Événements publics du Médiateur européen

Registre public des activités de traitement [1]: Traitement des données personnelles et de contact, des photos, des enregistrements vidéo et audio des orateurs et des participants aux manifestations publiques, hors ligne ou en ligne, du Médiateur européen

1. Dernière mise à jour de cet enregistrement: 12-05-2021

2. Numéro de référence [2]: 4/2021

3. Nom et coordonnées du responsable du traitement [3]: Médiateur européen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Personne de contact: Unité Communication, courrier électronique: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données:

Mme Francesca Pavesi - DPD adjointe: M. Nicholas Hernanz

Courriel : Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nom et coordonnées du sous-traitant [4]: Il peut y avoir des processeurs pour des événements spécifiques: contractants et sous-traitants utilisés pour l’organisation générale, la gestion et le paiement des inscriptions, l’organisation des voyages, etc.

Les clauses contractuelles garantissent que les sous-traitants traitent les noms, les coordonnées et les coordonnées bancaires des orateurs et des autres participants aux événements du Médiateur uniquement sur instruction du Médiateur. Les mêmes clauses garantissent que les photographes ne peuvent transférer les photographies prises lors d’une manifestation du Médiateur qu’à l’unité de la communication. Tous les processeurs de données doivent avoir reçu la certification de professionnels internationaux reconnus de la protection des données.

Dans le cas d’événements diffusés en ligne, tels qu’un webinaire, la plateforme web concernée (c’est-à-dire WebEx) agit en tant que sous-traitant de vos données à caractère personnel pour la fourniture technique de l’événement en ligne, que ce soit par l’intermédiaire d’un navigateur ou d’une application mobile. Les déclarations de confidentialité pertinentes s'appliquent.

En cas d’utilisation d’outils de sondage et de questionnement ajoutés à la plateforme numérique (c’est-à-dire Slido), l’outil concerné agit en tant que sous-traitant de certaines données, telles que les adresses IP des participants. La politique de cookies et les déclarations de confidentialité pertinentes s'appliquent.

6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement [5]:

Pour les événements organisés sur:

• Locaux du Parlement européen (PE): le PE est responsable conjoint du traitement des autorisations d’accès à ses bâtiments à des fins de sécurité.
• Locaux de la Commission européenne (CE): la CE est responsable conjoint du traitement des autorisations d’accès à ses bâtiments à des fins de sécurité.
• locaux commerciaux privés (tels que les hôtels): l’entité commerciale privée est coresponsable du traitement pour la vérification de l’identité des invités à l’événement.

7. Finalité(s) du traitement [6]: L’unité Communication coordonne, organise et gère différents types d’événements publics conformément à la stratégie du Médiateur et au plan de gestion annuel de l’Office. Ses objectifs sont de maintenir une grande visibilité des travaux d’intérêt public du bureau.

Les données sont donc collectées en vue d’envoyer des invitations et des informations aux orateurs et participants potentiels, de permettre l’inscription à l’événement, de suivre l’événement et de faciliter et d’améliorer les échanges de vues et la coopération future avec et entre les orateurs et les participants.

Les données sont également collectées dans le but de faciliter les relations financières et contractuelles avec les orateurs et autres participants et fournisseurs, de prendre des dispositions pour les voyages et l'hôtel et de répondre aux exigences de sécurité.

Des images, telles que des photos et des enregistrements vidéo et audio, prises lors d’événements sont utilisées pour communiquer les activités du Médiateur.

8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel [7]:

Personnes concernées

Toutes les personnes (internes et externes) invitées et participantes aux événements, à savoir:

• membres du réseau européen des médiateurs;
• des représentants des institutions, organes ou agences de l’UE;
• des représentants d'organisations de la société civile, d'associations et d'ONG;
• les universitaires/personnes qui suivent de près les travaux du Médiateur;
• journalistes;
• des fournisseurs externes tels que des modérateurs et des photographes;
• les membres du personnel du bureau du Médiateur;
• tout participant à une manifestation du Médiateur.

Champs de données

• Noms des intervenants potentiels, des participants et des fournisseurs externes;
• Adresses électroniques et numéros de téléphone des intervenants, des participants et des fournisseurs externes;
• Titres des postes, CV des orateurs;
• les coordonnées bancaires des orateurs et des fournisseurs externes;
• Noms des employeurs des orateurs (le cas échéant), des participants et des fournisseurs externes;
• Images, telles que des photos et des enregistrements vidéo et audio pris lors d'événements;
• Images et enregistrements audio et vidéo fournis par des intervenants potentiels;
• Questions posées lors des événements en ligne par les participants via des outils de sondage et de questionnement.

9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement [8]: Les noms, adresses électroniques, numéros de téléphone, coordonnées bancaires, CV et noms des employeurs (le cas échéant) des participants sont conservés pendant cinq ans, après quoi ils sont supprimés, tandis que les noms, coordonnées et images des orateurs sont archivés à des fins historiques.

Les données, notamment les noms, titres et images des orateurs, sont publiées sur le site web et les réseaux sociaux du Médiateur et y restent indéfiniment.

Les photos et les enregistrements vidéo ou audio d'événements publics sont stockés en interne pendant cinq ans, après quoi ils sont supprimés. Ceux qui sont jugés pertinents pour les activités du bureau sont ensuite archivés à des fins historiques.

10. Destinataires des données [9]:

L’unité «Communication», qui coordonne, organise et gère les manifestations publiques conformément à la stratégie du Médiateur et au plan de gestion annuel du bureau.

le secrétariat général et l’unité «Personnel, administration et budget», qui s’occupent des aspects financiers et contractuels des manifestations publiques.

Le cabinet du Médiateur, qui fournit les noms et coordonnées des orateurs ou des participants.

Les noms, les intitulés de poste et les images des orateurs et des participants aux manifestations peuvent apparaître sur le site web du Médiateur, sur l’extranet du réseau et dans le rapport annuel, mis à la disposition du public. Ces données peuvent également figurer dans Network in Focus, un bulletin d’information du réseau européen des médiateurs, qui est disponible sur l’extranet du réseau et sur le site web du Médiateur.

Les données peuvent également apparaître sur les canaux de médias sociaux de la Médiatrice, qui sont accessibles au public.

Les listes des orateurs et des participants à un événement sont distribuées à tous les orateurs et participants.

Les noms, titres et images des orateurs et des participants à une manifestation peuvent être publiés dans la lettre d’information interne du bureau du Médiateur.

11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales?[10]: Sans objet

12. Description générale des mesures de sécurité [11]: Les données à caractère personnel du personnel du Médiateur et des personnes concernées externes – collectées dans le cadre de l’organisation d’événements – sont protégées par des mesures de sécurité mises en place par le secteur des technologies de l’information et de la communication afin de préserver l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification et, le cas échéant, d’effacement, de limitation et de portabilité des données [12]:

• Une personne concernée peut exercer ses droits, par exemple en demandant l’accès aux données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement, en envoyant un courrier électronique à l’adresse eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La demande est traitée sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois.
• Lors de l’inscription à un événement, les participants potentiels sont informés que des images d’eux pourraient être prises pendant l’événement et utilisées par le bureau du Médiateur à des fins de communication. S’ils ont des préoccupations, ils peuvent contacter l’unité «Communication» par eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L’unité s’efforcera de répondre à leurs préoccupations dans la mesure du possible (par exemple, en fonction de la configuration de la salle ou en obscurcissant/couvrant leur photo sur des écrans d’impression collectifs pris lors de webinaires et de conférences numériques).
• Les participants potentiels sont également invités à indiquer s’ils souhaitent que leurs coordonnées soient ajoutées aux listes de contacts du Médiateur afin d’être tenus informés des activités futures. Toutes les communications futures leur permettent de se désabonner de ces listes, s'ils le souhaitent.

Déclaration de confidentialité

relative à la collecte de noms, de coordonnées, de photos, de vidéos, d'enregistrements audio et d'aides photographiques et audiovisuelles, par l'unité Communication du bureau du Médiateur européen

La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel le bureau du Médiateur européen collecte, pourquoi et comment il les collecte, les traite, les utilise et les stocke. La déclaration décrit également comment les personnes concernées peuvent exercer leurs droits.

