ΤΕΛΙΚΟ

Γνωμοδότηση σχετικά με την Επιτροπή όσον αφορά το σχέδιο σύστασης της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας - Δύο κοινές καταγγελίες από το Παρατηρητήριο της Ευρώπης των Εταιρειών, τη Μονάδα ΕΕ της Greenpeace, το LobbyControl και το Spinwatch (αριθ. αναφ. 2077/2012/TN) και τους Friends of the Earth Europe (αριθ. αναφ. 1853/2013/TN)

ΙΣΤΟΡΙΚΟ / ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΩΝ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ / ΙΣΤΟΡΙΑ

Το 2012 και το 2013, το Corporate Europe Observatory, η Greenpeace EU Unit, το LobbyControl, το Spinwatch και οι Friends of the Earth υπέβαλαν καταγγελίες στον Διαμεσολαβητή σχετικά με το «φαινόμενο της μεταπήδησης από τον δημόσιο στον ιδιωτικό τομέα». Απαντώντας στις εν λόγω καταγγελίες, ο Διαμεσολαβητής (ΕΟ) αποφάσισε την 1η Φεβρουαρίου 2013 να κινήσει αυτεπάγγελτη έρευνα με σκοπό να αποσαφηνίσει, από συστημική άποψη, τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπαϊκή Επιτροπή αντιμετωπίζει τις συγκρούσεις που ενδέχεται να προκύψουν όταν το προσωπικό αποχωρήσει ή προσληφθεί στις υπηρεσίες της.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Στην παρούσα έρευνα, το εκτελεστικό όργανο επιδιώκει να εντοπίσει συστημικά προβλήματα και συστημικές λύσεις σε αυτά τα προβλήματα. Η EO υπογραμμίζει ότι η έρευνά της δεν επικεντρώνεται στον χειρισμό από την Επιτροπή των μεμονωμένων υποθέσεων στις οποίες αναφέρονται οι καταγγέλλοντες, αλλά σε τέτοια συνολικά συστημικά ζητήματα.

Κατά τη διάρκεια της έρευνας, οι υπηρεσίες του οικονομικού φορέα διενήργησαν διεξοδικούς ελέγχους των φακέλων της Επιτροπής με σκοπό τον εντοπισμό συστημικών ζητημάτων. Οι έλεγχοι κάλυψαν τους φακέλους της Επιτροπής σχετικά με τις 11 μεμονωμένες περιπτώσεις που εντόπισαν οι καταγγέλλοντες στις καταγγελίες τους προς τον οικονομικό φορέα, 27 φακέλους που πρότεινε η Επιτροπή σχετικά με 27 άλλα μέλη του προσωπικού και 16 φακέλους που επέλεξαν οι υπηρεσίες του οικονομικού φορέα.

Στις 28 Νοεμβρίου 2013, ο εκτελεστικός διευθυντής ζήτησε από την Επιτροπή να της υποβάλει γνώμη σχετικά με τους ισχυρισμούς και τις αιτιάσεις που προέβαλαν οι καταγγέλλοντες. Ζήτησε επίσης από την Επιτροπή να απαντήσει, κατά τη γνώμη της, σε μια σειρά λεπτομερών ερωτήσεων που έθεσε.

Η Επιτροπή υπέβαλε την απάντησή της στον εκτελεστικό διευθυντή στις 29 Απριλίου 2014. Ο ΕΟ απέστειλε την απάντηση της Επιτροπής στους καταγγέλλοντες, οι οποίοι υπέβαλαν τις παρατηρήσεις τους στον ΕΟ.

Στις 22 Σεπτεμβρίου 2014, ο εκτελεστικός διευθυντής απέστειλε το σχέδιο σύστασής του στην Επιτροπή και στους καταγγέλλοντες και κάλεσε την Επιτροπή να υποβάλει την εμπεριστατωμένη γνώμη της στον εκτελεστικό διευθυντή έως τις 31 Δεκεμβρίου 2014. Η Επιτροπή ζήτησε παράταση της προθεσμίας έως τις 31 Ιανουαρίου 2015, την οποία χορήγησε δεόντως ο εκτελεστικός διευθυντής.

ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Η Επιτροπή εκφράζει την ικανοποίησή της για το σχέδιο σύστασης του εκτελεστικού διευθυντή ως πολύτιμη συμβολή στη συνολική συζήτηση για την αποφυγή της σύγκρουσης συμφερόντων. Ειδικότερα, η Επιτροπή εκφράζει την ικανοποίησή της για την επιβεβαίωση ότι, σύμφωνα με την αξιολόγηση της Επιτροπής, δεν υπήρξε σύγκρουση συμφερόντων στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων που εξετάστηκαν. Ο εκτελεστικός διευθυντής συγχαίρει επίσης επανειλημμένα την Επιτροπή για τις επιτυχείς προσπάθειές της να βελτιώνει συνεχώς το σύστημα δεοντολογίας της.

Η Ευρωπαϊκή Ένωση είναι μια Ένωση δικαίου και η Επιτροπή, όπως όλα τα άλλα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα και οργανισμοί, υποχρεούται να σέβεται το δίκαιο. Η Επιτροπή θεωρεί ότι οι βασικές αρχές που διακυβεύονται σε σχέση με το ζήτημα του «προσωπικού που αποχωρεί από τα θεσμικά όργανα για να αναλάβει θέσεις στον ιδιωτικό τομέα» είναι ιδίως οι εξής: Διαφάνεια και λογοδοσία, κράτος δικαίου, δικαίωμα στην εργασία, δικαίωμα στην προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και, τέλος, αρχή της αναλογικότητας.

Θα μπορούσε ενδεχομένως να υπάρξει κάποια ένταση μεταξύ αυτών των αρχών σε σχέση με την κατάσταση του «προσωπικού που εγκαταλείπει τα θεσμικά όργανα για να αναλάβει θέσεις στον ιδιωτικό τομέα»: για παράδειγμα, μεταξύ της απαίτησης διαφάνειας έναντι της απαίτησης προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή του δικαιώματος στην εργασία έναντι της προστασίας του έννομου συμφέροντος του θεσμικού οργάνου. Είναι υποχρέωση των θεσμικών οργάνων να σταθμίζουν προσεκτικά αυτές τις αρχές. Για να γίνει αυτό, πρέπει να εφαρμόσουμε τη θεμελιώδη αρχή της αναλογικότητας για να καταλήξουμε σε δίκαια και δίκαια αποτελέσματα που να εξυπηρετούν όλα τα διακυβευόμενα συμφέροντα στο μέτρο του δυνατού.

Από την έκθεση του οικονομικού φορέα προκύπτει σαφώς ότι εικαζόμενες ελλείψεις διαπιστώθηκαν μόνο σε λίγες περιπτώσεις. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή διερωτάται κατά πόσον είναι ορθό να γίνεται λόγος για «συστημική κακοδιοίκηση». Επιπλέον, η Επιτροπή επισημαίνει ότι η πρακτική της συνάδει πλήρως με το νομικό πλαίσιο που πρέπει να εφαρμόζει.

Ωστόσο, η Επιτροπή παραμένει πρόθυμη να συζητήσει πώς μπορεί να αντιμετωπιστεί καλύτερα το ζήτημα του «προσωπικού που εγκαταλείπει τα θεσμικά όργανα για να αναλάβει θέσεις στον ιδιωτικό τομέα», και είναι πρόθυμη να εξετάσει το ενδεχόμενο να λάβει υπόψη προτάσεις για την περαιτέρω βελτίωση του συστήματός της.

ΤΟ ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΣΤΑΣΗΣ

Ο Διαμεσολαβητής κρίνει ότι η Επιτροπή θα πρέπει:

α) Πλήρης ανάλυση κάθε μεμονωμένης αίτησης για εργασία εκτός της Επιτροπής και παρουσίαση της εν λόγω ανάλυσης σε καλά αιτιολογημένες και τεκμηριωμένες αποφάσεις

Ο εκτελεστικός διευθυντής αναγνωρίζει στο σχέδιο σύστασής του (εφεξής «έκθεση του εκτελεστικού διευθυντή») ότι «η Επιτροπή παραθέτει συνήθως εκτενή αιτιολογία σε απόφαση με την οποία απορρίπτει αίτηση για την άσκηση εξωτερικής δραστηριότητας και σε αποφάσεις με τις οποίες εγκρίνει τέτοιες αιτήσεις υπό όρους»[1].

