Naslov predmeta: Odbijanje Europske komisije da omogući javni pristup tekstualnim porukama koje su razmijenili predsjednik Komisije i glavni izvršni direktor farmaceutskog poduzeća o kupnji cjepiva protiv bolesti COVID-19

Datum: Utorak, 5. listopada 2021.

Sastanak na daljinu (Webex)

Prisutni

Europska komisija (Glavno tajništvo)

Ravnatelj (Transparentnost, učinkovitost & Resursi)

Zamjenik načelnika odjela (transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima)

Zamjenik načelnika odjela (zdravstvo, obrazovanje i kultura)

Službenik za politiku – voditelj tima za upravljanje evidencijom i arhive

Službenik za pravna pitanja i politiku – pristup dokumentima

Viši stručnjak – koordinator za međuinstitucijske odnose – odnosi s Europskim ombudsmanom

Europski ombudsman (Uprava za istrage)

gđa HICKEY Rosita, direktorica za istrage

g. DYRBERG Peter, stručnjak za upite i postupke

gđa KING Jennifer, pravna stručnjakinja

gđa GEHRING Michaela, službenica za istrage

gđa EHNERT Tanja, službenica za upite

Svrha sastanka

Svrha sastanka bila je da istražni tim Europskog ombudsmana dobije dodatne informacije o predmetu, konkretno i. o politici Komisije o vođenju evidencije tekstualnih poruka (dalje u tekstu „tekstovi”) i načinu na koji se ta politika provodi u praksi te ii. je li i ako jest, na koji način i gdje Komisija tražila moguće tekstualne poruke obuhvaćene zahtjevom podnositelja pritužbe.

Uvod i postupovne informacije

Istražni tim Ombudsmana predstavio se, zahvalio predstavnicima Komisije na sastanku s njima i iznio svrhu sastanka. Naveli su pravni okvir koji se primjenjuje na sastanke Europskog ombudsmana, a posebno da Europski ombudsman ne otkriva nikakve informacije koje je Komisija utvrdila kao povjerljive, ni podnositelju pritužbe ni bilo kojoj drugoj osobi izvan Ureda Europskog ombudsmana, bez prethodne suglasnosti Komisije ^[1].

Istražni tim objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o sastanku koji će se poslati Komisiji kako bi se osigurala njegova činjenična točnost i potpunost. Izvješće sa sastanka zatim će biti dovršeno, uključeno u spis i dostavljeno podnositelju pritužbe. Povjerljive informacije ne bi bile uključene u izvješće ili na drugi način dostavljene podnositelju pritužbe ili bilo kojoj trećoj strani.

Informacije koje je dostavila Komisija

O politici Komisije o vođenju evidencije

Predstavnici Komisije objasnili su da su pravila Komisije o vođenju evidencije utvrđena u njezinoj „Odluci o upravljanju evidencijom i arhivima”^[2] te u njezinim „Smjernicama o registraciji dokumenata”^[3].

Članak 7. stavak 1. Odluke sadržava sljedeću definiciju dokumenata koji se moraju evidentirati u Komisijinu sustavu za upravljanje dokumentima:

„Dokumenti se registriraju ako sadržavaju važne informacije koje nisu kratkotrajne ili ako mogu uključivati djelovanje ili daljnje postupanje Komisije ili jedne od njezinih službi.”

dok su u Smjernicama utvrđeni sljedeći detaljni kriteriji za registraciju:

Ako je odgovor na sva sljedeća pitanja „da”, dokument se mora registrirati u Aresu i/ili odgovarajućem korporativnom sustavu za upravljanje dokumentima.

1. Je li dokument povezan s politikama, aktivnostima ili odlukama koje su u nadležnosti institucije?

2. Jesu li informacije sadržane u dokumentu važne i nisu kratkotrajne?

To pitanje zahtijeva suptilnu prosudbu uzimajući u obzir sadržaj i kontekst predmetnog dokumenta.

• Dokument za koji je potrebno djelovanje ili daljnje postupanje Europske komisije ili jedne od njezinih službi ili koji uključuje odgovornost institucije važan je i nije kratkotrajan. Isto tako, dokument koji će kasnije možda biti potreban kao dokaz u skladu s pravilima i propisima koji se primjenjuju na temeljni „poslovni proces” smatra se važnim i nije kratkotrajan;
• S druge strane, informacije se smatraju nevažnima i kratkotrajnima ako njihovo zadržavanje ne bi imalo negativan administrativni ili pravni učinak za Europsku komisiju.

3. Je li dokument sastavila ili primila Europska komisija?

• Dokument se smatra „sastavljenim” samo ako je „stabilan”, tj. ako ga je osoba ovlaštena za preuzimanje odgovornosti za njegov sadržaj odobrila kao spreman za prijenos u skladu s pravilima i propisima koji se primjenjuju na temeljni „poslovni proces”;
• Ta osoba ne mora biti osoba zadužena za praktičnu zadaću sastavljanja ili tipkanja, već osoba ili upravno tijelo odgovorno za sadržaj u skladu s postupovnim zahtjevima i internim pravilima Europske komisije za predmetni poslovni proces;
• Dokument se smatra „primljenim” ako ga je (vanjski) pošiljatelj namjerno dostavio Europskoj komisiji.”

Predstavnici Komisije smatrali su da su tekstovi i slične poruke kratkog i kratkog vijeka te da stoga ne ispunjavaju prethodno navedene kriterije za njihovo evidentiranje u Komisijinu sustavu za upravljanje dokumentima. Međutim, predstavnici Komisije naveli su da relevantan aspekt za utvrđivanje jesu li informacije zabilježene nije njihov medij, nego njihov sadržaj. Stoga, ako bi sadržaj teksta bio takav da odražava odluku Komisije ili da na bilo koji način obvezuje Komisiju, on bi se morao zabilježiti kao drugi dokumenti, na primjer bilježenjem informacija u obliku bilješke u relevantnom spisu.

Komisija do danas nije zabilježila nikakve tekstualne poruke u svojem sustavu za upravljanje dokumentima. To je logično s obzirom na to da su tekstovi obično kratkog vijeka i ne upotrebljavaju se u formalnom donošenju odluka Komisije te ne obvezuju instituciju.

Budući da se smatra da tekstovi ne ispunjavaju kriterije za registraciju, Komisija u tu svrhu nema tehnički mehanizam. S druge strane, postoji mehanizam za e-poštu koji se prilično lako može evidentirati u Komisijinu sustavu za upravljanje dokumentima klikom na jedan gumb (ako ispunjavaju tri kriterija utvrđena u prethodno navedenim smjernicama). Budući da nisu registrirani, tekstovi naknadno nisu obuhvaćeni Komisijinim rasporedom zadržavanja.

Kako bi se osigurala osviještenost osoblja o tome što se mora registrirati, Komisija osigurava redovito osposobljavanje o upravljanju dokumentima na svim razinama, među ostalim za službenike, voditelje odjela i članove kabineta. Iako se to osposobljavanje temelji na smjernicama Komisije, rukovanje tekstovima i trenutačnim porukama ne spominje se izričito tijekom osposobljavanja. Budući da tekstualne poruke nisu registrirane, sudionici ne dobivaju upute o tome kako bi tekst trebao biti zabilježen. Međutim, u dostupnim smjernicama Komisije ističe se da bi se informacije sadržane u tekstu, ako se smatraju važnima, dugotrajnima i ako ispunjavaju prethodno navedene kriterije za registraciju, trebale bilježiti i voditi kao evidencija u drugom formatu, kao što je, na primjer, bilješka u dokumentaciji.

Osim toga, svaka glavna uprava (GU) ima stručnjaka za etiku i transparentnost koji redovito pohađa ciljano osposobljavanje o vođenju evidencije. Ti se stručnjaci sastaju jednom mjesečno kako bi raspravljali o razvoju događaja u tom području. Oni pak osposobljavaju svoje kolege u Glavnoj upravi i služe kao kontaktna točka u slučaju pitanja.

Kad je riječ o kabinetima povjerenika, svaki od njih ima službenika za upravljanje dokumentima (DMO) koji na početku svakog novog saziva pohađa osposobljavanje o upravljanju dokumentima. Zatim je na kabinetima da uspostave svoje postupke kako bi se osigurala usklađenost s pravilima Komisije o vođenju evidencije.

Kad je riječ o utvrđivanju dokumenata koje je potrebno zabilježiti, predstavnici Komisije izjavili su da je svaki autor/primatelj dokumenta odgovoran za procjenu i odlučivanje o tome ispunjava li kriterije.

Kad je riječ o zahtjevima za javni pristup dokumentima, predstavnici Komisije objasnili su da se u početnoj fazi obrade zahtjev dodjeljuje nadležnoj službi iz koje dokumenti (mogu) potjecati, uzimajući u obzir predmet zahtjeva. Relevantna glavna uprava i kabinet ^[4] (ako se zahtjev odnosi na dokumente kabineta) zatim prvo pretražuju moguće dokumente. Ako dokumenti ne postoje i podnositelj zahtjeva posumnja u to (podnošenjem „potvrdnog zahtjeva”), odjel C1 „Transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima” Glavnog tajništva ponovno stupa u kontakt s relevantnim glavnim upravama i traži njihovo ponovno pretraživanje. Ako GU potvrdi da ne postoje dodatni dokumenti, odjel C1 „Transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima” zahtijeva potpisanu bilješku glavnog direktora kojom se potvrđuje ta izjava. 

Kad je riječ o upotrebi profesionalnih pametnih telefona, predstavnici Komisije izjavili su da Komisija ima politiku o tome tko ispunjava uvjete za dobivanje pametnog telefona, što uključuje cjelokupno upravljanje, odnosno sve zamjenike načelnika odjela i više. Međutim, Komisija primjenjuje i pristup „donesite svoj pametni telefon”, što znači da osoblje može instalirati relevantni softver na svoje osobne pametne telefone kako bi moglo pristupiti svojim računima e-pošte. U tom su slučaju obveze osoblja utvrđene u Povelji o privatnim mobilnim uređajima. Predstavnici Komisije izjavili su da će provjeriti je li ta politika utvrđena u pisanom obliku i, ako postoje relevantni dokumenti, dostaviti Europskom ombudsmanu presliku.

U ovom slučaju

Kad je riječ o zahtjevu podnositelja pritužbe za pristup, predstavnici Komisije objasnili su da se nakon primitka početnog zahtjeva odjel Glavnog tajništva koji obrađuje zahtjev savjetovao s kabinetom predsjednika. Kabinet je utvrdio da su tri dokumenta obuhvaćena područjem primjene zahtjeva. Odjel E.4. „Zdravlje, obrazovanje iamp; kultura” glavnog tajnika odgovornog za obradu zahtjeva u početnoj fazi zatim je ocijenio ta tri dokumenta i odlučio podnositelju pritužbe odobriti širok djelomičan pristup.

Kad je podnositelj pritužbe podnio ponovni zahtjev tvrdeći da bi trebali postojati dodatni dokumenti, odnosno tekstovi, odjel C1 „Transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima” glavnog tajnika, u skladu s unutarnjim postupkom, ponovno se savjetovao s kabinetom predsjednika. Predsjednikov kabinet potvrdio je da ne postoje dodatni dokumenti koji ispunjavaju kriterije za evidentiranje. Glavno tajništvo zatim je tu procjenu uzelo u obzir pri odgovaranju podnositelju pritužbe.

Razmjene s kabinetom predsjednika zabilježene su u spisu za pristup i podijelit će se s ombudsmanom.

Zaključak sastanka

Istražni tim zahvalio je predstavnicima Komisije na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima, a sastanak je završio.

Nakon sastanka Komisija je Ombudsmanu dostavila preslike sljedećih dokumenata za koje je navela da su povjerljivi:

• Razmjene s kabinetom predsjednika o zahtjevu podnositelja pritužbe za pristup,
• Privatni mobilni uređaj – korisnička povelja
• Korporativni mobilni uređaj – korisnička povelja i
• Dva dokumenta koja se odnose na Komisijinu politiku dodjele informatičke opreme.

Bruxelles, 8. prosinca 2021.

Rosita Hickey Michaela Gehring

Ravnatelj službe za upite

[1] Članak 4. stavak 8. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.

[2] Odluka Komisije od 6. srpnja 2020. o upravljanju evidencijom i arhivima, dostupna na: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Komisija je potvrdila da se taj dokument može podijeliti s podnositeljem pritužbe. Bit će priložen ovom izvješću.

[4] Važno je naglasiti da kabineti ne odgovaraju izravno na zahtjeve za pristup dokumentima. Zahtjeve koji se odnose na dokumente koji potječu iz kabineta obrađuju relevantne glavne uprave/službe koje služe odgovarajućem povjereniku (uključujući predsjednika i potpredsjednike Komisije). U skladu s administrativnom praksom Komisije, kabineti obično utvrđuju dokumente, a odgovore priprema relevantna služba nakon savjetovanja s dotičnim kabinetom o mogućoj objavi.