Az európai ombudsman nyilvános rendezvényei

Az adatkezelési tevékenység nyilvános nyilvántartása [1]: Az európai ombudsman nyilvános – offline vagy online – rendezvényein felszólalók és résztvevők személyes és kapcsolattartási adatainak, fényképeinek, video- és hangfelvételeinek kezelése

1. Az adatrekord legutóbbi frissítése: 12-05-2021

2. Hivatkozási szám [2]: 4/2021

3. Az adatkezelő neve és elérhetősége [3]: Európai Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kapcsolattartó: Kommunikációs osztály, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége:

Francesca Pavesi – helyettes adatvédelmi tisztviselő: Nicholas Hernanz úr

E-mail cím: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. A feldolgozó neve és elérhetősége [4]: Bizonyos eseményekre feldolgozók is lehetnek: az általános szervezéshez, a regisztráció kezeléséhez és kifizetéséhez, az utazásszervezéshez stb. igénybe vett vállalkozók és alvállalkozók.

A szerződéses kikötések biztosítják, hogy az adatfeldolgozók az ombudsman rendezvényein felszólalók és egyéb résztvevők nevét, elérhetőségét és banki adatait kizárólag az ombudsman utasítására dolgozzák fel. Ugyanezek a záradékok biztosítják, hogy a fotósok az ombudsman rendezvényén készült fényképeket csak a Kommunikációs Osztálynak továbbíthassák. Minden adatfeldolgozónak elismert nemzetközi adatvédelmi szakemberek által kiállított tanúsítvánnyal kell rendelkeznie.

Az online közvetített események, például webináriumok esetében az érintett webes platform (azaz a WebEx) az Ön személyes adatainak feldolgozójaként jár el az online esemény technikai biztosítása érdekében, akár böngészőn, akár mobilalkalmazáson keresztül. A vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatok érvényesek.

A digitális platformhoz hozzáadott közvélemény-kutatási és kikérdezési eszközök (azaz a Slido) használata esetén az adott eszköz bizonyos adatok, például a résztvevők IP-címének feldolgozójaként működik. A vonatkozó cookie-irányelvek és adatvédelmi nyilatkozatok érvényesek.

6. A közös adatkezelő(k) neve és elérhetősége [5]:

Az alábbi helyszíneken szervezett rendezvények esetében:

• Az Európai Parlament (EP) épületei: az EP az épületeibe való biztonsági célú belépésre vonatkozó engedélyek feldolgozásának közös adatkezelője.
• Az Európai Bizottság helyiségei: az EK az épületeibe való biztonsági célú belépésre vonatkozó engedélyek feldolgozásának közös adatkezelője.
• magántulajdonban lévő kereskedelmi helyiségek (például szállodák): a rendezvényvendégek személyazonosságának ellenőrzése tekintetében a kereskedelmi magánjogi jogalany a közös adatkezelő.

7. Az adatkezelés célja(i)[6]: A Kommunikációs Osztály az ombudsman stratégiájával és a hivatal éves irányítási tervével összhangban koordinálja, szervezi és irányítja a különböző típusú nyilvános rendezvényeket. Célja, hogy továbbra is jól látható legyen a hivatal közérdekű munkája.

Az adatokat ezért azzal a céllal gyűjtjük, hogy meghívókat és információkat küldjünk a potenciális felszólalóknak és résztvevőknek, lehetővé tegyük a rendezvényre való regisztrációt, nyomon kövessük a rendezvényt, valamint megkönnyítsük és javítsuk az eszmecserét és a jövőbeli együttműködést a felszólalókkal és a résztvevőkkel.

Az adatok gyűjtésére a felszólalókkal és más résztvevőkkel és beszállítókkal való pénzügyi és szerződéses kapcsolatok megkönnyítése, az utazás és a szálloda megszervezése, valamint a biztonsági követelmények teljesítése érdekében is sor kerül.

A rendezvényeken készült képeket, például fényképeket, valamint video- és hangfelvételeket az ombudsman tevékenységeinek kommunikálására használják fel.

8. Az érintettek kategóriáinak és a személyes adatok kategóriáinak leírása [7]:

Érintettek

A rendezvényekre meghívott és azokon részt vevő valamennyi (belső és külső) személy, azaz:

• az Ombudsmanok Európai Hálózatának tagjai;
• az uniós intézmények, szervek vagy ügynökségek képviselői;
• civil társadalmi szervezetek, egyesületek és nem kormányzati szervezetek képviselői;
• tudományos szakemberek/magánszemélyek, akik szorosan figyelemmel kísérik az ombudsman munkáját;
• újságírók;
• külső szolgáltatók, például moderátorok és fotósok;
• az ombudsmani hivatal személyzetének tagjai;
• az ombudsman rendezvényének bármely résztvevője.

Adatmezők

• a potenciális előadók, résztvevők és külső beszállítók neve;
• az előadók, résztvevők és külső beszállítók e-mail címe és telefonszáma;
• Beosztások, a felszólalók önéletrajza;
• az előadók és a külső szolgáltatók bankszámlaadatai;
• az előadók (adott esetben), a résztvevők és a külső beszállítók munkáltatóinak neve;
• a rendezvényeken készült képek, például fényképek, valamint video- és hangfelvételek;
• a potenciális hangszórók által biztosított képek, valamint hang- és videofelvételek;
• Az online rendezvények során a résztvevők által a közvélemény-kutatási és kikérdezési eszközök segítségével feltett kérdések.

9. Az adatok megőrzésének és lehetőség szerint törlésének határideje [8]: A résztvevők nevét, e-mail-címét, telefonszámát, bankszámlaadatait, önéletrajzát és (adott esetben) munkáltatóinak nevét öt évig meg kell őrizni, ezt követően pedig törölni kell őket, míg a felszólalók nevét, elérhetőségi adatait és képeit történelmi célokból archiválni kell.

Az adatokat, nevezetesen a felszólalók nevét, címét és képeit közzéteszik az ombudsman honlapján és közösségimédia-csatornáin, és határozatlan ideig ott is maradnak.

A nyilvános eseményekről készült fényképeket és video- vagy hangfelvételeket öt évig belsőleg tároljuk, majd töröljük őket. A hivatal tevékenységei szempontjából relevánsnak ítélt iratokat ezt követően történelmi célokból archiválják.

10. Az adatok címzettjei [9]:

A Kommunikációs Osztály, amely az ombudsman stratégiájával és a hivatal éves irányítási tervével összhangban koordinálja, szervezi és irányítja a nyilvános rendezvényeket.

A Főtitkárság és a Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály, amelyek a nyilvános rendezvények pénzügyi és szerződéses vonatkozásaival foglalkoznak.

Az ombudsman kabinetje, amely megadja a felszólalók vagy résztvevők nevét és elérhetőségét.

A felszólalók és a rendezvények résztvevőinek neve, beosztása és képei megjelenhetnek az ombudsman honlapján, a hálózat extranetjén és az éves jelentésben, amelyek a nyilvánosság számára is hozzáférhetők. Az említett adatok az Ombudsmanok Európai Hálózatának hírlevelében, a Network in Focus-ban is megjelenhetnek, amely elérhető a Hálózat Extranetén és az Ombudsman honlapján.

Az adatok az ombudsman közösségimédia-csatornáin is megjelenhetnek, amelyek nyilvánosan hozzáférhetők.

A rendezvény felszólalóinak és résztvevőinek listáját minden felszólaló és résztvevő megkapja.

A rendezvény előadóinak és résztvevőinek neve, címe és képe közzétehető az ombudsman hivatalának belső hírlevelében.