Η σύστασή της αφορά την ανάγκη να εκθέσει η Επιτροπή «σαφώς και πλήρως τους λόγους για τις θετικές αποφάσεις, δηλαδή τις αποφάσεις που επιτρέπουν, χωρίς όρους, σε έναν υπάλληλο να αναλάβει θέση εκτός του θεσμικού οργάνου». Μολονότι ο εκτελεστικός διευθυντής δέχεται ότι η Επιτροπή ορθώς δηλώνει ότι δεν έχει νομική υποχρέωση να αιτιολογεί τέτοιες θετικές αποφάσεις, επιμένει ωστόσο ότι «είναι σαφώς ορθή διοικητική πρακτική και προς το συμφέρον όλων των πολιτών οι αποφάσεις αυτές να είναι πλήρως και καλά αιτιολογημένες».

Όπως έχει ήδη αναφέρει η Επιτροπή στην απάντησή της της 29ης Απριλίου 2014, είναι πρόθυμη να παράσχει περαιτέρω εξηγήσεις σε αυτές τις υποθέσεις (θετικές αποφάσεις). Η μορφή και το περιεχόμενο του εν λόγω σκεπτικού θα λαμβάνουν υπόψη τη φύση της προβλεπόμενης δραστηριότητας, κατά περίπτωση.

β) Κατάλληλη καταγραφή ότι έχει αναλύσει κατά πόσον οι πληροφορίες που παρέχονται από τον υπάλληλο σχετικά με την προτεινόμενη εξωτερική εργασία είναι επαρκώς λεπτομερείς ώστε να επιτρέπουν στην Επιτροπή να προβεί σε πλήρη ανάλυση της εν λόγω εξωτερικής εργασίας

Η παρούσα σύσταση βασίζεται στο σημείο 23 της έκθεσης του οικονομικού φορέα: «… ότι η Επιτροπή θα πρέπει να αναφέρει ρητά, στον φάκελο, ότι οι πληροφορίες που παρέχονται από τον αιτούντα σχετικά με τη θέση εργασίας του εκτός της Επιτροπής επαρκούν για τη διενέργεια διεξοδικής ανάλυσης της υπόθεσης. Ο Διαμεσολαβητής είναι της άποψης ότι η ανάγκη, που επιβάλλεται στην υπηρεσία που αναλύει τον φάκελο, να προβεί σε μια τέτοια ρητή δήλωση, οδηγεί σε μια κατάσταση όπου η υπηρεσία μπορεί να εξετάσει πιο προσεκτικά το ζήτημα. Εάν η ανάλυση οδηγήσει στο συμπέρασμα ότι οι παρεχόμενες πληροφορίες δεν είναι επαρκείς, η Επιτροπή θα πρέπει να ζητήσει από τον αιτούντα να παράσχει πρόσθετες πληροφορίες.»

Η Επιτροπή θα ήθελε να υπογραμμίσει ότι, όταν διαπιστώνει ότι δεν έχει στη διάθεσή της επαρκείς πληροφορίες, ζητεί την παροχή πρόσθετων στοιχείων από τον αιτούντα και/ή τις αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής, κατά περίπτωση. Οι αιτήσεις αυτές καταγράφονται δεόντως στον φάκελο.

Ωστόσο, η Επιτροπή συμφωνεί να συμπεριλάβει πρόσθετη δήλωση, με τη μορφή καταλόγου ελέγχου που πρέπει να συμπληρωθεί και να συμπεριληφθεί στον φάκελο, ότι οι πληροφορίες που παρέχονται από τον αιτούντα επαρκούν για τη διεξοδική ανάλυση του φακέλου.

γ) Κατάλληλη καταγραφή και ανάλυση των παρατηρήσεων που διατυπώνονται από άλλες υπηρεσίες της Επιτροπής, ιδίως όταν η τελική θέση της Επιτροπής αποκλίνει από τις εν λόγω παρατηρήσεις

Η Επιτροπή εκφράζει την ικανοποίησή της για το γεγονός ότι ο εκτελεστικός διευθυντής σημείωσε σαφή βελτίωση στις προσπάθειες της Επιτροπής να τεκμηριώσει την απόφασή της, από την επιθεώρηση των φακέλων που ολοκληρώθηκαν πρόσφατα.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι μπορεί να διαπιστωθεί στους φακέλους της ότι αναλύει διεξοδικά όλες τις σχετικές παρατηρήσεις και, ακόμη και όταν είναι αναγκαίο, απαιτεί περισσότερη και εκτεταμένη αιτιολόγηση από τις συναφείς υπηρεσίες, όπως αποδεικνύεται από τις εσωτερικές ανταλλαγές που καταγράφονται δεόντως στον φάκελο. Ωστόσο, η Επιτροπή θα αξιοποιήσει εκ νέου την ευκαιρία αυτή για να εξετάσει περαιτέρω κατά πόσον είναι δυνατές περαιτέρω βελτιώσεις.

