Gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten^[1]

Hintergrund der Beschwerde

1. Im Jahr 2005 erhielt der Beschwerdeführer, ein österreichischer Verein, einen EU-Zuschuss für ein Projekt im Bereich der nichtformalen Bildung^[2]. Der Beschwerdeführer erhielt zwei Vorfinanzierungszahlungen in Höhe von 125 785,60 EUR.

2. Die Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA, im Folgenden „Agentur“) lehnte die erste und die zweite Fassung des im Oktober 2008 bzw. Februar 2009 vorgelegten Abschlussberichts ab. Sie brachte vor, dass bestimmte Dokumente fehlten und dass die Berichte keine korrekte Aufschlüsselung der Kosten enthielten. Im April 2009 teilte die Agentur dem Beschwerdeführer mit, dass sie die gesamte Vorfinanzierung zurückfordern werde.

3. Der Beschwerdeführer erhob Einwände gegen die Rückforderung, und die Agentur gestattete dem Beschwerdeführer, eine dritte Fassung des Berichts vorzulegen. Im August 2009 ersuchte die Agentur um zusätzliche Informationen. Im Oktober 2009 teilte die Agentur dem Beschwerdeführer mit, dass sie 61 090,64 EUR und nicht die gesamte Vorfinanzierung einziehen werde.

4. Nach einem weiteren Einwand des Beschwerdeführers bat die Agentur im Dezember 2009 erneut um zusätzliche Informationen. Unter den Dokumenten, die der Beschwerdeführer als Antwort übermittelte, fand die Agentur eine Kostenaufstellung, die mit einer bereits eingereichten, jedoch mit einer anderen Unterschrift identisch war. Im Juni 2010 teilte die Agentur dem Beschwerdeführer mit, dass sie 56 225,34 EUR einziehen werde, und schloss das Dossier. Die Agentur antwortete nicht auf zusätzliche Einwände des Beschwerdeführers.

5. Im Januar 2014 beschloss die Kommission, 56 225,34 EUR vom Beschwerdeführer zurückzufordern.

6. Im April 2014 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

7. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung der Beschwerde ein und ermittelte den folgenden Vorwurf und die folgende Behauptung:

Vorwurf:

Die EACEA hat zu Unrecht 56 225,34 EUR zuzüglich Zinsen vom Beschwerdeführer zurückgefordert.

Anspruch:

Die EACEA sollte den vom Beschwerdeführer vorgelegten Abschlussbericht neu bewerten und alle förderfähigen Kosten akzeptieren.

8. Im Laufe der Untersuchung erhielt der Bürgerbeauftragte die Stellungnahme der Agentur zu der Beschwerde und anschließend die Stellungnahme des Beschwerdeführers als Reaktion auf die Stellungnahme der Agentur. Der Bürgerbeauftragte prüfte auch die Akte der Agentur über das Projekt. Der Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten berücksichtigt die von den Parteien vorgebrachten Argumente.

Behauptung, die EACEA habe zu Unrecht 56 225,34 EUR zuzüglich Zinsen vom Beschwerdeführer zurückgefordert

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

9. Der Beschwerdeführer brachte vor, er könne nicht nachvollziehen, warum die Agentur der Auffassung sei, dass die Kosten, die dem Beschwerdeführer bei der Durchführung des Projekts in gutem Glauben entstanden seien, nicht durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden könnten. Der Beschwerdeführer war der Ansicht, dass diese Kosten förderfähig sein sollten.

10. Der Beschwerdeführer räumte ein, dass bestimmte Kosten nicht förderfähig seien, vertrat jedoch nach wie vor die Auffassung, dass die entsprechenden Mittel für das Projekt verwendet worden seien. Sie behauptete jedoch, die Agentur habe zu Unrecht eine Reihe von Einzelkostenposten als nicht förderfähig angesehen: 34, 35, 41, 42 (Personalkosten); 227 (Verpflegung und Unterbringung); 5, 22, 27, 35 (Zimmervermietung); 1 (Übersetzung); 5, 48, 83, 85, 86 (sonstige Kosten). Diese Kosten summierten sich auf rund 45.000 Euro.

