Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés okát, azt, hogy az európai ombudsman hogyan gyűjti, kezeli és biztosítja az összes megadott személyes adat védelmét, az információk felhasználásának módját, valamint azt, hogy az érintettek milyen jogokat gyakorolhatnak adataikkal kapcsolatban.

Az adatkezelő az európai ombudsman.

1. Milyen személyes adatokat dolgoz fel az európai ombudsman?

A pályázók az online (honlapi) pályázati eszközön keresztül adják meg adataikat. A kiválasztási eljárás lefolytatásához az adatokat az eljárás támogatására és megkönnyítésére szolgáló informatikai eszközbe importálják.

A következő személyes adatokat kezeljük:

• Alapvető személyes adatok (vezetéknév, utónév, állampolgárság, születési dátum, e-mail-cím, lakóhely szerinti város és ország, telefon);
• az önéletrajzban szereplő információk (oktatás, munkatapasztalat, nyelvtudás);
• a kérelmező okleveleinek, diplomáinak vagy bizonyítványainak másolatai.

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

Az adatkezelés célja a Hivatal által kínált gyakornoki programra jelentkezők azonosítása és a vonatkozó kiválasztási eljárás lefolytatása.

3. Mik az adatkezelés jogalapjai és szükségessége?

A jogalap az európai ombudsman szakmai gyakorlatokról szóló, 202. február 13-i határozata 3 és a vonatkozó szakmai gyakorlatokra vonatkozó pályázati felhívások.

Az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja).

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az EO Hivatal információs és kommunikációs technológiai (IKT) szolgáltatásai feldolgozzák a honlapra benyújtott adatokat. A kiválasztási eszközt a Humánerőforrás-osztály és az IKT-személyzet tagjai kezelik.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

A gazdasági szereplő, a főtitkár (adott esetben), az igazgatási igazgató, a gyakornoki tisztviselő, a humánerőforrás-osztály vezetője, a vizsgálati osztályok vezetői, a jelöltek értékelésében részt vevő személyzet tagjai és az IKT-ágazat.

6. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

A pályázóknak az online jelentkezési eszközre benyújtott adatait két évig tárolják online személyes fiókjukban, amennyiben jövőbeli szakmai gyakorlatokra kívánnak jelentkezni. Ha a pályázók két éven belül nem csatlakoznak fiókjukhoz, a fiók és az abban szereplő adatok automatikusan törlődnek, miután értesítő e-mailt küldtek nekik. A pályázók bármikor kérhetik a gazdasági szereplőtől, hogy törölje fiókjukat.

A sikertelen pályázókra vonatkozó, a kiválasztási eszközbe továbbított adatokat kilenc hónappal azon gyakornoki időszak végét követően töröljük, amelyre vonatkozóan az adatokat gyűjtötték. A szakmai gyakorlatra kiválasztott pályázók adatait a gyakornoki időszak végét követő két év elteltével töröljük.

7. Hogyan védjük az érintett adatait?

Az adatok online gyűjtése biztonságos módban történik. Az adatokhoz az online űrlapon keresztül történő hozzáférést a kérelmező által választott jelszó védi.

Az elektronikus adatokat az online kérelmezési eszköz tárolja a gazdasági szereplő szerverein, ami azt jelenti, hogy azokat az IKT-ágazat által az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének védelme érdekében létrehozott számos biztonsági intézkedés védi.

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

Önnek joga van hozzáférni saját személyes adataihoz és az azok felhasználásával kapcsolatos releváns információkhoz. Joga van továbbá az Önt érintő hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését kérni, feltéve, hogy a pályázók értékelésében részt vevő alkalmazottak tanácskozásainak és döntéshozatalának titkossága, valamint a többi pályázó jogai biztosítva vannak.

Az azonosító adatokat az eljárás során bármikor helyesbítheti. Az elfogadhatósági vagy értékelési kritériumokkal kapcsolatos adatok tekintetében a helyesbítési jog a pályázatok benyújtási határidejéig gyakorolható.

Önnek bármikor jogában áll, hogy saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozzon adatainak a gazdasági szereplő általi felhasználása ellen. Bizonyos feltételek mellett Önnek joga van kérni, hogy a gazdasági szereplő törölje az Ön személyes adatait, vagy korlátozza azok felhasználását. A gazdasági szereplő a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol az Ön kéréseire.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

Az EO Hivatal gyakornokainak kiválasztási eljárásával kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor megküldheti az EO-nak a következő címre:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Európai Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

A Hivatal adatvédelmi tisztviselőjével is felveheti a kapcsolatot a következő címen: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz az alábbi címen: EDPS@edps.europa.eu