δ) Να λάβει όλα τα αναγκαία μέτρα για να διασφαλίσει ότι η Επιτροπή εφαρμόζει με συνέπεια τους κανόνες σχετικά με τις συγκρούσεις συμφερόντων σε ολόκληρη την Επιτροπή, μεταξύ άλλων ειδοποιώντας τις ΓΔ όποτε εντοπίζονται ασυνέπειες όσον αφορά την επιβολή όρων

Η παρούσα σύσταση βασίζεται στο σημείο 31 της έκθεσης του οικονομικού φορέα: «Ωστόσο, η εξέταση των φακέλων από τη Διαμεσολαβήτρια την οδήγησε στο συμπέρασμα ότι η συνέπεια αυτή δεν ήταν πάντα ο κανόνας.» Στο ακόλουθο σημείο 32, η Διαμεσολαβήτρια ανακοινώνει επίσης ότι « Η Διαμεσολαβήτρια προτίθεται επίσης να δώσει συνέχεια στη δέσμευση αυτή μέσω της εξέτασης των φακέλων της Επιτροπής κατά την αξιολόγηση της εφαρμογής των νέων διατάξεων περί σύγκρουσης συμφερόντων στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης».

Σε όλες τις περιπτώσεις του άρθρου 16, η ΓΔ Ανθρωπίνων Πόρων διαβουλεύεται με τη Γενική Γραμματεία και τη Νομική Υπηρεσία προκειμένου να διασφαλίσει την εφαρμογή μιας νομικά ορθής, συνεπούς και συνεκτικής προσέγγισης σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Σε περίπτωση που διαπιστωθεί κάποια απόκλιση, οι ενδιαφερόμενες υπηρεσίες καλούνται να ελέγξουν κατά πόσον αυτό είναι δικαιολογημένο και, εάν διαπιστωθεί ότι είναι δικαιολογημένο, η αιτιολόγηση αυτή αποτελεί κεντρικό μέρος του φακέλου. Το γεγονός ότι ο γενικός διευθυντής της ΓΔ HR είναι η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή για τις αποφάσεις δυνάμει του άρθρου 16 συμβάλλει επίσης στη διασφάλιση ίσης μεταχείρισης για όλους τους πρώην υπαλλήλους, ανεξάρτητα από τη ΓΔ προέλευσής τους.

Επιπλέον, η συνοχή διασφαλίζεται επίσης μέσω του δικτύου ανταποκριτών δεοντολογίας, το οποίο συνεδριάζει σε τακτική βάση και συζητά τα θέματα αυτά.

Η Επιτροπή έχει ήδη λάβει μέτρα για τη βελτίωση της συνέπειας στην εφαρμογή των δεοντολογικών διατάξεων του νέου κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, ιδίως μέσω του δικτύου δεοντολογικών ανταποκριτών και μέσω του συνεργατικού δικτυακού τόπου δεοντολογίας που εγκαινιάστηκε τον Οκτώβριο του 2014 και θα εξετάσει επίσης κατά πόσον η ανάπτυξη κατευθυντήριων γραμμών για τις υπηρεσίες θα μπορούσε να βελτιώσει περαιτέρω τη συνέπεια.

ε) Διασφάλιση ότι η αξιολόγηση των αιτήσεων πραγματοποιείται από υπαλλήλους που δεν είχαν καμία άμεση επαγγελματική σχέση με τον ενδιαφερόμενο υπάλληλο. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στην απαίτηση αυτή όσον αφορά τους ανώτερους υπαλλήλους.

Στο σημείο 42 της έκθεσης του οικονομικού φορέα: «Ο Διαμεσολαβητής υποστηρίζει ότι θα πρέπει να λαμβάνεται η μέγιστη δυνατή μέριμνα ώστε να διασφαλίζεται ότι η αξιολόγηση όλων των αιτήσεων διενεργείται από πρόσωπα που δεν είχαν άμεσους επαγγελματικούς δεσμούς με τον αιτούντα. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής αναγνωρίζει επίσης ότι, όσον αφορά τους ανώτερους υπαλλήλους, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να επιτευχθεί.»