11. Im Laufe der Untersuchung übermittelte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten eine Tabelle, die seiner Ansicht nach in der endgültigen Entscheidung der Agentur vom Oktober 2009 Unstimmigkeiten zwischen dem abgelehnten Betrag je Rubrik und den abgelehnten Einzelposten aufwies. Die Agentur erläuterte die Angelegenheit.

Vorläufige Bewertung des Bürgerbeauftragten, die zu dem Lösungsvorschlag führte

Einleitende Bemerkung

12. In Fällen, in denen es um die Auslegung von Verträgen geht, die von einem EU-Organ unterzeichnet wurden, ist die Rolle des Bürgerbeauftragten notwendigerweise begrenzt[3]. Es ist nicht Aufgabe des Bürgerbeauftragten, festzustellen, ob eine der Parteien einen Vertragsbruch begangen hat. Diese Frage könnte nur von einem Gericht wirksam behandelt werden, das beispielsweise besser in der Lage wäre, widersprüchliche Beweise zu bewerten. In Fällen, die vertragliche Streitigkeiten betreffen, beschränkt sich die Bürgerbeauftragte daher auf die Feststellung, ob das Organ seine Handlungen und sein Verständnis der vertraglichen Situation kohärent und angemessen erläutert hat. Wenn die Institution solche Erklärungen liefern kann, hat es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit gegeben. Diese Schlussfolgerung berührt nicht das Recht der Parteien, ihre vertraglichen Streitigkeiten von einem Gericht prüfen und beilegen zu lassen.

Bewertung

13. Gemäß der entsprechenden Aufforderung zur Einreichung von Projektvorschlägen müssen die Kosten, um für eine EU-Finanzierung in Betracht zu kommen, "identifizierbarund überprüfbarsein und durch Originalbelege belegt sein. Die internen Rechnungsführungs- und Rechnungsprüfungsverfahren des Begünstigten müssen einen direkten Abgleich der für das Projekt geltend gemachten Kosten und Einnahmen mit den entsprechenden Rechnungsabschlüssen und Belegen ermöglichen. Die vom Beschwerdeführer im Dezember 2005 unterzeichnete Finanzhilfevereinbarung[4] hat einen ähnlichen Wortlaut.

14. Der Bürgerbeauftragte wird daher prüfen, ob die Agentur eine schlüssige und angemessene Erklärung dafür gegeben hat, dass bestimmte Kosten nicht als identifizierbar und überprüfbar angesehen und durch Belege belegt werden.

Kostenposten 34, 35, 227 und 85

15. Die Kostenpositionen 34, 35 (Personalkosten), 227 (Reisekosten) und 85 (sonstige Kosten) finden sich alle auf derselben Rechnung eines Projektpartners des Beschwerdeführers.

16. Im August 2009 teilte die Agentur dem Beschwerdeführer mit, dass die Rechnung nicht nummeriert sei. Die Agentur forderte den Beschwerdeführer daher auf, nachzuweisen, dass eine Banküberweisung im Zusammenhang mit der Rechnung stattgefunden habe. Der Beschwerdeführer stellte der Agentur einen Auszahlungsbeleg[5] aus seinem Kassenbuch zur Verfügung. Sie erklärte, dass es sich bei dem in der Rechnung genannten Lieferanten um eine Schule handele, die im Einklang mit den Vorschriften des betreffenden Mitgliedstaats eine einzige Rechnung mit allen Posten für das Projekt ausstelle. Das Geld, das das Projekt der Schule schuldete, wurde von einem Mitarbeiter des Beschwerdeführers in bar gezahlt.

17. Im Oktober 2009 wies die Agentur die Posten 34, 35 und 227 mit der Begründung zurück, dass der Auszahlungsschein nicht nummeriert sei (Posten 34 und 35) und dass der Beschwerdeführer nicht nachgewiesen habe, dass eine damit verbundene Banküberweisung stattgefunden habe (Posten 227). Die Agentur hat Punkt 85 in ihrer Entscheidung nicht erwähnt. Im Dezember 2009 teilte die Agentur dem Beschwerdeführer mit, dass sie "ausnahmsweisebeschlossen hat, [das] Dossier für eine abschließende Bewertungwieder aufzunehmen". Die Agentur forderte den Beschwerdeführer auf, ihr "alleUnterlagen, Zahlungsnachweise und Klarstellungen", d. h. "einevollständige Aktemit allen erforderlichen Unterlagen" zuübermitteln. Die Agentur ersuchte ferner ausdrücklich um einen Zahlungsnachweis für Posten 227. In seiner Antwort legte der Beschwerdeführer erneut den Auszahlungsschein vor und erklärte erneut, dass das Geld in bar gezahlt worden sei.