Le responsable du traitement des données est le Médiateur européen.

1. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par le Médiateur européen?

• Noms des intervenants potentiels, des participants et des fournisseurs externes.
• Adresses e-mail et numéros de téléphone des intervenants, des participants et des fournisseurs externes.
• Titres d'emploi, CV des orateurs.
• Les coordonnées bancaires des intervenants et des fournisseurs externes.
• Noms des employeurs des intervenants (le cas échéant), des participants et des fournisseurs externes.
• Images, telles que des photos et des enregistrements vidéo et audio prises lors d'événements.
• Images et enregistrements audio et vidéo fournis par des enceintes potentielles.

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

Dans le seul but de coordonner, d’organiser et de gérer les manifestations publiques du Médiateur.

3. Quelles sont les bases juridiques et les besoins pour le traitement de ces données?

Nous traitons les données dans l’exercice des fonctions du Médiateur européen dans l’intérêt public, conformément au statut du Médiateur européen et à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725. Nous demandons également aux participants potentiels s'ils souhaitent que leurs coordonnées soient ajoutées à notre base de données.

4. Qui est responsable du traitement des données?

Le Médiateur européen est responsable du traitement des données effectué par les unités «Personnel», «Administration et budget» et «Communication». L’unité Communication peut charger des professionnels externes de prendre des photos et de réaliser des enregistrements audio et vidéo des manifestations publiques du Médiateur.

5. Qui est le processeur?

Il peut y avoir des processeurs pour des événements spécifiques: contractants et sous-traitants utilisés pour l'organisation générale, la gestion et le paiement de l'enregistrement, etc.

Les clauses contractuelles garantissent que les sous-traitants traitent les noms, les coordonnées et les coordonnées bancaires des orateurs et des autres participants aux événements du Médiateur uniquement sur instruction du Médiateur. Les mêmes clauses garantissent que les photographes ne peuvent transférer les photographies prises lors d’une manifestation du Médiateur qu’à l’unité de la communication. Tous les processeurs de données doivent avoir reçu la certification de professionnels internationaux reconnus de la protection des données.

Dans le cas d’événements diffusés en ligne, tels qu’un webinaire, la plateforme web concernée (c’est-à-dire WebEx) agit en tant que sous-traitant de vos données à caractère personnel pour la fourniture technique de l’événement en ligne, que ce soit par l’intermédiaire d’un navigateur ou d’une application mobile. Les déclarations de confidentialité pertinentes s'appliquent.

En cas d’utilisation d’outils de sondage et de questionnement ajoutés à la plateforme numérique (c’est-à-dire Slido), l’outil concerné agit en tant que sous-traitant de certaines données, telles que les adresses IP des participants. La politique de cookies et les déclarations de confidentialité pertinentes s'appliquent.

6. Qui reçoit les données?

• Membres de l’équipe de l’unité de la communication, du secrétariat général, de l’unité du personnel, de l’administration et du budget, et du cabinet du Médiateur, dont le travail les oblige à traiter les données à caractère personnel relatives à l’organisation de manifestations publiques.
• Site web et rapport annuel du Médiateur, mis à la disposition du public. Extranet du réseau, un site web disponible uniquement pour les membres du réseau. Les données peuvent également figurer dans Network in Focus, un bulletin d’information du réseau européen des médiateurs, qui est disponible sur l’extranet du réseau et sur le site web du Médiateur.
• Les données peuvent également apparaître sur les canaux de médias sociaux de la Médiatrice, qui sont accessibles au public.
• Les listes des orateurs et des participants à un événement sont distribuées à tous les orateurs et participants.
• Les noms et images des orateurs et des participants à une manifestation peuvent être publiés dans la lettre d’information interne du bureau du Médiateur.

7. Combien de temps les données seront-elles conservées?

• Les noms et les intitulés de poste des orateurs lors d’événements, ainsi que les noms de leurs employeurs (le cas échéant), sont publiés sur le site web du Médiateur.
• Des images et des enregistrements audio/vidéo d’événements sont publiés sur le site web de la Médiatrice, utilisés dans ses publications et diffusés via les comptes officiels de médias sociaux. Ils sont également stockés en interne pendant cinq ans, après quoi ils sont supprimés. Ceux qui sont jugés pertinents pour les activités du bureau sont ensuite archivés à des fins historiques.

