In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom de gegevens van de aanvragers worden verzameld en verwerkt; de manier waarop de Europese Ombudsman (EO) de verstrekte gegevens verzamelt, verwerkt en beschermt; hoe deze informatie wordt gebruikt; en welke rechten de kandidaten met betrekking tot hun gegevens kunnen uitoefenen.

De verwerkingsverantwoordelijke is de Europese Ombudsman.

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

Aanvragers verstrekken hun gegevens via de online (website) applicatietool. Voor de uitvoering van de selectieprocedure worden de gegevens geïmporteerd in een IT-instrument dat is ontworpen om de procedure te ondersteunen en te vergemakkelijken.

Deze gegevens omvatten in het algemeen, maar zijn niet beperkt tot: persoonlijke basisinformatie (voornaam, achternaam, nationaliteit, telefoonnummer); informatie in het cv (onderwijs, werkervaring, taalvaardigheid enz.); kopieën van een document waaruit het staatsburgerschap van de aanvrager blijkt; indien nodig, een verklaring waarin elke handicap wordt vermeld om ervoor te zorgen dat de nodige toegankelijkheidsmaatregelen kunnen worden genomen; voor sollicitanten die EU-personeelslid zijn, de administratieve status (d.w.z. ambtenaar in vaste dienst, tijdelijk functionaris enz.), de instelling waar zij werken, de titel van hun huidige functie, hun huidige rang; informatie in een motivatiebrief; kopieën van de diploma’s van de aanvragers; kopieën van de beoordelingsrapporten van de aanvragers, indien van toepassing; kopieën van bewijs van beroepservaring, indien van toepassing; antwoorden op de door de kandidaten toegezonden casestudy's.

De personeelsleden van de sector PAB Unit-HR die verantwoordelijk zijn voor selectieprocedures verwerken ook gegevens die zijn opgeslagen in een gedeelde map op de EO-server, zoals: de besluiten tot benoeming van de raadgevende selectiecomités, de door het raadgevend selectiecomité ondertekende en door de Ombudsman goedgekeurde subsidiabiliteitsnota’s; de evaluatieschema’s van de kandidaten; de aan de EO voorgelegde voorselectienota's. De verzoeken om een nieuw onderzoek/om informatie die de kandidaten per e-mail hebben verzonden en de antwoorden daarop worden opgeslagen in de functionele mailbox “Career”.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Het doel van de gegevensverwerking is het identificeren van kandidaten voor het vervullen van vacatures bij het Bureau voor extern optreden en het uitvoeren van de relevante selectieprocedure.

3. Wat is de wettelijke basis en noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De rechtsgrondslag van de procedure voor de selectie van ambtenaren en andere personeelsleden is het Statuut (en met name de artikelen 27 tot en met 34), de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de EU en het besluit van de Europese Ombudsman van 1 december 2014 tot vaststelling van algemene uitvoeringsbepalingen betreffende de aanstelling en het gebruik van arbeidscontractanten.

De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De sector informatie- en communicatietechnologie (ICT) van de Europese Ombudsman beheert de op de website ingediende gegevens. De eenheid Personeelszaken, administratie en begroting (PAB) (sector Personele Middelen) en de ICT-sector beheren het selectie-instrument.

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

De Europese Ombudsman, de secretaris-generaal (SG), de personeelsleden van de ICT-sector die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de online ingediende gegevens, de personeelsleden van de eenheid PAB die verantwoordelijk is voor selectieprocedures (sector Personele Middelen) en de leden van het raadgevend selectiecomité. Op verzoek van de HR-sector kan het team van de SG het cv, de motivatiebrieven en de antwoorden op de casestudy’s van de geslaagde kandidaten raadplegen.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De gegevens van sollicitanten die op de website worden ingediend, worden gedurende twee jaar in hun online persoonlijke account bewaard indien sollicitanten willen solliciteren op toekomstige vacatures. Als aanvragers niet binnen twee jaar verbinding maken met hun account, worden het account en de daarin opgenomen gegevens automatisch verwijderd nadat een kennisgevings-e-mail naar de aanvrager is verzonden.

Gegevens van afgewezen kandidaten worden twee jaar na afloop van de selectieprocedure uit de selectietool, uit de gedeelde map op de EO-server en uit de functionele mailbox “Career” verwijderd.

Gegevens van aangeworven kandidaten worden bewaard gedurende een periode van 10 jaar vanaf de beëindiging van het dienstverband of vanaf de laatste pensioenuitkering waarna deze wordt vernietigd.

Een deel van de gegevens (nationaliteit, geslacht, land van verblijf, datum van de aanvraag, registratienummer van de aanvraag, referentienummer van de selectieprocedure, geboortejaar en gesproken talen) wordt geanonimiseerd en alleen voor statistische doeleinden bewaard.

7. Hoe beschermen we de gegevens van de betrokkene?

Gegevens worden online verzameld in de beveiligde modus. De toegang tot de gegevens op de website wordt beschermd door het wachtwoord van de aanvrager.

De elektronische gegevens worden opgeslagen op de website en op de servers van de Ombudsman (selectietool en gedeelde map). Gegevens worden beschermd door talrijke veiligheidsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beschermd door het beheer van toegangsrechten, die volgens het “need-to-know”-beginsel strikt worden beperkt door de bevoegdheid van de gebruiker.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt het recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe wij deze gebruiken.

U hebt ook het recht om te verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op u betrekking hebben, op voorwaarde dat de vertrouwelijkheid van de beraadslagingen en besluitvorming van het selectieadviescomité wordt gewaarborgd, samen met de rechten van andere sollicitanten. Aanvragers kunnen op elk moment tijdens de procedure hun identificatiegegevens corrigeren. Wat gegevens met betrekking tot ontvankelijkheids- of beoordelingscriteria betreft, kan het recht op rectificatie worden uitgeoefend tot de uiterste datum voor de indiening van aanvragen.

U hebt te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens door de Europese Ombudsman om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.

De Europese Ombudsman zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op uw verzoeken reageren.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen in verband met gegevensbescherming betreffende de selectieprocedure voor ambtenaren en andere personeelsleden van het Bureau aan de Europese Ombudsman toezenden op het volgende adres: career@ombudsman.europa.eu

Hoofd van de eenheid Personeelszaken, administratie en begroting
Europese Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman op het volgende adres: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu