La présente déclaration de confidentialité explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel, la manière dont le Médiateur européen recueille et traite l’ensemble d’entre elles et en garantit la protection, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant.

Le responsable du traitement est le Médiateur européen. Le responsable conjoint du traitement est la Commission européenne (pour l’ABAC, une application financière et comptable qu’elle a mise en place pour contrôler l’exécution de son budget et préparer ses comptes).

1. Quelles données à caractère personnel le Médiateur européen traitera-t-il?

Les données à caractère personnel des soumissionnaires, contractants et candidats, de leur personnel ou de leurs sous-traitants, telles que:

• les données relatives à l’identification: nom, prénom, numéro de passeport, ou numéro d’identification personnel;
• la fonction;
• les coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone professionnel, numéro de téléphone mobile, numéro de télécopie, adresse postale, entreprise et service, pays de résidence, adresse internet);
• les attestations de paiement des contributions de sécurité sociale et des impôts, les extraits du casier judiciaire; - les données financières: coordonnées bancaires (codes BIC et IBAN), numéro de TVA;
• la déclaration sur l’honneur attestant que les soumissionnaires ne se trouvent pas dans l’une des situations d’exclusion visées aux articles 136 et 141 du règlement financier
• le formulaire relatif à l’absence de conflit d’intérêts pour les membres du personnel des institutions ou organes de l’Union, ainsi que pour les experts participant à la procédure de sélection.

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel sont collectées puis traitées aux fins de la gestion et de l’administration des procédures de passation de marchés par le Médiateur européen.

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de ces données et en quoi est-il nécessaire?

Les opérations de traitement des données personnelles ont pour base juridique le règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union[1], en particulier les articles 160 à 179.

La nécessité du traitement est fondée sur l’article 5, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement (UE) nº 1725/2018.

4. Qui est responsable du traitement de vos données?

Le Médiateur européen est responsable du traitement des données, plus précisément l'unité Personnel, administration et budget (PAB).

5. Qui sera destinataire des données?

Le Médiateur européen, le secrétaire général, les membres du comité d’évaluation (le cas échéant); le personnel chargé de la gestion des contrats au sein de l’unité concernée; le personnel chargé de la gestion des offres et des contrats au sein de l’unité PAB. Des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers ou des organisations internationales sont possibles.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les dossiers relatifs aux procédures d’appel d’offres, y compris les données à caractère personnel, sont conservés dans le service chargé de la procédure jusqu’à l’achèvement de celle-ci et dans l’unité PAB pour une période de sept ans à compter de la signature du contrat. Les extraits de casier judiciaire sont conservés pendant deux ans après la fin de la procédure concernée. Toutefois, les offres des soumissionnaires non retenus sont conservées pendant cinq ans à compter de la signature du contrat.

7. Comment protégeons-nous les données des personnes concernées?

Les dossiers papier sont conservés dans une armoire fermée à clé par les unités responsables. Les fichiers électroniques sont conservés sur des serveurs dont l’accès est limité aux membres du personnel concernés par la procédure (à savoir l’unité PAB et l’unité qui utilisera effectivement le contrat).

Les membres du comité d’évaluation ont accès aux fichiers aux fins de l’évaluation et sont informés qu’ils ne doivent pas conserver de copies une fois la procédure d’évaluation terminée.

Les clauses contractuelles garantissent que le contractant traite les données à caractère personnel du personnel du Médiateur européen uniquement sur instruction du Médiateur (clauses de protection des données ajoutées au contrat de services/mobilier et aux conditions générales de contact).

Le contrat signé entre le Médiateur et l’attributaire prévoit, en cas de transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers ou des organisations internationales, des clauses contractuelles types garantissant un traitement des données à caractère personnel conforme aux règles qui lient les institutions de l’Union européenne .

8. Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez le droit de demander accès à vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de demander la rectification immédiate de toute donnée incomplète ou inexacte vous concernant. Le droit de rectification ne peut s’appliquer qu’aux données factuelles traitées dans le cadre de la procédure de passation de marché concernée. L’exercice de ce droit n’est possible que jusqu’à la date limite de soumission des offres. Toutefois, les données d’identification inexactes peuvent être rectifiées à tout moment pendant et après la procédure de passation de marché par l’envoi d’un courrier électronique à l’adresse eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Le Médiateur européen répondra à vos demandes dès que possible et au plus tard sous un mois.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations liées à la protection des données?

Il est à tout moment possible d’envoyer vos questions liées à la protection des données relatives à la procédure de passation de marchés publics au Médiateur européen, à l’adresse suivante: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Médiateur européen,
1 avenue du Président Robert Schuman,
CS 30403,
F-67001 Strasbourg Cedex 3

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès du contrôleur européen de la protection des données à l’adresse EDPS@edps.europa.e.

 

[1] JO L 193 du 30.7.2018, p.1