Τίτλος υπόθεσης: Η άρνηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να επιτρέψει την πρόσβαση του κοινού σε γραπτά μηνύματα που ανταλλάχθηκαν μεταξύ της Προέδρου της Επιτροπής και του διευθύνοντος συμβούλου φαρμακευτικής εταιρείας σχετικά με την αγορά εμβολίου κατά της νόσου COVID-19

Ημερομηνία: Τρίτη 5 Οκτωβρίου 2021

Εξ αποστάσεως συνεδρίαση (Webex)

Παρόν

Ευρωπαϊκή Επιτροπή (Γενική Γραμματεία)

Διευθυντής (Διαφάνεια, Αποδοτικότητα & Πόροι)

Αναπληρωτής προϊστάμενος μονάδας (Διαφάνεια, διαχείριση εγγράφων και πρόσβαση σε έγγραφα)

Αναπληρωτής προϊστάμενος μονάδας (Υγεία, Εκπαίδευση και Πολιτισμός)

Υπεύθυνος πολιτικής - Team Leader Records Management and Archives

Υπεύθυνος Νομικών Θεμάτων και Πολιτικής - Πρόσβαση σε Έγγραφα

Ανώτερος εμπειρογνώμονας - Συντονιστής διοργανικών σχέσεων - σχέσεις με τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή

Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής (Διεύθυνση Ερευνών)

HICKEY Rosita, Διευθύντρια Ερευνών

DYRBERG Peter, εμπειρογνώμονας σε θέματα ερευνών και διαδικασιών

κα KING Jennifer, νομική εμπειρογνώμονας

κα GEHRING Michaela, υπεύθυνη ερευνών

κα EHNERT Tanja, υπεύθυνη ερευνών

Σκοπός της συνεδρίασης

Σκοπός της συνάντησης ήταν η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας να λάβει περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την υπόθεση, και συγκεκριμένα i) σχετικά με την πολιτική της Επιτροπής για την τήρηση αρχείων γραπτών μηνυμάτων (στο εξής αναφέρεται επίσης απλώς ως «κείμενα») και τον τρόπο με τον οποίο η πολιτική αυτή εφαρμόζεται στην πράξη, και ii) εάν, και εάν ναι, πώς και πού, η Επιτροπή αναζήτησε πιθανά γραπτά μηνύματα που εμπίπτουν στο αίτημα του καταγγέλλοντος.

Εισαγωγή και διαδικαστικές πληροφορίες

Η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας συστήθηκε, ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Επιτροπής για τη συνάντησή τους και εξέθεσε τον σκοπό της συνάντησης. Περιέγραψαν το νομικό πλαίσιο που ισχύει για τις συνεδριάσεις που πραγματοποιεί ο Διαμεσολαβητής, ιδίως ότι ο Διαμεσολαβητής δεν θα δημοσιοποιήσει καμία πληροφορία που έχει χαρακτηριστεί από την Επιτροπή ως εμπιστευτική, ούτε στον καταγγέλλοντα ούτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Επιτροπής ^[1].

Η ομάδα έρευνας εξήγησε ότι θα συνέτασσε σχέδιο έκθεσης σχετικά με τη συνεδρίαση, το οποίο θα διαβιβαζόταν στην Επιτροπή προκειμένου να διασφαλιστεί ότι ήταν αντικειμενικά ακριβές και πλήρες. Στη συνέχεια, η έκθεση της συνεδρίασης θα οριστικοποιηθεί, θα συμπεριληφθεί στον φάκελο και θα υποβληθεί στον καταγγέλλοντα. Καμία εμπιστευτική πληροφορία δεν περιλαμβάνεται στην έκθεση ούτε παρέχεται με άλλο τρόπο στον καταγγέλλοντα ή σε οποιονδήποτε τρίτο.

Πληροφορίες που παρασχέθηκαν από την Επιτροπή

Σχετικά με την πολιτική της Επιτροπής για την τήρηση αρχείων

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι οι κανόνες της Επιτροπής σχετικά με την τήρηση αρχείων καθορίζονται στην «Απόφαση για τη διαχείριση αρχείων και αρχείων»^[2], καθώς και στις «Κατευθυντήριες γραμμές για την καταχώριση εγγράφων»^[3].

