La présente déclaration de confidentialité explique la raison de la collecte et du traitement des données des demandeurs; la manière dont le Médiateur européen collecte, traite et assure la protection des données fournies; la manière dont ces informations sont utilisées; et quels droits les candidats peuvent exercer en ce qui concerne leurs données.

Le responsable du traitement est le Médiateur européen.

1. Quelles données à caractère personnel le Médiateur européen traitera-t-il?

Les demandeurs fournissent leurs données au moyen de l’outil de demande en ligne (site web). Pour mener à bien la procédure de sélection, les données sont importées dans un outil informatique conçu pour soutenir et faciliter la procédure.

Ces données comprennent généralement, mais sans s'y limiter: informations personnelles de base (prénom, nom, nationalité, numéro de téléphone); les informations contenues dans le CV (éducation, expérience professionnelle, compétences linguistiques, etc.); des copies d’un document prouvant la citoyenneté du demandeur; si nécessaire, une déclaration déclarant tout handicap afin de garantir que les mesures d’accessibilité nécessaires peuvent être mises en place; pour les candidats qui sont membres du personnel de l’UE, le statut administratif (c’est-à-dire fonctionnaire titulaire, agent temporaire, etc.), l’institution dans laquelle ils travaillent, le titre de leur poste actuel, leur grade actuel; les informations contenues dans toute lettre de motivation; des copies des diplômes des candidats ; des copies des rapports de notation des demandeurs, le cas échéant; des copies des preuves de l'expérience professionnelle, le cas échéant; les réponses aux études de cas envoyées par les candidats.

Les membres du personnel de l’unité PAB-RH responsables des procédures de sélection traitent également des données, stockées dans un dossier partagé sur le serveur de l’OE, telles que: les décisions portant nomination des comités consultatifs de sélection, les notes d’éligibilité signées par le comité consultatif de sélection et approuvées par le Médiateur; les grilles d’évaluation des candidats; les notes de présélection soumises à l’OE. Les demandes de réexamen/d’informations envoyées par les candidats par courrier électronique et les réponses correspondantes sont stockées dans la boîte fonctionnelle «Carrière».

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

L’objectif du traitement des données est d’identifier les candidats pour pourvoir les postes vacants au bureau de l’OE et de mener à bien la procédure de sélection correspondante.

3. Quelle est la base juridique et la nécessité du traitement de ces données?

La base juridique de la procédure de sélection des fonctionnaires et autres agents est le statut (et notamment ses articles 27 à 34), le régime applicable aux autres agents de l'UE et la décision du Médiateur européen du 1er décembre 2014 portant adoption des dispositions générales d'exécution relatives à l'engagement et à l'emploi des agents contractuels.

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public [article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725].

4. Qui est responsable du traitement des données?

Le secteur des technologies de l’information et de la communication (TIC) du Médiateur européen gère les données transmises sur le site web. L’unité «Personnel, administration et budget» (secteur des ressources humaines) et le secteur des TIC gèrent l’outil de sélection.

5. Qui seront les destinataires des données?

Le Médiateur européen, le secrétaire général (SG), les membres du personnel du secteur des TIC chargés de la gestion des données transmises en ligne, les membres du personnel de l’unité PAB chargés des procédures de sélection (secteur des ressources humaines) et les membres du comité consultatif de sélection. Sur demande adressée au secteur RH, l’équipe du SG peut consulter le CV, les lettres de motivation et les réponses aux études de cas des lauréats.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les données des candidats soumises sur le site web sont conservées dans leur compte personnel en ligne pendant deux ans, dans le cas où les candidats souhaitent postuler à de futurs postes vacants. Si les candidats ne se connectent pas à leur compte dans un délai de deux ans, le compte et les données qu'il contient sont automatiquement supprimés après l'envoi d'un e-mail de notification au candidat.

Les données des candidats non retenus sont supprimées de l’outil de sélection, du dossier partagé dans le serveur de l’OE et de la boîte fonctionnelle «Carrière» deux ans après la fin de la procédure de sélection.

Les données des candidats recrutés sont conservées pendant une période de dix ans à compter de la cessation de leurs fonctions ou du dernier versement de pension après lequel elles sont détruites.

Une partie des données (nationalité, sexe, pays de résidence, dates de la demande, numéro d’enregistrement de la demande, numéro de référence de la procédure de sélection, année de naissance et langues parlées) est anonymisée et conservée à des fins statistiques uniquement.

7. Comment protégeons-nous les données de la personne concernée?

Les données sont collectées en ligne en mode sécurisé. L’accès aux données du site web est protégé par le mot de passe choisi par le demandeur.

Les données électroniques sont stockées sur le site web et sur les serveurs du Médiateur (outil de sélection et dossier partagé). Les données sont protégées par de nombreuses mesures de sécurité mises en place par le secteur des technologies de l'information et de la communication pour protéger l'intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l'Institution.

L’accès aux données à caractère personnel est protégé par la gestion des droits d’accès, qui sont strictement limités, en vertu du principe du «besoin d’en connaître», par le mandat de l’utilisateur.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Vous avez le droit d'accéder à vos propres données personnelles et aux informations pertinentes concernant la façon dont nous les utilisons.

Vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée incomplète ou inexacte vous concernant, à condition que la confidentialité des délibérations et de la prise de décision du comité consultatif de sélection soit préservée, ainsi que les droits des autres candidats. Les demandeurs peuvent rectifier les données d’identification à tout moment au cours de la procédure. En ce qui concerne les données relatives aux critères de recevabilité ou d’évaluation, le droit de rectification peut être exercé jusqu’à la date limite de dépôt des demandes.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données par le Médiateur européen pour des motifs liés à votre situation particulière.

Sous certaines conditions, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles ou d'en limiter l'utilisation.

Le Médiateur européen répondra à vos demandes dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, vous pouvez envoyer des questions relatives à la protection des données concernant la procédure de sélection des fonctionnaires et autres agents au sein de l’Office au Médiateur européen, à l’adresse suivante: career@ombudsman.europa.eu

Chef de l'unité Personnel, administration et budget Médiateur
européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen à l’adresse suivante: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Vous pouvez introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment à l'adresse suivante: EDPS@edps.europa.eu