In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe de Europese Ombudsman uw persoonsgegevens beschermt wanneer u antwoordt op een raadpleging van de Ombudsman en waar de Ombudsman als zodanig optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. In deze verklaring wordt ook uiteengezet welke rechten u als betrokkene hebt.

In het bijzonder wordt de reden voor het verzamelen en verwerken van de gegevens uitgelegd; de wijze waarop de Ombudsman de verstrekte gegevens verzamelt, verwerkt en beschermt; en welke rechten contribuanten kunnen uitoefenen met betrekking tot hun gegevens.

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

Deelnemers vullen het contactformulier in op de website van de Europese Ombudsman, die bijdragen doorstuurt naar de speciale raadplegingsmailbox. Bijdragen kunnen ook per brief of e-mail worden verzonden. Het betrokken personeel van het bureau van de Europese Ombudsman verwerkt de bijdragen.

De Europese Ombudsman kan contact opnemen met contribuanten om opheldering te vragen en/of de resultaten van de raadpleging/het onderzoek te verspreiden. De contactgegevens van de voor het onderzoek verantwoordelijke persoon worden vermeld in de uitnodiging om op de raadpleging te reageren.

De verzamelde en verder verwerkte persoonsgegevens zijn gegevens die nodig zijn voor deelname aan de raadpleging, en wel als volgt: voornaam, achternaam, e-mail, functieomschrijving en de voorkeurstaal voor verdere correspondentie, andere taal waarin men een antwoord zou accepteren, en inhoud (voor het grootste deel de standpunten van de persoon of organisatie over het onderwerp).

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

De Europese Ombudsman wil het publiek en geïnteresseerde belanghebbenden in de gelegenheid stellen hun standpunten kenbaar te maken in het kader van strategische onderzoeken en initiatieven die baat zouden hebben bij externe input en daarom openbare raadplegingen kunnen starten.

3. Wat is de wettelijke basis en noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 11 VEU.

Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de EU. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De sector informatie- en communicatietechnologie (ICT) van de Europese Ombudsman beheert de op de website ingediende gegevens. Het personeel van de Europese Ombudsman dat verantwoordelijk is voor het houden van openbare raadplegingen en bevoegd personeel, op basis van “need-to-know”, zullen de door contribuanten ingediende gegevens verder verwerken.

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

Het personeel van de Europese Ombudsman dat verantwoordelijk is voor deze verwerking, heeft toegang tot uw persoonsgegevens; en andere gemachtigde personeelsleden van de Europese Ombudsman op basis van “need-to-know”.

In het kader van de onderzoeksprocedure stuurt de Europese Ombudsman alle ontvangen bijdragen door naar de betrokken instelling, het betrokken orgaan of de betrokken instantie van de EU. Omwille van de transparantie levert de Europese Ombudsman publieke bijdragen aan een raadpleging.

Wanneer u bijdraagt aan een consultatie, moet u uzelf en de organisatie namens welke u bijdraagt, identificeren. Anonieme bijdragen aan consulten worden niet geaccepteerd. Dit om misbruik te voorkomen.

Omwille van de transparantie levert de Europese Ombudsman publieke bijdragen die zij in antwoord op een openbare raadpleging heeft ontvangen. Uw persoonsgegevens worden niet openbaar gemaakt. U moet vermijden onnodige persoonsgegevens in uw bijdragen op te nemen, met name persoonsgegevens van derden. Als dergelijke gegevens worden opgenomen, worden ze geredigeerd uit de versie die openbaar wordt gemaakt.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Overeenkomstig het bewaringsbeleid van het casemanagementsysteem van de Ombudsman worden de bijdragen gedurende een periode van tien jaar na de afsluiting van de zaak in het desbetreffende dossier opgeslagen ^[2]. Dit omvat persoonlijke basisinformatie (voornamen, achternamen, e-mailadres), taalvoorkeuren en antwoorden. Bijdragen worden gearchiveerd volgens het archiveringsbeleid van de Ombudsman ^[3].

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?

De elektronische gegevens worden opgeslagen op de servers van de Europese Ombudsman. Deze gegevens worden beschermd door talrijke veiligheidsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie van de Europese Ombudsman zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beschermd door het beheer van toegangsrechten, die strikt beperkt zijn en gebaseerd zijn op het “need to know”-beginsel.

E-mailadressen worden nooit openbaar gemaakt, maar worden wel opgeslagen en kunnen door de Europese Ombudsman worden gebruikt voor correspondentie in verband met het verstrekte antwoord.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Wanneer u bijdraagt aan een raadpleging, kunt u kiezen of uw persoonsgegevens al dan niet op onze website moeten worden gepubliceerd.

U hebt ook specifieke rechten als “betrokkene” uit hoofde van hoofdstuk III (artikelen 14 tot en met 25) van Verordening (EU) 2018/1725, met name het recht op toegang tot uw persoonsgegevens en het recht om deze te corrigeren indien uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens te wissen, de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

De Europese Ombudsman zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op uw verzoeken reageren.

Tot slot hebt u het recht om te allen tijde een beroep te doen op de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming als u van mening bent dat de Europese Ombudsman uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 heeft geschonden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen over gegevensbescherming in verband met de openbare raadplegingen van de Europese Ombudsman sturen naar het volgende adres: EO@ombudsman.europa.eu

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman op het volgende adres: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu

[2] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.