Actos públicos del Defensor del Pueblo Europeo

Registro público de la actividad de tratamiento [1]: Tratamiento de los datos personales y de contacto, fotos, grabaciones de vídeo y audio de los oradores y participantes en los actos públicos, ya sea fuera de línea o en línea, del Defensor del Pueblo Europeo

1. Última actualización de este registro: 12-05-2021

2. Número de referencia [2]: 4/2021

3. Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento [3]: Defensor del Pueblo Europeo, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Contacto: Unidad de Comunicaciones, correo electrónico: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos:

D.a Francesca Pavesi - DPO adjunto: D. Nicholas Hernanz

Correo electrónico: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nombre y datos de contacto del transformador [4]: Puede haber transformadores para eventos específicos: contratistas y subcontratistas utilizados para la organización general, la gestión y el pago del registro, la organización de viajes, etc.

Las cláusulas contractuales garantizan que los encargados del tratamiento de datos procesen los nombres, los datos de contacto y los datos bancarios de los oradores y otros participantes en los actos del Defensor del Pueblo únicamente siguiendo las instrucciones del Defensor del Pueblo. Las mismas cláusulas garantizan que los fotógrafos solo puedan transferir fotografías tomadas en un acto del Defensor del Pueblo a la Unidad de Comunicaciones. Todos los procesadores de datos deben haber recibido la certificación de reconocidos profesionales internacionales de protección de datos.

En el caso de eventos transmitidos en línea, como un seminario web, la plataforma web pertinente (es decir, WebEx) actúa como el procesador de sus datos personales para la prestación técnica del evento en línea, ya sea a través de un navegador o una aplicación móvil. Se aplican las declaraciones de privacidad pertinentes.

En caso de utilizar herramientas de sondeo y cuestionamiento añadidas a la plataforma digital (es decir, Slido), la herramienta pertinente actúa como procesador de determinados datos, como las direcciones IP de los participantes. Se aplican la política de cookies y las declaraciones de privacidad pertinentes.

6. Nombre y datos de contacto del corresponsable o corresponsables del tratamiento [5]:

Para los actos organizados en:

• Locales del Parlamento Europeo (PE): el PE es corresponsable del tratamiento de la autorización de acceso a sus edificios por motivos de seguridad.
• Locales de la Comisión Europea (CE): la CE es corresponsable del tratamiento de la autorización de acceso a sus edificios por motivos de seguridad.
• locales comerciales privados (como hoteles): la entidad comercial privada es corresponsable de la verificación de la identidad de los invitados al evento.

7. Finalidad(es) del tratamiento [6]: La Unidad de Comunicaciones coordina, organiza y gestiona diferentes tipos de actos públicos de conformidad con la estrategia del Defensor del Pueblo y el plan de gestión anual de la Oficina. Sus objetivos son mantener una gran visibilidad de la labor de interés público de la Oficina.

Por lo tanto, los datos se recopilan con el fin de enviar invitaciones e información a posibles oradores y participantes, permitir la inscripción para el evento, el seguimiento del evento y facilitar y mejorar el intercambio de puntos de vista y la futura cooperación con y entre oradores y participantes.

Los datos también se recopilan con el fin de facilitar las relaciones financieras y contractuales con los oradores y otros participantes y proveedores, hacer arreglos de viajes y hoteles y cumplir con los requisitos de seguridad.

Las imágenes, como fotos y grabaciones de vídeo y audio, tomadas en actos se utilizan para comunicar las actividades del Defensor del Pueblo.

8. Descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales [7]:

Interesados

Todas las personas (internas y externas) invitadas a participar en los actos, es decir:

• miembros de la Red Europea de Defensores del Pueblo;
• representantes de las instituciones, órganos y organismos de la UE;
• representantes de organizaciones de la sociedad civil, asociaciones y ONG;
• académicos/personas que siguen de cerca el trabajo del Defensor del Pueblo;
• periodistas;
• proveedores externos, como moderadores y fotógrafos;
• los miembros del personal de la oficina del Defensor del Pueblo;
• cualquier participante en un acto del Defensor del Pueblo.

