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Entscheidung über Fragen im Zusammenhang mit der Art der Kommunikation der Europäischen Agentur für die Grenz- und Küstenwache (Frontex) mit den Bürgerinnen und Bürgern in Bezug auf ihr Portal für den Zugang zu Dokumenten (verbundene Fälle 1261/2020 und 1361/2020)

Donnerstag | 15 Dezember 2022

Der Fall betraf in erster Linie die Entscheidung von Frontex, nicht mehr per E-Mail mit Personen zu kommunizieren, die Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten beantragen. Frontex verpflichtet die Antragsteller, ihr Online-Zugangsportal zu nutzen. Dies führt zu Problemen für die Antragsteller, die leicht vermieden werden könnten, sowie für Online-Transparenzplattformen, die von zivilgesellschaftlichen Organisationen eingerichtet wurden, um das Ziel der EU, möglichst offen zu arbeiten, zu fördern.

Die Bürgerbeauftragte konnte keine Rechtfertigung für die Entscheidung von Frontex finden. Sie empfahl Frontex, Antragstellern die Kommunikation per E-Mail zu gestatten, ohne auf das derzeitige Portal für den Zugang zu Dokumenten zurückzugreifen. Darüber hinaus forderte sie Frontex auf, sich über die bewährten Praktiken zu informieren, die die Europäische Kommission diesbezüglich für ihr neues Portal für den Zugang der Öffentlichkeit ermittelt hat, und diese bewährten Praktiken so bald wie möglich umzusetzen.

Die Bürgerbeauftragte schlug ferner vor, dass Frontex die Ressourcen bereitstellen sollte, die für die Bearbeitung der großen Anzahl an Anträgen auf Zugang erforderlich sind, die sie in Zukunft voraussichtlich regelmäßig erhalten wird. Sie schlug auch vor, dass Frontex ein detailliertes Handbuch über die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit erstellen und dieses Handbuch veröffentlichen sollte.

Frontex lehnte die Empfehlung der Bürgerbeauftragten ab, Antragstellern zu gestatten, mit ihr per E-Mail zu kommunizieren. Frontex reagierte auch nicht überzeugend auf den Vorschlag, sich über die einschlägigen bewährten Praktiken der Europäischen Kommission zu informieren und diese umzusetzen.

Die Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Feststellung ab, dass ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag.

In Bezug auf die anderen Vorschläge der Bürgerbeauftragten erklärte Frontex, dass sie kürzlich eine zusätzliche halbe Stelle für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zugewiesen habe, und kündigte an, dass sie, wie von der Bürgerbeauftragten vorgeschlagen, ein Handbuch erstellen werde. Zu einem früheren Zeitpunkt der Untersuchung setzte Frontex die Vorschläge der Bürgerbeauftragten um, ihre Urheberrechtserklärung zu überarbeiten und Dokumente in ihren Konten für den Zugang der Öffentlichkeit für zwei Jahre zur Verfügung zu stellen. Sie erklärte sich auch bereit, eine spezielle E-Mail-Adresse für die Einreichung von Beschwerden einzurichten.

Decision on how the Translation Centre for the Bodies of the European Union (CdT) evaluates tenders in procurement procedures for the provision of translation services (case 1841/2021/ABZ)

Mittwoch | 09 November 2022

The case concerned how the Translation Centre for the Bodies of the European Union (CdT) evaluated tenders in two procurement procedures for the provision of translation services. The complainant argued that the CdT was inconsistent in its evaluation, given that it had assessed its tenders differently in the past. It also argued that the CdT had wrongly assessed the complainant’s tenders against two criteria set out in the calls for tenders.

The Ombudsman found that the CdT correctly followed the methodology it put in place for assessing the tenders in the two procedures. She also took the view that there was no indication of a manifest error in how the CdT assessed the complainant’s tenders.

On that basis, the Ombudsman considered that there was no maladministration by the CdT and she closed the case. Nevertheless, the Ombudsman trusts that the CdT will provide more detailed information to tenderers about its assessment in future procedures, as clearer information at an early stage may reduce the risk of complaints such as the one that led to this inquiry.