In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom de gegevens worden verwerkt, hoe de Europese Ombudsman alle verstrekte persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten de betrokkenen met betrekking tot hun gegevens kunnen uitoefenen.

De verwerkingsverantwoordelijke is de Europese Ombudsman. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke is de Medische Dienst van het Europees Parlement (EP).

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

Kandidaten verstrekken hun gegevens via de online (website)applicatie [1]. Voor de uitvoering van de selectieprocedure worden de gegevens geïmporteerd in een IT-instrument dat is ontworpen om de procedure te ondersteunen en te vergemakkelijken.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Basis persoonlijke informatie (voornaam, achternaam, nationaliteit, geboortedatum, e-mail, en stad en land van verblijf, telefoon);
• informatie in het cv (onderwijs, werkervaring, taalvaardigheid);
• het (de) document(en) waaruit de handicap blijkt (bv. een document afgegeven door een nationale of regionale autoriteit of een geaccrediteerde instantie in een lidstaat van de EU, een EU-gehandicaptenkaart, een recent certificaat afgegeven door een arts)
• indien van toepassing, een verzoek om redelijke aanpassingen voor het werk tijdens de stage, vergezeld van een deugdelijke motivering van de noodzaak van redelijke aanpassingen [2];
• kopieën van de diploma’s, graden of certificaten van de aanvrager.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Het doel van de verwerking is het identificeren van kandidaten voor de stages die aan mensen met een handicap worden aangeboden en het uitvoeren van de relevante selectieprocedure.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De rechtsgrondslag is het besluit van de Europese Ombudsman betreffende stages van 13 februari 2023, de kennisgeving van de Europese Ombudsman betreffende stages 2023-stages voor personen met een handicap en artikel 1 quinquies, lid 4, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie [3].

De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (artikel 5, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2018/1725).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De diensten van het Bureau voor informatie- en communicatietechnologie (ICT) verwerken de op de website ingediende gegevens. De eenheid Personeelszaken (HR) en de ICT-medewerkers beheren het selectie-instrument.

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

De EO, de secretaris-generaal (indien van toepassing), de directeur Administratie, de stagefunctionaris, het hoofd van de HR-eenheid, de hoofden van de enquête-eenheden, de personeelsleden die betrokken zijn bij de beoordeling van de kandidaten en de ICT-personeelsleden.

Alleen personeelsleden van de HR-eenheid hebben toegang tot de documenten die de handicap certificeren. Kandidaten die een redelijke accommodatie (RA) nodig hebben, moeten de HR-diensten van de EO een motivering geven, zonder in dit stadium enig ondersteunend document in te dienen.

In geval van een verzoek om een RA van geselecteerde stagiairs beoordeelt de Medische Dienst van het Europees Parlement de bewijsstukken om de geldigheid van het verzoek om redelijke aanpassingen vast te stellen en stelt zij de nodige regelingen voor aan de EO. Alleen de medische dienst van het EP heeft toegang tot de ingediende documenten.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De gegevens van de kandidaten die bij de online sollicitatietool worden ingediend, worden gedurende twee jaar in hun online persoonlijke account bewaard als zij willen solliciteren naar toekomstige stages. Als kandidaten niet binnen twee jaar verbinding maken met hun account, worden het account en de daarin opgenomen gegevens automatisch verwijderd nadat een e-mail met een kennisgeving naar hen is verzonden. Kandidaten kunnen de EO te allen tijde verzoeken hun account te verwijderen.

Gegevens over niet-succesvolle kandidaten die aan het selectie-instrument zijn doorgegeven, worden negen maanden na afloop van de stageperiode waarvoor gegevens zijn verzameld, gewist. Gegevens van kandidaten die zijn geselecteerd voor een stage worden twee jaar na het einde van hun stageperiode verwijderd.

7. Hoe beschermen we de gegevens van de betrokkene?

Gegevens worden online verzameld in de beveiligde modus. De toegang tot de gegevens via het onlineformulier wordt beschermd door het wachtwoord van de aanvrager.

De elektronische gegevens worden opgeslagen in het online applicatie-instrument op de servers van het EO, wat betekent dat ze worden beschermd door tal van beveiligingsmaatregelen die door de ICT-diensten zijn opgezet om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt het recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe wij deze gebruiken. U hebt ook het recht om te verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op u betrekking hebben, op voorwaarde dat de vertrouwelijkheid van de beraadslagingen en besluitvorming van de personeelsleden die betrokken zijn bij de beoordeling van de kandidaten wordt gewaarborgd, samen met de rechten van andere kandidaten.

U kunt de identificatiegegevens op elk moment tijdens de procedure corrigeren. Wat gegevens met betrekking tot ontvankelijkheids- of beoordelingscriteria betreft, kan het recht op rectificatie worden uitgeoefend tot de uiterste datum voor de indiening van aanvragen.

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens door de EO om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om de EO te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken. De EO zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op uw verzoeken reageren.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen over gegevensbescherming met betrekking tot de selectieprocedure voor stagiairs voor stages voor personen met een handicap sturen naar het EO, op het volgende adres:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europese Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het Bureau voor gegevensbescherming op het volgende adres: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu .

[1] Bij wijze van uitzondering en om naar behoren gemotiveerde redenen kan het Bureau per e-mail ingediende aanvragen aanvaarden.

[2] Alleen de geselecteerde kandidaten wordt verzocht de relevante bewijsstukken te verstrekken ter staving van hun verzoek om redelijke aanpassingen. De medische dienst van het Europees Parlement beoordeelt de bewijsstukken om de geldigheid van het verzoek om redelijke aanpassingen vast te stellen en stelt de nodige regelingen voor.

[3] Zie artikel 1 quinquies, lid 4, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie: (...) Onder redelijke aanpassingen met betrekking tot de essentiële functies van de functie worden, waar nodig, passende maatregelen verstaan om een persoon met een handicap in staat te stellen toegang te hebben tot, deel te nemen aan of vooruitgang te boeken in het arbeidsproces, of een opleiding te volgen, tenzij dergelijke maatregelen een onevenredige last voor de werkgever zouden betekenen."