Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer ist ein gemeinnütziger Verein mit Sitz in Frankreich.

2. Am 15. Dezember 2006 unterzeichnete der Beschwerdeführer mit der Kommission die Finanzhilfevereinbarung ONG-PVD/2006/118-741 (im Folgenden „Vertrag“) mit der Kommission über die Entwicklung des „Projecto de Apoio ao Relançamento e ao Desenvolvimento Agrícola do Norte do Cubal“ in Angola (im Folgenden „Projekt“). Das Gesamtziel des Projekts bestand darin, die Armut zu bekämpfen und die Ernährungssicherheit von Bauernfamilien in der jeweiligen Region zu fördern[1].

3. Das Projekt sollte in 36 Monaten durchgeführt werden, beginnend am Tag nach Vertragsunterzeichnung[2]. Sie sollte daher am 16. Dezember 2006 beginnen und am 16. Dezember 2009 enden. Die Gesamtkosten der Maßnahme beliefen sich auf 842 279,78 EUR. Die Kommission sollte insgesamt 74,81 % des oben genannten Betrags, d. h. 630 079,78 EUR [3], finanzieren. Alle Fragen im Zusammenhang mit der Ausführung des Vertrags waren zu diesem Zeitpunkt an die Delegation der Kommission in Angola (im Folgenden „Delegation“) zu richten[4].

4. Artikel 9 Absatz 1 der Allgemeinen Bedingungen für von der Europäischen Gemeinschaft im Rahmen von Außenhilfeprogrammen finanzierte Finanzhilfevereinbarungen, die in Anhang II des Vertrags vorgesehen sind und Bestandteil dieses Vertrags sind (im Folgenden: Anhang II des Vertrags), sofern Änderungen des Vertrags durch schriftliche Nachträge vorzunehmen sind. Sollte der Beschwerdeführer solche Änderungen beantragen, müsste er sich hierzu einen Monat vor dem Fälligkeitstermin für die Einführung solcher Änderungen an die Kommission wenden, außer in hinreichend begründeten, von der Kommission akzeptierten Fällen[5]. In diesem Zusammenhang sah Artikel 11 Absatz 1 des Anhangs II des Vertrags vor, dass er die Kommission spätestens einen Monat vor Abschluss des Projekts auffordern könnte, ihm eine ordnungsgemäß begründete Verlängerung zu gewähren [6], wenn dem Beschwerdeführer Umstände vorliegen, die die Durchführung des Projekts verzögern könnten[6].

5. Am 18. April 2007 unterzeichneten der Beschwerdeführer und der Leiter der Delegation einen ersten Nachtrag zum Vertrag, in dem bestimmte Aspekte des Projekthaushalts geändert wurden (im Folgenden: erster Nachtrag). Die Gesamtfinanzierung der Kommission blieb unverändert.

6. Mit E-Mail vom 9. September 2009 kontaktierte der Beschwerdeführer den für den Vertrag zuständigen Delegationsbeamten („Official F“). Der Beschwerdeführer beantragte, die Laufzeit des Projekts bis zum 30. Oktober 2010 zu verlängern. Der Beschwerdeführer legte eine Reihe von Gründen vor, um seinen Antrag zu rechtfertigen, und legte außerdem einen aktualisierten Haushaltsplan vor.

7. Am selben Tag antwortete der Beamte F per E-Mail und erklärte, dass Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Projekt nun von einem anderen Beamten der Delegation bearbeitet würden (im Folgenden „Offizielle K“). Der Beschwerdeführer sandte daher eine E-Mail mit einem Antrag auf Verlängerung der Laufzeit des Projekts an Beamte K, der darauf antwortete und den Beschwerdeführer aufforderte, einen offiziellen Antrag auf ein Addendum (im Folgenden: zweites Addendum) zu stellen [7][7].

8. Am 10. September 2009 übermittelte der Beschwerdeführer dem Leiter der Delegation per Post einen offiziellen Antrag auf das zweite Addendum.

9. Am 16. September 2009 erhielt die Delegation den offiziellen Antrag des Beschwerdeführers auf das zweite Addendum.

10. Am 5. Oktober 2009 teilte Beamter F dem Beschwerdeführer per E-Mail mit, dass die Delegation ihren Antrag prüfte und dass sie, bevor sie eine Entscheidung darüber traf, Informationen über die Durchführung des Projekts, die bereits erzielten Ergebnisse und die eingesetzten Mittel benötige. Beamte F forderte daher den Beschwerdeführer auf, der Delegation einen Bericht über den Zeitraum zwischen ihrem letzten Bericht und dem 30. September 2009 vorzulegen. Der Beamte F erklärte weiter, dass der Beschwerdeführer und die Delegation zusammenkommen sollten.

11. Am 22. Oktober 2009 übermittelte der Beschwerdeführer dem Beamten F eine E-Mail mit seinem Zwischenbericht (im Folgenden „Zwischenbericht“) über die Tätigkeiten des Projekts für den Zeitraum von Januar bis September 2009.

12. Am 27. Oktober 2009 traf der Beschwerdeführer die für den Vertrag zuständigen Beamten in den Räumlichkeiten der Delegation (im Folgenden „Sitzung vom 27. Oktober 2009“) zusammen.

13. Am selben Tag sandte Beamte F dem Beschwerdeführer eine E-Mail mit Informationen, die der Beschwerdeführer bei der erneuten Einreichung seines Antrags auf Verlängerung der Laufzeit des Projekts zu berücksichtigen hatte[8].

14. Am 2. November 2009 übermittelte der Beschwerdeführer dem Beamten F eine E-Mail, in der er den neuen Antrag auf ein zweites Addendum einreichte. Er stellt fest, dass in der Sitzung vom 27. Oktober 2009 beschlossen wurde, die Laufzeit des Projekts um zehn Monate zu verlängern und einige Haushaltsanpassungen vorzunehmen[9].

15. Am 4. November 2009 antwortete der Beamte F per E-Mail und teilte dem Beschwerdeführer mit, dass er die Originaldokumente auch per Kurierpost zusenden sollte. Ferner wies sie den Beschwerdeführer auf das Modell hin, das er für die Aufnahme des Haushaltsplans im zweiten Nachtrag verwenden sollte[10].