11. Továbbítanak-e személyes adatokat harmadik országok és/vagy nemzetközi szervezetek részére?[10]: N/A

12. A védelmi intézkedések általános leírása [11]: Az ombudsman személyzetének és a külső érintettek rendezvényszervezés keretében gyűjtött személyes adatait az információs és kommunikációs technológiai ágazat által az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének megőrzése érdekében létrehozott biztonsági intézkedések védik.

13. Tájékoztatás arról, hogy az érintettek hogyan gyakorolhatják a hozzáféréshez és a helyesbítéshez, valamint adott esetben a törléshez, a korlátozáshoz és az adathordozhatósághoz való jogukat [12]:

• Az érintett például úgy gyakorolhatja jogait, hogy hozzáférést kér a személyes adatokhoz, illetve azok helyesbítését vagy törlését kéri, és e-mailt küld az eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu címre. A kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de minden esetben egy hónapon belül el kell bírálni.
• A rendezvényre való regisztráció során a potenciális résztvevőket tájékoztatják arról, hogy a rendezvény során képeket készíthetnek róluk, és azokat az ombudsman hivatala kommunikációs célokra felhasználhatja. Ha bármilyen aggályuk van, a Kommunikációs Osztályhoz fordulhatnak az eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu e-mail-címen. Az osztály megpróbálja a lehető legnagyobb mértékben eloszlatni aggályaikat (például a terem konfigurációjától függően, vagy azáltal, hogy a webináriumok és digitális konferenciák során készített közös nyomtatott képernyőkön sötétíti/fedi a képüket).
• A potenciális résztvevőket arról is megkérdezik, hogy szeretnék-e, ha kapcsolattartási adataikat felvennék az ombudsman kapcsolattartási listáira, hogy folyamatosan tájékoztassák őket a jövőbeli tevékenységekről. Minden jövőbeli kommunikáció lehetővé teszi számukra, hogy leiratkozzanak az ilyen listákról, ha úgy kívánják.

Adatvédelmi nyilatkozat

a neveknek, elérhetőségeknek, fényképeknek, video- és hangfelvételeknek, valamint fényképes és audiovizuális segédeszközöknek az európai ombudsman hivatalának kommunikációs osztálya általi gyűjtéséről

Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti, hogy az Európai Ombudsman Hivatala milyen személyes adatokat gyűjt, miért és hogyan gyűjti, dolgozza fel, használja és tárolja azokat. A nyilatkozat azt is ismerteti, hogy az érintettek hogyan gyakorolhatják jogaikat.

Az adatkezelő az európai ombudsman.

1. Milyen személyes adatokat kezel az európai ombudsman?

• A potenciális előadók, résztvevők és külső beszállítók neve.
• A felszólalók, résztvevők és külső beszállítók e-mail címe és telefonszáma.
• Beosztások, a felszólalók önéletrajza.
• A hangszórók és a külső beszállítók bankszámlaadatai.
• Az előadók (adott esetben), a résztvevők és a külső beszállítók munkáltatóinak neve.
• Képek, például fényképek, valamint rendezvényeken készített video- és hangfelvételek.
• A potenciális hangszórók által biztosított képek, hang- és videofelvételek.

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

Kizárólag az ombudsman nyilvános rendezvényeinek koordinálása, szervezése és irányítása céljából.

3. Milyen jogalapok és szükség van ezen adatok feldolgozására?

Az európai ombudsman feladatainak ellátása során közérdekű adatokat kezelünk az európai ombudsman alapokmányával és az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontjával összhangban. Azt is megkérdezzük a potenciális résztvevőktől, hogy szeretnék-e elérhetőségi adataikat hozzáadni adatbázisunkhoz.

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az európai ombudsman felelős a Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési, valamint a Kommunikációs Osztályok által végzett adatfeldolgozásért. A Kommunikációs Osztály külső szakembereket bízhat meg azzal, hogy fényképeket készítsenek, valamint hang- és videofelvételeket készítsenek az ombudsman nyilvános rendezvényeiről.

5. Ki a processzor?

Bizonyos eseményekre feldolgozók is lehetnek: a nyilvántartásba vétel általános megszervezésére, kezelésére és kifizetésére stb. használt vállalkozók és alvállalkozók.