18. Als die Agentur im Juni 2010 beschloss, den wiedereinzuziehenden Betrag zu kürzen, lehnte sie die Kostenposten 34, 35, 227 und 85 ab. Sie erklärte, dass die Rechnung nicht nummeriert sei. Darüber hinaus hatte der Beschwerdeführer weder Zahlungsnachweise noch Einzelheiten zu den Kosten vorgelegt. Bei der Prüfung der Projektakte der Agentur durch den Bürgerbeauftragten erklärte die Agentur, dass die Rechnungen voraussichtlich fortlaufende Nummern haben werden, um einen ordnungsgemäßen internen Prüfpfad zu ermöglichen. Die vom Beschwerdeführer vorgelegte Rechnung enthielt keine solche Nummer. Nach Angaben der Agentur hätte sie die Rechnung annehmen können, wenn der Beschwerdeführer nachgewiesen hätte, dass er den entsprechenden Betrag durch Vorlage eines Kontoauszugs gezahlt habe. Der Beschwerdeführer hatte jedoch lediglich einen Auszahlungsbeleg vorgelegt, der nicht präzise genug war.

19. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass eine formelle Rechnung in der Regel eine fortlaufende Nummer erfordert, eindeutig angeben muss, wer sie geschrieben hat, und angeben muss, an wen sie ausgestellt wurde (den Kunden)[6].

20. Der Bürgerbeauftragte hält es für angemessen, dass die Agentur verlangt, dass eine Rechnung die grundlegenden formalen Kriterien für eine Rechnung erfüllt, wenn sie als gültiger Beleg zum Nachweis der Kosten anzusehen ist. Nach Prüfung der Rechnung stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass sie keine laufende Nummer enthält und daher nicht die grundlegenden formalen Kriterien einer Rechnung erfüllt. Wie oben in Rn. 13 erläutert, müssen die Kosten identifizierbar und überprüfbar sein.

21. Der in der Barauszahlungsabrechnung angegebene Betrag entspricht unter Anwendung eines grundlegenden EUR-DKK-Wechselkurses dem Rechnungsbetrag. Der Barauszahlungsbeleg enthält jedoch keine Nummer oder kein Datum, das mit der Rechnung verknüpft ist, und bezieht sich nicht auf den Beschwerdeführer. Daher konnte die Agentur zu Recht davon ausgehen, dass der Auszahlungsschein nicht präzise genug war und dass die Kosten nicht identifizierbar und überprüfbar waren. Die Agentur hat daher eine schlüssige und angemessene Erklärung dafür vorgelegt, warum sie diese Kosten abgelehnt hat.

22. Die Tatsache, dass Posten 85 in der Entscheidung der Agentur vom Oktober 2009 nicht erwähnt wurde, ändert nichts an der vorstehenden Schlussfolgerung, da die Bedenken der Agentur für die gesamte Rechnung gelten.

Kostenposition 41

23. Die Agentur akzeptierte keine Teile der Kostenposition 41 (Personalkosten), d. h. den Teil, der als „Gemeinkosten“ bezeichnet wird. Die Agentur argumentierte, dass "Versicherungskostennicht durch eine Rechnung gerechtfertigt wurden. Nicht förderfähig im Rahmen der Personalkosten. Eine gewisse Verwirrung in Bezug auf diese Kosten scheint auf einem Telefongespräch zwischen Bediensteten der Agentur und Vertretern des Beschwerdeführers zu beruhen, das die Agentur zu der Annahme veranlasste, dass es sich bei den Gemeinkosten um Kosten für die Versicherung von Büroeinrichtungen handelte. Der Beschwerdeführer machte jedoch geltend, dass es sich bei diesen Kosten um obligatorische Sozialversicherungsbeiträge für sein Personal handele und dass dies auf der Rechnung ausgewiesen sei. Der Beschwerdeführer konnte keinen genauen Zahlungsnachweis vorlegen, da die Sozialversicherungsbeiträge als Pauschalbetrag für alle Bediensteten gezahlt wurden, d. h. auch für Bedienstete, die nicht an dem Projekt arbeiteten.

24. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass in der betreffenden Rechnung lediglich „gemeinsame Kosten“ angegeben sind. Entgegen dem Vorbringen des Beschwerdeführers geht aus der Rechnung nicht hervor, dass die Kosten im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen stehen. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten können Gemeinkosten alle Arten von unterschiedlichen Betriebskosten bedeuten, Kosten, die nicht einmal notwendigerweise mit dem Personal zusammenhängen.

25. Auf der Grundlage der vorstehenden Ausführungen hat die Agentur in kohärenter und angemessener Weise erläutert, warum sie diese Kosten nicht als identifizierbare und überprüfbare Personalkosten akzeptiert hat.

Kostenposition 42

26. Die Agentur akzeptierte die Kostenposition 42 (Personalkosten) nicht mit der Begründung, dass die „Rechnung nicht förderfähigsei“, und stellte später klar, dass die „Rechnungkeine Nummer hat und nicht die obligatorische Anforderung einer Rechnung enthält“. Die Agentur forderte den Beschwerdeführer auf, nachzuweisen, dass für diese Kosten eine Banküberweisung vorgenommen wurde. Der Beschwerdeführer legte der Agentur keine Belege für eine Banküberweisung vor.

27. Der Beschwerdeführer widersprach der Auffassung der Agentur, dass der Rechnung die grundlegenden formalen Kriterien einer ordnungsgemäßen Rechnung fehlten. Dem Beschwerdeführer zufolge enthielt die Rechnung sowohl den Namen des Verkäufers als auch des Käufers.

28. Der Bürgerbeauftragte stellt nach Prüfung der Rechnung fest, dass es anscheinend der Beschwerdeführer war, der die Rechnung geschrieben hat, ohne anzugeben, an wen sie gerichtet war. Der Beschwerdeführer könnte sich sogar selbst in Rechnung gestellt haben. Damit die Kosten durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden können, müssen sie dem Beschwerdeführer entstehen. Der Beschwerdeführer hat nicht nachgewiesen, dass er eine Zahlung auf der Grundlage der Rechnung geleistet hat. Daher hat die Agentur eine kohärente und angemessene Erklärung dafür vorgelegt, warum diese Kosten nicht durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden konnten, und erklärt, dass „vom[Beschwerdeführer] ausgestellte Rechnungen ohne Begründung der Kosten nicht förderfähig sind“.

Kostenposten 5 und 22

29. Die Agentur akzeptierte die Kostenposition 5 (Vermietung von Zimmern) nicht mit der Angabe " Rechnungfehlt "und "Belege für die geltend gemachten Kosten wurden nicht vorgelegt". Die Agentur forderte den Beschwerdeführer auf, einen Zahlungsnachweis vorzulegen. Der Beschwerdeführer antwortete, dass der gesamte Betrag für den in Italien durchgeführten Teil des Projekts in Höhe von 8.425 EUR in zwei Tranchen, einschließlich Kostenposition 5, ausgezahlt worden sei. Es ist unklar, ob der Beschwerdeführer einen Zahlungsnachweis vorgelegt hat.

30. In seinen Bemerkungen brachte der Beschwerdeführer vor, dass die Kostenposten 5 und 6 zusammen übertragen worden seien, akzeptierte jedoch, dass die Agentur die Hälfte des Betrags der Kostenposten 5 als nicht förderfähig ansah.

31. Ebenso nahm die Agentur die Kostenposition 22 (Vermietung von Zimmern) nicht an, wobei sie angab, dass „dieRechnung fehlt“und „derNachweis und die Einzelheiten der Kosten nicht vorgelegt wurden“. Die Agentur forderte den Beschwerdeführer auf, einen Zahlungsnachweis vorzulegen. Der Beschwerdeführer antwortete, dass der gesamte Betrag für den in Polen durchgeführten Teil des Projekts ebenfalls in zwei Tranchen ausgezahlt worden sei. Der Beschwerdeführer scheint der Agentur zu diesem Zeitpunkt keine zusätzlichen Unterlagen vorgelegt zu haben.

32. In seiner Stellungnahme brachte der Beschwerdeführer vor, dass der polnische Projektpartner alle Rechnungen vorgelegt habe und dass alle Kosten bezahlt worden seien.

