La présente déclaration de confidentialité décrit comment le Médiateur européen protège vos données à caractère personnel lorsque vous répondez à une consultation du Médiateur et où, en tant que tel, le Médiateur agit en tant que responsable du traitement des données. Cette déclaration définit également les droits dont vous disposez en tant que personne concernée.

En particulier, il explique la raison de la collecte et du traitement des données; la manière dont le Médiateur collecte, traite et assure la protection des données fournies; et quels droits les contributeurs peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

1. Quelles données à caractère personnel le Médiateur européen traitera-t-il?

Les contributeurs remplissent le formulaire de contact sur le site web du Médiateur européen, qui dirige les contributions vers la boîte aux lettres dédiée à la consultation. Les contributions peuvent également être envoyées par lettre ou par courriel. Le personnel compétent du bureau du Médiateur européen traite les contributions.

Le Médiateur européen peut contacter les contributeurs pour demander des éclaircissements et/ou diffuser les résultats de la consultation/enquête. Les coordonnées de la personne responsable de la demande sont fournies dans l’invitation à répondre à la consultation.

Les données à caractère personnel collectées et traitées ultérieurement sont des données nécessaires à la participation à la consultation, comme suit: le prénom, le nom, le courriel, la description de poste et la langue préférée pour la correspondance ultérieure, une autre langue dans laquelle on accepterait une réponse et le contenu (pour la plupart, les points de vue de la personne ou de l’organisation sur le sujet).

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

Le Médiateur européen souhaite donner au public et aux parties prenantes intéressées la possibilité d’exprimer leur point de vue dans le cadre d’enquêtes et d’initiatives stratégiques qui bénéficieraient d’une contribution extérieure et pourraient donc lancer des consultations publiques.

3. Quelle est la base juridique et la nécessité du traitement de ces données?

La base juridique de ce traitement est l'article 11 du TUE.

Les données à caractère personnel sont traitées conformément au règlement (UE) 2018/1725 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’UE. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725].

4. Qui est responsable du traitement des données?

Le secteur des technologies de l’information et de la communication (TIC) du Médiateur européen gère les données transmises sur le site web. Le personnel du Médiateur européen chargé d’effectuer les consultations publiques et le personnel autorisé, selon le principe du «besoin d’en connaître», traiteront en outre les données soumises par les contributeurs.

5. Qui seront les destinataires des données?

le personnel du Médiateur européen chargé d’effectuer cette opération de traitement a accès à vos données à caractère personnel; ainsi que d’autres membres autorisés du personnel du Médiateur européen selon le principe du «besoin d’en connaître».

Dans le cadre de la procédure d’enquête, le Médiateur européen transmet à l’institution, à l’organe ou à l’organisme de l’UE concerné toutes les contributions reçues. Dans un souci de transparence, le Médiateur européen apporte des contributions publiques reçues dans le cadre d'une consultation.

Lorsque vous contribuez à une consultation, vous devez vous identifier et identifier l'organisation au nom de laquelle vous contribuez. Les contributions anonymes aux consultations ne sont pas acceptées. Il s'agit d'éviter les abus.

Dans un souci de transparence, la Médiatrice européenne apporte des contributions publiques qu’elle a reçues en réponse à une consultation publique. Vos données personnelles ne seront pas rendues publiques. Vous devriez éviter d'inclure des données personnelles inutiles dans vos contributions, notamment des données personnelles de tiers. Si ces données sont incluses, elles seront expurgées de la version rendue publique.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les contributions sont conservées dans le dossier correspondant conformément à la politique de conservation du système de gestion des dossiers du Médiateur pendant une période de dix ans à compter de la clôture de l'affaire ^[2]. Il s’agit notamment des informations personnelles de base (prénoms, noms, adresse électronique), des préférences linguistiques et des réponses. Les contributions sont archivées conformément à la politique du Médiateur en matière d'archivage ^[3].

7. Comment protégeons-nous vos données?

Les données électroniques sont stockées sur les serveurs du Médiateur européen. Ces données sont protégées par de nombreuses mesures de sécurité mises en place par le secteur des technologies de l’information et de la communication du Médiateur européen afin de protéger l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

L’accès aux données à caractère personnel est protégé par la gestion des droits d’accès, qui sont strictement limités et fondés sur le principe du «besoin d’en connaître».

Les adresses électroniques ne sont jamais rendues publiques, mais elles sont stockées et peuvent être utilisées par le Médiateur européen pour la correspondance liée à la réponse fournie.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Lorsque vous contribuez à une consultation, vous pouvez choisir si vos données personnelles doivent être publiées ou non sur notre site Web.

Vous disposez également de droits spécifiques en tant que «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et de les rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes. Sous certaines conditions, vous avez le droit d'effacer vos données personnelles, de limiter le traitement de vos données personnelles et le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.

Le Médiateur européen répondra à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

Enfin, vous avez le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données si vous estimez que le Médiateur européen a violé vos droits au titre du règlement (UE) 2018/1725 en raison du traitement de vos données à caractère personnel.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant les consultations publiques du Médiateur européen à l’adresse suivante: EO@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu

[2] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/70850.

[3] Voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/en/70850.