Το άρθρο 7 παράγραφος 1 της απόφασης περιέχει τον ακόλουθο ορισμό των εγγράφων που πρέπει να καταγράφονται στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της Επιτροπής:

«Τα έγγραφα καταχωρίζονται εάν περιέχουν σημαντικές πληροφορίες που δεν είναι βραχύβιες ή εάν ενδέχεται να συνεπάγονται δράση ή παρακολούθηση από την Επιτροπή ή μία από τις υπηρεσίες της.»

ενώ οι κατευθυντήριες γραμμές καθορίζουν τα ακόλουθα λεπτομερή κριτήρια για την καταχώριση:

Εάν η απάντηση σε όλες τις ακόλουθες ερωτήσεις είναι «ναι», τότε το έγγραφο πρέπει να καταχωριστεί στο Ares και/ή στο σχετικό σύστημα εταιρικής διαχείρισης εγγράφων.

1. Συνδέεται το έγγραφο με τις πολιτικές, τις δραστηριότητες ή τις αποφάσεις που εμπίπτουν στη σφαίρα ευθύνης του θεσμικού οργάνου;

2. Είναι οι πληροφορίες που περιέχονται στο έγγραφο σημαντικές και όχι βραχύβιες;

Η ερώτηση αυτή απαιτεί διακριτική κρίση, λαμβάνοντας υπόψη το περιεχόμενο και το πλαίσιο του σχετικού εγγράφου.

• Ένα έγγραφο που απαιτεί δράση ή παρακολούθηση από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή μία από τις υπηρεσίες της, ή συνεπάγεται την ευθύνη του θεσμικού οργάνου, είναι σημαντικό και όχι βραχύβιο. Ομοίως, ένα έγγραφο που μπορεί αργότερα να χρειαστεί ως αποδεικτικό στοιχείο σύμφωνα με τους κανόνες και τους κανονισμούς που ισχύουν για την υποκείμενη «επιχειρηματική διαδικασία» θεωρείται σημαντικό και όχι βραχύβιο·
• Αντιθέτως, οι πληροφορίες θεωρούνται ασήμαντες και βραχύβιες εάν η μη διατήρησή τους δεν θα είχε αρνητικές διοικητικές ή νομικές συνέπειες για την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

3. Το έγγραφο έχει συνταχθεί ή παραληφθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή;

• Ένα έγγραφο θεωρείται «συνταχθέν» μόνον εάν είναι «σταθερό», δηλαδή εάν έχει εγκριθεί ως έτοιμο προς διαβίβαση από το πρόσωπο που έχει εξουσιοδοτηθεί να αναλάβει την ευθύνη για το περιεχόμενό του σύμφωνα με τους κανόνες και τους κανονισμούς που ισχύουν για την υποκείμενη «επιχειρηματική διαδικασία»·
• Το πρόσωπο αυτό δεν είναι απαραίτητο να είναι το πρόσωπο που είναι επιφορτισμένο με το πρακτικό καθήκον της σύνταξης ή της πληκτρολόγησης, αλλά μάλλον το πρόσωπο ή η διοικητική οντότητα που είναι υπεύθυνο για το περιεχόμενο σύμφωνα με τις διαδικαστικές απαιτήσεις και τους εσωτερικούς κανόνες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για τη σχετική επιχειρηματική διαδικασία·
• Ένα έγγραφο θεωρείται «παραληφθέν» εάν έχει παραδοθεί σκόπιμα στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή από τον (εξωτερικό) αποστολέα.»

Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής έκριναν ότι τα κείμενα και παρόμοια μηνύματα είναι βραχύβια και εφήμερα, με αποτέλεσμα να μην πληρούν τα προαναφερθέντα κριτήρια για την καταχώρισή τους στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της Επιτροπής. Ωστόσο, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι η κρίσιμη πτυχή για τον προσδιορισμό του κατά πόσον καταγράφονται οι πληροφορίες δεν είναι το μέσο, αλλά το περιεχόμενό τους. Ως εκ τούτου, εάν το περιεχόμενο ενός κειμένου είναι τέτοιο ώστε να αντικατοπτρίζει απόφαση της Επιτροπής ή να δεσμεύει την Επιτροπή με οποιονδήποτε τρόπο, θα πρέπει να καταγράφεται όπως και άλλα έγγραφα, για παράδειγμα, με την καταγραφή των πληροφοριών με τη μορφή σημειώματος στον σχετικό φάκελο.

Μέχρι σήμερα, η Επιτροπή δεν έχει καταγράψει γραπτά μηνύματα στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της. Αυτό είναι λογικό, δεδομένου ότι τα κείμενα είναι συνήθως βραχύβια και δεν χρησιμοποιούνται στην επίσημη διαδικασία λήψης αποφάσεων της Επιτροπής και δεν δεσμεύουν το θεσμικό όργανο.

Δεδομένου ότι τα κείμενα δεν θεωρείται ότι πληρούν τα κριτήρια καταχώρισης, η Επιτροπή δεν διαθέτει τεχνικό μηχανισμό για τον σκοπό αυτό. Αντιθέτως, υπάρχει ένας μηχανισμός για τα ηλεκτρονικά μηνύματα που μπορούν να καταχωριστούν στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων της Επιτροπής αρκετά εύκολα, κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί (εάν πληρούν τα τρία κριτήρια που ορίζονται στις κατευθυντήριες γραμμές, όπως ανωτέρω). Δεδομένου ότι δεν έχουν καταχωριστεί, τα κείμενα δεν καλύπτονται στη συνέχεια από το χρονοδιάγραμμα διατήρησης της Επιτροπής.

Για να διασφαλιστεί η ευαισθητοποίηση του προσωπικού σχετικά με το τι πρέπει να καταχωριστεί, η Επιτροπή παρέχει τακτική κατάρτιση σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων σε όλα τα επίπεδα, μεταξύ άλλων για τους υπαλλήλους γραφείου, τους προϊσταμένους μονάδας και τα μέλη του ιδιαίτερου γραφείου. Ενώ η κατάρτιση αυτή βασίζεται στις κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής, ο χειρισμός κειμένων και άμεσων μηνυμάτων δεν αναφέρεται ρητά κατά τη διάρκεια της κατάρτισης. Επειδή τα γραπτά μηνύματα δεν είναι καταχωρημένα, οι συμμετέχοντες δεν λαμβάνουν οδηγίες σχετικά με τον τρόπο καταγραφής ενός κειμένου. Ωστόσο, οι διαθέσιμες κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής επισημαίνουν ότι, εάν οι πληροφορίες που περιέχονται σε ένα κείμενο θεωρηθούν σημαντικές, μακράς διαρκείας και πληρούν τα κριτήρια καταχώρισης που ορίζονται ανωτέρω, θα πρέπει να καταγράφονται και να τηρούνται ως αρχείο σε διαφορετική μορφή, όπως για παράδειγμα ένα σημείωμα στον φάκελο.

Επιπλέον, κάθε Γενική Διεύθυνση (ΓΔ) διαθέτει εμπειρογνώμονα δεοντολογίας και διαφάνειας, ο οποίος λαμβάνει τακτική στοχευμένη κατάρτιση σχετικά με την τήρηση αρχείων. Οι εμπειρογνώμονες αυτοί συνεδριάζουν σε μηνιαία βάση για να συζητήσουν τις εξελίξεις στον τομέα αυτό. Με τη σειρά τους, εκπαιδεύουν τους συναδέλφους τους εντός της ΓΔ και χρησιμεύουν ως σημείο επαφής σε περίπτωση ερωτήσεων.

Όσον αφορά τα ιδιαίτερα γραφεία των Επιτρόπων, καθένα από αυτά διαθέτει έναν υπεύθυνο διαχείρισης εγγράφων (DMO), ο οποίος λαμβάνει κατάρτιση σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων στην αρχή κάθε νέας θητείας. Στη συνέχεια, εναπόκειται στα ιδιαίτερα γραφεία να θεσπίσουν τις διαδικασίες τους για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους κανόνες της Επιτροπής για την τήρηση αρχείων.

Όσον αφορά τον προσδιορισμό των εγγράφων που πρέπει να καταγράφονται, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι εναπόκειται σε κάθε συντάκτη/παραλήπτη ενός εγγράφου να προβεί σε αξιολόγηση και να αποφασίσει κατά πόσον πληροί τα κριτήρια.

Όσον αφορά τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι, στο αρχικό στάδιο της διεκπεραίωσης, η αίτηση ανατίθεται στην αρμόδια υπηρεσία, από την οποία προέρχονται (ενδεχομένως) τα έγγραφα, λαμβανομένου υπόψη του αντικειμένου της αίτησης. Η αρμόδια ΓΔ και το ιδιαίτερο γραφείο ^[4] (εάν το αίτημα αφορά έγγραφα του ιδιαίτερου γραφείου) προβαίνουν στη συνέχεια σε αρχική αναζήτηση πιθανών εγγράφων. Εάν δεν υπάρχουν έγγραφα και ο αιτών εγείρει αμφιβολίες σχετικά με αυτό (με την υποβολή «επιβεβαιωτικής αίτησης»), η μονάδα C1 «Διαφάνεια, διαχείριση εγγράφων και πρόσβαση σε έγγραφα» της ΓΔ επικοινωνεί εκ νέου με την οικεία ΓΔ και ζητεί την εκ νέου αναζήτησή τους. Σε περίπτωση που η ΓΔ επιβεβαιώσει ότι δεν υπάρχουν πρόσθετα έγγραφα, η μονάδα C1 «Διαφάνεια, διαχείριση εγγράφων και πρόσβαση σε έγγραφα» απαιτεί υπογεγραμμένο σημείωμα από τον γενικό διευθυντή, το οποίο επιβεβαιώνει την εν λόγω δήλωση. 

Όσον αφορά τη χρήση επαγγελματικών έξυπνων τηλεφώνων, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι η Επιτροπή έχει μια πολιτική σχετικά με το ποιος είναι επιλέξιμος να εφοδιαστεί με έξυπνο τηλέφωνο, η οποία περιλαμβάνει όλα τα διοικητικά στελέχη, δηλαδή όλους τους αναπληρωτές προϊσταμένους μονάδας και άνω. Ωστόσο, η Επιτροπή εφαρμόζει επίσης την προσέγγιση «φέρτε το δικό σας έξυπνο τηλέφωνο», πράγμα που σημαίνει ότι το προσωπικό μπορεί να εγκαταστήσει σχετικό λογισμικό στα προσωπικά του έξυπνα τηλέφωνα για να έχει πρόσβαση στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Επιτροπής. Στην περίπτωση αυτή, οι υποχρεώσεις του προσωπικού καθορίζονται στον Χάρτη Ιδιωτικής Κινητής Συσκευής – Χρήστη. Οι εκπρόσωποι της Επιτροπής δήλωσαν ότι θα ελέγξουν εάν η πολιτική αυτή καθορίζεται γραπτώς και, εάν υπάρχουν σχετικά έγγραφα, θα παράσχουν αντίγραφο στον Διαμεσολαβητή.

Σχετικά με την παρούσα υπόθεση

Όσον αφορά το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος, οι εκπρόσωποι της Επιτροπής εξήγησαν ότι, μετά την παραλαβή του αρχικού αιτήματος, η μονάδα της Γενικής Γραμματείας (ΓΓ) που χειρίστηκε το αίτημα ζήτησε τη γνώμη του ιδιαίτερου γραφείου του Προέδρου. Το υπουργικό συμβούλιο προσδιόρισε τρία έγγραφα ως εμπίπτοντα στο πεδίο εφαρμογής του αιτήματος. Η μονάδα E.4 «Υγεία, εκπαίδευση και εκπαίδευση, πολιτισμός» της ΓΓ που ήταν αρμόδια για τη διεκπεραίωση του αιτήματος στο αρχικό στάδιο αξιολόγησε στη συνέχεια τα τρία αυτά έγγραφα και αποφάσισε να χορηγήσει στον καταγγέλλοντα ευρεία μερική πρόσβαση.

Όταν ο καταγγέλλων υπέβαλε επιβεβαιωτική αίτηση υποστηρίζοντας ότι θα πρέπει να υπάρχουν πρόσθετα έγγραφα, δηλαδή κείμενα, η μονάδα C1 «Διαφάνεια, Διαχείριση Εγγράφων & Εντοπισμός· Πρόσβαση σε Έγγραφα» της Γενικής Γραμματείας, σύμφωνα με την εσωτερική διαδικασία, ζήτησε εκ νέου τη γνώμη του ιδιαίτερου γραφείου του Προέδρου. Το ιδιαίτερο γραφείο του Προέδρου επιβεβαίωσε ότι δεν υπάρχουν πρόσθετα έγγραφα που να πληρούν τα κριτήρια καταγραφής. Στη συνέχεια, η SG έλαβε υπόψη την εκτίμηση αυτή όταν απάντησε στον καταγγέλλοντα.

Οι ανταλλαγές απόψεων με το ιδιαίτερο γραφείο του Προέδρου καταχωρίστηκαν στον φάκελο πρόσβασης και θα κοινοποιηθούν στον Διαμεσολαβητή.

Ολοκλήρωση της συνεδρίασης

Η ομάδα έρευνας ευχαρίστησε τους εκπροσώπους της Επιτροπής για τον χρόνο τους και για τις εξηγήσεις που παρασχέθηκαν, και η συνεδρίαση ολοκληρώθηκε.

Μετά τη συνεδρίαση, η Επιτροπή διαβίβασε στον Διαμεσολαβητή αντίγραφα των ακόλουθων εγγράφων τα οποία έκρινε εμπιστευτικά:

• Ανταλλαγές με το ιδιαίτερο γραφείο του Προέδρου σχετικά με το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος,
• Ιδιωτική κινητή συσκευή - Χάρτης χρήστη
• Εταιρική κινητή συσκευή - Χάρτης χρήστη, και
• Δύο έγγραφα σχετικά με την πολιτική της Επιτροπής για την κατανομή του εξοπλισμού ΤΠ.

Βρυξέλλες, 8 Δεκεμβρίου 2021

τη Rosita Hickey τη Michaela Gehring

Διευθυντής του αρμόδιου για τις έρευνες υπαλλήλου

[1] Άρθρο 4.8 των διατάξεων εφαρμογής του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

[2] Απόφαση της Επιτροπής της 6.7.2020 σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και αρχείων, διαθέσιμη στη διεύθυνση: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Η Επιτροπή επιβεβαίωσε ότι το έγγραφο αυτό μπορεί να κοινοποιηθεί στον καταγγέλλοντα. Θα επισυναφθεί στην παρούσα έκθεση.

[4] Είναι σημαντικό να υπογραμμιστεί ότι τα ιδιαίτερα γραφεία δεν απαντούν απευθείας στις αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα. Οι αιτήσεις, οι οποίες αφορούν έγγραφα που προέρχονται από τα ιδιαίτερα γραφεία, εξετάζονται από τις αρμόδιες ΓΔ/υπηρεσίες που εξυπηρετούν τον αντίστοιχο Επίτροπο (συμπεριλαμβανομένου του Προέδρου και των Αντιπροέδρων της Επιτροπής). Σύμφωνα με τη διοικητική πρακτική της Επιτροπής, τα έγγραφα προσδιορίζονται συνήθως από τα ιδιαίτερα γραφεία και οι απαντήσεις προετοιμάζονται από την αρμόδια υπηρεσία, αφού ζητηθεί η γνώμη του οικείου ιδιαίτερου γραφείου σχετικά με την πιθανή γνωστοποίηση.