(1)

Az európai ombudsman felhatalmazással rendelkezik arra, hogy igazgatási vizsgálatokat, fegyelmi előeljárásokat, fegyelmi és felfüggesztési eljárásokat folytasson le a 259/68/EGK, Euratom, ESZAK tanácsi rendeletben (2) meghatározott, az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzatával és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételekkel (a továbbiakban: személyzeti szabályzat), valamint az európai ombudsmannak az igazgatási vizsgálatok és fegyelmi eljárások lefolytatására vonatkozó végrehajtási rendelkezések elfogadásáról szóló 2004. november 4-i határozatával összhangban. Szükség esetén az OLAF-ot is értesíti az ügyekről.

(2)

Az európai ombudsman személyzetének tagjai kötelesek bejelenteni az Unió érdekeit sértő, potenciálisan jogellenes tevékenységeket, beleértve a csalást és a korrupciót is. A személyzet tagjai kötelesek bejelenteni a hivatali feladatok ellátásával kapcsolatos olyan magatartást is, amely kimerítheti az uniós tisztviselők súlyos kötelezettségszegésének esetét. Ezt a kérdést az európai ombudsmannak a visszaélések bejelentésére vonatkozó belső szabályokról szóló 2015. február 20-i határozata szabályozza.

(3)

Az európai ombudsman a 2017. december 18-i határozatában foglaltaknak megfelelően a munkahelyi pszichológiai vagy szexuális zaklatás tényleges vagy potenciális eseteinek megelőzésére és hatékony kezelésére szolgáló politikát alakított ki. A határozat nem hivatalos eljárást állapít meg, amelynek keretében a zaklatás állítólagos áldozata az európai ombudsman etikai kérdésekben illetékes kapcsolattartóihoz és/vagy a békéltető bizottsághoz fordulhat.

(4)

Az európai ombudsman ezenkívül az EU-minősített adatokra vonatkozó biztonsági szabályok potenciális megsértésének eseteit is kivizsgálhatja.

(5)

Az európai ombudsman a tevékenységeit illetően belső és külső ellenőrzéseknek van alávetve.

(6)

Az ilyen igazgatási vizsgálatok és ellenőrzések keretében az európai ombudsman együttműködik más uniós intézményekkel, szervekkel, hivatalokkal és ügynökségekkel.

(7)

Az európai ombudsman – kérésükre vagy saját kezdeményezésére – együttműködhet harmadik országok nemzeti hatóságaival és nemzetközi szervezetekkel.

(8)

Az európai ombudsman az uniós tagállamok hatóságaival is együttműködhet, akár azok kérésére, akár saját kezdeményezésére.

(9)

Az európai ombudsman vizsgálatokat folytat az uniós intézmények, szervek, hivatalok vagy ügynökségek – kivéve az igazságszolgáltatási hatáskörében eljáró Európai Unió Bírósága – tevékenysége során felmerülő hivatali visszásságok gyanúja esetén. Ezzel összefüggésben szükség lehet arra, hogy az európai ombudsman megőrizze a felektől kapott és a vizsgálatok során megszerzett dokumentumokban szereplő személyes adatok bizalmas jellegét. Az európai ombudsmannak adott esetben védenie kell a panaszosok és más érintett személyek jogait és szabadságait is.

(10)

Feladatai ellátása érdekében az európai ombudsman információkat gyűjt és kezel, valamint a személyes adatok különböző kategóriáit gyűjti és kezeli, ideértve a természetes személyek azonosító adatait, a kapcsolattartási adatokat, a munkahelyi beosztást és feladatokat, a magánéleti és a munkahelyi magatartásra és teljesítményre vonatkozó információkat, illetve a pénzügyi adatokat. Az európai ombudsman adatkezelőként jár el.

(11)

Az (EU) 2018/1725 rendelet (a továbbiakban: a rendelet) alapján az európai ombudsmannak ezért tájékoztatnia kell az érintetteket ezekről az adatkezelési tevékenységekről, és tiszteletben kell tartania az érintettként őket megillető jogokat.

(12)

Előfordulhat, hogy az európai ombudsmannak össze kell egyeztetnie ezeket a jogokat az igazgatási vizsgálatok, ellenőrzések és bírósági eljárások célkitűzéseivel. Arra is szükség lehet, hogy az európai ombudsman egyensúlyt teremtsen az érintettek jogai és más érintettek alapvető jogai és szabadságai között. Ennek érdekében a rendelet 25. cikke lehetővé teszi az európai ombudsman számára, hogy szigorú feltételek mellett korlátozza a rendelet 14–22., 35. és 36. cikkének alkalmazását, továbbá – a 14–20. cikkben meghatározott jogokat és kötelezettségeket illető rendelkezései tekintetében – a rendelet 4. cikkének alkalmazását. Amennyiben a Szerződések alapján elfogadott jogi aktus nem ír elő korlátozásokat, belső szabályokat kell elfogadni, amelyek értelmében az európai ombudsman korlátozhatja ezeket a jogokat.

