Sehr geehrter Herr Präsident,

Am 30. Mai 2016 erließ die Kommission einen Beschluss zur Festlegung neuer horizontaler Vorschriften für Expertengruppen (Beschluss der Expertengruppen der Kommission [1]). Diese Vorschriften der dritten Generation überarbeiten weitgehend das System der Expertengruppen der Kommission und folgen weitgehend den Vorschlägen dieses Amtes im Rahmen der strategischen Untersuchung OI/6/2014/NF. Darüber hinaus wurden viele Bedenken, die auch zuvor vom Europäischen Parlament geäußert wurden, offenbar ausgeräumt [2].

Insgesamt ist das Ergebnis der Reform lobenswert und hat zu einem robusteren, inklusiveren, transparenteren und rechtsverbindlicheren System geführt. Ich füge einen Überblick über unsere vorläufige Bewertung bei, inwieweit meine Vorschläge, Anregungen und Empfehlungen berücksichtigt wurden (Anhang I). Ich werde in meiner bevorstehenden Entscheidung im Rahmen dieser Untersuchung eine endgültige, detaillierte Bewertung der neuen Vorschriften und ihrer Umsetzung mitteilen.

Zweck dieses Schreibens ist es, bei der Kommission Unterlagen anzufordern und um eine Sitzung zu bitten, damit meine Mitarbeiter beurteilen können, inwieweit meine beiden spezifischen Empfehlungen (siehe unten) angenommen und umgesetzt wurden. Da der Beschluss der Kommission vorsieht, dass bestehende Gruppen die neuen Vorschriften bis Ende 2016 einhalten müssen, bin ich der Ansicht, dass jetzt genügend Zeit vergangen ist, um zu diesem nächsten Schritt der Untersuchung überzugehen.

Meine beiden Empfehlungen lauteten wie folgt:

Die Kommission sollte ihre Standardgeschäftsordnung in Bezug auf Folgendes überarbeiten:

• den Inhalt der veröffentlichten Protokolle und vorsehen, dass die veröffentlichten Protokolle im normalen Verlauf so aussagekräftig wie möglich sind, und insbesondere die von den Mitgliedern geäußerten Standpunkte darlegen;
•  
• die Vertraulichkeit der Beratungen der Sachverständigengruppe und vorsehen, dass diese Beratungen in der Regel transparent sein sollten und dass die Beratungen einer Sachverständigengruppe nur in Ausnahmefällen nach einer Mehrheitsabstimmung innerhalb der Gruppe und mit Zustimmung der Kommission vertraulich sind. Transparenz in diesem Zusammenhang erfordert mindestens die vorherige Veröffentlichung der Tagesordnung und der Hintergrunddokumente, gefolgt von der rechtzeitigen Veröffentlichung eines angemessenen Protokolls der jeweiligen Sitzung der Expertengruppe.

Was die Protokolle betrifft, so hat sich die Kommission an einen neuen Qualitätsstandard gebunden, indem sie verlangt, dass die Protokolle „aussagekräftig und vollständig“sein müssen. Der Begriff "sinnvoll" lässt sich direkt auf meine Empfehlung zurückführen. Auch wenn die Kommission nicht vorgesehen hat, die Standpunkte der Mitglieder darzulegen, scheint die Anforderung, dass die Protokolle „vollständig“ sein müssen, in gewissem Maße auf meine Empfehlung einzugehen. Darüber hinaus ermöglicht die Kommission als neues Transparenzmerkmal nun die Veröffentlichung abweichender Stellungnahmen in einem Anhang zu einer Stellungnahme, einer Empfehlung oder einem Bericht, der per Abstimmung angenommen wird. Während die Annahme eines Dokuments durch Abstimmung die Ausnahme bleibt (und immer das Endprodukt der Arbeit einer Expertengruppe ist), ist die neue Bestimmung ein willkommener Schritt in die richtige Richtung. In der Praxis bleibt abzuwarten, wie detailliert die Protokolle der Sitzungen der Expertengruppen jetzt sind und ob Stellungnahmen, Empfehlungen und Berichte unterschiedliche Standpunkte enthalten.

Was die Beratungen betrifft, so hat die Kommission das umgesetzt, was ich als „Mindestanforderungen an die Transparenz“ bezeichnet habe. Die neue Regelung sieht die vorherige Veröffentlichung der Tagesordnung und der Hintergrunddokumente sowie die rechtzeitige Veröffentlichung der Protokolle vor. Die Kommission hat die Standardregel für vertrauliche Beratungen nicht aufgehoben. Obwohl die zuvor bestehende ausdrückliche Erklärung, dass Beratungen vertraulich sein müssen, gestrichen wurde, scheint es, dass keine inhaltliche Änderung stattgefunden hat. Die Beratungen der Expertengruppe sind auch nach den neuen Vorschriften vertraulich, es sei denn, die Gruppe beschließt mehrheitlich, öffentlich zu beraten. Auch hier bleibt in der Praxis abzuwarten, wie aktuell die Veröffentlichung von Dokumenten ist und wie oft Gruppen von der Möglichkeit der öffentlichen Beratung Gebrauch gemacht haben.

Um mit der Bewertung dieser noch offenen Punkte zu beginnen, haben meine Mitarbeiter das im Register der Sachverständigengruppen der Kommission zur Verfügung gestellte Protokoll von fünfzehn Sachverständigengruppen aus acht Generaldirektionen der Kommission geprüft. Sie prüften Protokolle vor und nach dem Beschluss der Kommission vom 30. Mai 2016. Sie prüften insbesondere, ob

· Kommentare, die während der Sitzung abgegeben werden, werden bestimmten Mitgliedern zugewiesen;

· bei den Sitzungen mit dem Gruppenkonsens geäußerte Meinungsverschiedenheiten werden zur Kenntnis genommen;

· es ist klar, welche Mitglieder der Expertengruppe an der betreffenden Sitzung teilgenommen haben (d. h. ob eine Teilnehmerliste vorgelegt wird);

· die Protokolle enthalten die wichtigsten (Handlungs-)Entscheidungen oder Schlussfolgerungen, die die Expertengruppe getroffen hat oder zu denen sie gelangt ist;

· die Protokolle so detailliert sind, dass die Öffentlichkeit den Prozess, mit dem die Entscheidungen der Expertengruppen getroffen oder Schlussfolgerungen gezogen wurden, wirksam nachvollziehen kann;

Jeder Tagesordnungspunkt, der während der Sitzung erörtert wird, wird in das Protokoll aufgenommen.

Einen Überblick über unsere Feststellungen finden Sie in der beigefügten MS Excel-Tabelle (Anhang III). In Anhang II dieses Schreibens wird die für diese Forschung verwendete Methodik beschrieben. Unser erster Eindruck ist, dass sich die Qualität der Protokolle nicht wesentlich verbessert zu haben scheint.

Um diese Stichprobenfeststellungen zu erörtern und die Untersuchung voranzubringen, würde ich es begrüßen, wenn die Kommission gemäß Artikel 3 Absatz 2 des Statuts des Bürgerbeauftragten meinem Büro die folgenden Dokumente zur Prüfung vor der Sitzung übermitteln würde:

· Zehn Beispiele für kürzlich angenommene Protokolle von Expertengruppen, die nach Angaben der Kommission den im Beschluss der Expertengruppe der Kommission festgelegten Standards entsprechen.

· Zehn Beispiele für kürzlich angenommene Protokolle von Sachverständigengruppen, in denen nach Ansicht der Kommission noch Verbesserungsbedarf besteht.

Es wäre dann sinnvoll, in der Sitzung Antworten auf folgende Fragen zu erhalten:

1. Welche konkreten Maßnahmen hat die Kommission ergriffen, um die Aussagekraft und Vollständigkeit der nach den Sitzungen der Sachverständigengruppe erstellten Protokolle zu verbessern? Wurden Leitlinien erstellt und verbreitet? Wenn ja, legen Sie bitte Kopien vor, die während der Sitzung überprüft werden sollen, oder, wenn möglich, zusammen mit dem oben angeforderten Material.

2. Könnte die Kommission bitte etwaige Hindernisse aufzeigen, mit denen sie bei der Umsetzung der oben genannten Empfehlungen der Bürgerbeauftragten konfrontiert war?

3. Welche weiteren Schritte wird die Kommission unternehmen, um die Aussagekraft und Vollständigkeit der Sitzungsprotokolle der Expertengruppen in Zukunft zu verbessern?

4. Welche Fortschritte wurden bei der rechtzeitigen Veröffentlichung der Tagesordnungen, Hintergrunddokumente und Protokolle der Sachverständigengruppen erzielt? Welche Schritte hat die Kommission gegebenenfalls unternommen, um die Veröffentlichung der Tagesordnungen, Hintergrunddokumente und Protokolle der Sitzungen der Sachverständigengruppe zu beschleunigen?

5. Wie oft und welche Expertengruppen haben von der Möglichkeit der öffentlichen Beratung Gebrauch gemacht?

6. Wie oft und in welchen Expertengruppen haben Mitglieder, die gegen eine Stellungnahme, eine Empfehlung oder einen Bericht gestimmt haben (oder sich der Stimme enthalten haben), von ihrem Recht Gebrauch gemacht, ihre abweichenden Meinungen in einer Anlage darlegen zu lassen?

Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn Sie die Übermittlung der Unterlagen an mein Büro bis Mitte Mai und die Sitzung bis Ende Mai 2017 veranlassen könnten.

Sollten Ihre Mitarbeiter Fragen zu dieser Anfrage haben, können sie sich an Frau Nastasja Fuxa wenden. Insbesondere wenn Sie Dokumente oder Informationen einreichen möchten, die Sie für vertraulich halten, wenden Sie sich bitte an Frau Fuxa.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly
Europäische Bürgerbeauftragte

Anlagen:

· Anhang I: Vorläufige Bewertung der Reform der horizontalen Vorschriften der Kommission für Expertengruppen

· Anhang II: Methodik für die Erstellung von Anhang III

· Anhang III: Excel-Tabelle mit einer Übersicht über die im Register der Sachverständigengruppen verfügbaren Sitzungsprotokolle

[1] Beschluss der Kommission vom 30.5.2016 zur Festlegung horizontaler Vorschriften für die Einsetzung und Arbeitsweise von Expertengruppen der Kommission, C(2016) 3301 final.

[2] Bericht des Europäischen Parlaments angenommen am 14. Februar 2017 http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&language=EN&reference=P8-TA-2017-0021