8. Comment protégeons-nous vos données?

Les données à caractère personnel sont protégées par des mesures de sécurité, mises en place par le secteur des technologies de l’information et de la communication au bureau du Médiateur afin de préserver l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

9. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

• Une personne concernée peut exercer ses droits, par exemple en demandant l’accès aux données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement, en envoyant un courrier électronique à l’adresse eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La demande est traitée dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois à compter de sa réception.

a) Lors de l’inscription à un événement, nous informons les participants potentiels que des images d’eux pourraient être prises pendant l’événement et utilisées par le bureau du Médiateur à des fins de communication. S’ils ont des préoccupations, ils peuvent contacter l’unité «Communication» par eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L’unité s’efforcera de répondre à leurs préoccupations dans la mesure du possible (par exemple, en fonction de la configuration de la salle ou en assombrissant leur image sur des écrans imprimés collectifs pris lors de webinaires et de conférences numériques).

• Nous demandons également aux participants potentiels s'ils souhaitent être ajoutés à nos listes de contacts afin que nous puissions les informer de nos activités. Toutes les communications futures leur permettront de se désabonner de ces listes, s'ils le souhaitent.

10. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, une personne concernée peut envoyer des questions relatives à la protection des données à:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Chef de l'unité Personnel, administration et budget Médiateur
européen
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

ou introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, le 12 mai 2021

 

[1] À remplir par le responsable du traitement. Voir l’article 31, paragraphes 1 et 5, sur les registres des activités de traitement du règlement (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Pour le suivi. Si le bureau décide de tenir un registre central, contactez le détenteur de ce registre pour obtenir un numéro de référence.

[3] Utiliser autant que possible des boîtes aux lettres fonctionnelles pour assurer la continuité des activités.

[4] Le cas échéant. Si vous utilisez un sous-traitant (contractant) pour traiter des données à caractère personnel en votre nom, veuillez l’indiquer (par exemple, évaluations à 360°, services informatiques externalisés ou contrôles médicaux préalables à l’embauche).

[5] Le cas échéant. Si vous êtes conjointement responsable avec une autre institution de l’UE, veuillez l’indiquer ici (par exemple, deux institutions avec service médical partagé). Si c'est le cas, assurez-vous de mentionner dans la description qui est responsable de quoi et à qui les gens peuvent s'adresser pour leurs requêtes.

[6] Description très concise de ce que vous avez l'intention d'accomplir; si vous le faites sur une base juridique spécifique, mentionnez-le également (par exemple, le statut du personnel pour les procédures de sélection).

[7] Si les catégories de données diffèrent d’une catégorie de personnes à l’autre, veuillez également expliquer (par exemple: suspects contre témoins dans les enquêtes administratives)

[8] Indiquez votre période de conservation administrative, y compris son point de départ; établir une distinction entre les catégories de personnes ou de données lorsque cela est nécessaire (par exemple, dans les procédures de sélection: les candidats qui ont été inscrits sur la liste de réserve par rapport à ceux qui ne l’ont pas été).

[9] Qui aura accès aux données au sein du Médiateur européen? Quelqu'un à l'extérieur du bureau? Il n’est pas nécessaire de mentionner les entités qui peuvent y avoir accès au cours d’une enquête particulière (par exemple, l’OLAF, le CEPD, la Cour des comptes).

[10] Dans l'affirmative, indiquez le pays ou l'organisation internationale et la documentation des garanties appropriées (par exemple, sous-traitant dans un pays tiers utilisant des clauses contractuelles types, autorité publique d'un pays tiers avec laquelle vous coopèrez sur la base d'un traité).

[11] Dans la mesure du possible. Inclure une description générale de vos mesures de sécurité que vous pourriez également fournir au public. Voir l’article 33 sur la sécurité du traitement du règlement (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Envisager de publier la partie pertinente de la déclaration de confidentialité et de fournir un lien. Voir les articles 15 et 16 sur les informations à fournir à la ou aux personnes concernées et les articles 17 à 22 sur les droits des personnes concernées du règlement (UE) 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725