A szerződéses kikötések biztosítják, hogy az adatfeldolgozók az ombudsman rendezvényein felszólalók és egyéb résztvevők nevét, elérhetőségét és banki adatait kizárólag az ombudsman utasítására dolgozzák fel. Ugyanezek a záradékok biztosítják, hogy a fotósok az ombudsman rendezvényén készült fényképeket csak a Kommunikációs Osztálynak továbbíthassák. Minden adatfeldolgozónak elismert nemzetközi adatvédelmi szakemberek által kiállított tanúsítvánnyal kell rendelkeznie.

Az online közvetített események, például webináriumok esetében az érintett webes platform (azaz a WebEx) az Ön személyes adatainak feldolgozójaként jár el az online esemény technikai biztosítása érdekében, akár böngészőn, akár mobilalkalmazáson keresztül. A vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatok érvényesek.

A digitális platformhoz hozzáadott közvélemény-kutatási és kikérdezési eszközök (azaz a Slido) használata esetén az adott eszköz bizonyos adatok, például a résztvevők IP-címének feldolgozójaként működik. A vonatkozó cookie-irányelvek és adatvédelmi nyilatkozatok érvényesek.

6. Ki kapja meg az adatokat?

• A Kommunikációs Osztály, a Főtitkárság, a Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály és az ombudsmani kabinet csapatának tagjai, akiknek a munkája megköveteli, hogy kezeljék a nyilvános rendezvények szervezésével kapcsolatos személyes adatokat.
• Az ombudsman honlapja és éves jelentése a nyilvánosság számára hozzáférhető. A hálózat Extranet oldala, amely csak a hálózat tagjai számára érhető el. Az adatok az Ombudsmanok Európai Hálózatának hírlevelében, a Network in Focus-ban is megjelenhetnek, amely elérhető a hálózat Extranetén és az ombudsman honlapján.
• Az adatok az ombudsman közösségimédia-csatornáin is megjelenhetnek, amelyek nyilvánosan hozzáférhetők.
• A rendezvény felszólalóinak és résztvevőinek listáját minden felszólaló és résztvevő megkapja.
• A rendezvény előadóinak és résztvevőinek neve és képe közzétehető az ombudsman hivatalának belső hírlevelében.

7. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

• A rendezvényeken felszólalók nevét és beosztását, valamint (adott esetben) munkáltatóik nevét közzéteszik az ombudsman honlapján.
• Az eseményekről készült képeket és audio-/videofelvételeket közzéteszik az ombudsman honlapján, felhasználják kiadványaiban, és a hivatalos közösségimédia-fiókokon keresztül terjesztik. Ezeket öt évig belsőleg is tárolják, majd törlik őket. A hivatal tevékenységei szempontjából relevánsnak ítélt iratokat ezt követően történelmi célokból archiválják.

8. Hogyan védjük az Ön adatait?

A személyes adatokat az ombudsman hivatalában az információs és kommunikációs technológiák ágazata által az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének megőrzése érdekében létrehozott biztonsági intézkedések védik.

9. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

• Az érintett például úgy gyakorolhatja jogait, hogy hozzáférést kér a személyes adatokhoz, illetve azok helyesbítését vagy törlését kéri, és e-mailt küld az eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu címre. A kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de minden esetben a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül el kell bírálni.

a) A rendezvényre történő regisztráció során tájékoztatjuk a potenciális résztvevőket, hogy a rendezvény során kép készülhet róluk, amelyet az ombudsman hivatala kommunikációs célokra felhasználhat. Ha bármilyen aggályuk van, a Kommunikációs Osztályhoz fordulhatnak az eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu e-mail-címen. Az osztály megpróbálja a lehető legnagyobb mértékben eloszlatni aggályaikat (például a terem konfigurációjától függően vagy azáltal, hogy a webináriumok és digitális konferenciák során készített közös nyomtatott képernyőkön elsötétíti a képüket).

