Der Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer ist ein deutscher Staatsangehöriger, der an einem Auswahlverfahren für Forschungsräte (AD 6 und AD 7) im Bereich Physik (COM/AD/03/10), die bei der Europäischen Kommission eingestellt werden sollten, teilnahm. Für die Organisation dieses Auswahlverfahrens war das Europäische Amt für Personalauswahl (EPSO) verantwortlich. Der Beschwerdeführer wurde am 29. März 2012 zum Assessment-Center-Test (AC-Test), der am 27. April 2012 in Brüssel stattfinden sollte, eingeladen.

2. Am 3. April 2012 erkundigte sich der Beschwerdeführer bei EPSO nach der Möglichkeit, den AC-Test zu einem anderen Zeitpunkt zu absolvieren. Am 16. April 2012 antwortete EPSO, dass es aus organisatorischen Gründen nicht möglich sei, einen anderen Termin zu vergeben oder einen Bewerber einer anderen Gruppe zuzuteilen.

3. Allgemeiner war der Beschwerdeführer der Ansicht, dass EPSO lange gebraucht habe, um das Auswahlverfahren zu organisieren. Insbesondere kritisierte er, dass zwischen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens und dem AC-Test eineinhalb Jahre vergangen seien.

4. Schließlich rügte der Beschwerdeführer, dass EPSO fast zwei Wochen benötigte, um auf seinen Antrag auf einen anderen Termin für den AC-Test zu antworten.

Der Gegenstand der Untersuchung

5. Der Bürgerbeauftragte ersuchte EPSO um eine Stellungnahme zu folgenden Beschwerdepunkten und Forderungen.

Beschwerdepunkte

1) EPSO hat es versäumt, den Antrag des Beschwerdeführers auf Neuterminierung des Assessment-Center-Tests, zu dem er eingeladen worden war, ordnungsgemäß zu bearbeiten.

2) Die zwischen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens und der abschließenden Prüfung vergangene Zeit (fast eineinhalb Jahre) war übermäßig lang.

Forderungen

1) EPSO sollte es dem Beschwerdeführer ermöglichen, seinen Assessment-Center-Test neu zu terminieren.

2) Langfristig sollte EPSO seine Auswahlverfahren beschleunigen.

6. Was den Beschwerdepunkt des Beschwerdeführers anbelangt, dass EPSO seinen Antrag nicht sofort bearbeitet habe, stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer am 3. April 2012 eine E-Mail an EPSO übermittelte, die EPSO am 16. April 2012 beantwortete. Unter Berücksichtigung der Osterpause (die Europäische Kommission und EPSO arbeiteten zwischen dem 5. und 9. April 2012 nicht), hat EPSO also innerhalb von sechs Tagen geantwortet. Der Bürgerbeauftragte hat deshalb entschieden, diesen Beschwerdepunkt nicht in die vorliegende Untersuchung aufzunehmen.

7. Der Beschwerdeführer forderte auch, dass EPSO seine sämtlichen Reisekosten übernehmen sollte. Diese Forderung wurde jedoch für unzulässig erklärt, da ihr keine geeigneten administrativen Schritte vorausgegangen sind.

Die Untersuchung

8. Die Beschwerdeführer übermittelte seine Beschwerde am 17. April 2012. Am 20. April 2012 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein, indem er EPSO ersuchte, bis zum 31. Juli 2012 eine Stellungnahme abzugeben.

9. Am 27. April 2012 ging bei den Dienststellen des Bürgerbeauftragten eine informelle E-Mail ein, in der mitgeteilt wurde, dass die Abteilung HR.DDG.D.2 (der Kommission) für die Bearbeitung der Beschwerde zuständig sei. Als sich jedoch die Dienststellen des Bürgerbeauftragten nach der Stellungnahme erkundigten, um die der Bürgerbeauftragte ersucht hatte, stellte sich heraus, dass die Beschwerde nur informell an die Kommission weitergeleitet worden war.

11. Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme schließlich am 8. Februar 2013. Am 31. März 2013 wurde die Stellungnahme mit der Bitte um Anmerkungen an den Beschwerdeführer weitergeleitet. Der Beschwerdeführer reichte keine Anmerkungen ein.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen der Bürgerbeauftragten

A. Beschwerdepunkt der nicht ordnungsgemäßen Bearbeitung des Antrags des Beschwerdeführers, den Assessment-Center-Test neu zu terminieren und zugehörige Forderung

Argumente, die der Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

12. Der Beschwerdeführer war der Ansicht, dass ihm die Möglichkeit hätte eingeräumt werden sollen, den AC-Test an einem anderen Tag, der ihm besser gepasst hätte, zu absolvieren. Er erklärte, dass er zu dem Zeitpunkt, als er über den AC-Test informiert worden sei, bereits einen wichtigen beruflichen Termin in Dresden organisiert hätte, der für den Tag vor dem AC-Test terminiert gewesen sei, und er von seinem Arbeitsplatz, eine Universität im Vereinigten Königreich, hätte dorthin fliegen müssen. Für die Reise zum AC-Test würden ihm Kosten in der Größenordnung von 1 000 Euro entstehen, von denen nur ein Bruchteil vergütet werden würde.

13. In ihrer Stellungnahme erklärte die Kommission, dass alle Bewerber am 29. März 2012 informiert worden seien, dass der AC-Test am 27. April 2012 stattfinden würde. Die Kommission war der Ansicht, dass dies den Bewerbern ausreichend Zeit gelassen habe, um ihre Reise zum AC-Test in Brüssel zu organisieren. Sie wies auch darauf hin, dass der Beschwerdeführer nicht vorgetragen habe, dass er nicht zum Test hätte kommen können, sondern lediglich, dass die Kosten für zu hoch gehalten habe. Die Kommission verfüge nicht über genügend Informationen, um sich zu den Kosten eines Fluges von Dresden nach Brüssel sachlich zu äußern.

14. In jedem Falle habe es nur einen Termin für den AC-Test für alle Bewerber gegeben. Dies habe zur Beschleunigung des Auswahlverfahrens beigetragen, was eines der Ziele der im Jahr 2010 eingeführten neuen Auswahlverfahren gewesen sei. Die Durchführung des AC-Tests an einem einzigen Termin habe auch den Vorteil gehabt, dass sämtlichen Bewerber dieselbe Prüfung gegeben werden konnte. Es habe nur eine einzige Prüfung vorbereitet werden müssen, und sämtliche Bewerber haben auf Grundlage derselben Prüfung bewertet werden können. Die Bereitstellung eines alternativen Tests nur für den Beschwerdeführer wäre mit unverhältnismäßig hohen Kosten verbunden gewesen. Wäre darüber hinaus der Beschwerdeführer der einzige Prüfungsteilnehmer gewesen, der einen anderen Test hätte ablegen müssen, hätte seine Identität unter Verstoß gegen den Grundsatz der Anonymität der Bewertung ohne weiteres festgestellt werden können. Wäre dem Beschwerdeführer schließlich gestattet worden, die Prüfung an einen anderen Tag als dem für alle anderen Bewerber festgesetzten Termin abzulegen, hätte dies gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung verstoßen.

Die Beurteilung der Bürgerbeauftragten

15. Bewerber eines Auswahlverfahrens haben nicht das Recht, sich den Termin einer Prüfung selbst auszusuchen. Es ist jedoch gute Verwaltungspraxis, Bewerbern die Möglichkeit einzuräumen, aus verschiedenen Terminen zu wählen, wenn es dafür gute Gründe gibt und dies nicht mit unverhältnismäßigem Verwaltungsaufwand verbunden ist. EPSO macht dies in Bezug auf die computergestützten Vorauswahlprüfungen, bei denen Bewerber aus mehreren Zeitfenstern in verschiedenen Testzentren wählen können. Werden darüber hinaus AC-Tests zu verschiedenen Terminen für eine Vielzahl von Bewerbern organisiert, spricht – wie der Bürgerbeauftragte in seiner Entscheidung zum Abschluss seiner Untersuchung zur Beschwerde 1933/2010/BEH festgestellt hat – „nichts dagegen, dass das EPSO sie [die anderen Bewerber, die zum gleichen AC-Test eingeladen wurden] befragte, um festzustellen, ob sie bereit seien, einen neuen Prüfungstermin zu akzeptieren, um die besondere Lage der Beschwerdeführerin zu berücksichtigen“. Dieser Fall war jedoch besonders, da die Beschwerdeführerin schwanger war und der Termin des AC-Tests drei Wochen nach dem erwarteten Geburtstermin lag.

16. Im vorliegenden Fall trug die Kommission vor, dass es möglich sei, nur einen einzigen AC-Test für alle Bewerber zu organisieren. Aus den von der Kommission vorgetragenen Gründen ist es in der Tat die bestmögliche Lösung. Darüber hinaus war der Grund für den Beschwerdeführer nach einem anderen Termin zu fragen nicht ein solcher, der die Kommission oder EPSO verpflichtet hätte, dem Antrag des Beschwerdeführers zu entsprechen. Die Bürgerbeauftragte ist daher der Ansicht, dass die Entscheidung der Kommission, den Antrag abzuweisen, angemessen war.

B. Beschwerdepunkt der Verzögerung zwischen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens und der abschließenden Prüfung

Argumente, die der Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

17. Der Beschwerdeführer betonte, dass zwischen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens (September 2010) und dem AC-Test (April 2012) eineinhalb Jahre vergangen seien. Er vertrat die Ansicht, dass diese Frist übermäßig lang gewesen sei.

18. Nach Auffassung des Beschwerdeführers bedeutete diese Frist, dass einige der Bewerber wahrscheinlich das Interesse an dem Auswahlverfahren verloren hätten.

