Esta declaración de confidencialidad explica el motivo de la recogida y el tratamiento de los datos de los solicitantes; la forma en que el Defensor del Pueblo Europeo recoge, trata y garantiza la protección de los datos facilitados; cómo se utiliza esta información; y qué derechos pueden ejercer los candidatos en relación con sus datos.

El responsable del tratamiento es el Defensor del Pueblo Europeo.

1. ¿Qué datos personales tratará el Defensor del Pueblo Europeo?

Los solicitantes proporcionan sus datos a través de la herramienta de solicitud en línea (sitio web). Para llevar a cabo el procedimiento de selección, los datos se importan a una herramienta informática diseñada para apoyar y facilitar el procedimiento.

Estos datos generalmente incluyen, pero no se limitan a: información personal básica (nombre, apellido, nacionalidad, número de teléfono); información contenida en el CV (educación, experiencia laboral, dominio del idioma, etc.); copias de un documento que acredite la ciudadanía del solicitante; en caso necesario, una declaración en la que se declare cualquier discapacidad para garantizar que puedan adoptarse las medidas de accesibilidad necesarias; en el caso de los solicitantes que sean miembros del personal de la UE, el estatuto administrativo (es decir, funcionario acreditado, agente temporal, etc.), la institución en la que trabajan, el título de su puesto actual y su grado actual; la información contenida en cualquier carta de motivación; copias de los títulos de los solicitantes; copias de los informes de calificación de los solicitantes, si procede; copias de los justificantes de experiencia profesional, si procede; respuestas a los estudios de casos enviados por los candidatos.

Los miembros del personal del sector de la Unidad PAB-HR responsables de los procedimientos de selección también procesan datos, almacenados en una carpeta compartida en el servidor EO, como: las decisiones de nombramiento de los comités consultivos de selección, las notas de admisibilidad firmadas por el comité consultivo de selección y aprobadas por el Defensor del Pueblo; las tablas de evaluación de los candidatos; las notas de preselección presentadas al Defensor del Pueblo Europeo. Las solicitudes de revisión o de información enviadas por los candidatos por correo electrónico y las respuestas pertinentes se almacenan en el buzón funcional «Carrera».

2. ¿Por qué el Defensor del Pueblo Europeo trata estos datos personales?

La finalidad del tratamiento de datos es identificar a los candidatos para cubrir las vacantes en la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo y llevar a cabo el procedimiento de selección pertinente.

3. ¿Cuál es la base jurídica y la necesidad del tratamiento de estos datos?

La base jurídica del procedimiento de selección de funcionarios y otros agentes es el Estatuto de los funcionarios (y, en particular, sus artículos 27 a 34), el Régimen aplicable a los otros agentes de la UE y la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo, de 1 de diciembre de 2014, por la que se adoptan disposiciones generales de aplicación relativas a la contratación y utilización de agentes contractuales.

El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión de interés público [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725].

4. ¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos?

El sector de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) del Defensor del Pueblo Europeo gestiona los datos presentados en el sitio web. La Unidad de Personal, Administración y Presupuesto (PAB) (Sector de Recursos Humanos) y el sector TIC gestionan la herramienta de selección.

5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?

El Defensor del Pueblo Europeo, el Secretario General (SG), los miembros del personal del sector de las TIC responsables de administrar los datos presentados en línea, los miembros del personal de la Unidad PAB responsable de los procedimientos de selección (Sector de Recursos Humanos) y los miembros del Comité Consultivo de Selección. Previa solicitud al sector de los recursos humanos, el equipo del secretario general podrá consultar el currículum vitae, las cartas de motivación y las respuestas a los estudios de casos de los candidatos seleccionados.

6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

Los datos de los candidatos presentados en el sitio web se conservan en su cuenta personal en línea durante dos años, en caso de que deseen presentar su candidatura para futuras vacantes. Si los solicitantes no se conectan a su cuenta dentro de dos años, la cuenta y los datos contenidos en ella se eliminan automáticamente después de enviar un correo electrónico de notificación al solicitante.

Los datos de los solicitantes no seleccionados se eliminan de la herramienta de selección, de la carpeta compartida en el servidor del OE y del buzón funcional «Carrera» dos años después del final del procedimiento de selección.

Los datos de los candidatos contratados se conservan durante un período de diez años a partir de la terminación del empleo o a partir del último pago de la pensión tras el cual se destruyen.

Parte de los datos (nacionalidad, sexo, país de residencia, fechas de solicitud, número de registro de la solicitud, número de referencia del procedimiento de selección, año de nacimiento y lenguas habladas) se anonimiza y se conserva únicamente con fines estadísticos.

7. ¿Cómo protegemos los datos del interesado?

Los datos se recopilan en línea en modo seguro. El acceso a los datos del sitio web está protegido por la contraseña elegida por el solicitante.

Los datos electrónicos se almacenan en el sitio web y en los servidores del Defensor del Pueblo (herramienta de selección y carpeta compartida). Los datos están protegidos por numerosas medidas de seguridad establecidas por el sector de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para proteger la integridad y confidencialidad de la propiedad electrónica de la Institución.

El acceso a los datos personales está protegido mediante la gestión de los derechos de acceso, que están estrictamente limitados, en virtud del principio de «necesidad de conocer», por el ámbito de competencias del usuario.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Tiene derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre cómo los utilizamos.

También tiene derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que le concierna, siempre que se salvaguarde la confidencialidad de las deliberaciones y la toma de decisiones del comité consultivo de selección, junto con los derechos de otros solicitantes. Los solicitantes pueden rectificar los datos de identificación en cualquier momento durante el procedimiento. En cuanto a los datos relativos a los criterios de admisibilidad o evaluación, el derecho de rectificación puede ejercerse hasta la fecha límite para la presentación de solicitudes.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento al uso de sus datos por parte del Defensor del Pueblo Europeo por motivos relacionados con su situación particular.

Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a solicitar que eliminemos sus datos personales o restrinjamos su uso.

El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.

9. ¿Con quién contactar en caso de consultas o quejas sobre cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, puede enviar al Defensor del Pueblo Europeo preguntas relacionadas con la protección de datos relativas al procedimiento de selección de funcionarios y otros agentes de la Oficina, a la siguiente dirección: career@ombudsman.europa.eu

Jefe de la Unidad de Personal, Administración y Presupuesto Defensor del Pueblo
Europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos del Defensor del Pueblo Europeo en la siguiente dirección: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu