Το ιστορικό της αυτεπάγγελτης έρευνας

1. Το 2010, η EPSO εισήγαγε ένα «νέο μοντέλο» διαγωνισμών για την επιλογή μόνιμου προσωπικού για τα θεσμικά όργανα της ΕΕ, το οποίο αποτελείται από προκαταρκτικές δοκιμασίες CBT και δοκιμασίες στο κέντρο αξιολόγησης (τελικές δοκιμασίες). Το νέο αυτό μοντέλο εισήχθη προκειμένου να επιταχυνθεί ολόκληρη η διαδικασία του διαγωνισμού [1].

2. Στους διαγωνισμούς «παλαιού μοντέλου», τα δικαιολογητικά των υποψηφίων επαληθεύτηκαν πριν από την έκδοση των προσκλήσεων για την τελική εξέταση (γραπτές/προφορικές εξετάσεις). Αυτό σήμαινε ότι όλοι οι υποψήφιοι που κλήθηκαν στην τελική εξέταση θα μπορούσαν να εγγραφούν στον εφεδρικό πίνακα επιτυχόντων εάν είχαν επιτύχει στην εν λόγω εξέταση.

3. Η διαδικασία της EPSO στους διαγωνισμούς του «νέου υποδείγματος» είναι ότι οι εξεταστικές επιτροπές ελέγχουν τα δικαιολογητικά μόνο των υποψηφίων που έχουν επιτύχει στις τελικές δοκιμασίες ενός διαγωνισμού, δηλαδή στις δοκιμασίες που διεξάγονται στο κέντρο αξιολόγησης. Εάν οι εξεταστικές επιτροπές δεν αποδεχθούν τα δικαιολογητικά των επιτυχόντων υποψηφίων, οι εν λόγω υποψήφιοι απορρίπτονται και δεν περιλαμβάνονται στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων.

4. Θα ήταν αναμφισβήτητα καλύτερο για τους υποψηφίους να ενημερωθούν για την απόφαση των εξεταστικών επιτροπών σχετικά με τα δικαιολογητικά τους πριν από τη συμμετοχή τους στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης, για τις οποίες συνήθως προετοιμάζονται, και να επενδύσουν χρόνο, προσπάθεια, ακόμη και χρήματα. Αυτό συμβαίνει ιδίως επειδή η συνάφεια της επαγγελματικής πείρας των υποψηφίων, η οποία αναφέρεται στα δικαιολογητικά τους, με τα καθήκοντα της θέσης για την οποία υποβάλλουν αίτηση (προϋπόθεση επιλεξιμότητας στους διαγωνισμούς EPSO) δεν είναι πάντοτε αντικειμενικά προφανής. Εάν οι υποψήφιοι δεν γνωρίζουν τη συνάφεια της επαγγελματικής πείρας με τα καθήκοντα, τελικά θα αποτύχουν στον διαγωνισμό, ακόμη και αν επιτύχουν στο κέντρο αξιολόγησης.

5. Φαίνεται επίσης ότι η συμμετοχή στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολογήσεως υποψηφίων οι οποίοι τελικά απορρίφθηκαν λόγω ελλείψεως ή ανεπάρκειας δικαιολογητικών ενδέχεται να μην δικαιολογείται από οικονομικής απόψεως. Οι προσκλήσεις προς το κέντρο αξιολόγησης συνεπάγονται δαπάνες της ΕΕ οι οποίες θα μπορούσαν να αποφευχθούν εάν τα δικαιολογητικά έγγραφα των υποψηφίων είχαν επαληθευτεί πριν από την έκδοση των προσκλήσεων προς το κέντρο αξιολόγησης.

6. Οι πληροφορίες που παρέχει η EPSO στον ιστότοπό της [2] και στον οδηγό για τους γενικούς διαγωνισμούς [3] δεν διευκρινίζουν τους λόγους για τους οποίους η τρέχουσα διαδικασία προβλέπει τον έλεγχο των δικαιολογητικών εγγράφων μόνο την τελευταία στιγμή, δηλαδή όταν οι επιτυχόντες υποψήφιοι έχουν ήδη προσδιοριστεί μετά τις δοκιμασίες στο κέντρο αξιολόγησης.

7. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι τα προαναφερθέντα ζητήματα έπρεπε να αποσαφηνιστούν από την EPSO. Το άρθρο 228 της ΣΛΕΕ εξουσιοδοτεί τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή να διεξάγει έρευνες με δική του πρωτοβουλία σχετικά με πιθανές περιπτώσεις κακοδιοίκησης στο πλαίσιο της δράσης των κοινοτικών θεσμικών οργάνων και οργανισμών. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια αποφάσισε να κινήσει την παρούσα αυτεπάγγελτη έρευνα για να δώσει στην EPSO την ευκαιρία να εξηγήσει το χρονοδιάγραμμα των εξεταστικών επιτροπών για την αξιολόγηση των προσόντων των υποψηφίων βάσει των συνοδευτικών δικαιολογητικών εγγράφων.

Αντικείμενο της αυτεπάγγελτης έρευνας

8. Στην επιστολή του για την έναρξη της παρούσας αυτεπάγγελτης έρευνας, ο Διαμεσολαβητής αναφέρθηκε σε καταγγελία κατά της EPSO σχετικά με τον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/112/10 και δήλωσε ότι τα πραγματικά περιστατικά της καταγγελίας αυτής επέστησαν την προσοχή του στα ζητήματα που αποτελούν αντικείμενο της παρούσας αυτεπάγγελτης έρευνας. Ζήτησε από την EPSO να αναφέρει αν, σε διαγωνισμούς στους οποίους δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για να υποβληθούν σε δοκιμασίες στο κέντρο αξιολόγησης περισσότεροι από 100 υποψήφιοι, η εξεταστική επιτροπή θα μπορούσε να επαληθεύσει τα δικαιολογητικά έγγραφα, ιδίως εκείνα που αφορούν την εκπαίδευση και την επαγγελματική πείρα, πριν από την έκδοση των προσκλήσεων στο κέντρο αξιολόγησης.

9. Η Διαμεσολαβήτρια ζήτησε από την EPSO να λάβει υπόψη, στην απάντησή της, i) τις πιθανές εξοικονομήσεις στον προϋπολογισμό της ΕΕ από μια τέτοια προσέγγιση· ii) το ενδιαφέρον των υποψηφίων να ενημερωθούν εάν η επαγγελματική τους πείρα δεν θεωρείται σημαντική πριν επενδύσουν χρόνο και προσπάθεια στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης· και iii) το γεγονός ότι, στους διαγωνισμούς του «παλαιού υποδείγματος», τα δικαιολογητικά έγγραφα επαληθεύτηκαν πριν από την έκδοση των προσκλήσεων για γραπτές/προφορικές εξετάσεις.

Η έρευνα

10. Στις 19 Ιανουαρίου 2012, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε τη γνώμη της EPSO. Στις 31 Μαΐου 2012, η EPSO υπέβαλε την απάντησή της.

Ανάλυση και συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή

Α. Χρονοδιάγραμμα των εξεταστικών επιτροπών για την αξιολόγηση των προσόντων των υποψηφίων βάσει δικαιολογητικών

Επιχειρήματα της EPSO

11. Η EPSO παρέπεμψε στον γενικό διαγωνισμό EPSO/AST/112/10 («ο διαγωνισμός»). Διευκρίνισε ότι η εξεταστική επιτροπή κατάρτισε τον πίνακα των υποψηφίων που έλαβαν την υψηλότερη συνολική βαθμολογία στις προκαταρκτικές δοκιμασίες συμμετοχής και οι οποίοι, λαμβανομένων υπόψη των στοιχείων που περιλαμβάνονταν στην ηλεκτρονική αίτηση υποψηφιότητάς τους, πληρούσαν τους γενικούς και ειδικούς όρους που απαριθμούνται στην προκήρυξη του διαγωνισμού. Στη συνέχεια, οι υποψήφιοι αυτοί κλήθηκαν να συμμετάσχουν στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης. Σύμφωνα με την EPSO, «αυτό σημαίνει ότι όλοι οι υποψήφιοι που προσκλήθηκαν στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης πληρούσαν, βάσει των πληροφοριών που περιλαμβάνονταν στην ηλεκτρονική αίτησή τους, τους γενικούς και ειδικούς όρους που απαιτούνται από την προκήρυξη».

12. Μετά την επαλήθευση των δικαιολογητικών εγγράφων, η εξεταστική επιτροπή μπορεί να είναι της γνώμης ότι τα δικαιολογητικά έγγραφα ορισμένων υποψηφίων δεν επιβεβαιώνουν ή δεν επικυρώνουν επαρκώς τις πληροφορίες που παρέχονται στην ηλεκτρονική αίτηση υποψηφιότητάς τους. Αναφερόμενη στον προαναφερθέντα διαγωνισμό, η EPSO εξήγησε: «Το ζήτημα δεν είναι αν... Η επαγγελματική πείρα [των υποψηφίων] ήταν συναφής με τα καθήκοντα που περιγράφονται στην ανακοίνωση, αλλά αφορούσε μάλλον την προσκόμιση αποδεικτικών στοιχείων σχετικά με τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν στην ηλεκτρονική αίτηση. Η εξεταστική επιτροπή είχε ήδη αποφασίσει, βάσει των πληροφοριών αυτών, ότι η επαγγελματική τους πείρα ήταν σημαντική για την αποδοχή των υποψηφίων, ωστόσο, υπό την προϋπόθεση ότι οι πληροφορίες αυτές θα τεκμηριώνονταν αργότερα με τα απαραίτητα αποδεικτικά έγγραφα.« Κατά την άποψη της EPSO, οι υποψήφιοι γνώριζαν πώς να συντάξουν τις πληροφορίες που περιλαμβάνονταν στην ηλεκτρονική αίτηση υποψηφιότητάς τους κατά τρόπο ώστε να πείσουν την εξεταστική επιτροπή ότι ήταν επιλέξιμοι να γίνουν δεκτοί στον διαγωνισμό, αλλά ορισμένοι δεν υποστήριξαν τις πληροφορίες αυτές με τα απαιτούμενα έγγραφα.

13. Το στάδιο κατά το οποίο επαληθεύονται τα δικαιολογητικά έγγραφα μπορεί να μεταβληθεί από διαγωνισμό σε διαγωνισμό, αλλά μόνο σε πολύ εξαιρετικές περιπτώσεις ένα θεσμικό όργανο εξακολουθεί να επιμένει στην κατάρτιση της προκήρυξης κατά τρόπο ώστε τα έγγραφα να ελέγχονται σε προγενέστερο στάδιο. Ειδικότερα, για τους διαγωνισμούς με μεγάλο αριθμό υποψηφίων, είναι πιο αποδοτικό από άποψη κόστους και χρόνου να διενεργείται πλήρης επαλήθευση «μόνο πριν από την εγγραφή των επιτυχόντων στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων».

14. Η EPSO προέβη σε σύγκριση μεταξύ των δαπανών που προκύπτουν από τις δύο διαδικαστικές προσεγγίσεις: την πρώτη προσέγγιση, κατά την οποία τα δικαιολογητικά έγγραφα επαληθεύτηκαν πριν από τις τελικές δοκιμές· και την τρέχουσα προσέγγιση, όπου επαληθεύονται μόνο μετά τις εν λόγω δοκιμές. Στον διαγωνισμό κλήθηκαν να συμμετάσχουν στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης συνολικά 499 υποψήφιοι, ενώ μόνο 193 από αυτούς πέτυχαν. Σύμφωνα με το ισχύον σύστημα, στο πλαίσιο του οποίου ελέγχονται τα δικαιολογητικά μόνο των επιτυχόντων στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης, η εξεταστική επιτροπή έπρεπε να επαληθεύσει μόνο 193 φακέλους, αντί των 499 φακέλων που θα έπρεπε να ελέγξει στο πλαίσιο της προηγούμενης προσέγγισης. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να απαιτούνται λιγότερες από τις μισές ανθρωποώρες για τη διενέργεια της επαλήθευσης. Η επαλήθευση των δικαιολογητικών εγγράφων είναι πολύ χρονοβόρα και «εντατική ως προς την εργασία». Η πείρα δείχνει ότι μόνο ένας πολύ περιορισμένος αριθμός υποψηφίων δεν είναι σε θέση να προσκομίσει την αναγκαία απόδειξη των πληροφοριών που παρέχει στην ηλεκτρονική αίτηση υποψηφιότητάς του. Όσον αφορά τον διαγωνισμό, μόνο 11 υποψήφιοι (από τους 193) δεν ήταν τελικά σε θέση να προσκομίσουν τα απαραίτητα δικαιολογητικά που να δικαιολογούν τις πληροφορίες που περιλαμβάνονταν στην ηλεκτρονική αίτηση υποψηφιότητάς τους. Η EPSO είναι πεπεισμένη ότι η τρέχουσα μέθοδος αποφέρει πραγματική εξοικονόμηση πόρων στον προϋπολογισμό της ΕΕ σε σύγκριση με την προηγούμενη προσέγγιση.

15. Επιπλέον, η προκήρυξη του διαγωνισμού όρισε τον αριθμό των υποψηφίων που θα κληθούν στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης ως πολλαπλάσιο (2,5 φορές) του αριθμού των υποψηφίων που θα μπορούσαν να εγγραφούν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων. Για τον λόγο αυτό, η επαλήθευση των δικαιολογητικών εγγράφων πριν από την αποστολή των προσκλήσεων για τις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης δεν θα είχε μειώσει τον αριθμό των υποψηφίων που θα είχαν προσκληθεί και, ως εκ τούτου, δεν θα είχε οδηγήσει σε περαιτέρω εξοικονόμηση πόρων για τον προϋπολογισμό της ΕΕ. Για τον εν λόγω διαγωνισμό, τούτο θα είχε ως αποτέλεσμα, αντί των ένδεκα υποψηφίων που τελικώς δεν ήταν σε θέση να προσκομίσουν τα αναγκαία δικαιολογητικά, να προσκληθούν ένδεκα άλλοι υποψήφιοι.

16. Η EPSO κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, όσον αφορά τους υποψηφίους που κλήθηκαν στο κέντρο αξιολόγησης, η εξεταστική επιτροπή αποφάσισε σχετικά με την επιλεξιμότητά τους και τους δέχθηκε στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης βάσει των πληροφοριών που είχαν παράσχει στις ηλεκτρονικές αιτήσεις τους. Ο περιορισμός του ελέγχου των κριτηρίων επιλεξιμότητας στα έγγραφα των υποψηφίων που μπορούν να εγγραφούν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων συνεπάγεται σημαντική εξοικονόμηση χρόνου και, ως εκ τούτου, μειώνει τη διάρκεια της φάσης αποδοχής.

17. Πριν επενδύσουν χρόνο και προσπάθεια στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης, οι υποψήφιοι/-ες έχουν συμφέρον να ενημερωθούν για το αν η επαγγελματική τους πείρα θεωρείται συναφής ή όχι. Η EPSO είναι πεπεισμένη ότι αυτό ισχύει στο ισχύον σύστημα. Εάν οι υποψήφιοι, σύμφωνα με την υπεύθυνη δήλωση που υπογράφουν, προσκομίσουν έγγραφα που υποστηρίζουν τις πληροφορίες που παρέχονται ηλεκτρονικά, η επαλήθευση των εν λόγω εγγράφων δεν θα μεταβάλει την επιλεξιμότητά τους.

Η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή

18. Καταρχάς, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για τους διαγωνισμούς, τα δικαιολογητικά έγγραφα που υπόκεινται σε έλεγχο από την εξεταστική επιτροπή μετά τις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης είναι κατά κανόνα εκείνα που επιβεβαιώνουν τις δηλώσεις των υποψηφίων στην ηλεκτρονική αίτησή τους σχετικά με: i) ιθαγένεια· ii) επαγγελματική πείρα· και iii) ακαδημαϊκά προσόντα.[4]

19. Ο Διαμεσολαβητής έχει ήδη λάβει καταγγελίες σύμφωνα με τις οποίες, ακόμη και αν ένας υποψήφιος αναφέρεται σε δικαιολογητικά έγγραφα που έχει στην κατοχή του και, με τον τρόπο αυτό, περιλαμβάνει στην ηλεκτρονική αίτηση πληροφορίες σχετικά με τα ειδικά πιστοποιητικά του [5] ή τις ειδικές συμβάσεις εργασίας του και/ή τα τιμολόγια που αφορούν περιόδους αυτοαπασχόλησης [6] (βάσει των οποίων έγινε στη συνέχεια δεκτός στη CBT), η εξεταστική επιτροπή, κατά την επαλήθευση των δικαιολογητικών εγγράφων στο τελικό στάδιο του διαγωνισμού, δεν θεώρησε τα εν λόγω έγγραφα επαρκή αποδεικτικά στοιχεία για τα απαιτούμενα προσόντα.

20. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια δεν είναι απολύτως πεπεισμένη από την άποψη της EPSO, κατ’ ουσίαν, ότι i) η αναφορά της σχετικής επαγγελματικής πείρας/διπλωμάτων στην ηλεκτρονική αίτηση και ii) η διαθεσιμότητα των ίδιων δεδομένων στα δικαιολογητικά έγγραφα που έχουν στην κατοχή τους οι υποψήφιοι αποτελούν αποτελεσματικές εγγυήσεις για τους υποψηφίους ότι η εξεταστική επιτροπή θα θεωρήσει τα εν λόγω έγγραφα επαρκή κατά τον έλεγχό τους ένα προς ένα, μετά τη διεξαγωγή των δοκιμασιών αξιολόγησης. Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής επιθυμεί να υπενθυμίσει εδώ το επιχείρημα που προέβαλε η EPSO σε πολλές από τις έρευνες του Διαμεσολαβητή (και το οποίο δεν αμφισβητεί), δηλαδή ότι οι εξεταστικές επιτροπές διαθέτουν ευρύ περιθώριο εκτίμησης όσον αφορά τη συνάφεια των δικαιολογητικών εγγράφων, περιθώριο εκτίμησης το οποίο αναγνωρίζεται από τη νομολογία των δικαστηρίων της ΕΕ.

21. Ως εκ τούτου, οι υποψήφιοι που αποφασίζουν να συμμετάσχουν σε διαγωνισμό και διαθέτουν συγκεκριμένα δικαιολογητικά έγγραφα ενδέχεται να μην είναι πάντοτε βέβαιοι για την τελική αξιολόγηση των εν λόγω εγγράφων από τις εξεταστικές επιτροπές. Στο πλαίσιο αυτό, πρέπει να σημειωθεί ότι οι υποψήφιοι πρέπει να προετοιμαστούν για τις δοκιμασίες αξιολόγησης. Αυτό συνεπάγεται μια επένδυση χρόνου και, συχνά, χρημάτων. Επομένως, θα ήταν προτιμότερο γι' αυτούς, πριν προβούν σε μια τέτοια επένδυση, να γνωρίζουν ποια είναι η τελική απόφαση της εξεταστικής επιτροπής επί των δικαιολογητικών εγγράφων τους.

22. Η ίδια κατάσταση μπορεί επίσης να ιδωθεί από διαφορετική οπτική γωνία. Εάν ένας υποψήφιος παρέχει αρχικά στην ηλεκτρονική αίτησή του τις πληροφορίες σχετικά με τα προσόντα του, στη συνέχεια γίνεται δεκτός στη CBT με βάση τις πληροφορίες αυτές, διέρχεται επιτυχώς τη CBT και τη διαδικασία των δοκιμασιών αξιολόγησης και, στο τέλος, η εξεταστική επιτροπή αποφασίζει ότι τα δικαιολογητικά του δεν επαρκούν, ο εν λόγω υποψήφιος στην πραγματικότητα λαμβάνει τη θέση, στο κέντρο αξιολόγησης, άλλου υποψηφίου του οποίου τα δικαιολογητικά θα μπορούσαν να είναι επαρκή, αλλά ο οποίος έλαβε αποτελέσματα στις δοκιμασίες CBT λίγο χαμηλότερα από το καθορισμένο κατώτατο όριο για καθορισμένο αριθμό υποψηφίων που θα κληθούν στο κέντρο αξιολόγησης. Στο πλαίσιο αυτό, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει τη δήλωση της EPSO στη γνωμοδότησή της ότι ο αριθμός των υποψηφίων που γίνονται δεκτοί στο κέντρο αξιολόγησης είναι «... λίγο πολύ καθορισμένος. Για τον λόγο αυτό, η επαλήθευση των δικαιολογητικών εγγράφων πριν από την αποστολή των προσκλήσεων για τις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης δεν θα είχε μειώσει τον αριθμό των υποψηφίων που θα είχαν προσκληθεί και, ως εκ τούτου, δεν θα είχε οδηγήσει σε περαιτέρω εξοικονόμηση πόρων για τον προϋπολογισμό της ΕΕ. Για τον εν λόγω διαγωνισμό, αυτό θα είχε οδηγήσει σε μια κατάσταση κατά την οποία, αντί των 11 υποψηφίων που τελικά δεν ήταν σε θέση να προσκομίσουν τα αναγκαία δικαιολογητικά έγγραφα, θα είχαν προσκληθεί 11 άλλοι υποψήφιοι». Κατά την άποψη του Διαμεσολαβητή, μια τέτοια κατάσταση, αν και υποθετική, μπορεί να εγείρει αμφιβολίες ως προς το αν ο διαγωνισμός παρέχει πράγματι την ευκαιρία στους υποψηφίους που αξίζουν περισσότερο να εγγραφούν στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων.