33. Der Bürgerbeauftragte findet keine Anhaltspunkte dafür, dass der Beschwerdeführer der Agentur die erforderlichen Belege zur Ermittlung und Überprüfung der Kosten in den Kostenposten 5 und 22 vorgelegt hat. Die Agentur hat daher in kohärenter und angemessener Weise erläutert, warum diese Kosten nicht durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden konnten.

Kostenposten 27 und 35

34. Die Agentur akzeptierte die Kostenposten 27 und 35 (Vermietung von Zimmern) nicht mit der Angabe „Rechnungennicht förderfähig“ und „Nachweisund Einzelheiten der Kosten wurden nicht vorgelegt“. Die Agentur forderte den Beschwerdeführer auf, den Nachweis einer Banküberweisung für diese Kosten vorzulegen.

35. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass es eine detaillierte Rechnung für die Kostenposition 27 gebe und dass die Agentur schließlich die Kostenposition 35 akzeptiert habe. Der Beschwerdeführer übermittelte dem Bürgerbeauftragten eine umfangreiche Sammlung individueller Einnahmen, die die Zahlung der Kostenposten 27 und 35 belegten.

36. Ähnlich wie bei der Kostenposition 42 stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass es offenbar der Beschwerdeführer war, der die für die Kostenpositionen 27 und 35 eingereichten Rechnungen verfasst hat. Es ist nicht klar, an wen die Rechnungen gerichtet sind. Der Beschwerdeführer hat keine Belege dafür vorgelegt, dass für diese Kostenpositionen Banküberweisungen vorgenommen wurden. Die Rechnungen sind nicht detailliert; in beiden Fällen enthalten sie nur einen Betrag für nicht definierte „wesentliche Kosten“.

37. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Agentur die Kostenposten 27 und 35 bei der Anforderung zusätzlicher Informationen vom Beschwerdeführer im Dezember 2009 nicht erwähnt hat. Der Beschwerdeführer konnte jedoch nicht davon ausgehen, dass die Agentur damit diese Kostenpositionen akzeptiert hatte, da er in seiner Entscheidung vom Oktober 2009 eindeutig festgestellt hatte, dass diese Kosten nicht akzeptiert wurden. Der Beschwerdeführer hatte Gelegenheit, zusätzliche Nachweise vorzulegen, als die Agentur ihn im August 2009 zu diesen Kostenpositionen befragte.

38. Der Beschwerdeführer hat nicht erläutert, warum er der Agentur die Quittungen, die er später dem Bürgerbeauftragten vorlegte, nicht vorgelegt hatte. Diese Unterlassung kann nicht der Agentur zugeschrieben werden. Wie in Ziffer 62 erläutert, wird der Bürgerbeauftragte der Agentur jedoch vorschlagen, diese Kostenpositionen unter Berücksichtigung dieser Einnahmen neu zu bewerten.

Kostenposition 1

39.  Die Agentur akzeptierte die Kostenposition 1 (Übersetzungskosten) nicht mit der Angabe „[Zahlungsbeleg] ohne Nummer – Kontoauszug wurde nicht vorgelegt“und „dasvorgelegte Dokument kann nicht als Zahlungsnachweis angesehen werden“. Die Agentur hatte den Beschwerdeführer aufgefordert, den Nachweis einer für diese Kosten vorgenommenen Banküberweisung zu erbringen.

40. Der Beschwerdeführer übermittelte dem Bürgerbeauftragten einen Kontoauszug, in dem die Zahlung von Kostenposition 1 nachgewiesen wurde.

41. Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten bat den Beschwerdeführer um eine Kopie seiner Antwort auf das Schreiben der Agentur, in dem er um einen solchen Nachweis bat. Die vom Beschwerdeführer vorgelegten Unterlagen enthielten diesen Kontoauszug nicht. Daher kann der Bürgerbeauftragte nicht feststellen, ob der Beschwerdeführer der Agentur den angeforderten Kontoauszug übermittelt hat. Die Agentur hat daher in kohärenter und angemessener Weise erläutert, warum diese Kosten nicht durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden konnten. Wie in Ziffer 62 erläutert, wird der Bürgerbeauftragte der Agentur jedoch vorschlagen, diese Kostenposition unter Berücksichtigung des Kontoauszugs neu zu bewerten. In diesem Zusammenhang stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die entsprechende Rechnung alle obligatorischen Anforderungen, einschließlich einer fortlaufenden Nummer, zu enthalten scheint.