(13)

Előfordulhat például, hogy az európai ombudsmannak korlátoznia kell azokat az információkat, amelyeket az érintett részére a személyes adatainak kezeléséről szolgáltat a közigazgatási vizsgálat előzetes értékelési szakaszában vagy már a vizsgálat során, az ügy esetleges ejtése előtt vagy a fegyelmi előeljárás szakaszában. Bizonyos körülmények között az ilyen információk megadása jelentősen befolyásolhatja, hogy az európai ombudsman sikeresen le tudja-e folytatni a vizsgálatot, például amikor fennáll a veszélye annak, hogy az érintett személy megsemmisíti a bizonyítékokat, vagy a meghallgatás előtt befolyásolja a lehetséges tanúkat. Az európai ombudsmannak adott esetben védenie kell a tanúk és más érintett személyek jogait és szabadságait is.

(14)

Szükséges lehet valamely névtelenséget kérő tanú vagy visszaélést bejelentő személy kilétének titokban tartása. Ebben az esetben az európai ombudsman dönthet úgy, hogy a jogaik és a szabadságaik védelme érdekében korlátozza az ilyen személyek kilétének, nyilatkozatainak és egyéb személyes adatainak megismerését.

(15)

Szükséges lehet egy olyan munkatárssal kapcsolatos bizalmas adatok védelme, aki zaklatási eljárással kapcsolatban az európai ombudsman etikai kérdésekben illetékes kapcsolattartóihoz és/vagy a békéltető bizottsághoz fordult. Ilyen esetekben az európai ombudsmannak valamennyi érintett személy jogainak és szabadságainak védelme érdekében adott esetben korlátoznia kell az állítólagos áldozat, az állítólagos zaklató és más érintett személyek kilétének, nyilatkozatainak és egyéb személyes adatainak megismerését.

(16)

Az európai ombudsmannak például adott esetben korlátoznia kell a panaszban vagy a vizsgálati dokumentumokban említett érintett rendelkezésére bocsátott, az érintettnek a valamely uniós intézménynél, szervnél, hivatalnál vagy ügynökségnél felmerülő hivatali visszásság kivizsgálása során kezelt személyes adataira vonatkozó információkat. Az ilyen információk megadása jelentősen befolyásolhatja, hogy az európai ombudsman sikeresen le tudja-e folytatni a vizsgálatot, például amikor fennáll a veszélye annak, hogy az érintett személy veszélyeztetheti a vizsgálatot. Az európai ombudsmannak adott esetben védenie kell a panaszos és más érintett személyek jogait és szabadságait is.

(17)

Az európai ombudsman csak olyan korlátozásokat alkalmazhat, amelyek tiszteletben tartják az alapvető jogok és szabadságok lényegét, illetve egy demokratikus társadalomban feltétlenül szükséges és arányos intézkedésnek minősülnek. Az európai ombudsmannak indokolásban kell kifejtenie a korlátozások indokait.

(18)

Az elszámoltathatóság elve alapján az európai ombudsmannak nyilvántartást kell vezetnie az általa alkalmazott korlátozásokról.

(19)

Amikor a feladataival kapcsolatban más szervezetektől kapott személyes adatokat kezel, az európai ombudsmannak és az adott szervezetnek konzultálnia kell egymással a korlátozások megállapításának lehetséges jogalapjáról, valamint a korlátozások szükségszerűségéről és arányosságáról, kivéve, ha az veszélyeztetné az európai ombudsman tevékenységét.

(20)

A rendelet 25. cikkének (6) bekezdése arra kötelezi az adatkezelőt, hogy tájékoztassa az érintetteket a korlátozás alkalmazásának fő okairól, és arról, hogy joguk van panaszt benyújtani az európai adatvédelmi biztoshoz.

(21)

A rendelet 25. cikkének (8) bekezdése értelmében az európai ombudsman az érintettre vonatkozó korlátozás alkalmazásának okaira vonatkozó tájékoztatást elhalaszthatja, elhagyhatja vagy megtagadhatja, amennyiben e tájékoztatás bármilyen módon ellehetetlenítené a korlátozás hatását. Az európai ombudsmannak eseti alapon kell értékelnie, hogy a korlátozásról adott tájékoztatás ellehetetleníti-e annak hatását.

(22)

Az európai ombudsmannak azonnal fel kell oldania a korlátozást, amennyiben a korlátozást indokoló feltételek már nem állnak fenn, és ezeket a feltételeket rendszeresen értékelnie kell.

(23)

Az érintetteket megillető jogok és szabadságok legmagasabb szintű védelmének garantálása érdekében, továbbá a rendelet 44. cikkének (1) bekezdésével összhangban megfelelő időben konzultálni kell az adatvédelmi tisztviselővel az esetlegesen alkalmazott korlátozásokról, továbbá ellenőrizni kell, hogy azok megfelelnek-e ennek a határozatnak.

(24)

A rendelet 16. cikkének (5) bekezdése és 17. cikkének (4) bekezdése az érintettek tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga alóli kivételeket állapít meg. Amennyiben e kivételek alkalmazandók, az európai ombudsmannak nem kell e határozat alapján korlátozást alkalmaznia,