16. Der Beschwerdeführer bat daraufhin in einer E-Mail vom selben Datum um einige Erläuterungen zum vorgeschlagenen Modellhaushalt. Am selben Tag übermittelte der Beamte F eine Antwort per E-Mail[11].

17. Der Beschwerdeführer übermittelte der Delegation ihren offiziellen Antrag vom 2. November 2009 auf Verlängerung der Ausführungsfrist des Projekts. Der offizielle Antrag enthielt auch den Haushaltsplan und wurde der Delegation per Post übermittelt[12].

18. Am 10. November 2009 übermittelte Beamte F dem Beschwerdeführer eine E-Mail[13], in der er die technischen Erläuterungen des Beschwerdeführers anerkennte und ihn aufforderte, eine Reihe von Fragen bezüglich des Haushaltsplans für den zweiten Nachtrag weiter zu beantworten.

19. Am 13. November 2009 erhielt die Delegation den offiziellen Antrag des Beschwerdeführers auf Verlängerung der Ausführungsfrist für das Projekt, der per Post übermittelt wurde.

20. Am 15. November 2009 sandte der Beschwerdeführer eine E-Mail[14] mit ihren Antworten auf die Fragen, die Beamte F in der E-Mail vom 10. November 2009 gestellt hatte.

21. Am 16. November 2009 teilte der Beamte F dem Beamten K per E-Mail mit, dass sie eine Reise antreten werde und dass die Beschwerdeführerin der Delegation gerade ihre neuesten Informationen über das zweite Addendum übermittelt habe.

22. Am 30. November 2009 sandte ein Beamter aus dem Vertrags- und Finanzsektor der Delegation (im Folgenden: SCF-Beamter) eine E-Mail an die Beamten F und K. Der SCF-Beamte wies unter anderem darauf hin, dass (i) der Beschwerdeführer bei der Durchführung des Projekts auf Probleme stieß; (II) die Erläuterungen zur Unterstützung des Antrags auf Verlängerung des Durchführungszeitraums für das Projekt (der zweite Nachtrag) reichten nicht aus, und iii) in der Regel bis zu diesem Zeitpunkt, d. h. weniger als einen Monat vor Ende des Projekts, alle Mittel bereits ausgegeben worden wären, so dass es keine Rechtfertigung für eine neue Aufteilung des Budgets geben konnte. Ohne eine hinreichend begründete Begründung für die Verlängerung der Ausführungsfrist für das Projekt erklärte der SCF-Beamte, dass der Beschwerdeführer auf seinen Antrag auf das zweite Addendum[15] nicht positiv antworten könne.

23. Am 1. Dezember 2009 antwortete Beamte K dem SCF-Beamten und schlug vor, dass sie zusammenkommen sollten, um eine endgültige Entscheidung über das zweite Addendum zu treffen. In diesem Zusammenhang stellte Beamte K fest, dass der Vertrag am 16. Dezember 2009 enden solle und dass der Beschwerdeführer eine Antwort der Delegation erwarte. Der Beamte K vertrat ferner die Auffassung, dass es angesichts der betreffenden Tätigkeiten und der Probleme, die während der zwei Jahre des Projekts aufgetreten sind, wünschenswert wäre, den Vertrag zu verlängern, was die Finanzierung erlaubt[16].

24. Am 4. Dezember 2009 teilte der Beamte K dem Beschwerdeführer per E-Mail mit, dass Abweichungen bei der Vorlage einiger Haushaltsdaten es schwierig machten, das zweite Addendum zu genehmigen. Beamte K fragte den Beschwerdeführer, warum die in seinem Vorschlag für den zweiten Nachtrag vorgesehenen förderfähigen Gesamtkosten nicht den ursprünglichen Gesamtkosten des Vertrags in Höhe von 842 279,78 EUR entsprachen, die ebenfalls im ersten Nachtrag angeführt worden seien [17].

25. Am selben Tag bestätigte der Beschwerdeführer in seiner Antwort per E-Mail, dass der im Vorschlag für den zweiten Nachtrag vorgesehene Betrag tatsächlich niedriger sei als der ursprünglich angegebene Betrag. Die Gesamtkosten des Projekts waren reduziert worden, so dass der für die ursprüngliche Finanzierung vorgesehene Gesamtbetrag nicht in Anspruch genommen werden musste.

26. Am 7. Dezember 2009 antwortete ein anderer Beamter der Delegation (im Folgenden „Amtsd“) dem Beschwerdeführer per E-Mail und erklärte, dass Beamte K von der Delegation abwesend sei und dass Beamte D nun bis zur Rückkehr des Beamten K Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem zweiten Addendum handhabe. Amtliche D erklärte, dass der Haushalt immer gleich bleiben müsse, da das System der Delegation keine Änderungen akzeptieren werde. Er forderte daher den Beschwerdeführer auf, für den zweiten Nachtrag einen neuen Haushaltsplan zu übermitteln, der mit dem für den ersten Nachtrag identisch sein sollte, selbst wenn der ursprüngliche Betrag nicht vollständig auszugeben wäre[18].

27. Am 9. Dezember 2009 übermittelte der Beschwerdeführer nach Aufstockung einiger Haushaltslinien, um den Haushalt auf seinen ursprünglichen Betrag zu bringen, eine neue Fassung des Haushaltsplans an Beamte D per E-Mail[19].

28. Beamter D antwortete, dass der Haushalt leider nicht korrekt sei. Er forderte den Beschwerdeführer auf, einen Haushalt vorzulegen, der alle relevanten Daten und nicht nur die Zwischensummen und den Gesamtbetrag enthielt. Der Beschwerdeführer verwies den Beschwerdeführer auf den im ersten Nachtrag vorgesehenen Haushaltsplan, den er seiner E-Mail beifügte[20].

29. Der Beschwerdeführer antwortete und erläuterte, wie Beamte D einige der in ihrem Haushaltsplan enthaltenen weiteren Informationen finden könne[21].

30. Amtliche D verwies den Beschwerdeführer dann auf den Europeaid-Link, der das Modell des entsprechenden Budgets enthält. Er erklärte, dass das Modell, das der Beschwerdeführer verwendet habe, für die Finanzberichterstattung bestimmt sei[22].

31. Der Beschwerdeführer antwortete, dass er keinen Unterschied zwischen dem Muster, auf das Beamte D Bezug genommen habe, und dem von ihm vorgelegten Haushaltsplan sehe. Sie wies darauf hin, dass ihr Haushalt Einheiten, Mengen, Stückkosten und Gesamtkosten vorsehe. Der Beschwerdeführer ersuchte den Beamten D um eine genauere Erläuterung dessen, was die Delegation genau erhalten wollte[23].

32. Der Beamte D antwortete und riet dem Beschwerdeführer, ein geeignetes Modell zu verwenden. Er forderte den Beschwerdeführer auf, die beiden seiner E-Mail beigefügten Dokumente zu konsultieren, um den Unterschied zwischen dem für die Finanzberichterstattung verwendeten und dem für den Haushalt verwendeten zu sehen. Er weist darauf hin, dass der Beschwerdeführer, obwohl die Daten korrekt seien, das richtige Format für den Haushalt verwenden müsse[24].

33. Der Beschwerdeführer schickte dann amtliche D eine E-Mail[25] mit einem neuen Budget in dem entsprechenden Format.

34. Der Beamte D antwortete und erklärte, dass die Delegation, obwohl der Beschwerdeführer das korrekte Modell verwendet habe, weder erkennen könne, was bereits ausgegeben worden sei, noch die Abweichungen zwischen den Rubriken nachvollziehen könne. Amtliche D forderte den Beschwerdeführer daher auf, genaue Angaben zu den Einheiten, den Einheitskosten und den Gesamtkosten vorzulegen[26].

35. Der Beschwerdeführer antwortete und erklärte, er habe bereits alle Anweisungen von Official D eingehalten. Sie forderte daher den Beamten D auf, genau zu klären, welche Informationen er von ihm einreichen wollte[27].

36. Am 10. Dezember 2009 antwortete Beamte D per E-Mail und riet dem Beschwerdeführer, das Haushaltsbeispiel zu verwenden, wie in der Anlage zu dieser E-Mail dargestellt[28].

37. Am 11. Dezember 2009 übermittelte der Beschwerdeführer dem Beamten D gemäß den am Vortag eingegangenen Anweisungen[29] per E-Mail einen neuen Haushaltsplan.

38. Am 15. Dezember 2009 bedauerte der Beamte K in einer E-Mail an den Beschwerdeführer, dass es im zweiten Addendum eine Reihe von Anomalien gab. Der Beamte K erklärte, es könne zu einem positiven Ergebnis beitragen, wenn der Beschwerdeführer erklären könne, ob er sein Bankkonto geändert habe und wenn ja, warum er dies getan habe[30].

39. Der Beschwerdeführer antwortete am selben Tag und erklärte, dass seine Bank die Kontonummern aller ihrer professionellen Kunden geändert habe. Der Beschwerdeführer betonte, dass er der Delegation bereits im Mai 2009 ihre neue Bankkontonummer mitgeteilt habe[31].

40. Am 16. Dezember 2009 endete das Projekt, wie im Vertrag vorgesehen.

41. Am 8. und 18. Januar 2010 sandte der Beschwerdeführer eine E-Mail an den Beamten K, in der er um Informationen über das zweite Addendum bat.

42. Am letzten Tag antwortete der Beamte K und teilte dem Beschwerdeführer mit, dass er in den nächsten Tagen eine offizielle Antwort erhalten werde. Der Beamte K betonte jedoch, dass es während des Durchführungszeitraums des Projekts nicht möglich gewesen sei, das zweite Addendum zu unterzeichnen, da die Delegation die erforderlichen Daten erst erhalten habe, wenn es zu spät sei. Es war daher unmöglich, das Projekt zu verlängern[32].

43. Der Beschwerdeführer antwortete am selben Tag per E-Mail und äußerte sich überrascht über den Standpunkt der Delegation[33].

44. Mit Schreiben vom 18. Januar 2010 antwortete der Leiter der Delegation offiziell auf den Antrag des Beschwerdeführers vom 9. September 2009 auf eine Verlängerung des Durchführungszeitraums des Projekts. In dem Schreiben heißt es: I) der Beschwerdeführer hatte die Verlängerung nur drei Monate vor Vertragsende beantragt[34]; (II) Am 3. Oktober 2009 forderte die Delegation den Beschwerdeführer auf, ihm einen Zwischenbericht vorzulegen, den der Beschwerdeführer erst am 22. Oktober 2009 vorgelegt hat; (III) während der Sitzung vom 27. Oktober 2009 forderte die Delegation den Beschwerdeführer auf, ihm eine berichtigte Fassung des Haushaltsplans des Projekts vorzulegen, da der eingereichte Betrag nicht mit dem im Vertrag genannten Gesamtbetrag vereinbar war; IV) Am 13. November 2009 erhielt die Delegation vom Beschwerdeführer eine neue Fassung des Haushaltsplans; dieser neue Haushaltsplan enthielt jedoch noch Ungenauigkeiten, und die Delegation musste zusätzliche Informationen anfordern, und v) am 11. Dezember 2009, d. h. nur drei Tage vor Ablauf der Frist für die Genehmigung der Verlängerung der Laufzeit des Projekts[35], übermittelte der Beschwerdeführer den korrekten Antrag auf Verlängerung. Dem Beschwerdeführer wurde mitgeteilt, dass diese Frist von drei Tagen zu kurz war, um eine Entscheidung über die Genehmigung der Verlängerung zu treffen[36]. Der Leiter der Delegation bedauerte daher, dass dem Antrag des Beschwerdeführers nicht stattgegeben werden konnte.

45. Am 19. Januar 2010 teilte ein anderer Beamter der Delegation dem Beschwerdeführer mit, dass Beamte F für die Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Projekt wieder zuständig sei[37].

46. Am 26. Januar 2010 schrieb der Beschwerdeführer an den Leiter der Delegation und brachte seine Überraschung über den Standpunkt der Delegation zum Ausdruck. Sie betonte, dass sie den Antrag auf Nachtrag am 9. September 2009 eingereicht habe, d. h. drei Monate vor Abschluss des Projekts und damit weit vor den in Anhang II des Vertrags vorgesehenen Fristen. Er wies darauf hin, dass die Beratungen, die auf den oben genannten Antrag folgten, langwierig und schwierig seien und drei verschiedene Beamte der Delegation betrafen. Der Beschwerdeführer wies darauf hin, dass bei der Anfrage des Beamten K am 4. Dezember 2009 über den unterschiedlichen Betrag im vorgeschlagenen Addendum dieser Betrag bereits einige Wochen zuvor beschlossen worden sei[38]. Später, als Beamte D den Beschwerdeführer aufforderte, das Budget auf den ursprünglichen Betrag aufzustocken, tat der Beschwerdeführer, wenn auch überrascht, wie gefordert. Sie wies ferner darauf hin, dass die Delegation ihrem Antrag auf ein zweites Addendum erst einen Monat nach Ende des Projekts stattgegeben habe und dass sie niemals Anhaltspunkte dafür gegeben habe, dass sie den Antrag ablehnen könne. Der Beschwerdeführer vertrat daher die Auffassung, dass die Delegation Maßnahmen ergreifen und den Vertrag bis mindestens Ende Februar 2010 verlängern sollte, um die Kosten zu decken, die ihr bei der weiteren Arbeit an dem Projekt entstanden waren.

47. Am 12. Februar 2010 antwortete der Leiter der Delegation, dass die Delegation in Zusammenarbeit mit dem Beschwerdeführer versucht habe, den dem Antrag auf Verlängerung beigefügten Haushaltsplan fertigzustellen[39]. Wie dem Beschwerdeführer am 18. Januar 2010 erläutert, erhielt die Delegation erst am 11. Dezember 2009 die mit den geltenden Anforderungen vereinbare Fassung des Haushaltsplans. Dies bedeutete, dass der Beschwerdeführer vor Ablauf der in Anhang II des Vertrags vorgesehenen Frist von einem Monat keinen vollständigen Antrag gestellt hatte. Ungeachtet dessen betonte der Leiter der Delegation, dass die Delegation den Antrag des Beschwerdeführers weiterhin bearbeitet habe, obwohl es nicht mehr möglich sei, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Anforderungen in so kurzer Zeit erfüllt werden könnten[40]. Leider waren diese Bemühungen nicht erfolgreich, und der Vertrag endete am voraussichtlichen 16. Dezember 2009.

48. Am 31. März 2010 wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

Der Gegenstand der Untersuchung

49. Der Beschwerdeführer behauptete, die Delegation habe es versäumt, ordnungsgemäß mit ihr umzugehen und ihrem Antrag auf Verlängerung des Vertrags rechtzeitig eine Antwort zukommen zu lassen.

50. Der Beschwerdeführer beantragte, dass die Delegation ihr erlauben sollte, die Ziele des Projekts bis Ende September 2010 zu verfolgen.

Die Untersuchung

51. Am 19. Mai 2010 leitete der Bürgerbeauftragte die Beschwerde an den Präsidenten der Kommission weiter.

52. Am 16. September 2010 erhielt der Bürgerbeauftragte die Stellungnahme der Kommission, die er dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelte. Der Beschwerdeführer legte seine Stellungnahme am 18. Oktober 2010 vor.

53. Am 26. Mai 2011 legte der Bürgerbeauftragte der Kommission einen Vorschlag für eine freundschaftliche Lösung vor. Die Kommission antwortete am 17. Oktober 2011. Der Beschwerdeführer übermittelte seine Stellungnahme zu dieser Antwort am 28. Oktober, 28. November und 22. Dezember 2011 sowie am 31. Januar und 29. März 2012. Darüber hinaus übermittelte sie am 3. Oktober 2011 weitere Stellungnahmen zu ihrem Fall.

54. Nach einer sorgfältigen Analyse der Antwort der Kommission war der Bürgerbeauftragte nicht davon überzeugt, dass die Kommission seinen Vorschlag vollständig beantwortet hatte. Er schlug daher gemäß Artikel 3 Absatz 5 seines Statuts eine ergänzende freundschaftliche Lösung der Beschwerde vor.

55. Am 1. Februar 2013 erhielt der Bürgerbeauftragte die Stellungnahme der Kommission, die er dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelte. Er erhielt die Stellungnahme des Beschwerdeführers am 3. und 30. April 2013.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Anschuldigung einer unsachgemäßen Behandlung und damit zusammenhängender Ansprüche

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

56. Zur Stützung ihrer Beschwerde machte der Beschwerdeführer geltend, i) die verschiedenen für die Angelegenheit zuständigen Delegationsbeamten hätten widersprüchliche Informationen über die Richtigkeit und Vollständigkeit des Antrags und insbesondere über den darin beigefügten Haushaltsplan gemacht; und ii) die Delegation reagierte auf ihren Antrag auf Verlängerung erst am 18. Januar 2010, d. h. einen Monat nach Vertragsende, obwohl sie den Antrag im September 2009 gestellt hatte.

57. In ihrer Stellungnahme wies die Kommission die Beschwerde zurück. Erstens zitierte sie Art. 9 Abs. 1 und Art. 11 Abs. 1 des Anhangs II des Vertrags und vertrat die Auffassung, dass der Vertrag nach dem ersten der vorstehenden Artikel nur durch Ergänzungen geändert werden könne, die von beiden Parteien während der Laufzeit des Vertrags unterzeichnet worden seien[41]. Es war daher nach diesem Artikel unmöglich, die Durchführung des Projekts nach Beendigung des Vertrags zu verlängern.

58. Die Kommission verwies daraufhin auf die Sitzung vom 27. Oktober 2009 und erklärte, dass die Delegation in dieser Sitzung eine Reihe von Vorbehalten in Bezug auf den vom Beschwerdeführer vorgeschlagenen Projekthaushalt geltend gemacht habe. Darüber hinaus stellte sie dem Beschwerdeführer per E-Mail vom 10. November 2009 konkrete Fragen. Der Beschwerdeführer hat die vorstehenden Bedenken der Delegation nicht berücksichtigt und seine spezifischen Fragen nicht einmal beantwortet.

59. Die Kommission verwies auch auf ihre E-Mails vom 5. Oktober und 10. November 2009 sowie auf ihr Schreiben vom 18. Januar 2010, in dem sie der Ansicht war, dass sie unverzüglich auf die mehrfachen Anträge des Beschwerdeführers auf Verlängerung und auf Informationen zum zweiten Nachtrag eingegangen sei. Sie vertrat ferner die Auffassung, dass es nicht erforderlich gewesen sei, dem Beschwerdeführer mitzuteilen, dass das Addendum nicht unterzeichnet worden sei, da dieser ohne eine formelle Änderung des Vertrags am 16. Dezember 2009 gemäß seinen Bestimmungen endete.

60. Die Kommission vertrat ferner die Auffassung, dass die Delegation in ihren E-Mails vom 4., 7. und 9. Dezember 2009, auf die sie in ihrer Stellungnahme Bezug nahm, dem Beschwerdeführer das korrekte Musterbudget zur Verfügung gestellt hatte. Obwohl der vom Beschwerdeführer am 11. Dezember 2009 vorgelegte Haushaltsplan dem Muster der Delegation entsprach, entsprach er den Anweisungen der Sitzung vom 27. Oktober und der E-Mail vom 10. November 2009 immer noch nicht.

61. Die Kommission stellte ferner klar, dass sie nicht verpflichtet sei, Änderungen von Verträgen automatisch anzunehmen. Ihre Aufgabe bestand vielmehr darin, die vorgeschlagenen Begründungen, die Vollständigkeit der eingereichten Dossiers sorgfältig zu prüfen und alle unvollständigen und unbegründeten Anträge abzulehnen.

62. Schließlich erklärte die Kommission, dass die Delegation selbst bei bevorstehendem Abschluss des Projekts weiterhin im Geiste einer soliden Zusammenarbeit mit dem Beschwerdeführer gehandelt habe. Angesichts des anwendbaren Verfahrens und der verschiedenen beteiligten Akteure[42] und trotz der Bemühungen der Delegation erwies es sich jedoch als unmöglich, die notwendigen Formalitäten zu erfüllen, um das Addendum in so kurzer Zeit abzuschließen.

63. In seiner Stellungnahme wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass Artikel 9 Absatz 1 des Anhangs II des Vertrags nicht vorsehe, dass der Vertrag nur während der Laufzeit seiner Ausführung geändert werden könne.

64. Der Beschwerdeführer betonte ferner, dass er auf die Bedenken geantwortet habe, die die Delegation in der Sitzung vom 27. Oktober 2009 und in ihrer E-Mail vom 10. November 2009 geäußert habe. Darüber hinaus betonte sie, dass sie bei der Einreichung ihres Verlängerungsantrags vom 2. November 2009 die Schlussfolgerungen der vorgenannten Sitzung berücksichtigt und in der E-Mail des Amtes F vom 27. Oktober 2009 mitgeteilt habe. Zu den Fragen, die Beamte F in der E-Mail vom 10. November 2009 an den Beschwerdeführer stellte, wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass er in seiner E-Mail vom 15. November 2009 Antworten gegeben habe. Der Beschwerdeführer übermittelte Kopien der oben genannten E-Mails mit seiner Stellungnahme.

65. In Bezug auf die verschiedenen Haushaltsmodelle übermittelte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten Kopien der E-Mails, die er vom Amt F vom 4. November 2009 erhalten hatte; weitere E-Mails, die am 9. Dezember 2009 zwischen dem Beschwerdeführer und dem Beamten D ausgetauscht wurden; Die weitere E-Mail von Official D an den Beschwerdeführer vom 10. Dezember 2009 und die E-Mail von Official K an den Beschwerdeführer vom 15. Dezember 2009. Die Kommission hat in ihrer Stellungnahme keine der genannten E-Mails erwähnt.

66. Schließlich stellte der Beschwerdeführer fest, dass es nicht mehr möglich sei, seinem Antrag auf Verlängerung des Vorhabens nachzukommen. Sie stellte daher einen neuen Antrag auf finanziellen Ausgleich in Höhe von rund 80 000 EUR.

Vorläufige Bewertung der Bürgerbeauftragten, die zu einem freundlichen Lösungsvorschlag führte

67. Der Bürgerbeauftragte stimmte mit der Kommission überein, dass, wenn Parteien eine vertragliche Vereinbarung geschlossen haben, nach der ein Projekt innerhalb einer bestimmten Frist ausgeführt wird, der Vertrag nur während seiner Gültigkeitsdauer, d. h. vor Ablauf der im Vertrag festgelegten Frist, geändert werden darf. Wenn ein Projekt innerhalb der vertraglichen Frist ausgeführt wird, ist es offensichtlich, dass keine Vorkehrungen für eine Verlängerung getroffen werden müssen.

68. Im vorliegenden Fall wurde das Projekt nicht vor Ablauf der vertraglichen Frist, d. h. am 16. Dezember 2009, durchgeführt. Der Beschwerdeführer, der für das Projekt zuständig war, hatte sich bereits am 9. September 2009, d. h. drei Monate vor der vertraglichen Frist für die Durchführung des Projekts, an die Kommission wenden. Daraus folgt, dass der Beschwerdeführer die Bestimmung in Artikel 11 Absatz 1 des Anhangs II des Vertrags ordnungsgemäß eingehalten hat, wonach er eine Verlängerung des Projekts bis zu einem Monat vor Ablauf des Projekts beantragen konnte[43], wobei die in der PRAG für die eigenen Verwaltungsformalitäten der Kommission vorgesehenen Fristen weiterhin eingehalten wurden[44]. Der Bürgerbeauftragte war der Auffassung, dass es fair gewesen wäre, sicherzustellen, dass die Zeit, die der Beschwerdeführer benötigt, um allen Änderungen nachzukommen, die von der Delegation an ihrem Antrag vorgenommen wurden, sofern dieser Antrag innerhalb der vertraglichen Frist gestellt wurde, keine Auswirkungen auf diese Frist gehabt hätte.

