La presente declaración de privacidad describe cómo protege el Defensor del Pueblo Europeo sus datos personales cuando responde a una consulta del Defensor del Pueblo y dónde, como tal, el Defensor del Pueblo actúa como responsable del tratamiento de los datos. Esta declaración también establece qué derechos tiene usted como interesado.

En particular, explica el motivo de la recogida y el tratamiento de los datos; la forma en que el Defensor del Pueblo recoge, trata y garantiza la protección de los datos facilitados; y qué derechos pueden ejercer los contribuidores en relación con sus datos.

1. ¿Qué datos personales tratará el Defensor del Pueblo Europeo?

Los colaboradores completan el formulario de contacto en el sitio web del Defensor del Pueblo Europeo, que dirige las contribuciones al buzón de consulta específico. Las contribuciones también se pueden enviar por carta o correo electrónico. El personal pertinente de la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo tramita las contribuciones.

El Defensor del Pueblo Europeo podrá ponerse en contacto con los contribuyentes para solicitar aclaraciones y/o difundir los resultados de la consulta/investigación. Los datos de contacto de la persona responsable de la investigación se proporcionan en la invitación a responder a la consulta.

Los datos personales recopilados y procesados posteriormente son datos necesarios para participar en la consulta, de la siguiente manera: nombre, apellidos, correo electrónico, descripción del puesto de trabajo y la lengua preferida para la correspondencia posterior, otra lengua en la que se aceptaría una respuesta y contenido (en su mayor parte, las opiniones de la persona u organización sobre el tema).

2. ¿Por qué trata el Defensor del Pueblo Europeo estos datos personales?

El Defensor del Pueblo Europeo desea dar al público y a las partes interesadas la oportunidad de expresar sus puntos de vista en el contexto de investigaciones e iniciativas estratégicas que se beneficiarían de aportaciones externas y, por lo tanto, podrían iniciar consultas públicas.

3. ¿Cuál es la base jurídica y la necesidad del tratamiento de estos datos?

La base jurídica de esta operación de tratamiento es el artículo 11 del TUE.

Los datos personales se tratan de conformidad con el Reglamento (UE) 2018/1725 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la UE. El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una tarea realizada en interés público [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725].

4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

El sector de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) del Defensor del Pueblo Europeo gestiona los datos presentados en el sitio web. El personal del Defensor del Pueblo Europeo responsable de llevar a cabo las consultas públicas y el personal autorizado, sobre la base de la «necesidad de conocer», seguirá tratando los datos presentados por los contribuidores.

5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?

El personal del Defensor del Pueblo Europeo responsable de llevar a cabo esta operación de tratamiento tiene acceso a sus datos personales; así como otro personal autorizado del Defensor del Pueblo Europeo sobre la base de la «necesidad de conocer».

Como parte del procedimiento de investigación, el Defensor del Pueblo Europeo transmite a la institución, órgano u organismo pertinente de la UE todas las contribuciones recibidas. En aras de la transparencia, el Defensor del Pueblo Europeo hace públicas las contribuciones recibidas a una consulta.

Al contribuir a una consulta, debe identificarse a sí mismo y a la organización en cuyo nombre está contribuyendo. No se aceptan contribuciones anónimas a las consultas. Esto es para evitar el mal uso.

En aras de la transparencia, la Defensora del Pueblo Europea hace contribuciones públicas que ha recibido en respuesta a una consulta pública. Sus datos personales no se harán públicos. Debe evitar incluir datos personales innecesarios en sus contribuciones, en particular datos personales de terceros. Si se incluyen dichos datos, se expurgarán de la versión que se haga pública.

6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

Las contribuciones se almacenan en el expediente pertinente de conformidad con la política de conservación del sistema de gestión de casos del Defensor del Pueblo durante un período de diez años a partir del cierre del asunto ^[2]. Esto incluye información personal básica (nombres, apellidos, dirección de correo electrónico), preferencias lingüísticas y respuestas. Las contribuciones se archivan con arreglo a la política de archivo del Defensor del Pueblo ^[3].

7. ¿Cómo protegemos sus datos?

Los datos electrónicos se almacenan en los servidores del Defensor del Pueblo Europeo. Estos datos están protegidos por numerosas medidas de seguridad establecidas por el sector de las tecnologías de la información y la comunicación del Defensor del Pueblo Europeo para proteger la integridad y la confidencialidad de la propiedad electrónica de la institución.

El acceso a los datos personales está protegido mediante la gestión de los derechos de acceso, que están estrictamente limitados y se basan en el principio de «necesidad de conocer».

Las direcciones de correo electrónico nunca se hacen públicas, pero se almacenan y pueden ser utilizadas por el Defensor del Pueblo Europeo para la correspondencia relacionada con la respuesta proporcionada.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Al contribuir a una consulta, puede elegir si sus datos personales deben publicarse o no en nuestro sitio web.

También tiene derechos específicos como «interesado» en virtud del capítulo III (artículos 14 a 25) del Reglamento (UE) 2018/1725, en particular el derecho a acceder a sus datos personales y a rectificarlos en caso de que sus datos personales sean inexactos o estén incompletos. En determinadas condiciones, tiene derecho a borrar sus datos personales, a restringir el tratamiento de sus datos personales y a oponerse al tratamiento de sus datos personales.

El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.

Por último, tiene derecho a recurrir en cualquier momento al Supervisor Europeo de Protección de Datos si considera que el Defensor del Pueblo Europeo ha infringido sus derechos en virtud del Reglamento (UE) 2018/1725 debido al tratamiento de sus datos personales.

9. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos relativas a las consultas públicas del Defensor del Pueblo Europeo a la siguiente dirección: EO@ombudsman.europa.eu

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos del Defensor del Pueblo Europeo en la siguiente dirección: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu

[2] Véase: https://www.ombudsman.europa.eu/es/document/es/70850.

[3] Véase: https://www.ombudsman.europa.eu/es/document/es/70850.