In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom de gegevens worden verwerkt, hoe de Europese Ombudsman alle verstrekte persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten de betrokkenen met betrekking tot hun gegevens kunnen uitoefenen.

De verwerkingsverantwoordelijke is de Europese Ombudsman (EO).

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

Kandidaten verstrekken hun gegevens via de online (website) applicatietool. Voor de uitvoering van de selectieprocedure worden de gegevens geïmporteerd in een IT-instrument dat is ontworpen om de procedure te ondersteunen en te vergemakkelijken.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Basis persoonlijke informatie (voornaam, achternaam, nationaliteit, geboortedatum, e-mail, en stad en land van verblijf, telefoon);
• informatie in het cv (onderwijs, werkervaring, taalvaardigheid);
• kopieën van de diploma’s, graden of certificaten van de aanvrager.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Het doel van de verwerking is het identificeren van kandidaten voor het stageprogramma dat het Bureau voor extern optreden aanbiedt en het uitvoeren van de relevante selectieprocedure.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De rechtsgrondslag is het besluit van de Europese Ombudsman van 13 februari 202 3 betreffende stages en de desbetreffende oproepen tot het indienen van sollicitaties voor stages.

De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De diensten van het Bureau voor informatie- en communicatietechnologie (ICT) verwerken de op de website ingediende gegevens. De eenheid Personeelszaken (HR) en de ICT-medewerkers beheren het selectie-instrument.

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

De EO, de secretaris-generaal (indien van toepassing), de directeur Administratie, de stagefunctionaris, het hoofd van de HR-eenheid, de hoofden van de onderzoekseenheden, de personeelsleden die betrokken zijn bij de beoordeling van de kandidaten en de ICT-sector.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De gegevens van de kandidaten die bij de online sollicitatietool worden ingediend, worden gedurende twee jaar in hun online persoonlijke account bewaard als zij willen solliciteren naar toekomstige stages. Als kandidaten niet binnen twee jaar verbinding maken met hun account, worden het account en de daarin opgenomen gegevens automatisch verwijderd nadat een e-mail met een kennisgeving naar hen is verzonden. Kandidaten kunnen de EO te allen tijde verzoeken hun account te verwijderen.

Gegevens over niet-succesvolle kandidaten die aan het selectie-instrument zijn doorgegeven, worden negen maanden na afloop van de stageperiode waarvoor gegevens zijn verzameld, gewist. Gegevens van kandidaten die zijn geselecteerd voor een stage worden twee jaar na het einde van hun stageperiode verwijderd.

7. Hoe beschermen we de gegevens van de betrokkene?

Gegevens worden online verzameld in de beveiligde modus. De toegang tot de gegevens via het onlineformulier wordt beschermd door het wachtwoord van de aanvrager.

De elektronische gegevens worden opgeslagen in het online applicatie-instrument op de servers van het EO, wat betekent dat zij worden beschermd door tal van beveiligingsmaatregelen die door de ICT-sector zijn opgezet om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt het recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe wij deze gebruiken. U hebt ook het recht om te verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op u betrekking hebben, op voorwaarde dat de vertrouwelijkheid van de beraadslagingen en besluitvorming van de personeelsleden die betrokken zijn bij de beoordeling van de kandidaten wordt gewaarborgd, samen met de rechten van andere kandidaten.

U kunt de identificatiegegevens op elk moment tijdens de procedure corrigeren. Wat gegevens met betrekking tot ontvankelijkheids- of beoordelingscriteria betreft, kan het recht op rectificatie worden uitgeoefend tot de uiterste datum voor de indiening van aanvragen.

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens door de EO om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om de EO te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken. De EO zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op uw verzoeken reageren.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen in verband met gegevensbescherming met betrekking tot de selectieprocedure voor stagiairs bij het bureau van de Europese Ombudsman sturen naar het bureau van de Europese Ombudsman, op het volgende adres:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europese Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het Bureau EO op het volgende adres: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu