Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten der Asylagentur der Europäischen Union (EUAA) über die Bedingungen für unbegleitete Minderjährige in EU-finanzierten Flüchtlingseinrichtungen in Griechenland. Die EUAA stellte fest, dass 53 Dokumente in den Anwendungsbereich des Antrags fallen, und gewährte teilweisen Zugang zu allen Dokumenten. Bei der Verweigerung des uneingeschränkten Zugangs berief sich die EUAA auf mehrere Ausnahmen vom Recht auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die auf dem Schutz der Privatsphäre und der Integrität des Einzelnen, seinem Entscheidungsprozess und dem öffentlichen Interesse im Hinblick auf die öffentliche Sicherheit beruhten. Insbesondere argumentierte die EUAA, dass die angeforderten Dokumente sensible Informationen über Personen, die sich in bestimmten Einrichtungen aufhalten, und vorläufige Informationen über die Situation in diesen Einrichtungen enthalten, die von den nationalen Behörden vertraulich übermittelt werden. Die Offenlegung der letztgenannten Informationen könnte das Vertrauen dieser Behörden in die EUAA und folglich in die Entscheidungsprozesse und die öffentliche Sicherheit der EUAA untergraben.

Unzufrieden mit dieser Antwort und den vorgenommenen Schwärzungen wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten prüfte die nicht redigierten Fassungen der angeforderten Dokumente und erörterte die angewandten Schwärzungen mit Vertretern der EUAA. Auf dieser Grundlage akzeptierte die Bürgerbeauftragte die Argumente der EUAA in Bezug auf die Notwendigkeit, die Privatsphäre und Integrität besonders schutzbedürftiger Personen, die sich in bestimmten Einrichtungen aufhalten, zu schützen. Sie räumte auch den weiten Ermessensspielraum der EUAA bei der Anwendung der Ausnahme in Bezug auf die öffentliche Sicherheit ein, der beeinträchtigt werden könnte, wenn die EUAA Informationen offenlegte, die von den nationalen Behörden vertraulich weitergegeben wurden, wodurch sie von einer engen Zusammenarbeit mit der EUAA und ihrem entsandten Personal abgehalten würden. Angesichts der sensiblen Arbeitsbedingungen des zur Unterstützung der nationalen Behörden entsandten EUAA-Personals war der Bürgerbeauftragte außerdem der Ansicht, dass die EUAA vernünftigerweise versuchen könnte, die Bemerkungen ihres Personals zu bestimmten Einrichtungen auf der Grundlage der Ausnahme zum Schutz des Entscheidungsprozesses der EUAA zu schützen.

Allerdings war der Bürgerbeauftragte nicht vollständig von allen Begründungen der EUAA in Bezug auf die angewandten Schwärzungen und deren Kohärenz überzeugt. Angesichts des breiten teilweisen Zugangs, den die EUAA bereits zu den angeforderten Dokumenten gewährt hatte, stellte die Bürgerbeauftragte jedoch fest, dass keine weiteren Untersuchungen zu dieser Beschwerde gerechtfertigt waren. Sie schloss daher den Fall ab und machte einen Verbesserungsvorschlag.

 

Der Fall betraf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu „Musterkarten“ im Zusammenhang mit den Instrumenten der Agentur der Europäischen Union für die Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Strafverfolgung (Europol) für künstliche Intelligenz (KI). Musterkarten enthalten Informationen über den Verwendungszweck der KI-Instrumente und deren Bewertungen. Europol stellte fest, dass vier Dokumente in den Anwendungsbereich des Ersuchens fallen. Sie verweigerte den Zugang zu drei Dokumenten in ihrer Gesamtheit und gewährte teilweisen Zugang zu dem verbleibenden Dokument. Dabei stützte sich Europol auf die Notwendigkeit, das öffentliche Interesse in Bezug auf die öffentliche Sicherheit zu schützen.

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten prüfte die streitigen Dokumente und traf sich mit Vertretern von Europol. Auf dieser Grundlage und in Anbetracht des weiten Ermessensspielraums, über den die Organe und Agenturen der EU verfügen, wenn sie der Auffassung sind, dass die öffentliche Sicherheit gefährdet ist, stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Entscheidung von Europol, den (vollständigen) Zugang der Öffentlichkeit zu verweigern, nicht offensichtlich falsch war. Da das in Rede stehende öffentliche Interesse nicht durch ein anderes öffentliches Interesse ersetzt werden kann, das als wichtiger erachtet wird, schloss der Bürgerbeauftragte die Untersuchung ab, in der kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde.

Die Bürgerbeauftragte vertrat jedoch die Auffassung, dass die Erläuterungen, die Europol der Beschwerdeführerin gegeben habe, warum der (vollständige) Zugang zu diesen Dokumenten verweigert werden müsse, konkreter hätten sein können, und verwies auf einen früheren Verbesserungsvorschlag, den sie diesbezüglich gemacht habe. 

 

Der Beschwerdeführer ersuchte die Europäische Kommission um Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten über seinen Austausch mit der ungarischen Regierung über die Unabhängigkeit der Justiz im Zusammenhang mit der Bewertung der Förderfähigkeit Ungarns für Kohäsionsfonds durch die Kommission. Nach Rücksprache mit den ungarischen Behörden verweigerte die Kommission den Zugang zu einigen Dokumenten und berief sich dabei auf zwei Ausnahmen im Rahmen der EU-Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten. Insbesondere argumentierte die Kommission, dass die Offenlegung den Zweck ihrer Untersuchung in Bezug auf die Förderfähigkeit Ungarns für Kohäsionsfonds und seinen Entscheidungsprozess untergraben würde. Der Beschwerdeführer forderte die Kommission auf, ihre Entscheidung zu überprüfen (indem sie einen „Zweitantrag“ stellte). Als die Kommission nicht innerhalb der geltenden Fristen antwortete, wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu der stillschweigenden Weigerung der Kommission ein, der Öffentlichkeit Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu gewähren. Während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten erließ die Kommission ihre bestätigende Entscheidung. Sie hielt an ihrer Entscheidung fest, den Zugang zu verweigern, machte jedoch eine zusätzliche Ausnahme geltend und argumentierte, dass das Europäische Parlament in der Zwischenzeit ein Gerichtsverfahren in dieser Angelegenheit eingeleitet habe und die Offenlegung dieses laufenden Verfahrens untergraben könnte.

Die Kontrolle der Bürgerbeauftragten ergab, dass die angeforderten Dokumente die Selbstbewertung Ungarns, förmliche Fragebögen, die die Kommission den ungarischen Behörden übermittelt hat, und die offiziellen Antworten der zuständigen ungarischen Behörden auf diese Fragen enthalten. Die angeforderten Dokumente bilden somit die Grundlage für die Entscheidung der Kommission, gegen die das Parlament ein Gerichtsverfahren eingeleitet hat. Sie wurden weder für die Zwecke des konkreten Gerichtsverfahrens erstellt, noch enthalten sie durchgehend interne Rechtspositionen zu strittigen Fragen.

Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass die Kommission nicht hinreichend nachgewiesen habe, wie die Offenlegung der Dokumente das betreffende Gerichtsverfahren beeinträchtigen könnte. Die Bürgerbeauftragte war auch nicht von dem Argument der Kommission überzeugt, dass die Offenlegung ihre Untersuchung untergraben könnte. Darüber hinaus betonte die Bürgerbeauftragte, wie wichtig es ist, die Öffentlichkeit über die Maßnahmen der Kommission und der ungarischen Behörden zum Schutz der finanziellen Interessen der EU und zur Wahrung der Rechtsstaatlichkeit zu informieren. Daher vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Weigerung der Kommission, der Öffentlichkeit breiten Zugang zu den angeforderten Dokumenten zu gewähren, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte, und empfahl der Kommission, ihren Standpunkt zum Antrag auf Zugang zu überdenken.

In ihrer Antwort bestätigte die Kommission ihren Standpunkt, dass die Verbreitung der angeforderten Dokumente die Gelassenheit des vom Parlament eingeleiteten Gerichtsverfahrens und seiner Untersuchung in Bezug auf die Förderfähigkeit Ungarns für Kohäsionsfonds untergraben würde. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Kommission keine überzeugenden Erklärungen dafür vorlegte, warum kein umfassenderer Zugang zu diesen Dokumenten gewährt werden konnte. Daher bestätigte die Bürgerbeauftragte ihre Feststellung eines Missstands in der Verwaltungstätigkeit und schloss den Fall ab.