69. Trotz der von der Delegation beantragten Änderungen ist es dem Beschwerdeführer dennoch gelungen, die oben genannte einmonatige Vertragsfrist einzuhalten, als er am 10. September und 2. November 2009 seinen Antrag auf Verlängerung und erneut, als er diesen Antrag beantwortete, am 15. November 2009 auf die Fragen der Delegation vom 10. November 2009 beantwortete.

70. Der Beschwerdeführer begründete ferner seinen Antrag auf Verlängerung des Vertrags gemäß Artikel 11 Absatz 1 des Anhangs II des Vertrags ordnungsgemäß. Die Kommission brachte vor, der Beschwerdeführer habe die Bedenken, die die Delegation in der Sitzung vom 27. Oktober 2009 geäußert habe, nicht gebührend berücksichtigt. Die vom Beschwerdeführer in seinen Stellungnahmen vorgelegten Beweise zeigten jedoch, dass diese Bedenken, die die Delegation am selben Tag (27. Oktober 2009)[45] in einer E-Mail wiederholte, in dem Antrag, den der Beschwerdeführer am 2. November 2009[46] auf eine Verlängerung des Vertrags gestellt hatte, eindeutig behandelt wurden.

71. Ebenso habe der Beschwerdeführer seine E-Mail vom 10. November 2009 nicht beantwortet[47]. Die vom Beschwerdeführer mit seiner Stellungnahme vorgelegten Beweise zeigten jedoch, dass der Beschwerdeführer der Kommission per E-Mail vom 15. November 2009[48] antwortete.

72. Nach Übermittlung dieser Antwort hörte der Beschwerdeführer fast drei Wochen lang nicht von der Delegation. Es schien angemessen, dass der Beschwerdeführer darauf vertraut hatte, dass die Delegation ihren Antrag auf Verlängerung, der innerhalb der geltenden Frist eingereicht wurde, sorgfältig prüfte und dass sie dem Beschwerdeführer entweder zur Unterzeichnung des zweiten Addendums oder gegebenenfalls mit einem Ersuchen um weitere Informationen zukommen würde. In Bezug auf den Standpunkt der Kommission kam der Bürgerbeauftragte jedoch zu dem Schluss, dass die Delegation ihrer in Rn. 61 des vorliegenden Urteils erwähnten eigenen Verpflichtung nicht ordnungsgemäß nachgekommen ist, alle vom Beschwerdeführer vorgebrachten Begründungen ordnungsgemäß zu prüfen.

73. Der Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass die Delegation gegenüber dem Antrag des Beschwerdeführers eher inkonsistent ist; zwar stellte der SCF-Beauftragte einerseits fest, dass die vorgelegte Begründung nicht ausreichte, um die Verlängerung des Projekts zu genehmigen[49], andererseits hielt es einer der für die Bearbeitung des Antrags zuständigen Beamten für wünschenswert, dass die Delegation angesichts der betreffenden Tätigkeiten und der vom Beschwerdeführer erlittenen Schwierigkeiten die Verlängerung gewährt[50].

74. Anschließend forderte die Delegation den Beschwerdeführer auf, den Gesamtbetrag des Haushaltsplans im zweiten Nachtrag aufzustocken. Der Beschwerdeführer antwortete und erläuterte, warum er den Haushalt gekürzt habe, dann aber dem Antrag der Delegation nachgekommen sei, und den Haushalt wieder auf den ursprünglichen Betrag angehoben habe. Anschließend tauschten die Delegation und der Beschwerdeführer am 9. und 10. Dezember 2009 eine Reihe von E-Mails zum Modell des Haushaltsplans aus, die mit dem Antrag hätten eingereicht werden müssen.

75. Der Bericht der Kommission über den oben genannten Schriftverkehr war unvollständig. Der Beschwerdeführer übermittelte Kopien von E-Mails mit seinen Bemerkungen, aus denen eindeutig hervorgeht, dass die Delegation dem Beschwerdeführer am 4. November 2009 den Beschwerdeführer mit dem von ihr empfohlenen Haushaltsvoranschlag für seinen Antrag auf Verlängerung[51] anordnete, und dass sie den Beschwerdeführer über einen Monat später davon in Kenntnis setzte, dass er dieses Modell für falsch hält[52]. In der Tat deutete der oben genannte Schriftwechsel darauf hin, dass zumindest eine Reihe von Missverständnissen darüber bestanden, welches der Haushaltsmodelle das richtige war, und die Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen. Diese Ereignisse führten letztlich zur E-Mail der Delegation vom 15. Dezember 2009, in der sie ihre Bedauern über die Widersprüche zum Antrag des Beschwerdeführers zum Ausdruck brachte[53]. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass die Delegation dem Beschwerdeführer widersprüchliche Informationen übermittelt hat.

76. Aufgrund der vorstehenden Missverständnisse habe der Beschwerdeführer nach Ansicht der Kommission erst am 11. Dezember 2009 den Haushaltsplan vorgelegt, der dem Modell der Delegation entsprach. Der Antrag auf Verlängerung entspreche jedoch auch den Schlussfolgerungen der Sitzung vom 27. Oktober 2009 oder der E-Mail der Delegation vom 10. November 2009 nicht.

77. Der Bürgerbeauftragte hat das oben genannte Argument der Kommission aus folgenden Gründen nicht akzeptiert. Zusätzlich zu den oben in den Rn. 70 und 71 dargelegten Tatsachen nahm er den Inhalt der Schreiben der Delegation an den Beschwerdeführer vom 18. Januar und 12. Februar 2010 zur Kenntnis und betonte nachdrücklich, dass die Delegation erklärt habe, dass sie den Antrag vom 11. Dezember 2009 für richtig, vollständig und förderfähig halte und dass sie nicht in der Lage sei, die Verfahren im Zusammenhang mit dem zweiten Nachtrag abzuschließen, weil so wenig Zeit vor dem vertraglichen Ende des Projekts verblieb[54].

78. Vor diesem Hintergrund kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass der Beschwerdeführer den Antrag auf Verlängerung in einer Weise gestellt hat, die sowohl den geltenden vertraglichen Vorschriften als auch den aufeinanderfolgenden Anweisungen der Delegation uneingeschränkt entspricht. Die Delegation hat diesen Antrag jedoch nicht ordnungsgemäß bearbeitet und damit das zweite Addendum vor Vertragsende des Projekts abgeschlossen. Obwohl der Beschwerdeführer in Bezug auf die Art und Weise, in der er seinen Antrag auf Verlängerung gestellt hat, keine Fahrlässigkeit hatte, schien die Bearbeitung des Antrags durch die Delegation fahrlässig zu sein. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass dies ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellen könnte.

79. Das Statut des Bürgerbeauftragten sieht vor, dass der Bürgerbeauftragte, wenn ein Missstand festgestellt wird, eine freundschaftliche Lösung anstreben sollte. In ihrer Stellungnahme beantragte der Beschwerdeführer einen finanziellen Ausgleich für den Schaden, der sich aus den Maßnahmen der Delegation in Höhe von etwa 80 000 EUR ergibt. Selbst wenn der Beschwerdeführer diesen Betrag rechtfertigen konnte, besteht die Aufgabe des Bürgerbeauftragten nicht darin, die Angemessenheit der Berechnung des Beschwerdeführers zu überprüfen. In diesem Zusammenhang nahm der Bürgerbeauftragte die Rechtsprechung der Unionsgerichte zur Kenntnis, die die Voraussetzungen für die außervertragliche Haftung der Union vorsieht[55]. Er forderte die Kommission auf, alle Beweise, die der Beschwerdeführer ihr direkt zur Stützung ihres Antrags auf finanziellen Ausgleich vorlegen könnte, ordnungsgemäß zu prüfen. Er unterbreitete daher gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten einen entsprechenden Vorschlag für eine freundschaftliche Lösung, die nachstehend wiedergegeben wurde:

„[t] dieKommission konnte alle Beweise, die der Beschwerdeführer ihr möglicherweise direkt zur Stützung ihres Antrags auf finanziellen Ausgleich vorlegen möchte, ordnungsgemäß bewerten. Sie sollte dem Beschwerdeführer einen angemessenen finanziellen Ausgleich zahlen, der auf der Grundlage solcher Nachweise berechnet wird.

Die Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem freundlichen Lösungsvorschlag vorgelegt wurden

80. In ihrer Antwort auf den oben genannten Vorschlag für eine freundliche Lösung teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass die Delegation am 12. September 2011 ein Schreiben an den Beschwerdeführer gerichtet habe, um eine für beide Seiten zufrieden stellende Einigung zu erzielen.

81. In diesem Schreiben verwies die Delegation auf Artikel 13 Absatz 2 des Anhangs II des Vertrags[56] und vertrat die Auffassung, dass der Beschwerdeführer, damit er eine gütliche Lösung finden kann, ihm innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Schreibens einen begründeten Antrag mit Belegen, d. h. den endgültigen Finanz-, Tätigkeits- und Prüfberichten des Projekts, übermitteln sollte.

82. Am 29. März 2012 legte der Beschwerdeführer seine Stellungnahme vor. Sie erklärte, sie habe die von der Delegation angeforderten Unterlagen erstellt und ihm am 31. Januar 2012 den Finanz- und Tätigkeitsbericht des Projekts sowie den Bericht des Prüfers über das Projekt übermittelt. Insgesamt beantragte der Beschwerdeführer 64 180 EUR als finanzielle Entschädigung für sich selbst sowie 12 109 EUR für seinen Projektpartner.

83. Der Beschwerdeführer legte seinen Bemerkungen eine Kopie des Schreibens der Delegation vom 27. März 2012 bei, in dem die Delegation den Schadensersatzantrag des Beschwerdeführers durch Gewährung eines Betrags von 47 756 EUR teilweise akzeptierte. Was den verbleibenden Betrag von 16 424 EUR betrifft, betonte die Delegation, dass das Projekt am 15. Dezember 2009 offiziell abgeschlossen sei und dass der Beschwerdeführer über die Weigerung der Delegation, das Projekt zu verlängern, unterrichtet werde [57]. Daher fanden 2010 keine weiteren Projekttätigkeiten statt, und die angeblichen Verwaltungskosten des Beschwerdeführers, die in diesem Jahr entstanden sind, konnten nicht berücksichtigt werden. Die Delegation weigerte sich ferner, den Projektpartner des Beschwerdeführers zu entschädigen. Er betonte, dass, wie dem Beschwerdeführer bekannt war, der Haushalt seines Partners am Ende des betreffenden Vertrags Personalentlassungs- und Abfindungszuschüsse hätte vorsehen müssen. Die Delegation betonte in diesem Zusammenhang, dass „[d]ie Ausgaben, die zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 entstanden sind, in den Finanzbericht aufgenommen und durch die Prüfung bestätigtwurden“[58].

84. Der Beschwerdeführer äußerte seine Zufriedenheit darüber, dass die Delegation akzeptierte, ihr 47 756 EUR als Ausgleich zu gewähren. Sie beanstandete jedoch den Standpunkt der Delegation in Bezug auf den von ihr beantragten Restbetrag. Was den Standpunkt der Delegation zu ihren Verwaltungskosten im Jahr 2010 anbelangt, betonte der Beschwerdeführer, dass die Delegation nur am 18. Januar 2010 auf ihren Antrag auf Verlängerung des Projekts geantwortet habe. Nach dem Versuch der Vermittlung mit der Delegation widmete der Beschwerdeführer Zeit der Fertigstellung von Fragen im Zusammenhang mit dem Projekt und beendete alle Tätigkeiten erst am 28. Februar 2010[59].