19. Die Kommission räumte ein, dass zwischen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens (30. September 2010) und dem Tag der Einladung zum AC-Test (29. März 2012) 18 Monate vergangen seien. Dies sei zwar eine lange Zeit, entspräche jedoch der Durchschnittsdauer der Auswahlverfahren vor der Einführung der überarbeiteten Auswahlverfahren im Jahr 2010. Im vorliegenden Fall könnte die Dauer des Verfahrens mit Verweis auf die große Zahl der Bewerber, den technischen Charakter der fraglichen Materie und die Art der Vorauswahl erklärt werden. Insgesamt hatten sich 8 000 Bürger beworben, um an den Auswahlverfahren teilzunehmen, von denen eines das Auswahlverfahren war, an dem der Beschwerdeführer teilnahm. Die Entscheidung darüber, ob diese Bewerber zu den AC-Tests eingeladen werden sollten, wurde nicht anhand von computergestützten Prüfungen, wie das oft der Fall ist, sondern durch die Analyse der Abschlüsse der Bewerber, ihren Veröffentlichungen in führenden wissenschaftlichen Fachzeitschriften mit Peer Review und ihren wissenschaftlichen und beruflichen Erfahrungen getroffen. Das nahm mehr Zeit in Anspruch als dies in anderen Auswahlverfahren für allgemeinere Profile der Fall ist. Die Kommission betonte jedoch, dass EPSO die Bewerber über die nächsten Schritte auf dem Laufenden gehalten und eine vorläufige Zeitplanung auf ihrer Website veröffentlicht habe.

Die Beurteilung der Bürgerbeauftragten

20. Es ist gute Verwaltungspraxis, dafür zu sorgen, dass Auswahlverfahren so schnell wie möglich durchgeführt werden. Ausweislich der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens zielte das Ausleseverfahren im vorliegenden Fall auf die Einstellung von Forschungsräten ab, um in Gruppen von Wissenschaftlern Laborarbeiten, die Analyse und Bewertung von Versuchsergebnissen sowie die Erstellung von Publikationen durchzuführen. Um zum AC-Test eingeladen zu werden, mussten die Bewerber ein bestimmtes Niveau von wissenschaftlichen Qualifikationen und beruflicher Erfahrung nachweisen.

21. Die Bürgerbeauftragte erkennt an, dass der Prüfungsausschuss die wissenschaftlichen Qualifikationen und beruflichen Erfahrungen von einer relativ großen Zahl an Bewerbern zu prüfen hatte (8 000 in allen Auswahlverfahrens zusammen, 441 allein Physik) und dies eine gewisse Zeit in Anspruch nahm. Es bleibt jedoch dennoch festzustellen, dass zwischen der Bekanntmachung des Auswahlverfahrens am 30. September 2010 und dem 29. März 2012, dem Tag, an dem die Bewerber im Ausleseverfahren Physik zum AC-Test eingeladen wurden, fast 18 Monate vergingen.

22. Nach Auffassung der Bürgerbeauftragten rechtfertigen die Details, auf die sich die Kommission beruft nicht, dass eine solche lange Frist benötigt wurde. Die Kommission selbst bezieht sich darauf, dass in vielen anderen Fällen Vorauswahlverfahren stattfinden, um den Ablauf zu beschleunigen. Die Kommission konnte nicht erklären, warum diese Möglichkeit nicht vorgesehen war, als die einschlägige Bekanntmachung des Auswahlverfahrens vorbereitet wurde. Nach Ansicht der Bürgerbeauftragten war die Zeit, die der Prüfungsausschuss benötigte, um zu entscheiden, welche Bewerber zum AC-Test einzuladen seien, daher eindeutig übermäßig lang. Dies stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

23. Der Beschwerdeführer forderte, dass EPSO seine Auswahlverfahren beschleunigen sollte. Da die Kommission die Verantwortung für das vorliegende Verfahren übernommen hat, ist die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es nicht nutzbringend wäre, weitere Untersuchungen in Bezug auf diese Forderung in Bezug auf EPSO einzuleiten. Stattdessen wird sie eine kritische Bemerkung an die Kommission richten.

C. Schlussfolgerungen

Aufgrund ihrer Untersuchung der vorliegenden Beschwerde schließt die Bürgerbeauftragte diese mit der folgenden Schlussfolgerung und kritischen Bemerkung ab:

In Bezug auf den ersten Vorwurf und der damit zusammenhängenden Forderung wurde kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt.

Es ist gute Verwaltungspraxis, dafür zu sorgen, dass Auswahlverfahren so schnell wie möglich durchgeführt werden. Die Kommission benötigte fast 18 Monate, um die Bewerber darüber zu informieren, ob sie zur nächsten Stufe des Auswahlverfahrens eingeladen werden würden. Das war übermäßig lang und stellt einen Missstand in der Verwaltungspraxis dar.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt werden. Eine Abschrift dieser Entscheidung wird EPSO zur Kenntnisnahme übermittelt werden.

 

Emily O'Reilly

Straßburg, den 3. Februar 2014