Το ιστορικό της καταγγελίας

1. Η καταγγελία αφορά την απόρριψη από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή των δαπανών προσωπικού που δήλωσε η καταγγέλλουσα, εταιρεία υψηλής τεχνολογίας με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, στο πλαίσιο έργου που χρηματοδοτήθηκε από την ΕΕ βάσει του πέμπτου προγράμματος-πλαισίου δραστηριοτήτων έρευνας, τεχνολογικής ανάπτυξης και επίδειξης («το έργο»). Ο καταγγέλλων συμμετείχε στο έργο ως μέλος κοινοπραξίας.

2. Μεταξύ 1998 και 2000, ο καταγγέλλων συνήψε τέσσερις συμβάσεις έρευνας με την Επιτροπή. Το 2002, η Επιτροπή ξεκίνησε εξωτερικό έλεγχο για τις συμβάσεις αυτές. Σύμφωνα με την έκθεση ελέγχου, η οποία καταρτίστηκε το 2003, οι δαπάνες που δηλώθηκαν από τον καταγγέλλοντα για τα εν λόγω έργα δεν επιβεβαιώθηκαν με κατάλληλα έγγραφα και δεν υπήρχαν στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι οι δηλωθείσες δαπάνες είχαν πραγματοποιηθεί κατά τη διάρκεια των συμβατικών περιόδων αναφοράς. Ως αποτέλεσμα των πορισμάτων του ελέγχου, το 2005, η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) κοινοποίησε στον καταγγέλλοντα την έναρξη εξωτερικής έρευνας (OF/2004/0203) και για τις 13 συμβάσεις στις οποίες συμμετείχε ο καταγγέλλων μεταξύ 2000 και 2005. Στις 26 Δεκεμβρίου 2007, ο καταγγέλλων ενημερώθηκε από την OLAF ότι η έρευνα αυτή είχε περατωθεί χωρίς να δοθεί καμία διοικητική συνέχεια.

3. Η σύμβαση σχετικά με το εν λόγω σχέδιο υπεγράφη από τους εταίρους της κοινοπραξίας και την Επιτροπή στις 30 Νοεμβρίου 2001 και επρόκειτο να παραμείνει σε ισχύ για περίοδο 36 μηνών. Οι ανάδοχοι ήταν υποχρεωμένοι να υποβάλλουν i) περιοδικές εκθέσεις που περιείχαν πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο των εργασιών, τους χρησιμοποιούμενους πόρους, τις αποκλίσεις από το χρονοδιάγραμμα εργασιών και τα αποτελέσματα και ii) τις αντίστοιχες δηλώσεις δαπανών.

4. Στο τέλος της δεύτερης περιόδου αναφοράς, η Επιτροπή απέρριψε το σύνολο των δαπανών που δήλωσε ο καταγγέλλων για την εν λόγω περίοδο. Η Επιτροπή έκρινε ότι η έκθεση που κάλυπτε την εν λόγω περίοδο δεν περιείχε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες για την αιτιολόγηση όλων των δαπανών που υποβλήθηκαν. Ως εκ τούτου, οι δαπάνες δεν γίνονται δεκτές από τον αρμόδιο επιστημονικό υπάλληλο». Στον καταγγέλλοντα δόθηκε η δυνατότητα να δηλώσει τις δαπάνες κατά τη διάρκεια της τρίτης περιόδου, υπό την προϋπόθεση ότι θα υποβάλει τα απαραίτητα δικαιολογητικά έγγραφα. Ειδικότερα, κλήθηκε να υποβάλει δελτία καταγραφής του χρόνου εργασίας, λεπτομερή περιγραφή των ωριαίων αμοιβών, αποδεικτικά στοιχεία ότι οι δαπάνες προσωπικού ήταν πραγματικές και ότι τα σχετικά ποσά είχαν καταβληθεί στο οικείο προσωπικό, καθώς και δικαιολογητικά έγγραφα (τιμολόγια, αποδείξεις) που αποδεικνύουν τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής.

5. Στις 29 Ιουλίου 2009, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η τελική πληρωμή για το έργο, η Επιτροπή ζήτησε από τον καταγγέλλοντα να προσκομίσει πιστοποίηση από εξωτερικό ανεξάρτητο ελεγκτή των δαπανών που δηλώθηκαν για την πρώτη και την τρίτη περίοδο. Η Επιτροπή επανέλαβε το αίτημά της στις 4 Σεπτεμβρίου 2009.

6. Τον Μάρτιο του 2010, ο καταγγέλλων υπέβαλε το ζητούμενο πιστοποιητικό, το οποίο κάλυπτε ολόκληρη τη διάρκεια της σύμβασης (Δεκέμβριος 2001 έως Νοέμβριος 2004). Σύμφωνα με τους ελεγκτές, η σύνοψη της κατάστασης δαπανών για το έργο επιβεβαίωσε ότι οι δαπάνες ήταν πραγματικές και είχαν πραγματοποιηθεί κατά την καλυπτόμενη περίοδο.

7. Στις 16 Σεπτεμβρίου 2010, η Επιτροπή διαβίβασε την ανάλυση του έργου στον καταγγέλλοντα. Ο καταγγέλλων ζήτησε εξηγήσεις σχετικά με τον υπολογισμό της τελικής πληρωμής, καθώς υπήρχε διαφορά μεταξύ των ποσών που ζητήθηκαν και του ποσού που έπρεπε να καταβληθεί. Με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 29ης Δεκεμβρίου 2010, η Επιτροπή εξήγησε ότι, μολονότι είχε αποδεχθεί το πιστοποιητικό που προσκόμισαν οι εξωτερικοί ελεγκτές, είχε ήδη απορρίψει τις δηλωθείσες δαπάνες για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς. Η Επιτροπή πρόσθεσε ότι το πιστοποιητικό δεν περιείχε πληροφορίες που θα μπορούσαν να τροποποιήσουν την προηγούμενη αξιολόγησή της σχετικά με την επιλεξιμότητα των δαπανών που δηλώθηκαν για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς. Σε μεταγενέστερη επιστολή της 24ης Φεβρουαρίου 2011, η Επιτροπή επανέλαβε ότι οι δαπάνες που ζητήθηκαν για τη δεύτερη περίοδο είχαν απορριφθεί.

8. Ο καταγγέλλων απευθύνθηκε στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή.

Επί του αντικειμένου της έρευνας

9. Ο Διαμεσολαβητής κίνησε έρευνα σχετικά με τον ακόλουθο ισχυρισμό και ισχυρισμό.

Ισχυρισμός:

Η Επιτροπή δεν αναγνώρισε ορισμένες δαπάνες που πραγματοποίησε ο καταγγέλλων στο πλαίσιο του έργου ως επιλέξιμες δαπάνες.

Αίτημα:

Η Επιτροπή θα πρέπει να αναγνωρίσει τις προαναφερόμενες δαπάνες ως επιλέξιμες δαπάνες.

Η έρευνα

10. Στις 20 Σεπτεμβρίου 2011, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε διευκρινίσεις από τον καταγγέλλοντα. Στις 3 Οκτωβρίου 2011, ο καταγγέλλων απέστειλε τις διευκρινίσεις και τα δικαιολογητικά του έγγραφα. Στις 30 Νοεμβρίου 2011, ο Διαμεσολαβητής απηύθυνε στην Επιτροπή αίτηση γνωμοδότησης. Στις 27 Μαρτίου 2012, η Επιτροπή διαβίβασε τη γνώμη της. Ο Διαμεσολαβητής έλαβε τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με τη γνωμοδότηση στις 26 Απριλίου 2012. Στις 15 Νοεμβρίου 2013, οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή εξέτασαν τον φάκελο της Επιτροπής σχετικά με την παρούσα υπόθεση. Στις 29 Νοεμβρίου 2013, ο Διαμεσολαβητής απέστειλε αντίγραφο της έκθεσης σχετικά με τον έλεγχο στην Επιτροπή και στον καταγγέλλοντα. Έλαβε παρατηρήσεις από τον καταγγέλλοντα στις 23 Δεκεμβρίου 2013.

Ανάλυση και συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή

Προκαταρκτικές παρατηρήσεις

11. Καταρχάς, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί αναγκαίο να σημειωθεί ότι, σύμφωνα με την πάγια θέση της Διαμεσολαβήτριας, σε υποθέσεις που αφορούν συμβατικές διαφορές είναι δικαιολογημένο να περιορίζονται οι έρευνές της στην εξέταση του κατά πόσον το θεσμικό όργανο της έχει παράσχει συνεκτική και εύλογη περιγραφή της νομικής βάσης για τις ενέργειές του και των λόγων για τους οποίους πιστεύει ότι η άποψή του σχετικά με τη συμβατική θέση είναι δικαιολογημένη. Σε αυτή την περίπτωση, η Διαμεσολαβήτρια θα καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η έρευνά της δεν αποκάλυψε κρούσμα κακοδιοίκησης. Το συμπέρασμα αυτό δεν θίγει το δικαίωμα των μερών να ζητήσουν την εξέταση και την έγκυρη επίλυση της συμβατικής διαφοράς τους από αρμόδιο δικαστήριο [1]. Με βάση τα ανωτέρω, ο ρόλος του Διαμεσολαβητή στην παρούσα υπόθεση περιορίζεται στην εξέταση του κατά πόσον η θέση της Επιτροπής ήταν εύλογη και δίκαιη σε σχέση με την απόφασή της να απορρίψει μέρος των δαπανών που δηλώθηκαν από τον καταγγέλλοντα.

Α. Εικαζόμενη μη αναγνώριση ορισμένων δαπανών ως επιλέξιμων και συναφούς απαίτησης

Επιχειρήματα που υποβλήθηκαν στον Διαμεσολαβητή

12. Ο καταγγέλλων ισχυρίστηκε ότι η απόφαση της Επιτροπής να θεωρήσει ορισμένες δαπάνες μη επιλέξιμες ήταν άδικη και αδικαιολόγητη.

13. Στη γνώμη της, η Επιτροπή εξήγησε ότι είχε αποφασίσει να απορρίψει τις δαπάνες που δηλώθηκαν για τη δεύτερη περίοδο τον Ιανουάριο του 2004, επειδή η επιστημονική έκθεση που κάλυπτε την εν λόγω περίοδο θεωρήθηκε ελλιπής και ανεπαρκής για να δικαιολογήσει τις δαπάνες που δηλώθηκαν από τον καταγγέλλοντα. Η απόφαση αυτή βασίστηκε στα ακόλουθα πραγματικά περιστατικά: i) τον Οκτώβριο του 2003, κατά την ενδιάμεση συνεδρίαση αξιολόγησης του έργου, ο συντονιστής του έργου αμφισβήτησε τη συμβολή του καταγγέλλοντος στο έργο και τόνισε το γεγονός ότι οι περισσότερες από τις εκθέσεις που αναμένονταν από τον καταγγέλλοντα καθυστέρησαν· ii) οι καθυστερήσεις αυτές υπογραμμίστηκαν επίσης από τον συντονιστή στην έκθεση σχετικά με τη δεύτερη περίοδο του έργου. Στη γνωμοδότησή της, η Επιτροπή παρέπεμψε επίσης σε εσωτερικό σημείωμα της 14ης Δεκεμβρίου 2010, στο οποίο ο επιστημονικός διαχειριστής του έργου εξέθεσε λεπτομερώς το ιστορικό και τους λόγους για τους οποίους απορρίφθηκαν οι δηλωθείσες δαπάνες για τη δεύτερη περίοδο. Η Επιτροπή επισήμανε ότι το έγγραφο ήταν εμπιστευτικό, αλλά ότι ο Διαμεσολαβητής μπορούσε να το συμβουλευτεί κατόπιν αιτήματος.

14. Η Επιτροπή επισήμανε επίσης ότι έδωσε στον καταγγέλλοντα την ευκαιρία να δηλώσει τις σχετικές δαπάνες κατά τη διάρκεια της τρίτης περιόδου, υπό την προϋπόθεση ότι θα υποβάλει τα απαραίτητα δικαιολογητικά έγγραφα. Ωστόσο, ο καταγγέλλων δεν το έπραξε ούτε κατά την τρίτη περίοδο ούτε στην τελική έκθεση.

15. Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι, το 2004, είχε αποστείλει αντίγραφα των φύλλων κατανομής του χρόνου εργασίας, των ταξιδιωτικών αποδείξεων και των αποδείξεων των πληρωμών που πραγματοποιήθηκαν στο προσωπικό για το έργο για τη δεύτερη περίοδο, όχι μόνο στον συντονιστή του έργου, αλλά και στην ίδια την Επιτροπή. Επέκρινε επίσης το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν έλαβε υπόψη τη συνεισφορά του καταγγέλλοντος κατά τη δεύτερη περίοδο, παρόλο που το έργο δεν θα μπορούσε να ολοκληρωθεί χωρίς τη συνεισφορά αυτή. Στις παρατηρήσεις του σχετικά με την έκθεση επιθεώρησης, ο καταγγέλλων επανέλαβε ότι το έργο ήταν επιτυχές, παρά ορισμένες καθυστερήσεις.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

16. Καταρχάς, η Διαμεσολαβήτρια επισημαίνει ότι το κύριο σημείο διαφωνίας μεταξύ του καταγγέλλοντος και της Επιτροπής αφορά τις δαπάνες που δηλώθηκαν για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς. Η απόφαση της Επιτροπής να μην αποδεχθεί καμία δαπάνη σε σχέση με την εν λόγω περίοδο βασίστηκε στην εικαζόμενη i) χαμηλή συνεισφορά του καταγγέλλοντος κατά τη δεύτερη περίοδο αναφοράς και ii) στη μη υποβολή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων.

17. Όσον αφορά τη συμβολή του καταγγέλλοντος στο έργο, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι από ορισμένα έγγραφα, και συγκεκριμένα την έκθεση για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς, την τελική έκθεση διαχείρισης και τα έγγραφα σχετικά με την ενδιάμεση συνεδρίαση αξιολόγησης του έργου και τις ενδιάμεσες πληρωμές, προκύπτει ότι η συμβολή του καταγγέλλοντος κατά τη δεύτερη περίοδο δεν θεωρήθηκε ικανοποιητική. Βάσει των εγγράφων αυτών, η Επιτροπή αποφάσισε να μην εγκρίνει τις δηλωθείσες δαπάνες για τεχνικούς λόγους.

18. Ο καταγγέλλων δεν φαίνεται να αμφισβήτησε τις δηλώσεις που περιέχονται στα εν λόγω έγγραφα σχετικά με τις επιδόσεις του κατά τη δημοσίευση της τελικής έκθεσης. Επίσης, ο καταγγέλλων δεν φαίνεται να αμφισβήτησε την απόρριψη των δαπανών του για τη δεύτερη περίοδο αναφοράς εκείνη τη χρονική στιγμή. Πράγματι, μόλις υπέβαλε τις παρατηρήσεις της σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής στο πλαίσιο της παρούσας έρευνας, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε, για πρώτη φορά, ότι είχε υποβάλει δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τα έξοδα προσωπικού και ταξιδιού που πραγματοποιήθηκαν κατά τη δεύτερη περίοδο.

19. Ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι, ενώ ο καταγγέλλων επισύναψε τα εν λόγω έγγραφα στις παρατηρήσεις του, δεν παρείχε πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία σύνταξης των εν λόγω εγγράφων ούτε αποδεικτικά στοιχεία που να αποδεικνύουν ότι είχαν πράγματι υποβληθεί στην Επιτροπή. Προκειμένου να αποσαφηνιστεί το ζήτημα αυτό, ο Διαμεσολαβητής διενήργησε έλεγχο του φακέλου της Επιτροπής. Κατά τη διάρκεια αυτής της επιθεώρησης, οι υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή επιθεώρησαν διεξοδικά τον φάκελο της υπόθεσης προκειμένου να διαπιστώσουν αν περιείχε τα έγγραφα που ο καταγγέλλων ισχυριζόταν ότι είχε υποβάλει στην Επιτροπή. Ωστόσο, δεν βρήκαν κανένα ίχνος ή αποδεικτικό στοιχείο για την παραλαβή τέτοιων εγγράφων από την Επιτροπή.

20. Επιπλέον, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι κάθε επικοινωνία μεταξύ του καταγγέλλοντος και της Επιτροπής πραγματοποιήθηκε είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω συστημένης επιστολής. Αντίγραφα όλης της αλληλογραφίας διαβιβάστηκαν στον Διαμεσολαβητή. Η μόνη αλληλογραφία με την οποία δεν παρασχέθηκε στον Διαμεσολαβητή αφορούσε τα εν λόγω έγγραφα, τα οποία, όπως προαναφέρθηκε, η Επιτροπή υποστήριξε ότι δεν είχε λάβει ποτέ. Επιπλέον, το τμήμα 1.4 της τελικής έκθεσης του έργου, με τίτλο «Κατανομή εργατικού δυναμικού», αναφέρει σαφώς ότι έλειπαν τα αριθμητικά στοιχεία σχετικά με τις πραγματικές προσπάθειες του καταγγέλλοντος κατά τη διάρκεια της εν λόγω περιόδου και για κάθε καθήκον στο οποίο συμμετείχε ο καταγγέλλων. Η Διαμεσολαβήτρια καταλήγει στο συμπέρασμα ότι οι ανωτέρω παράγοντες επιβεβαιώνουν τα πορίσματα της επιθεώρησης του φακέλου της Επιτροπής, δηλαδή ότι η Επιτροπή δεν έλαβε τα ζητούμενα αποδεικτικά έγγραφα.

21. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής διαπιστώνει ότι η Επιτροπή εκθέτει με συνεκτικό και εύλογο τρόπο τους λόγους για τους οποίους θεωρεί ότι η άποψή της σχετικά με τη συμβατική θέση είναι δικαιολογημένη. Δεδομένου ότι ο ισχυρισμός του καταγγέλλοντος δεν μπορεί να γίνει δεκτός, ούτε ο ισχυρισμός του μπορεί να γίνει δεκτός. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την έρευνα διαπιστώνοντας ότι δεν συντρέχει περίπτωση κακοδιοίκησης.

Β. Συμπέρασμα

Με βάση την έρευνα σχετικά με την εν λόγω καταγγελία, ο Διαμεσολαβητής την περατώνει με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Δεν υπήρξε κακοδιοίκηση.

Ο καταγγέλλων και η Επιτροπή θα ενημερωθούν για την απόφαση αυτή.

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Στρασβούργο, 27 Φεβρουαρίου 2014

[1] Απόφαση περάτωσης της έρευνας του Διαμεσολαβητή σχετικά με την καταγγελία 346/2009/(BEH)KM κατά της Επιτροπής, σημείο 36.