Sehr geehrter Herr Präsident,

Am 30. Mai 2016 nahm die Kommission einen Beschluss zur Festlegung neuer horizontaler Vorschriften für Sachverständigengruppen an (Beschluss der Sachverständigengruppen der Kommission [1]). Diese Vorschriften der dritten Generation überarbeiten das System der Sachverständigengruppen der Kommission weitgehend und folgen weitgehend den Vorschlägen dieses Amtes im Rahmen der strategischen Untersuchung OI/6/2014/NF. Darüber hinaus scheinen viele Bedenken, die auch zuvor vom Europäischen Parlament geäußert wurden [2], erfüllt worden zu sein.

Insgesamt ist das Ergebnis der Reform lobenswert und hat zu einem robusteren, inklusiveren, transparenteren und rechtsverbindlicheren System geführt. Ich lege einen Überblick über unsere vorläufige Bewertung darüber bei, inwieweit meine Vorschläge, Anregungen und Empfehlungen berücksichtigt wurden (Anhang I). Ich werde eine abschließende, detaillierte Bewertung der neuen Vorschriften und ihrer Umsetzung in meiner bevorstehenden Entscheidung in dieser Untersuchung übermitteln.

Zweck dieses Schreibens ist es, die Kommission um Unterlagen zu ersuchen und eine Sitzung zu beantragen, damit meine Mitarbeiter beurteilen können, inwieweit meine beiden (unten dargelegten) spezifischen Empfehlungen angenommen und angewandt wurden. Da der Beschluss der Kommission vorsieht, dass die bestehenden Gruppen die neuen Vorschriften bis Ende 2016 einhalten mussten, glaube ich, dass jetzt genügend Zeit vergangen ist, um zu diesem nächsten Schritt der Untersuchung überzugehen.

Meine beiden Empfehlungen waren wie folgt:

Die Kommission sollte ihre Standardgeschäftsordnung in Bezug auf Folgendes überarbeiten:

• den Inhalt der veröffentlichten Protokolle und vorsehen, dass die veröffentlichten Protokolle im normalen Verlauf so aussagekräftig wie möglich sein werden, und insbesondere die Standpunkte der Mitglieder darlegen;
•  
• die Vertraulichkeit der Beratungen der Sachverständigengruppen und vorsehen, dass diese Beratungen in der Regel transparent sein sollten und dass die Beratungen einer Sachverständigengruppe nur in Ausnahmefällen nach einer Mehrheitsabstimmung innerhalb der Gruppe und mit Zustimmung der Kommission vertraulich sind. Transparenz in diesem Zusammenhang erfordert mindestens die vorherige Veröffentlichung der Tagesordnung und der Hintergrunddokumente, gefolgt von der rechtzeitigen Veröffentlichung angemessener Protokolle der jeweiligen Expertengruppensitzung.

Was Protokolle betrifft, so hat sich die Kommission an einen neuen Qualitätsstandard gebunden, indem sie verlangt, dass Protokolle"aussagekräftig und vollständig"sein müssen. Der Begriff "sinnvoll" lässt sich direkt auf meine Empfehlung zurückführen. Obwohl die Kommission die von den Mitgliedern geäußerten Standpunkte nicht vorgesehen hat, scheint die Anforderung, dass das Protokoll "vollständig" sein muss, in gewissem Maße auf meine Empfehlung einzugehen. Darüber hinaus ermöglicht die Kommission als neues Transparenzmerkmal nun die Veröffentlichung abweichender Stellungnahmen in einem Anhang zu einer Stellungnahme, einer Empfehlung oder einem Bericht, der per Abstimmung angenommen wird. Während die Annahme eines Dokuments per Abstimmung die Ausnahme bleibt (und immer das Endprodukt der Arbeit einer Expertengruppe ist), ist die neue Bestimmung ein willkommener Schritt in die richtige Richtung. Was in der Praxis noch zu sehen ist, ist, wie detailliert die Protokolle der Expertengruppensitzungen jetzt sind und ob Stellungnahmen, Empfehlungen und Berichte unterschiedliche Standpunkte enthalten.

Was die Beratungen betrifft, so hat die Kommission die von mir als „Mindesttransparenzanforderungen“ bezeichneten Anforderungen umgesetzt. Die neue Regelung sieht die vorherige Veröffentlichung der Tagesordnung und der Hintergrunddokumente sowie die rechtzeitige Veröffentlichung des Protokolls vor. Die Kommission hat die Standardregel der vertraulichen Beratungen nicht rückgängig gemacht. Obwohl die zuvor bestehende ausdrückliche Erklärung, dass die Beratungen vertraulich sein müssen, gestrichen wurde, scheint es keine wesentliche Änderung gegeben zu haben. Die Beratungen der Sachverständigengruppen sind auch nach den neuen Vorschriften vertraulich, es sei denn, die Gruppe beschließt mit Stimmenmehrheit, öffentlich darüber zu beraten. Auch hier bleibt in der Praxis abzuwarten, wie zeitnah die Veröffentlichung von Dokumenten erfolgt und wie oft Gruppen von der Möglichkeit der öffentlichen Beratung Gebrauch gemacht haben.