Kostenposition 5

42.  Die Agentur akzeptierte die Kostenposition 5 (Sonstige Kosten) im Oktober 2009, lehnte sie jedoch im Juni 2010 teilweise ab und erklärte, dass deroffizielle EG-Satz (0,22 EUR/km) für die Beförderung mit einem Privatwagen angewandt wurde.

43. Der Beschwerdeführer akzeptierte, dass sich die Agentur bei der nicht vollständigen Annahme des Kostenantrags auf den offiziellen Satz gestützt hatte. Sie machte jedoch geltend, dass aus der Entscheidung der Agentur nicht ersichtlich sei, wie viel der Kosten nicht akzeptiert worden sei. Im Anschluss an die Kontrolle erklärte die Agentur dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten, dass sie 135,69 EUR dieser Kostenposition abgelehnt habe. Der Beschwerdeführer stellte diesen Betrag nicht in Frage.

44. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Agentur diesen Aspekt der Beschwerde beigelegt hat.

Kostenposition 48

45.  Die Agentur akzeptierte die Kostenposition 48 (sonstige Kosten) nicht, da Belege fehlten. Vor ihrer Entscheidung im Oktober 2009 hatte die Agentur den Beschwerdeführer bereits aufgefordert, eine Rechnung für diese Kostenposition vorzulegen. Der Beschwerdeführer antwortete, dass die Rechnung fehlte.

46. Im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten erklärte der Beschwerdeführer, dass er im Besitz der einschlägigen Belege sei, ohne diese vorzulegen.

47. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass der Beschwerdeführer, als die Agentur den Beschwerdeführer aufforderte, eine Rechnung zur Untermauerung dieses Kostenpostens vorzulegen, antwortete, dass die Rechnung fehlte. Da der Beschwerdeführer keine Belege für diesen Kostenposten vorgelegt hat, hat die Agentur eine kohärente und angemessene Erklärung dafür vorgelegt, warum diese Kosten nicht durch die EU-Finanzhilfe gedeckt werden konnten.

Kostenposition 83

48.  Die Agentur scheint zunächst die Kostenposition 83 (sonstige Kosten) akzeptiert und später abgelehnt zu haben, wobei sie angibt, dass dieRechnung keine Nummer hat und nicht die obligatorische Anforderung einer Rechnung enthält. Der Zahlungsnachweis und die Einzelheiten der Kosten wurden nicht vorgelegt.

49. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die Agentur beschlossen hat, diesen Kostenposten nur in ihrer allerletzten Entscheidung nicht zu akzeptieren. Daher war es dem Beschwerdeführer unmöglich, zusätzliche Belege vorzulegen, bevor die Agentur ihre endgültige Entscheidung traf. Wie in Ziffer 62 erläutert, wird der Bürgerbeauftragte der Agentur vorschlagen, den Beschwerdeführer um zusätzliche Unterlagen zur Neubewertung dieser Kostenposition zu ersuchen.

Kostenposition 86

50.  Die Agentur scheint zunächst die Kostenposition 86 (sonstige Kosten) akzeptiert zu haben und lehnte sie später mit der Begründung ab, dass „Belegefehlen“. Vor ihrer Entscheidung im Oktober 2009 hatte die Agentur bereits erklärt, dass Belege fehlten. Der Beschwerdeführer bestätigte, dass die Rechnung fehlte. Es ist wahrscheinlich, dass die Agentur die Kostenposition 86 irrtümlich angenommen hat, obwohl die Rechnung fehlte.

51. Im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten erklärte der Beschwerdeführer, dass der polnische Projektpartner Quittungen für alle Rechnungen vorgelegt habe und dass alle Rechnungen bezahlt worden seien. Der Beschwerdeführer übersandte dem Bürgerbeauftragten eine umfangreiche Sammlung individueller Belege, die seiner Ansicht nach die Zahlung der Kostenposition belegten.

52. Der Beschwerdeführer hat nicht nachgewiesen, dass er der Agentur die zur Ermittlung und Überprüfung der Kostenposition erforderlichen Unterlagen vorgelegt hat. Der Beschwerdeführer selbst erklärte der Agentur, dass die entsprechende Rechnung fehlte. Es ist unklar, warum der Beschwerdeführer der Agentur die Quittungen, die er später dem Bürgerbeauftragten übermittelte, nicht übermittelt hat. Diese Unterlassung kann nicht der Agentur zugeschrieben werden. Wie in Ziffer 62 erläutert, wird der Bürgerbeauftragte der Agentur jedoch vorschlagen, diese Kostenposition unter Berücksichtigung dieser Einnahmen neu zu bewerten.

Angebliche Diskrepanzen bei den abgelehnten Kosten

53. Dem Beschwerdeführer zufolge war der Gesamtbetrag der abgelehnten Kosten je Rubrik (d. h. Personalkosten, Reisekosten, sonstige Kosten usw.) unter bestimmten Rubriken höher als die einzelnen abgelehnten Kostenpositionen zusammengerechnet.

54. Die Agentur erläuterte, dass der Unterschied in Bezug auf die „Personalkosten“ darauf zurückzuführen sei, dass sie nur einen Teil der Kostenposition 32 akzeptiert habe. Sie hatte 100 EUR abgelehnt. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass dies den Unterschied zufriedenstellend erklärt.

55. Die Agentur erläuterte, dass der Unterschied in Bezug auf „sonstige Kosten“ darauf zurückzuführen sei, dass der Beschwerdeführer fälschlicherweise 3 715 EUR anstelle von 3 715 DKK für die Kostenposition 85 hinzugefügt habe. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass dies den Unterschied zufriedenstellend erklärt.

56. Die Agentur erläuterte, dass der Unterschied in Bezug auf die „Reise- und Verpflegungskosten“ – 439,20 EUR – darauf zurückzuführen sei, dass sie die Kostenpositionen 116, 224, 225 und 226 abgelehnt habe. Sie wies darauf hin, dass diese Kostenpositionen in ihren Schreiben nicht eindeutig erwähnt worden seien. Dies war auf die Schwierigkeiten zurückzuführen, die fehlenden Belege und Korrekturen vom Beschwerdeführer während der Bewertung des Abschlussberichts zu erhalten.

57. Soweit der Bürgerbeauftragte sehen kann, hat die Agentur dem Beschwerdeführer nie mitgeteilt, dass sie die Kostenpositionen 116, 224, 225 und 226 nicht akzeptiert hat. Somit konnte der Beschwerdeführer nicht wissen, dass er zusätzliche Belege vorlegen musste, um diese Kosten nachzuweisen. Der Bürgerbeauftragte wird daher im Folgenden einen Lösungsvorschlag für diese Frage unterbreiten.

Abschließende Bemerkungen

58. Dieser Fall verdeutlicht die Schwierigkeiten, die bei öffentlich finanzierten Projekten auftreten können. Obwohl es im Interesse der EU-Organe liegt, kleinen Verbänden und Unternehmen die Teilnahme an solchen Projekten zu ermöglichen, sind strenge Rechnungslegungsstandards für diese kleinen Verbände trotz aller Bemühungen manchmal schwierig zu erfüllen. Gleichzeitig sind strenge Rechnungslegungsstandards erforderlich, um sicherzustellen, dass keine öffentlichen Gelder für andere Zwecke als die Projekte verwendet werden. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Agentur im vorliegenden Fall zu Recht geltend gemacht hat, dass diese Standards in mehreren Fällen nicht eingehalten worden seien.

59. Hätte die Agentur es nicht versäumt, dem Beschwerdeführer mitzuteilen, dass sie die Kostenpositionen 116, 224, 225 und 226 (Verpflegungs- und Unterbringungskosten) abgelehnt hatte, und hätte sie den Beschwerdeführer erst sehr spät über ihre Ablehnung der Kostenposition 83 (sonstige Kosten) informiert, hätte der Bürgerbeauftragte keine weiteren Untersuchungen für erforderlich gehalten.

60. Es ist jedoch eine gute Verwaltung, wenn die Behörden Entscheidungen begründen, die sich negativ auf die Rechte der Bürger auswirken, und ihnen das Recht einräumen, gehört zu werden, bevor solche Entscheidungen getroffen werden[7]. Indem der Bürgerbeauftragte dem Beschwerdeführer nicht mitgeteilt hat, dass bestimmte Kostenposten abgelehnt wurden, und indem er dem Beschwerdeführer nicht gestattet hat, zu den Schlussfolgerungen der Agentur Stellung zu nehmen oder diesbezüglich unterstützendes Material vorzulegen, ist er der Auffassung, dass die Agentur diese Grundsätze der guten Verwaltung nicht eingehalten hat.

61. Daher schlägt die Bürgerbeauftragte der Agentur vor, ihre Entscheidung über die Ablehnung der Kostenpositionen 116, 224, 225 und 226 (Verpflegungs- und Unterbringungskosten) und 83 (sonstige Kosten) zu überdenken, nachdem sie den Beschwerdeführer um Stellungnahme und gegebenenfalls zusätzliche Belege gebeten hat. Der Bürgerbeauftragte nimmt zur Förderfähigkeit dieser Kostenposten nicht Stellung.

62. Obwohl die Agentur den Beschwerdeführer nicht über die Nichtförderfähigkeit bestimmter Kosten informiert hat, erkennt der Bürgerbeauftragte die wiederholten Bemühungen der Agentur an, zu versuchen, die Förderfähigkeit vieler der anderen vom Beschwerdeführer geltend gemachten Kosten zu klären. Die Tatsache, dass es dem Beschwerdeführer manchmal nicht gelungen ist, Belege vorzulegen, wenn ihm die Gelegenheit dazu gegeben wurde, ist sicherlich nicht die Schuld der Agentur. Bevor sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten wandte, hatte die Agentur den Beschwerdeführer bereits aufgefordert, Belege für die Kostenposten 27 und 35 (Vermietung von Zimmern), 1 (Übersetzungen) und 86 (sonstige Kosten) vorzulegen. Diese Belege tauchten jedoch erst während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten auf. Obwohl dem Beschwerdeführer somit ausreichend Zeit eingeräumt worden war, um diese Unterlagen der Agentur bereits zu einem früheren Zeitpunkt vorzulegen, wäre es eindeutig angemessen, dass die Agentur die tatsächlich entstandenen Kosten deckt, auch wenn diese Kosten in einem späten Stadium nachgewiesen werden. Der Bürgerbeauftragte schlägt daher vor, dass die Agentur auch die Gelegenheit nutzt, die Förderfähigkeit dieser Kostenpositionen unter Berücksichtigung der vom Beschwerdeführer im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten vorgelegten Belege zu überprüfen. Ein solcher Ansatz wäre in der Tat ein lobenswertes bürgerfreundliches Verhalten der Agentur.

Der Lösungsvorschlag

Der Bürgerbeauftragte schlägtvor, dass die EACEA ihre Entscheidung, die Kostenpositionen 116, 224, 225 und 226 (Verpflegungs- und Unterbringungskosten) und 83 (sonstige Kosten) abzulehnen, überdenkt, nachdem sie den Beschwerdeführer um Stellungnahme und gegebenenfalls zusätzliche Belege gebeten hat.

Die EACEA könnte auch die Möglichkeit nutzen, die Förderfähigkeit der Kostenposten 27 und 35 (Vermietung von Zimmern), 1 (Übersetzungen) und 86 (sonstige Kosten) unter Berücksichtigung der vom Beschwerdeführer im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten vorgelegten Belege zu überprüfen.

Straßburg, den 23.8.2015,

 

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

 

[1] Beschluss des Europäischen Parlaments vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (94/262/EGKS, EG, Euratom), ABl. L 113, S. 15.

[2] Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen GD EAC 85/04, veröffentlicht im Amtsblatt der Europäischen Union C 30, S. 23, am 5. Februar 2005.

[3] Siehe z. B. den Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten über den Abschluss seiner Untersuchung der Beschwerde 53/2010/OV gegen die Europäische Kommission und die genannten Fälle.

[4] Artikel II.14.1 der Finanzhilfevereinbarung.

[5] Ein "Kassa-Ausgang".

[6] Vgl. z. B. Art. 226 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (ABl. 2006, L 347, S. 1).

[7] Artikel 41 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und Artikel 16 und 18 des Europäischen Kodex für gute Verwaltungspraxis.