Όπως επισήμανε ήδη η Επιτροπή στην προηγούμενη απάντησή της, οι απόψεις της ΓΔ προέλευσης δεν είναι παρά ένα από τα στοιχεία που λαμβάνονται υπόψη από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή στην τελική της απόφαση. Γνώμες παρέχονται επίσης από μη συνδεδεμένες υπηρεσίες, δηλαδή τη Γενική Γραμματεία και τη Νομική Υπηρεσία. Επιπλέον, ζητείται η γνώμη της μεικτής επιτροπής κατά τη διαδικασία.

Οι απόψεις της ΓΔ προέλευσης παρέχονται προκειμένου να αξιολογηθούν οι πιθανοί δεσμοί μεταξύ της νέας δραστηριότητας και του έργου που αναλήφθηκε στη ΓΔ κατά την τελευταία τριετία υπηρεσίας. Η πλήρης και ορθή ανάλυση του έργου που επιτελείται στην υπηρεσία και των σχετικών κινδύνων πραγματοποιείται καλύτερα από τη Γενική Διεύθυνση/Υπηρεσία που διαθέτει τη σημαντικότερη εμπειρογνωσία. Όσον αφορά τα πρώην ανώτερα διευθυντικά στελέχη, διενεργείται πρόσθετος έλεγχος στο ιδιαίτερο γραφείο του επιτρόπου που είναι αρμόδιος για την οικεία υπηρεσία.

Όπως θα έχει διαπιστώσει η ομάδα οικονομικών συμβούλων στους φακέλους, τα περίπλοκα ζητήματα που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας συζητούνται εκτενώς, ιδίως με τη Γενική Γραμματεία και τη Νομική Υπηρεσία, οι οποίες συμβουλεύονται κάθε φάκελο που σχετίζεται με αίτημα βάσει του άρθρου 16. Στο πλαίσιο αυτό, η ομάδα έρευνας θα έχει επισημάνει ότι σε καμία περίπτωση δεν ακολουθούνται πάντα οι απόψεις της ΓΔ προέλευσης.

Τέλος, η Επιτροπή υπενθυμίζει ότι ο εκτελεστικός διευθυντής διαπίστωσε ότι στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων που επιθεώρησαν οι υπηρεσίες του δεν υπήρχαν αποδεικτικά στοιχεία σύγκρουσης συμφερόντων.

στ) Ενημερώστε το προσωπικό ότι παραμένει πάντα υποχρεωμένο να συμπεριφέρεται με ακεραιότητα και διακριτικότητα όσον αφορά την αποδοχή ορισμένων θέσεων ή παροχών, υπενθυμίστε του ότι η υποχρέωση αυτή δεν περιορίζεται χρονικά και λάβετε όλα τα δυνατά μέτρα έναντι οποιουδήποτε πρώην προσωπικού που αγνοεί την υποχρέωση αυτή αποδεχόμενος οποιαδήποτε προβληματική προσφορά εργασίας

Η Επιτροπή υπενθυμίζει τακτικά στο προσωπικό τις υποχρεώσεις του. Σε όλους τους υπαλλήλους που αποχωρούν από την υπηρεσία υπενθυμίζονται ομοίως οι υποχρεώσεις τους σε ειδικό έγγραφο αποχώρησης. Οι αποφάσεις της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής υπενθυμίζουν στα πρώην μέλη του προσωπικού τα άρθρα του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης στα οποία δεσμεύονται μετά την αποχώρησή τους από την υπηρεσία, δηλαδή τα άρθρα 16, 17 και 19, καθώς και το άρθρο 339 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Σε όλους τους συνταξιούχους υπενθυμίζονται επίσης οι υποχρεώσεις τους που απορρέουν από το άρθρο 16 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης μέσω περιοδικών μηνυμάτων.

