Ez az adatvédelmi nyilatkozat leírja, hogy az európai ombudsman hogyan védi az Ön személyes adatait, amikor Ön az ombudsmannal folytatott konzultációra válaszol, és hogy az ombudsman mint ilyen milyen esetekben jár el adatkezelőként. Ez a nyilatkozat azt is meghatározza, hogy Önt mint érintettet milyen jogok illetik meg.

Kifejti különösen az adatok gyűjtésének és feldolgozásának okát; az ombudsman által szolgáltatott adatok gyűjtésének, kezelésének és védelmének módja; valamint hogy az adatszolgáltatók milyen jogokat gyakorolhatnak adataikkal kapcsolatban.

1. Milyen személyes adatokat dolgoz fel az európai ombudsman?

A hozzászólók kitöltik az európai ombudsman honlapján található kapcsolatfelvételi űrlapot, amely a hozzászólásokat az erre a célra létrehozott konzultációs e-mail-címre irányítja. A hozzászólásokat levélben vagy e-mailben is elküldheti. Az Európai Ombudsman hivatalának érintett munkatársai dolgozzák fel a hozzájárulásokat.

Az európai ombudsman kapcsolatba léphet a hozzászólókkal, hogy felvilágosítást kérjen és/vagy terjessze a konzultáció/vizsgálat eredményeit. A vizsgálatért felelős személy elérhetőségét a konzultációra való válaszadásra vonatkozó felhívás tartalmazza.

Az összegyűjtött és tovább kezelt személyes adatok a konzultációban való részvételhez szükségesek, az alábbiak szerint: utónév, vezetéknév, e-mail-cím, munkaköri leírás, valamint a további levelezéshez előnyben részesített nyelv, egyéb nyelv, amelyen a válasz elfogadható, valamint a tartalom (többnyire az egyén vagy a szervezet témával kapcsolatos nézetei).

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

Az európai ombudsman lehetőséget kíván biztosítani a nyilvánosság és az érdekelt felek számára, hogy kifejtsék véleményüket olyan stratégiai vizsgálatok és kezdeményezések keretében, amelyekhez külső hozzájárulásra lenne szükség, és amelyek ezért nyilvános konzultációkat indíthatnak.

3. Mi az adatkezelés jogalapja és szükségessége?

Ezen adatkezelési művelet jogalapja az EUSZ 11. cikke.

A személyes adatok kezelése a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről szóló (EU) 2018/1725 rendelettel összhangban történik. Az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja).

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az európai ombudsman információs és kommunikációs technológiai (IKT) részlege kezeli a honlapra benyújtott adatokat. Az európai ombudsman nyilvános konzultációk elvégzéséért felelős személyzete és a felhatalmazott személyzet a szükséges ismeret elve alapján tovább fogja kezelni az adatszolgáltatók által benyújtott adatokat.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

Az európai ombudsman ezen adatkezelési művelet elvégzéséért felelős munkatársai hozzáférhetnek az Ön személyes adataihoz; valamint az európai ombudsman egyéb felhatalmazott munkatársai, a szükséges ismeret elve alapján.

A vizsgálati eljárás részeként az európai ombudsman továbbítja az érintett uniós intézménynek, szervnek, hivatalnak vagy ügynökségnek az összes beérkezett észrevételt. Az átláthatóság érdekében az európai ombudsman nyilvánosságra hozza a konzultáció során kapott hozzászólásokat.

Amikor Ön részt vesz egy konzultációban, azonosítania kell magát és azt a szervezetet, amelynek a nevében részt vesz a konzultációban. A konzultációkhoz nem fogadunk el névtelen hozzászólásokat. Ez azért van, hogy elkerüljük a visszaéléseket.

Az átláthatóság érdekében az európai ombudsman nyilvános konzultáció keretében nyilvános észrevételeket tesz. Az Ön személyes adatait nem hozzuk nyilvánosságra. Kerülje a felesleges személyes adatok, különösen a harmadik felek személyes adatainak beillesztését a hozzászólásaiba. Ha ilyen adatokat is tartalmaz, azokat a nyilvánosságra hozott változatból kitakarják.

6. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

A hozzájárulásokat az ombudsman ügyviteli rendszerének megőrzési politikájával összhangban az ügy lezárását követő tíz évig tárolják a vonatkozó ügyiratban ^[2]. Ide tartoznak az alapvető személyes adatok (utónevek, vezetéknevek, e-mail-cím), a nyelvi preferenciák és a válaszok. A hozzászólásokat az ombudsman archiválási politikájának megfelelően archiválják ^[3].

7. Hogyan védjük az Ön adatait?

Az elektronikus adatokat az európai ombudsman szerverein tárolják. Ezeket az adatokat számos biztonsági intézkedés védi, amelyeket az európai ombudsman információs és kommunikációs technológiai ágazata hozott létre az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének védelme érdekében.

A személyes adatokhoz való hozzáférést a hozzáférési jogok kezelése védi, amelyek szigorúan korlátozottak, és a szükséges ismeret elvén alapulnak.

Az e-mail-címeket soha nem hozzák nyilvánosságra, de tárolják őket, és az európai ombudsman felhasználhatja őket a kapott válasszal kapcsolatos levelezéshez.

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

A konzultációban való részvétel során Ön eldöntheti, hogy személyes adatait közzétegye-e weboldalunkon vagy sem.

Az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezete (14–25. cikk) értelmében Önt „érintettként” is megilletik bizonyos jogok, különösen a személyes adataihoz való hozzáféréshez és azok helyesbítéséhez való jog, amennyiben személyes adatai pontatlanok vagy hiányosak. Bizonyos feltételek mellett Ön jogosult arra, hogy törölje személyes adatait, korlátozza személyes adatainak feldolgozását, és tiltakozzon személyes adatainak feldolgozása ellen.

Az európai ombudsman a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol a kéréseire.

Végezetül Önnek bármikor jogában áll az európai adatvédelmi biztoshoz fordulni, ha úgy ítéli meg, hogy az európai ombudsman személyes adatainak kezelése miatt megsértette az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

Az európai ombudsman nyilvános konzultációival kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor elküldheti a következő címre: EO@ombudsman.europa.eu

Az európai ombudsman adatvédelmi tisztviselőjével is felveheti a kapcsolatot a következő címen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz az alábbi címen: EDPS@edps.europa.eu

[2] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.