Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti a kérelmezők adatainak gyűjtését és kezelését; az európai ombudsman adatgyűjtésének, -kezelésének és -védelmének módja; hogyan használják fel ezeket az információkat; és milyen jogokat gyakorolhatnak a pályázók az adataikkal kapcsolatban.

Az adatkezelő az európai ombudsman.

1. Milyen személyes adatokat dolgoz fel az európai ombudsman?

A pályázók az online (honlapi) pályázati eszközön keresztül adják meg adataikat. A kiválasztási eljárás lefolytatásához az adatokat az eljárás támogatására és megkönnyítésére szolgáló informatikai eszközbe importálják.

Ezek az adatok általában, de nem kizárólag a következőket foglalják magukban: alapvető személyes adatok (vezetéknév, utónév, állampolgárság, telefonszám); az önéletrajzban szereplő információk (oktatás, munkatapasztalat, nyelvtudás stb.); a kérelmező állampolgárságát igazoló dokumentum másolata; szükség esetén nyilatkozat a fogyatékosságról annak biztosítása érdekében, hogy meg lehessen hozni a szükséges akadálymentesítési intézkedéseket; azon pályázók esetében, akik uniós alkalmazottak, az adminisztratív státusz (azaz állandó tisztviselő, ideiglenes alkalmazott stb.), az intézmény, ahol dolgoznak, jelenlegi álláshelyük megnevezése, jelenlegi besorolási fokozatuk; a motivációs levélben szereplő információk; a kérelmezők okleveleinek másolatai; adott esetben a pályázók értékelő jelentéseinek másolata; adott esetben a szakmai tapasztalatot igazoló dokumentumok másolatai; a pályázók által küldött esettanulmányokra adott válaszok.

A PAB Unit-HR szektor kiválasztási eljárásokért felelős munkatársai a gazdasági szereplő szerverén megosztott mappában tárolt adatokat is feldolgoznak, mint például: a felvételi tanácsadó bizottságokat kinevező határozatok, a felvételi tanácsadó bizottság által aláírt és az ombudsman által jóváhagyott alkalmassági feljegyzések; a pályázók értékelési táblázatai; a gazdasági szereplőnek benyújtott előválogatási feljegyzések. A pályázók által e-mailben küldött felülvizsgálati/tájékoztatási kérelmeket és a vonatkozó válaszokat a „Career” funkcionális postafiók tárolja.

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

Az adatkezelés célja az EO Hivatalnál megüresedett álláshelyek betöltésére jelentkezők azonosítása és a vonatkozó kiválasztási eljárás lefolytatása.

3. Mi az adatkezelés jogalapja és szükségessége?

A tisztviselők és egyéb alkalmazottak kiválasztását alátámasztó eljárás jogalapja a személyzeti szabályzat (és különösen annak 27–34. cikke), az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek, valamint az európai ombudsman 2014. december 1-jei határozata a szerződéses alkalmazottak felvételére és alkalmazására vonatkozó általános végrehajtási rendelkezések elfogadásáról.

Az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja).

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az európai ombudsman információs és kommunikációs technológiai (IKT) részlege kezeli a honlapra benyújtott adatokat. A kiválasztási eszközt a Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály (Humánerőforrás-szektor) és az IKT-ágazat kezeli.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

Az európai ombudsman, a főtitkár, az IKT-ágazatnak az online benyújtott adatok kezeléséért felelős személyzete, a PAB osztálynak a kiválasztási eljárásokért felelős személyzete (humánerőforrás-ágazat), valamint a kiválasztási tanácsadó bizottság tagjai. A humánerőforrás-ágazathoz intézett kérésre a Főtitkárság csapata megtekintheti a sikeres pályázók önéletrajzát, motivációs leveleit és esettanulmányaira adott válaszait.

6. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

A pályázóknak a honlapra benyújtott adatait két évig őrzik meg online személyes fiókjukban, amennyiben a pályázók a jövőben megüresedő állásokra kívánnak jelentkezni. Ha a kérelmezők két éven belül nem csatlakoznak a fiókjukhoz, a fiók és az abban szereplő adatok automatikusan törlődnek, miután értesítő e-mailt küldtek a kérelmezőnek.

A sikertelen pályázók adatait a kiválasztási eljárás lezárulta után két évvel törlik a kiválasztási eszközből, a gazdasági szereplő szerverén található megosztott mappából és a „Career” funkcionális postafiókból.

A felvett pályázók adatait a munkaviszony megszűnésétől vagy az utolsó nyugdíjkifizetéstől, majd annak megsemmisítésétől számított 10 évig őrizzük meg.

Az adatok egy részét (állampolgárság, nem, lakóhely szerinti ország, jelentkezés időpontja, a jelentkezés nyilvántartási száma, a kiválasztási eljárás hivatkozási száma, születési év és beszélt nyelvek) anonimizálják és kizárólag statisztikai célokra tárolják.

7. Hogyan védjük az érintett adatait?

Az adatok online gyűjtése biztonságos módban történik. A honlapon található adatokhoz való hozzáférést a felperes által választott jelszó védi.

Az elektronikus adatokat a honlapon és az ombudsman szerverein tárolják (kiválasztó eszköz és megosztott mappa). Az adatokat számos biztonsági intézkedés védi, amelyeket az információs és kommunikációs technológiák ágazata hozott létre az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének védelme érdekében.

A személyes adatokhoz való hozzáférést a hozzáférési jogok kezelése védi, amelyeket a „szükséges ismeret” elve alapján szigorúan korlátoz a felhasználó hatásköre.

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

Önnek joga van hozzáférni saját személyes adataihoz és az azok felhasználásával kapcsolatos releváns információkhoz.

Joga van továbbá az Önt érintő hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését kérni, feltéve, hogy a kiválasztási tanácsadó bizottság tanácskozásainak és döntéshozatalának titkossága, valamint a többi pályázó jogai biztosítva vannak. A kérelmezők az eljárás során bármikor helyesbíthetik azonosító adataikat. Az elfogadhatósági vagy értékelési kritériumokkal kapcsolatos adatok tekintetében a helyesbítési jog a pályázatok benyújtási határidejéig gyakorolható.

Önnek joga van ahhoz, hogy saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon adatainak az európai ombudsman általi felhasználása ellen.

Bizonyos feltételek mellett joga van kérni, hogy töröljük személyes adatait, vagy korlátozzuk azok használatát.

Az európai ombudsman a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol a kéréseire.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

A Hivatal tisztviselőinek és egyéb alkalmazottainak kiválasztási eljárásával kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor megküldheti az európai ombudsmannak az alábbi címre: career@ombudsman.europa.eu

Személyzeti, Igazgatási és Költségvetési Osztály vezetője
Európai Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Az európai ombudsman adatvédelmi tisztviselőjével is felveheti a kapcsolatot a következő címen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz az alábbi címen: EDPS@edps.europa.eu