23. Ο Διαμεσολαβητής εκφράζει την ευγνωμοσύνη του για το γεγονός ότι, κατά τη γνώμη του, η EPSO ακολούθησε την αρχική του πρόταση και προέβαλε επιχειρήματα προς υποστήριξη της εν λόγω διαδικασίας σχετικά με i) πιθανά οικονομικά πλεονεκτήματα για τον προϋπολογισμό της ΕΕ και ii) πιθανή εξοικονόμηση χρόνου. Ωστόσο, ούτε ο Διαμεσολαβητής έχει πειστεί πλήρως από όλα αυτά τα επιχειρήματα.

24.  Το επιχείρημα της EPSO (που παρατίθεται στο σημείο 22 ανωτέρω) ότι ο αριθμός των υποψηφίων που καλούνται στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης είναι κατά το μάλλον ή ήττον καθορισμένος έχει τα προσόντα του για να αποδείξει ότι ο χρόνος ελέγχου των δικαιολογητικών εγγράφων δεν επηρεάζει τις δαπάνες της ΕΕ, όπως αυτές που σχετίζονται με τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής των υποψηφίων. Εάν τα δικαιολογητικά ελεγχθούν πριν ή μετά τις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής των υποψηφίων θα είναι πάντοτε τα ίδια, διότι ο ίδιος σταθερός αριθμός υποψηφίων θα κληθεί στο κέντρο αξιολόγησης.

25. Από την άλλη πλευρά, ακόμη και αν οι λειτουργικές δαπάνες του κέντρου αξιολόγησης δεν επηρεάζονται από το γεγονός ότι τα δικαιολογητικά έγγραφα ελέγχονται πριν ή μετά την πρόσκληση στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης, διότι το κέντρο αξιολόγησης παραμένει σε λειτουργία ανά πάσα στιγμή στην έδρα της EPSO στις Βρυξέλλες, θα μπορούσε πράγματι να υποστηριχθεί ότι υπάρχει κακή χρήση του χρόνου και των χρημάτων εάν τα μέλη της εξεταστικής επιτροπής διενεργούσαν δοκιμασίες αξιολόγησης για υποψηφίους οι οποίοι δεν θα έπρεπε να γίνουν δεκτοί εάν τα δικαιολογητικά τους είχαν ελεγχθεί προηγουμένως και οι οποίοι, σε κάθε περίπτωση, δεν θα μπορούσαν να εγγραφούν στους εφεδρικούς πίνακες προσλήψεων, ακόμη και αν είχαν επιτύχει στις εν λόγω δοκιμασίες.

26. Επιπλέον, η EPSO υποστήριξε, κατ’ ουσίαν, ότι οι εξεταστικές επιτροπές χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να ελέγξουν τους φακέλους όλων των υποψηφίων που καλούνται να συμμετάσχουν στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης απ’ ό,τι για να ελέγξουν τους φακέλους μόνο των επιτυχόντων στις εν λόγω δοκιμασίες.

Ωστόσο, η δήλωση αυτή της EPSO πρέπει να αναλυθεί στο πλαίσιο της διάρκειας της διαδικασίας για ολόκληρο τον διαγωνισμό, δηλαδή περίπου 6-8 μήνες. Στο πλαίσιο αυτό, δεν υπάρχει σημαντική χρονική διαφορά εάν η εξεταστική επιτροπή ελέγξει τα δικαιολογητικά πριν από τη διεξαγωγή των δοκιμασιών στο κέντρο αξιολόγησης. Ο Διαμεσολαβητής πιστεύει ότι είναι εύλογο να υποτεθεί ότι ένα έμπειρο μέλος μιας επαγγελματικής εξεταστικής επιτροπής θα πρέπει να είναι σε θέση να ελέγχει εύκολα περίπου 100 φακέλους (δικαιολογητικά έγγραφα) κατά τη διάρκεια μίας εργάσιμης ημέρας. Επομένως, θα υπήρχε μάλλον ελάχιστη διαφορά μεταξύ του αριθμού των ημερών που απαιτούνται για τον έλεγχο 499 φακέλων (των φακέλων όλων των υποψηφίων που προσκλήθηκαν στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης στο πλαίσιο του διαγωνισμού στον οποίο αναφέρεται η γνώμη της EPSO) και όχι μόνο 193 φακέλων (των φακέλων όλων των επιτυχόντων στις εν λόγω δοκιμασίες). Ως εκ τούτου, ο χρόνος που εξοικονομείται με αυτόν τον τρόπο διαδικασίας φαίνεται να είναι ελάχιστος [7]. Προφανώς, εάν περισσότερα από ένα μέλη της εξεταστικής επιτροπής ήταν υπεύθυνα για τους εν λόγω ελέγχους (κάτι που θα έπρεπε να συμβαίνει κανονικά), ο χρόνος που θα εξοικονομούνταν θα ήταν ελάχιστος, ιδίως σε σύγκριση με τον χρόνο που χρειάστηκε για να υποβληθούν οι «απαράδεκτοι υποψήφιοι» στις μακροχρόνιες και δαπανηρές δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης.

27. Υπό το πρίσμα των ανωτέρω διαπιστώσεων, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι οι διευκρινίσεις της EPSO σχετικά με τα πλεονεκτήματα της διαδικασίας ελέγχου των δικαιολογητικών εγγράφων μετά τη διεξαγωγή των δοκιμασιών αξιολόγησης δεν είναι απολύτως πειστικές. Ωστόσο, δεδομένου ότι, όπως επισήμανε η EPSO, η διαδικασία αυτή διεξάγεται κατόπιν ρητής επιθυμίας των θεσμικών οργάνων για τα οποία η EPSO διοργανώνει τους διαγωνισμούς, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι περαιτέρω έρευνες σχετικά με την EPSO δεν δικαιολογούνται στην προκειμένη περίπτωση.

Β. Συμπεράσματα

Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περατώνει την παρούσα αυτεπάγγελτη έρευνα με το ακόλουθο συμπέρασμα:

Καμία περαιτέρω έρευνα για το θέμα αυτό δεν είναι δικαιολογημένη.

Η EPSO θα ενημερωθεί για την απόφαση αυτή.

Π. Νικηφόρος Διαμαντούρος

Στρασβούργο, 19 Δεκεμβρίου 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] ΕΕ 2011, C 315A, σ. 1-14. Το ίδιο ισχύει όσον αφορά την τελευταία έκδοση του οδηγού (ΕΕ 201270A).

[4] Οδηγός γενικών διαγωνισμών, σημείο 6.1.4.

[5] Για παράδειγμα, η καταγγελία 962/2011/AN αφορά δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν ακαδημαϊκά ή ισοδύναμα προσόντα. Ο ενδιαφερόμενος έλαβε μέρος σε διαγωνισμό της EPSO ο οποίος απαιτούσε δίπλωμα/πτυχίο που πιστοποιούσε την ολοκλήρωση ενός έτους κατάρτισης στον σχετικό τομέα. Ο καταγγέλλων ήταν κάτοχος επαγγελματικού πιστοποιητικού που πιστοποιούσε τη διάρκεια της κατάρτισης στον σχετικό τομέα, το οποίο είχε εκδοθεί από το Institut du Monde Arabe. Το ανέφερε στην αίτηση υποψηφιότητάς της. Μετά την επιτυχία της στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης με εξαιρετική βαθμολογία, αποκλείστηκε από τον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων, διότι το πιστοποιητικό επαγγελματικής κατάρτισής της δεν μπορούσε, κατά τους ισχυρισμούς της, να θεωρηθεί δίπλωμα που χορηγήθηκε από σχολείο. Ο Διαμεσολαβητής υπέβαλε πρόταση φιλικού διακανονισμού, η οποία απορρίφθηκε. Η υπόθεση δεν έχει κλείσει ακόμη.

[6] Η καταγγελία 2518/2011/MHZ αφορά δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν επαγγελματική πείρα. Ο καταγγέλλων πέτυχε στις δοκιμασίες του κέντρου αξιολόγησης. Ωστόσο, η εξεταστική επιτροπή αποφάσισε, βάσει των προσκομισθέντων εγγράφων, ότι η επαγγελματική της πείρα δεν επαρκούσε για την εγγραφή της στον εφεδρικό πίνακα προσλήψεων. Αφού έλαβε τη γνώμη της EPSO και τις παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος, ο Διαμεσολαβητής αποφάσισε να διεξαγάγει περαιτέρω έρευνες, οι οποίες βρίσκονται σε εξέλιξη.

[7] Σίγουρα όχι περισσότερο από δύο ή τρεις ημέρες εάν μόνο ένα άτομο θα έκανε τον έλεγχο.