Inleiding

De Europese Ombudsman zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. De Ombudsman verzamelt en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

1. Welke persoonsgegevens verwerkt de Europese Ombudsman?

• Voornaam
• Functietitel
• Organisatie
• Audio- en/of visuele gegevens (zoals beelden en stemopnamen)

2. Waarom en hoe verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

De Europese Ombudsman heeft een reeks video’s geproduceerd om meer bekendheid te geven aan het mandaat van het bureau, aan de manier waarop het de burgers kan helpen en om het werk dat op een aantal belangrijke gebieden is verricht onder de aandacht van het publiek te brengen.

De video’s tonen de gezichten achter het werk van de instelling, tonen de samenwerking met andere EU-instellingen om het EU-bestuur te verbeteren en benadrukken de relatie met het publiek – zowel als klagers en potentiële klagers, als begunstigden van een efficiënter en transparanter EU-bestuur.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor de verwerking van deze gegevens?

De verwerking van persoonsgegevens houdt verband met de communicatie en bevordering van de activiteiten van de Ombudsman (met inbegrip van foto’s en audiovisuele opnamen), die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de Ombudsman, zoals voorgeschreven door de Verdragen. Deze bepalingen zijn artikel 11 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en artikel 15 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

Bijgevolg zijn die verwerkingen rechtmatig op grond van artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 (de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van de Unie is verleend).

 4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De Europese Ombudsman is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, evenals de Commissie die de video op haar audiovisuele portaal heeft gepubliceerd.

5. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden deze verstrekt?

Audiovideo-opnamen worden gebruikt voor communicatiedoeleinden op de website van de Ombudsman en zijn socialemediakanalen (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube) en op het audiovisuele portaal van de Commissie. Iedereen die de video's via een van deze platforms bekijkt, heeft toegang tot dergelijke gegevens.

6. Hoe lang bewaren we de gegevens?

Het audiovisueel materiaal wordt bewaard gedurende de tijd die nodig is om het doel te bereiken waarvoor het is opgenomen (het mandaat en de activiteiten van de Europese Ombudsman bevorderen) en het kan ook in een later stadium worden gearchiveerd met het oog op permanente bewaring voor historische doeleinden om de geschiedenis en het audiovisueel erfgoed van de Europese Ombudsman en de Europese Unie te documenteren, te bewaren en openbaar te maken.

Als u houder van rechten bent en u wilt dat uw gegevens uit het audiovisueel materiaal worden verwijderd, verzoeken wij u contact op te nemen met de Europese Ombudsman (zie rubriek 8 van deze privacyverklaring: “Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?”)

7. Hoe beschermen en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Ombudsman een aantal technische en organisatorische maatregelen getroffen. Technische maatregelen omvatten passende maatregelen om de onlineveiligheid, het risico van gegevensverlies en wijziging van gegevens of ongeoorloofde toegang aan te pakken, rekening houdend met het risico dat de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens met zich meebrengen.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt specifieke rechten als “betrokkene” uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en het recht om deze te corrigeren indien uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. In voorkomend geval hebt u het recht om uw persoonsgegevens te wissen, de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking ervan, evenals het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U hebt het recht bezwaar te maken tegen de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725 om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte te stellen via eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Dit bezwaar tegen de verwerking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór uw verzoek is uitgevoerd.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke of, in geval van een conflict, met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hun contactgegevens vindt u onder punt 9 van deze privacyverklaring. Indien u uw rechten wilt uitoefenen in het kader van een of meer specifieke verwerkingen, geef dan in uw verzoek een beschrijving (d.w.z. de referentie(s) in het register zoals vermeld in punt 10 hieronder).

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

- Verwerkingsverantwoordelijke

Als u uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 wilt uitoefenen, als u opmerkingen, vragen of zorgen hebt, of als u een klacht wilt indienen over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke, de Europese Ombudsman via eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

- De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Europese Ombudsman

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) over kwesties in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725.

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) als u van mening bent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 zijn geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke.

10. Waar vindt u meer gedetailleerde informatie

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Ombudsman publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Europese Ombudsman, die zijn gedocumenteerd en ter kennis zijn gebracht. U heeft toegang tot het register via de volgende link: https://www.ombudsman.europa.eu/nl/dataprotection. Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: 02/2023