Um unsere Bewertung dieser noch offenen Punkte, die oben in Fettdruck dargestellt sind, zu beginnen, haben meine Mitarbeiter das Protokoll geprüft, das im Register der Sachverständigengruppen der Kommission von fünfzehn Sachverständigengruppen aus acht Generaldirektionen der Kommission zur Verfügung gestellt wurde. Sie prüften die Protokolle vor und nach dem Beschluss der Kommission vom 30. Mai 2016. Sie prüften insbesondere, ob

Kommentare, die während der Sitzung abgegeben wurden, werden bestimmten Mitgliedern zugeschrieben;

· Meinungsverschiedenheiten, die in den Sitzungen mit dem Konsens der Gruppe zum Ausdruck gebracht wurden, werden zur Kenntnis genommen;

· es ist klar, welche Mitglieder der Sachverständigengruppe an der betreffenden Sitzung teilgenommen haben (d. h. ob eine Teilnehmerliste vorgelegt wird);

· das Protokoll enthält die wichtigsten (Aktions-)Entscheidungen oder Schlussfolgerungen, die die Expertengruppe getroffen hat oder zu denen sie gelangt ist;

· die Protokolle so detailliert sind, dass die Öffentlichkeit den Prozess, mit dem die Entscheidungen der Sachverständigengruppen getroffen oder Schlussfolgerungen gezogen wurden, wirksam nachvollziehen kann;

· Jeder Punkt der Tagesordnung, der während der Sitzung erörtert wird, wird in das Protokoll aufgenommen.

Eine Übersicht über unsere Feststellungen ist der beigefügten MS-Excel-Tabelle (Anhang III) zu entnehmen. In Anhang II dieses Schreibens wird die für diese Forschung verwendete Methodik beschrieben. Unser erster Eindruck ist, dass sich die Qualität der Protokolle nicht wesentlich verbessert zu haben scheint.

Um diese Stichprobenfeststellungen zu erörtern und die Untersuchung voranzubringen, würde ich es begrüßen, wenn die Kommission gemäß Artikel 3 Absatz 2 des Statuts des Bürgerbeauftragten meinem Büro folgende Dokumente zur Prüfung vor der Sitzung übermitteln würde:

· Zehn Beispiele für unlängst angenommene Protokolle von Sachverständigengruppen, die nach Angaben der Kommission den im Beschluss der Sachverständigengruppe der Kommission festgelegten Standards entsprechen.

· Zehn Beispiele für vor kurzem angenommene Protokolle von Sachverständigengruppen, bei denen die Kommission noch Verbesserungsbedarf sieht.

Dann wäre es sinnvoll, während der Sitzung Antworten auf folgende Fragen zu erhalten:

1. Welche konkreten Maßnahmen hat die Kommission ergriffen, um die Aussagekraft und Vollständigkeit der im Anschluss an die Sitzungen der Sachverständigengruppen erstellten Protokolle zu verbessern? Wurden Leitlinien erstellt und verteilt? Wenn ja, legen Sie bitte Kopien vor, die während der Sitzung überprüft werden sollen, oder, wenn möglich, zusammen mit dem oben angeforderten Material.

2. Könnte die Kommission bitte darlegen, mit welchen Hindernissen sie bei der Umsetzung der oben genannten Empfehlungen des Bürgerbeauftragten konfrontiert war?

3. Welche weiteren Schritte wird die Kommission unternehmen, um die Aussagekraft und Vollständigkeit der Sitzungsprotokolle der Expertengruppen in Zukunft zu verbessern?

4. Welche Fortschritte wurden bei der rechtzeitigen Veröffentlichung der Tagesordnungen für die Sitzungen der Sachverständigengruppen, der Hintergrunddokumente und der Protokolle erzielt? Welche Schritte hat die Kommission gegebenenfalls unternommen, um die Veröffentlichung von Tagesordnungen, Hintergrunddokumenten und Protokollen der Expertengruppen zu beschleunigen?

5. Wie oft und welche Expertengruppen haben von der Möglichkeit der öffentlichen Beratung Gebrauch gemacht?

6. Wie oft und in welchen Sachverständigengruppen haben Mitglieder, die gegen eine Stellungnahme, eine Empfehlung oder einen Bericht gestimmt (oder sich der Stimme enthalten) haben, von ihrem Recht Gebrauch gemacht, ihre abweichenden Stellungnahmen in einer Anlage wiedergeben zu lassen?

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die Übermittlung der Unterlagen an mein Büro bis Mitte Mai und die Sitzung bis Ende Mai 2017 veranlassen könnten.

Sollten Ihre Mitarbeiter Fragen zu dieser Anfrage haben, können sie sich an Frau Nastasja Fuxa wenden. Wenn Sie insbesondere Dokumente oder Informationen übermitteln möchten, die Sie für vertraulich halten, wenden Sie sich bitte an Frau Fuxa.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Anlagen:

· Anhang I: Vorläufige Bewertung der Reform der horizontalen Regeln der Kommission für Expertengruppen

· Anhang II: Methodik zur Erstellung von Anhang III

· Anhang III: Excel-Tabelle mit einer Überprüfung der Sitzungsprotokolle im Register der Expertengruppen

[1] Beschluss der Kommission vom 30.5.2016 zur Festlegung horizontaler Vorschriften für die Einsetzung und Arbeitsweise von Sachverständigengruppen der Kommission, C(2016) 3301 final.

[2] Bericht des Europäischen Parlaments angenommen am 14. Februar 2017 http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&language=EN&reference=P8-TA-2017-0021