor de verwerking is de Europese Ombudsman.

1. Welke persoonsgegevens verwerkt de Europese Ombudsman?

• Namen van potentiële sprekers, deelnemers en externe leveranciers.
• E-mailadressen en telefoonnummers van sprekers, deelnemers en externe leveranciers.
• Functietitels, cv's van sprekers.
• Bankgegevens van sprekers en externe leveranciers.
• Namen van werkgevers van sprekers (indien van toepassing), deelnemers en externe leveranciers.
• Afbeeldingen, zoals foto's en video- en audio-opnamen die tijdens evenementen zijn gemaakt.
• Beelden en audio- en video-opnamen geleverd door potentiële luidsprekers.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Uitsluitend met het oog op de coördinatie, organisatie en het beheer van openbare evenementen van de Ombudsman.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor de verwerking van deze gegevens?

Wij verwerken gegevens bij de uitvoering van de taken van de Europese Ombudsman in het algemeen belang overeenkomstig het Statuut van de Europese Ombudsman en artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725. We vragen potentiële deelnemers ook of ze willen dat hun contactgegevens worden toegevoegd aan onze database.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De Europese Ombudsman is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking door de eenheden Personeelszaken, Administratie en Begroting en Communicatie. De eenheid Communicatie kan externe deskundigen opdracht geven om foto’s te maken en audio- en video-opnamen te maken van openbare evenementen van de Ombudsman.

5. Wie is de processor?

Er kunnen verwerkers zijn voor specifieke gebeurtenissen: contractanten en onderaannemers die worden gebruikt voor de algemene organisatie, het beheer en de betaling van registratie enz.

Contractuele bepalingen zorgen ervoor dat de gegevensverwerkers de namen, contactgegevens en bankgegevens van sprekers en andere deelnemers aan de evenementen van de Ombudsman uitsluitend in opdracht van de Ombudsman verwerken. Dezelfde clausules zorgen ervoor dat fotografen foto’s die tijdens een evenement van de Ombudsman zijn genomen, alleen aan de eenheid Communicatie mogen overdragen. Alle gegevensverwerkers moeten een certificering hebben ontvangen van erkende internationale gegevensbeschermingsprofessionals.

In het geval van online gestreamde evenementen, zoals een webinar, treedt het relevante webplatform (d.w.z. WebEx) op als verwerker van uw persoonsgegevens voor de technische verstrekking van het online evenement, hetzij via een browser of een mobiele applicatie. De relevante privacyverklaringen zijn van toepassing.

In het geval van het gebruik van enquête- en ondervragingsinstrumenten die aan het digitale platform zijn toegevoegd (d.w.z. Slido), fungeert het relevante instrument als verwerker van bepaalde gegevens, zoals de IP-adressen van de deelnemers. Het relevante cookiebeleid en privacyverklaringen zijn van toepassing.

6. Wie ontvangt de gegevens?

• Teamleden van de eenheid Communicatie, het secretariaat-generaal, de eenheid Personeelszaken, Administratie en Begroting en het kabinet van de Ombudsman, wier werkzaamheden vereisen dat zij omgaan met de persoonsgegevens in verband met de organisatie van openbare evenementen.
• De website en het jaarverslag van de Ombudsman, beschikbaar voor het publiek. Extranet van het netwerk, een website die alleen beschikbaar is voor leden van het netwerk. De gegevens kunnen ook worden weergegeven in Network in Focus, een nieuwsbrief van het Europees netwerk van ombudsmannen, die beschikbaar is op het extranet van het netwerk en op de website van de Ombudsman.
• De gegevens kunnen ook verschijnen op de socialemediakanalen van de Ombudsman, die openbaar beschikbaar zijn.
• De lijsten van sprekers en deelnemers aan een evenement worden verspreid onder alle sprekers en deelnemers.
• Namen en afbeeldingen van sprekers en deelnemers aan een evenement kunnen worden gepubliceerd in de interne nieuwsbrief van het bureau van de Ombudsman.

7. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

• Namen en functietitels van sprekers op evenementen en namen van hun werkgevers (indien van toepassing) worden gepubliceerd op de website van de Ombudsman.
• Beelden en audio-/video-opnamen van evenementen worden gepubliceerd op de website van de Ombudsman, gebruikt in haar publicaties en verspreid via de officiële socialemedia-accounts. Ze worden ook intern opgeslagen gedurende vijf jaar, waarna ze worden verwijderd. Die welke relevant worden geacht voor de activiteiten van het bureau worden vervolgens gearchiveerd voor historische doeleinden.

8. Hoe beschermen wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden beschermd door beveiligingsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie bij het bureau van de Ombudsman zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

9. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

• Een betrokkene kan zijn rechten uitoefenen, bijvoorbeeld door te verzoeken om toegang tot en rectificatie of wissing van persoonsgegevens, door een e-mail te sturen naar eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Het verzoek wordt onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek behandeld.

a) Bij de inschrijving voor een evenement informeren wij potentiële deelnemers dat tijdens het evenement foto’s van hen kunnen worden gemaakt en door het bureau van de Ombudsman kunnen worden gebruikt voor communicatiedoeleinden. Als zij zich zorgen maken, kunnen zij contact opnemen met de eenheid Communicatie via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. De eenheid zal proberen zoveel mogelijk tegemoet te komen aan hun zorgen (bijvoorbeeld afhankelijk van de configuratie van de ruimte of door hun foto op collectieve printschermen die tijdens webinars en digitale conferenties zijn gemaakt, donkerder te maken).

• We vragen potentiële deelnemers ook of ze willen worden toegevoegd aan onze contactenlijsten, zodat we hen kunnen informeren over onze activiteiten. Alle toekomstige communicatie zal hen in staat stellen zich uit te schrijven van dergelijke lijsten, indien zij dat wensen.

10. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

Een betrokkene kan op elk moment vragen over gegevensbescherming sturen naar:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Hoofd van de eenheid Personeelszaken, administratie en begroting
Europese Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

of een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: edps@edps.europa.eu

Straatsburg, 12/05/2021

 

[1] In te vullen door de controller. Zie artikel 31, leden 1 en 5, over registers van verwerkingsactiviteiten van Verordening (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Voor het volgen. Indien het bureau besluit een centraal register bij te houden, neemt het contact op met de houder van dat register om een referentienummer te verkrijgen.

[3] Gebruik zoveel mogelijk functionele mailboxen om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.

[4] Indien van toepassing. Als u een verwerker (contractant) gebruikt om namens u persoonsgegevens te verwerken, geef dit dan aan (bv. 360°-evaluaties, uitbestede IT-diensten of medische controles vóór indiensttreding).

[5] Indien van toepassing. Als u samen met een andere EU-instelling verantwoordelijk bent, geef dit dan hier aan (bv. twee instellingen met een gedeelde medische dienst). Als dit het geval is, vermeld dan in de beschrijving wie verantwoordelijk is voor wat en wie mensen kunnen aanspreken voor hun vragen.

[6] Zeer beknopte beschrijving van wat u van plan bent te bereiken; als u dit op een specifieke rechtsgrondslag doet, vermeld dit dan ook (bv. personeelsstatuut voor selectieprocedures).

[7] Indien de gegevenscategorieën van persoon tot persoon verschillen, licht dit dan ook toe (bv.: verdachten vs. getuigen in administratieve onderzoeken)

[8] Vermeld uw administratieve bewaartermijn, met inbegrip van het beginpunt; waar nodig onderscheid te maken tussen categorieën personen of gegevens (bv. in selectieprocedures: kandidaten die op de reservelijst zijn geplaatst in plaats van degenen die dat niet hebben gedaan).

[9] Wie heeft toegang tot de gegevens binnen de Europese Ombudsman? Iemand buiten het kantoor? Het is niet nodig entiteiten te vermelden die in de loop van een bepaald onderzoek toegang kunnen hebben (bv. OLAF, EDPS, Rekenkamer).

[10] Zo ja, vermeld dan het land of de internationale organisatie en de documentatie van passende waarborgen (bv. verwerker in een derde land die gebruikmaakt van standaardcontractbepalingen, een overheidsinstantie uit een derde land waarmee u samenwerkt op basis van een verdrag).

[11] Waar mogelijk. Geef een algemene beschrijving van uw veiligheidsmaatregelen die u ook aan het publiek kunt verstrekken. Zie artikel 33 over de beveiliging van de verwerking van Verordening (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Overweeg om het relevante deel van de privacyverklaring te publiceren en een link te plaatsen. Zie de artikelen 15 en 16 over de aan de betrokkene(n) te verstrekken informatie en de artikelen 17 tot en met 22 over de rechten van betrokkenen van Verordening (EU) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725