Campos de datos

• Nombres de posibles oradores, participantes y proveedores externos;
• Direcciones de correo electrónico y números de teléfono de los oradores, participantes y proveedores externos;
• Títulos de los trabajos, currículos de los oradores;
• Datos de la cuenta bancaria de los oradores y proveedores externos;
• Nombres de los empleadores de los oradores (cuando proceda), participantes y proveedores externos;
• Imágenes, como fotos y grabaciones de vídeo y audio tomadas en eventos;
• Imágenes y grabaciones de audio y vídeo suministradas por posibles altavoces;
• Preguntas formuladas durante los eventos en línea por los participantes a través de herramientas de votación y cuestionamiento.

9. Plazo para conservar los datos y, cuando sea posible, para su supresión [8]: Los nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, datos de cuentas bancarias, CV y nombres de empleadores (si procede) de los participantes se conservarán durante cinco años, tras los cuales se suprimirán, mientras que los nombres, datos de contacto e imágenes de los oradores se archivarán con fines históricos.

Los datos, en particular los nombres, títulos e imágenes de los oradores, se publican en el sitio web del Defensor del Pueblo y en los canales de las redes sociales y permanecen allí indefinidamente.

Las fotos y grabaciones de video o audio de eventos públicos se almacenan internamente durante cinco años, después de lo cual se eliminan. Las que se consideren pertinentes para las actividades de la Oficina se archivan posteriormente con fines históricos.

10. Destinatarios de los datos [9]:

La Unidad de Comunicación, que coordina, organiza y gestiona actos públicos de conformidad con la estrategia del Defensor del Pueblo y el plan de gestión anual de la Oficina.

La Secretaría General y la Dependencia de Personal, Administración y Presupuesto, que se ocupan de los aspectos financieros y contractuales de los actos públicos.

Gabinete del Defensor del Pueblo, que facilita los nombres y datos de contacto de los oradores o participantes.

Los nombres, los cargos y las imágenes de los oradores y participantes en actos pueden aparecer en el sitio web del Defensor del Pueblo, en la Extranet de la Red y en el informe anual, a disposición del público. Dichos datos también pueden aparecer en Network in Focus, un boletín de la Red Europea de Defensores del Pueblo, que está disponible en la Extranet de la Red y en el sitio web del Defensor del Pueblo.

Los datos también pueden aparecer en los canales de redes sociales del Defensor del Pueblo, que están a disposición del público.

Las listas de oradores y participantes en un evento se distribuyen a todos los oradores y participantes.

Los nombres, títulos e imágenes de los oradores y participantes en un acto podrán publicarse en el boletín interno de la oficina del Defensor del Pueblo.

11. ¿Existen transferencias de datos personales a terceros países o a organizaciones internacionales?[10]: N/A

12. Descripción general de las medidas de seguridad [11]: Los datos personales del personal del Defensor del Pueblo y de los interesados externos —recogidos en el contexto de la organización de eventos— están protegidos por medidas de seguridad establecidas por el sector de las tecnologías de la información y la comunicación para preservar la integridad y la confidencialidad de la propiedad electrónica de la institución.

13. Información sobre la forma en que los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso y rectificación y, en su caso, de supresión, limitación y portabilidad de los datos [12]:

• Un interesado puede ejercer sus derechos, por ejemplo, solicitando el acceso y la rectificación o supresión de datos personales, enviando un correo electrónico a eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La solicitud se tramitará sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes.
• Al inscribirse en un acto, se informa a los participantes potenciales de que la oficina del Defensor del Pueblo puede tomar imágenes de ellos durante el acto y utilizarlas con fines de comunicación. Si tienen alguna duda, pueden ponerse en contacto con la Unidad de Comunicaciones a través de eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La Dependencia tratará de tener en cuenta sus preocupaciones en la medida de lo posible (por ejemplo, en función de la configuración de la sala, o oscureciendo o cubriendo su imagen en pantallas impresas colectivas tomadas durante seminarios web y conferencias digitales).
• También se pregunta a los posibles participantes si desean que sus datos de contacto se añadan a las listas de contactos del Defensor del Pueblo para mantenerse informados sobre futuras actividades. Todas las comunicaciones futuras les permiten darse de baja de dichas listas, si así lo desean.

Declaración de privacidad

relativa a la recogida de nombres, datos de contacto, fotos, vídeos, grabaciones de audio y ayudas fotográficas y audiovisuales, por parte de la Unidad de Comunicación de la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo

Esta declaración de privacidad explica qué datos personales recoge la Oficina del Defensor del Pueblo Europeo, por qué y cómo los recoge, procesa, utiliza y almacena. La declaración también describe cómo los interesados pueden ejercer sus derechos.

El responsable del tratamiento es el Defensor del Pueblo Europeo.

1. ¿Qué datos personales trata el Defensor del Pueblo Europeo?

• Nombres de posibles ponentes, participantes y proveedores externos.
• Direcciones de correo electrónico y números de teléfono de oradores, participantes y proveedores externos.
• Títulos de trabajo, currículos de ponentes.
• Detalles de la cuenta bancaria de los oradores y proveedores externos.
• Nombres de los empleadores de los oradores (si procede), participantes y proveedores externos.
• Imágenes, como fotos y grabaciones de vídeo y audio tomadas en eventos.
• Imágenes y grabaciones de audio y vídeo suministradas por posibles altavoces.

2. ¿Por qué trata el Defensor del Pueblo Europeo estos datos personales?

Con el único fin de coordinar, organizar y gestionar los actos públicos del Defensor del Pueblo.

3. ¿Cuáles son las bases jurídicas y la necesidad de tratamiento de estos datos?

Tratamos los datos en el ejercicio de las funciones del Defensor del Pueblo Europeo en aras del interés público de conformidad con el Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo y el artículo 5, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) 2018/1725. También preguntamos a los participantes potenciales si quieren que sus datos de contacto se agreguen a nuestra base de datos.

4. ¿Quién es responsable del tratamiento de los datos?

El Defensor del Pueblo Europeo es responsable del tratamiento de datos que llevan a cabo las Unidades de Personal, Administración y Presupuesto y Comunicación. La Unidad de Comunicación podrá encargar a profesionales externos que tomen fotos y hagan grabaciones de audio y vídeo de los actos públicos del Defensor del Pueblo.

5. ¿Quién es el procesador?

Puede haber procesadores para eventos específicos: contratistas y subcontratistas utilizados para la organización general, gestión y pago del registro, etc.

Las cláusulas contractuales garantizan que los encargados del tratamiento de datos procesen los nombres, los datos de contacto y los datos bancarios de los oradores y otros participantes en los actos del Defensor del Pueblo únicamente siguiendo las instrucciones del Defensor del Pueblo. Las mismas cláusulas garantizan que los fotógrafos solo puedan transferir fotografías tomadas en un acto del Defensor del Pueblo a la Unidad de Comunicaciones. Todos los procesadores de datos deben haber recibido la certificación de reconocidos profesionales internacionales de protección de datos.

En el caso de eventos transmitidos en línea, como un seminario web, la plataforma web pertinente (es decir, WebEx) actúa como el procesador de sus datos personales para la prestación técnica del evento en línea, ya sea a través de un navegador o una aplicación móvil. Se aplican las declaraciones de privacidad pertinentes.

En caso de utilizar herramientas de sondeo y cuestionamiento añadidas a la plataforma digital (es decir, Slido), la herramienta pertinente actúa como procesador de determinados datos, como las direcciones IP de los participantes. Se aplican la política de cookies y las declaraciones de privacidad pertinentes.

6. ¿Quién recibe los datos?

• Los miembros del equipo de la Unidad de Comunicaciones, la Secretaría General, la Unidad de Personal, Administración y Presupuesto y el Gabinete del Defensor del Pueblo, cuyo trabajo les obliga a tratar los datos personales en relación con la organización de actos públicos.
• Sitio web del Defensor del Pueblo e informe anual, a disposición del público. Extranet de la Red, un sitio web disponible únicamente para los miembros de la Red. Los datos también pueden aparecer en Network in Focus, un boletín de la Red Europea de Defensores del Pueblo, que está disponible en la Extranet de la Red y en el sitio web del Defensor del Pueblo.
• Los datos también pueden aparecer en los canales de redes sociales del Defensor del Pueblo, que están a disposición del público.
• Las listas de oradores y participantes en un evento se distribuyen a todos los oradores y participantes.
• Los nombres y las imágenes de los oradores y participantes en un acto podrán publicarse en el boletín interno de la oficina del Defensor del Pueblo.

7. ¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos?

• Los nombres y cargos de los oradores en los actos, así como los nombres de sus empleadores (si procede), se publican en el sitio web del Defensor del Pueblo.
• Las imágenes y grabaciones de audio y vídeo de los actos se publican en el sitio web de la Defensora del Pueblo, se utilizan en sus publicaciones y se distribuyen a través de las cuentas oficiales de las redes sociales. También se almacenan internamente durante cinco años, después de lo cual se eliminan. Las que se consideren pertinentes para las actividades de la Oficina se archivan posteriormente con fines históricos.

8. ¿Cómo protegemos sus datos?

Los datos personales están protegidos por medidas de seguridad, establecidas por el sector de las tecnologías de la información y la comunicación en la oficina del Defensor del Pueblo para preservar la integridad y la confidencialidad de la propiedad electrónica de la institución.

9. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

• El interesado puede ejercer sus derechos, por ejemplo, solicitando el acceso a los datos personales y su rectificación o supresión, enviando un correo electrónico a eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La solicitud se tramitará sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud.

a) Al inscribirse en un acto, informamos a los posibles participantes de que la oficina del Defensor del Pueblo puede tomar imágenes de ellos durante el acto y utilizarlas con fines de comunicación. Si tienen alguna duda, pueden ponerse en contacto con la Unidad de Comunicaciones a través de eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La Dependencia tratará de atender sus preocupaciones en la medida de lo posible (por ejemplo, en función de la configuración de la sala o oscureciendo su imagen en las pantallas de impresión colectivas tomadas durante seminarios web y conferencias digitales).

• También preguntamos a los participantes potenciales si desean ser agregados a nuestras listas de contactos para que podamos informarles sobre nuestras actividades. Todas las comunicaciones futuras les permitirán darse de baja de dichas listas, si así lo desean.

10. ¿Con quién ponerse en contacto en caso de consultas o quejas relacionadas con cuestiones de protección de datos?

En cualquier momento, un interesado puede enviar preguntas relacionadas con la protección de datos a:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Jefe de la Unidad de Personal, Administración y Presupuesto Defensor del Pueblo
Europeo
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Estrasburgo Cedex

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos del Defensor del Pueblo Europeo: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

o presentar una reclamación ante el Supervisor Europeo de Protección de Datos: edps@edps.europa.eu

Estrasburgo, 12.5.2021

 

[1] A cumplimentar por el responsable del tratamiento. Véase el artículo 31, apartados 1 y 5, sobre los registros de las actividades de tratamiento del Reglamento 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Para el seguimiento. Si la oficina decide llevar un registro central, póngase en contacto con el titular de dicho registro para obtener un número de referencia.

[3] Utilice buzones funcionales en la medida de lo posible para garantizar la continuidad del negocio.

[4] En su caso. Si utiliza un procesador (contratista) para procesar datos personales en su nombre, indíquelo (por ejemplo, evaluaciones 360 °, servicios informáticos externalizados o controles médicos previos al empleo).

[5] En su caso. Si es usted corresponsable con otra institución de la UE, indíquelo aquí (por ejemplo, dos instituciones con servicio médico compartido). Si este es el caso, asegúrese de mencionar en la descripción quién está a cargo de qué y a quién pueden dirigirse las personas para sus consultas.

[6] Descripción muy concisa de lo que pretende lograr; si lo hace sobre una base jurídica específica, indíquelo también (por ejemplo, Estatuto de los funcionarios para los procedimientos de selección).

[7] En caso de que las categorías de datos difieran entre diferentes categorías de personas, explíquese también (por ejemplo, sospechosos frente a testigos en las investigaciones administrativas).

[8] Indique su período de retención administrativa, incluido su punto de partida; diferencie entre categorías de personas o datos cuando sea necesario (por ejemplo, en los procedimientos de selección: los candidatos que figuraron en la lista de reserva frente a los que no lo hicieron).

[9] ¿Quién tendrá acceso a los datos en el Defensor del Pueblo Europeo? ¿Alguien fuera de la oficina? No es necesario mencionar las entidades que pueden tener acceso en el curso de una investigación concreta (por ejemplo, la OLAF, el SEPD o el Tribunal de Cuentas).

[10] En caso afirmativo, incluya la identificación del país u organización internacional y la documentación de las salvaguardias adecuadas (por ejemplo, el encargado del tratamiento en un tercer país utilizando cláusulas contractuales tipo, una autoridad pública de un tercer país con la que coopere sobre la base de un tratado).

[11] Cuando sea posible. Incluya una descripción general de sus medidas de seguridad que también podría proporcionar al público. Véase el artículo 33 sobre la seguridad del tratamiento del Reglamento 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Considere la posibilidad de publicar la parte pertinente de la declaración de privacidad y proporcionar un enlace. Véanse los artículos 15 y 16 sobre la información que debe facilitarse al interesado o interesados y los artículos 17 a 22 sobre los derechos de los interesados del Reglamento 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725