• Azt is megkérdezzük a potenciális résztvevőktől, hogy felvegyék-e őket a kapcsolati listáinkra, hogy tájékoztathassuk őket tevékenységünkről. Minden jövőbeli kommunikáció lehetővé teszi számukra, hogy leiratkozzanak az ilyen listákról, ha úgy kívánják.

10. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

Az érintett bármikor küldhet adatvédelmi kérdéseket a következő címre:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály vezetője
Európai Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Az európai ombudsman adatvédelmi tisztviselőjéhez is fordulhat: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

vagy panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 2021. 05. 12.

 

[1] Az adatkezelő tölti ki. Lásd az (EU) 2018/1725 rendelet adatkezelési tevékenységek nyilvántartásáról szóló 31. cikkének (1) és (5) bekezdését: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] A nyomkövetéshez. Ha a hivatal úgy dönt, hogy központi nyilvántartást vezet, vegye fel a kapcsolatot a nyilvántartás vezetőjével a hivatkozási szám megszerzése érdekében.

[3] Az üzletmenet-folytonosság biztosítása érdekében a lehető legnagyobb mértékben használjon funkcionális postafiókokat.

[4] Adott esetben. Ha adatfeldolgozót (vállalkozót) vesz igénybe a személyes adatoknak az Ön nevében történő feldolgozásához, kérjük, jelezze ezt (pl. 360°-os értékelések, kiszervezett informatikai szolgáltatások vagy foglalkoztatást megelőző orvosi ellenőrzések).

[5] Adott esetben. Ha Ön egy másik uniós intézménnyel közösen felelős, kérjük, itt jelezze (pl. két, közös orvosi szolgálattal rendelkező intézmény). Ha ez a helyzet, feltétlenül említse meg a leírásban, hogy ki felelős azért, hogy mit és kihez fordulhatnak az emberek a kérdéseikkel.

[6] Nagyon tömör leírás arról, hogy mit kíván elérni; ha ezt konkrét jogalap alapján teszi, azt is tüntesse fel (pl. a kiválasztási eljárásokra vonatkozó személyzeti szabályzat).

[7] Amennyiben az adatkategóriák eltérnek a személyek különböző kategóriái között, kérjük, fejtse ki azt is (pl.: gyanúsítottak kontra tanúk a közigazgatási vizsgálatokban)

[8] Adja meg az adminisztratív megőrzési időszakát, beleértve annak kezdő időpontját is; szükség esetén különbséget kell tenni a személyek vagy adatok kategóriái között (pl. a kiválasztási eljárások során: azok a pályázók, akik felkerültek a tartaléklistára, szemben azokkal, akik nem).

[9] Ki férhet hozzá az adatokhoz az európai ombudsmanon belül? Van valaki az irodán kívül? Nem kell megemlíteni azokat a szervezeteket, amelyek egy adott vizsgálat során hozzáféréssel rendelkezhetnek (pl. OLAF, európai adatvédelmi biztos, Számvevőszék).

[10] Ha igen, tüntesse fel az ország vagy a nemzetközi szervezet megnevezését és a megfelelő biztosítékok dokumentációját (pl. harmadik országbeli adatfeldolgozó az általános szerződési feltételek alkalmazásával, harmadik országbeli hatóság, amellyel Ön szerződés alapján együttműködik).

[11] Ahol lehetséges. Adjon általános leírást azokról a biztonsági intézkedésekről, amelyeket a nyilvánosság számára is biztosíthat. Lásd az (EU) 2018/1725 rendelet adatkezelés biztonságáról szóló 33. cikkét: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Fontolja meg az adatvédelmi nyilatkozat vonatkozó részének közzétételét és egy link megadását. Lásd az (EU) 2018/1725 rendelet 15. és 16. cikkét az érintett(ek)nek nyújtandó tájékoztatásról, valamint 17–22. cikkét az érintettek jogairól: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725