Esta declaración de privacidad explica el motivo del tratamiento, la forma en que el Defensor del Pueblo Europeo recopila, trata y garantiza la protección de todos los datos personales facilitados, cómo se utiliza esa información y qué derechos pueden ejercer los interesados en relación con sus datos.

El responsable del tratamiento es el Defensor del Pueblo Europeo. El corresponsable del tratamiento es el Servicio Médico del Parlamento Europeo (PE).

1. ¿Qué datos personales tratará el Defensor del Pueblo Europeo?

Los candidatos facilitan sus datos a través de la herramienta de solicitud en línea (sitio web)[1]. Para llevar a cabo el procedimiento de selección, los datos se importan a una herramienta informática diseñada para apoyar y facilitar el procedimiento.

Procesamos los siguientes datos personales:

• Información personal básica (nombre, apellidos, nacionalidad, fecha de nacimiento, correo electrónico, ciudad y país de residencia, teléfono);
• información contenida en el currículum vitae (educación, experiencia laboral, competencia lingüística);
• el documento o documentos que demuestren la discapacidad (por ejemplo: un documento expedido por una autoridad nacional o regional o un organismo acreditado en un Estado miembro de la UE, una tarjeta de discapacidad de la UE, un certificado reciente expedido por un médico)
• si procede, una solicitud de ajustes razonables para el trabajo durante el período de prácticas, acompañada de una justificación adecuada de la necesidad de ajustes razonables [2];
• copias de los diplomas, títulos o certificados del solicitante.

2. ¿Por qué trata el Defensor del Pueblo Europeo estos datos personales?

El objetivo del tratamiento es identificar a los candidatos para los períodos de prácticas ofrecidos a las personas con discapacidad y llevar a cabo el procedimiento de selección pertinente.

3. ¿Cuáles son las bases legales y la necesidad de procesar estos datos?

La base jurídica son la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo relativa a los períodos de prácticas, de 13 de febrero de 2023, la Comunicación del Defensor del Pueblo Europeo sobre los períodos de prácticas 2023-Períodos de prácticas para personas con discapacidad y el artículo 1 quinquies, apartado 4, del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea [3].

El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una tarea realizada en interés público [artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725].

4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

Los servicios de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) de la Oficina de Igualdad de Oportunidades procesan los datos presentados al sitio web. La Unidad de Recursos Humanos y el personal de TIC gestionan la herramienta de selección.

5. ¿Quiénes serán los destinatarios de los datos?

El director ejecutivo, el secretario general (si procede), el director de Administración, el responsable de períodos de prácticas, el jefe de la unidad de recursos humanos, los jefes de las unidades de investigación, los miembros del personal que participan en la evaluación de los candidatos y los miembros del personal de TIC.

Solo los miembros del personal de la Unidad de Recursos Humanos tendrán acceso a los documentos que certifican la discapacidad. Los candidatos que requieran una adaptación razonable (RA) deben indicar una justificación a los servicios de RRHH del OEA, sin presentar ningún documento justificativo en esta fase.

En caso de solicitud de AR por parte de becarios seleccionados, el Servicio Médico del Parlamento Europeo evaluará los documentos justificativos para determinar la validez de la solicitud de ajustes razonables y propondrá las disposiciones necesarias al Defensor del Pueblo Europeo. Solo el servicio médico del PE tendrá acceso a los documentos presentados.

6. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

Los datos de los candidatos presentados a la herramienta de solicitud en línea se conservan en su cuenta personal en línea durante dos años, en caso de que deseen presentar una solicitud para futuros períodos de prácticas. Si los candidatos no se conectan a su cuenta dentro de dos años, la cuenta y los datos contenidos en ella se eliminan automáticamente, después de que se les envíe un correo electrónico de notificación. Los candidatos pueden solicitar al EO que elimine su cuenta en cualquier momento.

Los datos transferidos a la herramienta de selección relativos a los candidatos no seleccionados se suprimen nueve meses después del final del período de prácticas para el que se recogieron los datos. Los datos de los candidatos seleccionados para los períodos de prácticas se suprimen dos años después del final de su período de prácticas.

7. ¿Cómo protegemos los datos del interesado?

Los datos se recopilan en línea en modo seguro. El acceso a los datos a través del formulario en línea está protegido por la contraseña elegida por el solicitante.

Los datos electrónicos se almacenan en la herramienta de aplicación en línea, en los servidores del OE, lo que significa que están protegidos por numerosas medidas de seguridad establecidas por los servicios de TIC para proteger la integridad y confidencialidad de la propiedad electrónica de la Entidad.

8. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Tiene derecho a acceder a sus propios datos personales y a la información pertinente sobre cómo los utilizamos. También tiene derecho a solicitar la rectificación de cualquier dato incompleto o inexacto que le concierna, siempre que se salvaguarde la confidencialidad de las deliberaciones y la toma de decisiones de los miembros del personal que participan en la evaluación de los candidatos, junto con los derechos de otros candidatos.

Puede rectificar los datos de identificación en cualquier momento durante el procedimiento. En cuanto a los datos relacionados con los criterios de admisibilidad o evaluación, el derecho de rectificación puede ejercerse hasta la fecha límite para la presentación de solicitudes.

Usted tiene derecho a oponerse al uso de sus datos por parte del EO por motivos relacionados con su situación particular, en cualquier momento. Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a solicitar que el EO elimine sus datos personales o restrinja su uso. El Defensor del Pueblo Europeo responderá a sus solicitudes lo antes posible y, a más tardar, en el plazo de un mes.

9. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos relativas al procedimiento de selección de becarios para los períodos de prácticas para personas con discapacidad al Defensor del Pueblo Europeo, a la siguiente dirección:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Defensor del Pueblo
Europeo
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de la Oficina de Igualdad de Oportunidades en la siguiente dirección: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Puede presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento en la siguiente dirección: EDPS@edps.europa.eu.

[1] Excepcionalmente y por razones debidamente justificadas, la Oficina podrá aceptar solicitudes presentadas por correo electrónico.

[2] Solo se pedirá a los candidatos seleccionados que aporten los documentos justificativos pertinentes para justificar su solicitud de ajustes razonables. El Servicio Médico del Parlamento Europeo evaluará los documentos justificativos para determinar la validez de la solicitud de ajustes razonables y propondrá las disposiciones necesarias.

[3] Véase el artículo 1 quinquies, apartado 4, del Estatuto de los funcionarios y del régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea: (...) Por ajustes razonables, en relación con las funciones esenciales del puesto de trabajo, se entenderán las medidas adecuadas, cuando sean necesarias, para que una persona con discapacidad pueda tener acceso al empleo, participar en él o progresar en él, o recibir formación, a menos que dichas medidas supongan una carga desproporcionada para el empleador.»