Στην προηγούμενη απάντησή της, η Επιτροπή έχει ήδη συμφωνήσει με τον εκτελεστικό διευθυντή σχετικά με τη διάρκεια των υποχρεώσεων που ορίζονται ιδίως στο άρθρο 16 παράγραφος 1 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Η Επιτροπή έχει επισημάνει ότι όταν ένας πρώην υπάλληλος αναλαμβάνει μια δραστηριότητα ακόμη και μετά από δύο έτη από την αποχώρησή του από την υπηρεσία και όταν αυτό παραβιάζει το καθήκον του να συμπεριφέρεται με ακεραιότητα και διακριτικότητα σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 1, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα.

Κατευθυντήριες γραμμές για περαιτέρω βελτιώσεις

Η Επιτροπή αντιλαμβάνεται ότι η ακόλουθη σύσταση διατυπώνεται από τον εκτελεστικό διευθυντή σε πνεύμα συνεργασίας και χρησιμότητας με στόχο την περαιτέρω βελτίωση του ισχύοντος στέρεου συστήματος.

Η Διαμεσολαβήτρια προτείνει στην Επιτροπή:

ζ) Προσδιορισμός των ΓΔ που θα πρέπει να διαθέτουν κώδικες δεοντολογίας και ακεραιότητας και διασφάλιση της εφαρμογής των εν λόγω κωδίκων

Πολλές ΓΔ και υπηρεσίες διαθέτουν ειδικές κατευθυντήριες γραμμές στον τομέα της επαγγελματικής δεοντολογίας. Η Επιτροπή συμφωνεί ότι οι εν λόγω κατευθυντήριες γραμμές διαδραματίζουν χρήσιμο πρόσθετο ενδεικτικό ρόλο σε συγκεκριμένους τομείς δραστηριότητας, δεδομένου ότι μπορούν να βοηθήσουν το προσωπικό να κατανοήσει καλύτερα ποιες είναι οι υποχρεώσεις του και ποιες μπορεί να είναι οι δύσκολες καταστάσεις σε έναν δεδομένο τομέα δραστηριότητας. Ωστόσο, σκοπός τους είναι να παρέχουν καθοδήγηση βάσει των κανόνων που θεσπίζουν οι νομοθετικές αρχές και, εν πάση περιπτώσει, δεν μπορούν να επιβάλλουν περαιτέρω υποχρεώσεις στο προσωπικό. Η Επιτροπή θεωρεί ότι είναι σκόπιμο να αφεθεί η ανάπτυξη τέτοιων ειδικών κωδίκων δεοντολογίας και ακεραιότητας στη διακριτική ευχέρεια των ΓΔ που είναι οι πλέον κατάλληλες να κρίνουν την ανάγκη και το περιεχόμενο των εν λόγω κωδίκων. Η συνέπεια των κωδίκων διασφαλίζεται από την απαίτηση έγκρισής τους από τη ΓΔ HR, τη Γενική Γραμματεία και τη Νομική Υπηρεσία.

η) Κατά περίπτωση, να αναλύει επίσης τις αιτήσεις για εργασία εκτός της Επιτροπής βάσει ειδικών ανά ΓΔ κωδίκων δεοντολογίας και ακεραιότητας

Η πρόταση αυτή βασίζεται στο σημείο 19 της έκθεσης του οικονομικού φορέα: «Εάν η αίτηση για να επιτραπεί η ανάληψη εργασίας υποβάλλεται από υπάλληλο ο οποίος εργαζόταν σε ΓΔ με ειδικό κώδικα δεοντολογίας και ακεραιότητας της ΓΔ (βλ. κατωτέρω και τις οδηγίες στο στοιχείο η) κατωτέρω), η απόφαση σχετικά με την αίτηση θα πρέπει να αναφέρει αν ο εν λόγω κώδικας καθορίζει λεπτομερέστερους και σχετικούς κανόνες και να αναλύει την αίτηση με βάση και αυτούς τους κανόνες.»

Βλ. την απάντηση στην πρόταση ζ) ανωτέρω.

θ) Βελτίωση του δικτυακού τόπου της Επιτροπής για τη δεοντολογία και τη συμπεριφορά

Η Επιτροπή επικαιροποιεί και βελτιώνει συνεχώς τον δικτυακό της τόπο για τη δεοντολογία και τη συμπεριφορά στον Europa και θα εντείνει τις προσπάθειες αυτές (βλ. επίσης απάντηση στο σημείο δ).

ι) Δημοσίευση στο διαδίκτυο ειδικών κωδικών ή κατευθυντήριων γραμμών της ΓΔ

Η Επιτροπή θα εξετάσει τον τρόπο με τον οποίο θα δοθεί η κατάλληλη δημοσιότητα σε αυτούς τους εσωτερικούς κώδικες και κατευθυντήριες γραμμές, αλλά εξακολουθεί να εξετάζει τους τρόπους με τους οποίους μπορεί να γίνει αυτό, με στόχο τη διασφάλιση μεγαλύτερης διαφάνειας μέσω της κατάλληλης δημοσίευσης στον ιστότοπο Europa.

ια) να δημοσιεύει στο διαδίκτυο, όσον αφορά τις αποφάσεις έγκρισης αιτήσεων ανώτερων υπαλλήλων για εργασία εκτός της Επιτροπής, i) το όνομα του οικείου ανώτερου υπαλλήλου, ii) λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τα καθήκοντα που ασκεί στην Επιτροπή ο εν λόγω ανώτερος υπάλληλος, iii) λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τα καθήκοντα που πρέπει να εκτελεί στο πλαίσιο των νέων δραστηριοτήτων και iv) τη λεπτομερή αξιολόγηση και τα συμπεράσματα της Επιτροπής (συμπεριλαμβανομένων τυχόν όρων) σχετικά με τυχόν σύγκρουση συμφερόντων·

Η Επιτροπή εξετάζει επί του παρόντος την κατάλληλη μορφή, το πεδίο εφαρμογής και το περιεχόμενο των ετήσιων πληροφοριών που πρέπει να περιέχονται στη δημοσίευση, η οποία προβλέπεται στο άρθρο 16 παράγραφος 4 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Για το σκοπό αυτό, η Επιτροπή έχει έρθει σε επαφή με τα άλλα ενδιαφερόμενα θεσμικά όργανα. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή λαμβάνει υπόψη τις απόψεις του οικονομικού φορέα και θα τις λάβει υπόψη κατά την ανάπτυξη της μορφής της ετήσιας δημοσίευσης, αλλά δεν μπορεί στο παρόν στάδιο να αναλάβει καμία συγκεκριμένη δέσμευση. Στο πλαίσιο αυτό, θα πρέπει να ληφθούν πλήρως υπόψη τα ζητήματα προστασίας των δεδομένων.

Μόλις τεθεί σε ισχύ το σύστημα της Επιτροπής, η Επιτροπή θα είναι στην ευχάριστη θέση να παράσχει στον Διαμεσολαβητή περαιτέρω λεπτομέρειες.

ιβ) Ενημερώνει τον Διαμεσολαβητή για κάθε περίπτωση κατά την οποία εξαιρετικοί και επιτακτικοί λόγοι προστασίας της ιδιωτικής ζωής εμποδίζουν τη δημοσίευση που αναφέρεται στο στοιχείο ια) ανωτέρω. Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής θα επιθεωρήσει και θα αξιολογήσει τον φάκελο σχετικά με την απόφαση που ελήφθη για να επιτραπεί στον εν λόγω ανώτερο υπάλληλο να εργαστεί εκτός της Επιτροπής.

Η Επιτροπή λαμβάνει υπό σημείωση τη θέση του Διαμεσολαβητή και θα εξετάσει κατά πόσον αυτό είναι εφικτό κατά τον σχεδιασμό του συστήματός της για τη δημοσίευση πληροφοριών.

Η Επιτροπή διαθέτει ευρεία διακριτική ευχέρεια για τη διενέργεια των αξιολογήσεων και τη λήψη αποφάσεων στον τομέα αυτό. Ωστόσο, ο εκτελεστικός διευθυντής έχει φυσικά το δικαίωμα να διενεργεί έρευνες όταν διαπιστώνει ότι υπάρχουν λόγοι υποψίας πιθανών περιπτώσεων κακοδιοίκησης. Η Επιτροπή θα συνεργάζεται πλήρως κάθε φορά που ο Διαμεσολαβητής αποφασίζει να εξετάσει έναν φάκελο στο πλαίσιο έρευνας.

ιγ) Θέσπιση κεντρικού μητρώου αιτήσεων προσωπικού για εργασία εκτός της Επιτροπής και για αξιολογήσεις σύγκρουσης συμφερόντων του εισερχόμενου προσωπικού

Όπως γνωρίζει ο εκτελεστικός διευθυντής, η Επιτροπή διαθέτει ένα κεντρικό εσωτερικό εργαλείο που επιτρέπει την επεξεργασία των αξιολογήσεων των αιτημάτων δεοντολογίας και των επακόλουθων αποφάσεων που πρόκειται να καταχωριστούν στον ατομικό φάκελο του αιτούντος. Αυτό το κεντρικό εργαλείο επεξεργασίας επεκτείνεται σταδιακά ώστε να καλύπτει όλα τα αιτήματα δεοντολογίας και μπορεί να θεωρηθεί ισοδύναμο με μητρώο. Προβλέπονται περαιτέρω εξελίξεις στο πλαίσιο της αύξησης της διαφάνειας και της λογοδοσίας.

Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή επισημαίνει ότι ο εκτελεστικός διευθυντής δεν προτίθεται να δημοσιοποιήσει ένα τέτοιο μητρώο και ότι ο εκτελεστικός διευθυντής θεωρεί ότι πρέπει να τηρούνται οι κανόνες προστασίας των δεδομένων.

ιδ) Χρήση της σύστασης της Διαμεσολαβήτριας που ορίζεται στα στοιχεία α) έως στ) ως κατευθυντήριων γραμμών κατά την αξιολόγηση πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων των εισερχόμενων υπαλλήλων

Το άρθρο 11 τρίτο και τέταρτο εδάφιο του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης εφαρμόζει ήδη τις συστάσεις του εκτελεστικού διευθυντή σχετικά με την ανάγκη και τον τρόπο αξιολόγησης πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων για την πρόσληψη εισερχόμενου προσωπικού, ακόμη και για την επιστροφή από άδεια για προσωπικούς λόγους. Για όλο το προσωπικό της Επιτροπής, οι δραστηριότητες κατάρτισης και ευαισθητοποίησης υπενθυμίζουν τακτικά στο προσωπικό τις υποχρεώσεις του.

ιε) Να χρησιμοποιηθεί η σύσταση της Διαμεσολαβήτριας που παρατίθεται στα στοιχεία α) έως στ) ανωτέρω κατά την ανάλυση του κατά πόσον τηρείται η απαγόρευση αποχώρησης ανώτερων υπαλλήλων από την Επιτροπή από δραστηριότητες εκπροσώπησης συμφερόντων ή υπεράσπισης έναντι της Επιτροπής

Η Επιτροπή, με θετικό πνεύμα, θα διερευνήσει περαιτέρω τη σκοπιμότητα της σύστασης του Διαμεσολαβητή κατά την αξιολόγηση των υποθέσεων που αφορούν την απαγόρευση συμμετοχής ανώτερων υπαλλήλων σε δραστηριότητες άσκησης πίεσης ή επιρροής από ομάδες συμφερόντων. Θα λαμβάνει υπόψη τις αρχές που περιγράφονται στα στοιχεία α) έως στ) ανωτέρω στις περιπτώσεις αυτές.

ιστ) Να λάβει τα αναγκαία μέτρα για να διασφαλίσει ότι όλες οι μελλοντικές υποθέσεις αντικατοπτρίζουν την πολιτική σύμφωνα με την οποία οι δεσμεύσεις που προσφέρονται από τους υπαλλήλους, με στόχο την εξάλειψη των συγκρούσεων συμφερόντων, αναφέρονται ρητά και αναλύονται στον φάκελο.

Η Επιτροπή έχει ήδη αναφέρει στην προηγούμενη απάντησή της ότι οι δεσμεύσεις που πρότειναν τα πρώην μέλη του προσωπικού της θα αναφέρονται στις αποφάσεις της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Η Επιτροπή εκφράζει την ικανοποίησή της για το σχέδιο σύστασης του εκτελεστικού διευθυντή ως πολύτιμη συμβολή στη συζήτηση σχετικά με τη σύγκρουση συμφερόντων και τη σχετική ευαισθητοποίηση. Οι αποφάσεις της Επιτροπής είναι επαρκώς αιτιολογημένες και τεκμηριωμένες. Ταυτόχρονα, θα προσπαθήσει να βελτιώσει το σύστημά της, ιδίως για να διασφαλίσει ότι το κοινό ενημερώνεται δεόντως σχετικά με τους κανόνες και τις διαδικασίες και τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται από την Επιτροπή, με τον δέοντα σεβασμό των απαιτήσεων προστασίας των δεδομένων.

[1] Έκθεση EO, σημείο 20