La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement, la manière dont le Médiateur européen collecte, traite et assure la protection de toutes les données à caractère personnel fournies, la manière dont ces informations sont utilisées et les droits que les personnes concernées peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

Le responsable du traitement est le Médiateur européen.

1. Quelles données à caractère personnel le Médiateur européen traitera-t-il?

Les candidats fournissent leurs données via l'outil de candidature en ligne (site web). Pour mener à bien la procédure de sélection, les données sont importées dans un outil informatique conçu pour soutenir et faciliter la procédure.

Nous traitons les données personnelles suivantes:

• Informations personnelles de base (prénom, nom, nationalité, date de naissance, e-mail, ville et pays de résidence, téléphone);
• les informations contenues dans le CV (éducation, expérience professionnelle, compétences linguistiques);
• des copies des diplômes, diplômes ou certificats du demandeur.

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

L’objectif du traitement est d’identifier les candidats au programme de stage proposé par le bureau de l’OE et de mener à bien la procédure de sélection correspondante.

3. Quelles sont les bases juridiques et la nécessité du traitement de ces données?

La base juridique est la décision du Médiateur européen concernant les stages du 13 février 202 3 et les appels à candidatures pour les stages concernés.

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725].

4. Qui est responsable du traitement des données?

Les services des technologies de l’information et de la communication (TIC) de l’Office de l’information traitent les données soumises sur le site web. L’unité des ressources humaines (RH) et les membres du personnel des TIC gèrent l’outil de sélection.

5. Qui seront les destinataires des données?

L’OE, le secrétaire général (le cas échéant), le directeur de l’administration, le responsable des stages, le chef de l’unité des ressources humaines, les chefs des unités d’enquête, les membres du personnel participant à l’évaluation des candidats et le secteur des TIC.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les données des candidats soumises à l’outil de candidature en ligne sont conservées dans leur compte personnel en ligne pendant deux ans, s’ils souhaitent postuler à de futurs stages. Si les candidats ne se connectent pas à leur compte dans un délai de deux ans, le compte et les données qu'il contient sont automatiquement supprimés, après l'envoi d'un e-mail de notification. Les candidats peuvent demander à l'OE de supprimer leur compte à tout moment.

Les données transférées vers l’outil de sélection concernant les candidats non retenus sont supprimées neuf mois après la fin de la période de stage pour laquelle les données ont été collectées. Les données des candidats sélectionnés pour des stages sont supprimées deux ans après la fin de leur période de stage.

7. Comment protégeons-nous les données de la personne concernée?

Les données sont collectées en ligne en mode sécurisé. L’accès aux données au moyen du formulaire en ligne est protégé par le mot de passe choisi par le demandeur.

Les données électroniques sont stockées dans l’outil d’application en ligne, sur les serveurs de l’OE, ce qui signifie qu’elles sont protégées par de nombreuses mesures de sécurité mises en place par le secteur des TIC pour protéger l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous avez le droit d'accéder à vos propres données personnelles et aux informations pertinentes concernant la façon dont nous les utilisons. Vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte vous concernant, pour autant que la confidentialité des délibérations et de la prise de décision des membres du personnel participant à l’évaluation des candidats soit préservée, ainsi que les droits des autres candidats.

Vous pouvez rectifier les données d'identification à tout moment pendant la procédure. En ce qui concerne les données relatives aux critères de recevabilité ou d’évaluation, le droit de rectification peut être exercé jusqu’à la date limite de dépôt des demandes.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données par l'OE pour des motifs liés à votre situation particulière. Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander à l'OE de supprimer vos données personnelles ou d'en restreindre l'utilisation. L’OE répondra à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant la procédure de sélection des stagiaires au bureau de l’OE, à l’OE, à l’adresse suivante:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Médiateur
européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du bureau de l’OE à l’adresse suivante: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu