Osnovne informacije

1. U travnju 2021. New York Times izvijestio je [1] da su predsjednik Komisije i glavni izvršni direktor farmaceutskog poduzeća razmijenili tekstualne poruke i pozive povezane s nabavom cjepiva protiv bolesti COVID-19.

2. Javna nabava u EU-u visoko je regulirano područje djelovanja EU-a koje često uključuje velike iznose javnog novca [2]. Općenito, u tom području postoji visoka razina transparentnosti.

3. U svibnju 2021. podnositelj pritužbe, novinar, zatražio je od Komisije javni pristup [3] tekstualnim porukama i drugim dokumentima povezanima s razmjenom informacija o nabavi navedenoj u tom članku.

4. Komisija je utvrdila da su tri dokumenta obuhvaćena područjem primjene zahtjeva podnositelja pritužbe kojem je dala širok pristup. Međutim, Komisija nije utvrdila nijednu tekstualnu poruku.

5. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita svoju odluku (podnošenjem „potvrdnog zahtjeva”), dovodeći u pitanje da nisu utvrđene tekstualne poruke.

6. Komisija je u srpnju 2021. odgovorila podnositelju pritužbe i ponovila da ne posjeduje dodatne dokumente.

7. Nezadovoljan, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu koji je pokrenuo istragu o zabrinutosti podnositelja pritužbe da Komisija nije utvrdila i otkrila tekstualne poruke kojima je tražio pristup.

8. Tijekom istrage istražni tim Ombudsmana sastao se s predstavnicima Komisije kako bi dobio dodatne informacije o predmetu. Izvješće o tom sastanku [4] podijeljeno je s podnositeljem pritužbe koji je zatim dostavio svoje primjedbe. Istražni tim Ombudsmana pregledao je i dokumente u kojima je detaljno opisano kako je Komisija postupila sa zahtjevom za javni pristup.

9. Istraga je pokazala da Komisija pri obradi zahtjeva za javni pristup nije u potpunosti pretražila zatražene tekstualne poruke, nego je ograničila svoje pretraživanje na registrirane tekstualne poruke. Istraga je također pokazala da se u Komisijinoj politici de facto ne registriraju tekstualne poruke. Stoga je način na koji je Komisija postupila sa zahtjevom očito bio nedostatan. Komisija nije provjerila je li doista raspolagala tekstualnim porukama. Unatoč novinskom izvješću da takve poruke postoje, Komisija je ograničila svoje pretraživanje na registrirane poruke za koje je, s obzirom na svoju politiku registracije, morala znati da će dovesti do toga da nije bilo tekstualnih poruka.

10. U tom je kontekstu Ombudsmanica smatrala da postoje nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi sa zahtjevom i dala je preporuku Komisiji da ispravi taj slučaj nepravilnosti u postupanju [5].

Preporuka Europskog ombudsmana

11. Ombudsmanica je Komisiji dala sljedeću preporuku [6]:

Komisija bi od kabineta predsjednika trebala zatražiti da ponovno traži relevantne tekstualne poruke, jasno navodeći da pretraživanje ne bi trebalo biti ograničeno na registrirane dokumente ili dokumente koji ispunjavaju njezine kriterije za bilježenje.

Ako prijavljene tekstualne poruke postoje i ako su utvrđene, Komisija bi trebala procijeniti može li im se odobriti javni pristup u skladu s Uredbom 1049/2001.

12. Komisija u odgovoru nije obavijestila Ombudsmana o tome je li obavila pretragu koju je preporučila. Komisija je prihvatila da su tekstualne poruke dokumenti u smislu Uredbe 1049/2001. Međutim, Komisija je navela da je pri obradi zahtjeva slijedila svoju ustaljenu praksu, a to je da samo pretražuje registrirane dokumente (odnosno dokumente koji ispunjavaju njezine kriterije za evidentiranje).

13. U svojim primjedbama na odgovor Komisije podnositelj pritužbe istaknuo je da još uvijek nije jasno postoje li predmetne tekstualne poruke (još uvijek).

Procjena Europskog ombudsmana nakon preporuke

14. Komisija bi zahtjeve za javni pristup dokumentima trebala rješavati u skladu sa zakonom, odnosno Uredbom 1049/2001, i načelima dobre uprave. Komisija mora nastojati reagirati, biti predstojeća i prilagođena građanima.

15. U ovom se slučaju ne radi o općem pitanju treba li tekstualne poruke registrirati ili ne. Pitanje evidentiranja tekstualnih i trenutačnih poruka u institucijama EU-a predmet je strateške inicijative Europskog ombudsmana, SI/4/2021 [7]. Ombudsmanica se potiče da je Komisija u svojem odgovoru na tu istragu izrazila namjeru da izda dodatne smjernice o modernim komunikacijskim alatima kao što su tekstualne i trenutačne poruke. Ombudsmanica vjeruje da će se Komisija osloniti na smjernice dobre prakse koje proizlaze iz njezine strateške inicijative.

16. U ovom je predmetu riječ o načinu na koji je Komisija postupila sa zahtjevom za javni pristup dokumentima.

17. Nema sumnje da se tekstualne poruke (čiji se sadržaj odnosi na politike, aktivnosti i odluke koje spadaju u područje nadležnosti institucije) Uredbom 1049/2001 smatraju dokumentima EU-a. Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je Komisija to sada priznala u svojem odgovoru na njezinu preporuku.[8]

18. Unatoč toj potvrdi Komisija u praksi isključuje tekstualne poruke iz područja primjene Uredbe 1049/2001.

19. Kao što je ombudsmanica istaknula u svojoj preporuci, za potrebe definicije „dokumenta” u skladu s Uredbom 1049/2001 pravno nije relevantno jesu li tekstualne poruke registrirane u sustavu upravljanja dokumentima predmetne institucije.

20. U ovom slučaju iz uglednih novina proizlazi da je predsjednica Komisije razmijenila tekstualne poruke o nabavi cjepiva protiv bolesti COVID-19, „pitanje koje se odnosi na politike, aktivnosti i odluke koje su u nadležnosti institucije”[9]. Komisija je te tekstualne poruke morala čuvati već neko vrijeme [10].  

21. Unatoč tome, godinu dana nakon preporuke Europskog ombudsmana, Komisija još uvijek nije iznijela razloge koji bi je spriječili u potpunoj potrazi za tekstualnim porukama.

22. U tom kontekstu ombudsmanica podupire svoj nalaz o nepravilnostima u postupanju.  

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Komisija je trebala pretražiti tražene dokumente, uključujući one koji nisu registrirani. Propust Komisije da to učini jest nepravilnost u postupanju.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 12. srpnja 2022.

[1] Dostupno na: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html. Na primjer, članak je rekao:

„Gospođa von der Leyen mjesec dana razmjenjivala je tekstove i pozive s (...) izvršnom direktoricom (...). I dok su govorili, dvije su stvari postale jasne: „[tvrtka]” može imati više doza koje bi mogla ponuditi bloku – mnogo više. I Europska unija bi bila oduševljena što ih ima. Ta osobna diplomacija imala je veliku ulogu u dogovoru koji će se finalizirati ovog tjedna, a u kojem će Europska unija zaključati 1,8 milijardi doza (...).”

[2] https://ted.europa.eu/TED/search/canReport.do

[3] U skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Zahtjev za pristup podnesen je na stranici AskTheEU.org i dostupan je na: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_between_president_von_d.

[4] Izvješće sa sastanka dostupno je na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] Ova istraga nije se odnosila na politiku Komisije o tome koje bi dokumente, uključujući tekstualne poruke, trebalo registrirati ili ne. Istraga se odnosi na način na koji je Komisija postupila sa zahtjevom za pristup dokumentima koji može lako provjeriti posjeduje li ili ne posjeduje.

[6] Cjeloviti tekst preporuke dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678.

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[8] Prethodno je Komisija u odgovoru na parlamentarno pitanje https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html navela drukčije.

[9] Vidjeti članak 3. točku (a) Uredbe 1049/2001.

[10] Vidjeti članak 2. stavak 3. Uredbe 1049/2001.