85. Der Beschwerdeführer wies ferner auf eine Angelegenheit hin, die seiner Ansicht nach einen Widerspruch in der Position der Delegation darstelle: während sie geltend machte, dass das Projekt am 15. Dezember 2009 abgeschlossen sei, stellte sie fest, dass die zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 entstandenen Ausgaben durch die Prüfung bestätigt worden seien. In Bezug auf die beantragte Entschädigung für seinen Projektpartner erklärte der Beschwerdeführer, dass der Betrag von 12 109 EUR tatsächlich Entlassungs- und Abfindungszuschüsse des Personals des Partners entspreche. Als der Beschwerdeführer die Verlängerung des Projekts beantragte, wurde auch der betreffende Betrag in den jeweiligen Haushalt aufgenommen. Der Beschwerdeführer hat diesen Betrag jedoch nicht in die endgültigen Kosten des Projekts aufgenommen, die der Delegation am 31. Januar 2012 vorgelegt wurden, da er den Eindruck hatte, dass er die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten zur Beschwerde und die Antwort der Delegation auf diese Schlussfolgerungen abwarten sollte[60]. Dem Partner des Beschwerdeführers entstanden die oben genannten Kosten und legten alle erforderlichen Nachweise vor, die der Beschwerdeführer der Delegation übermittelte. Vor diesem Hintergrund hielt der Beschwerdeführer an seinem Antrag auf die verbleibenden 28 533 EUR fest.

Vorläufige Bewertung der Bürgerbeauftragten, die zu einem komplementären Vorschlag für eine befreundete Lösung führt

86. Zu Beginn begrüßte der Bürgerbeauftragte die Initiative der Delegation, sich mit dem Beschwerdeführer in Verbindung zu setzen, um die von ihr zur Stützung ihres Entschädigungsantrags vorgelegten Beweise zu bewerten, und lobte die Prüfung dieser Beweise durch die Delegation. Dies habe bereits dazu geführt, dass die Delegation zustimmte, einen Betrag von fast 48 000 EUR als ordnungsgemäß begründete Entschädigung zu betrachten [61].

87. Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch auch fest, dass die Delegation, obwohl sie offensichtlich keine Vorbehalte in Bezug auf die Beweise hatte, die der Beschwerdeführer am 31. Januar 2012 vorgelegt hatte, der Ansicht war, dass der Rest des Schadensersatzantrags ungerechtfertigt sei, weil ein Teil davon insgesamt i) den Verwaltungskosten des Beschwerdeführers im Jahr 2010 entsprach, d. h. zu einem Zeitpunkt, zu dem ihm bekannt war, dass das Projekt bereits beendet war; und ii) der Teil, der sich auf die Entlassungs- und Abfindungszuschüsse des Personals bezieht, hätte im Haushalt des Partners des Beschwerdeführers vorgesehen sein müssen.

88. Zu Ziffer i verwies der Bürgerbeauftragte auf die Ausführungen in den Randnummern 44 und 77 des vorliegenden Urteils und auf die Schlussfolgerung, zu der er oben in Randnr. 78 gelangte, was die Kommission nicht bestritten habe. Er hält es für vertretbar, dass der Beschwerdeführer in Ermangelung einer offiziellen Antwort auf seinen Antrag auf ein zweites Addendum 2010 an dem Projekt weitergearbeitet hat, d. h. auch nach dem vertraglichen Abschluss des Projekts. Darüber hinaus wurde, wie die Delegation zu Recht festgestellt hat, in dem Bericht des Prüfers deutlich auf die Tatsache hingewiesen, dass Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Projekt bis zum 28. Februar 2010[62] stattgefunden haben, sowie auf die entsprechenden und offensichtlich korrekten Verwaltungskosten[63]. Dies scheint, so der Bürgerbeauftragte, mit den Erklärungen des Beschwerdeführers zur Einstellung aller Projektaktivitäten erst am 28. Februar 2010 nach dem Versuch einer Vermittlung mit der Delegation voll vereinbar zu sein.

89. Vor diesem Hintergrund vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass es ungerecht wäre, dem Beschwerdeführer keine Entschädigung für die zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 geleistete Arbeit zu entschädigen.

90. Zu Ziffer ii stellte der Bürgerbeauftragte neben der Anwendung der oben in den Randnummern 88 und 89 dargelegten Erwägungen auch auf den Standpunkt der Kommission zum Partner des Beschwerdeführers fest, dass nach Angaben des Beschwerdeführers die Personalentlassungs- und Abfindungszuschüsse tatsächlich in den dem Antrag auf Verlängerung beigefügten Haushaltsplan enthalten waren.

91. Der Bürgerbeauftragte betonte erneut seine große Zufriedenheit mit der Prüfung der ihm vorliegenden Beweise durch die Delegation und forderte die Kommission erneut auf, diese Beweise als Zeichen ihrer Bereitschaft, den entsprechenden Schadensersatzantrag des Beschwerdeführers zu prüfen, sorgfältig zu überprüfen.

92. Nach alledem hat der Bürgerbeauftragte gemäß Artikel 3 Absatz 5 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten einen ergänzenden Vorschlag für eine freundschaftliche Lösung vorgelegt. Er erklärte wie folgt:

„Der Bürgerbeauftragte begrüßt die positive Antwort der Kommission auf seinen freundlichen Lösungsvorschlag für Entschädigungen. Unter Berücksichtigung seiner Feststellungen in Bezug auf den vom Beschwerdeführer geltend gemachten Restbetrag ersucht der Bürgerbeauftragte die Kommission, den Beschwerdeführer für die zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 durchgeführten Projekttätigkeiten zu entschädigen. Ferner ersucht er sie, die Beweismittel, die sich im Besitz der Delegation in Bezug auf die dem Partner des Beschwerdeführers entstandenen Entlassungs- und Abfindungskosten des Personals befinden, zu überprüfen und eine Entschädigung für diese Ausgaben zu gewähren.“

Die Argumente, die dem Bürgerbeauftragten nach seinem ergänzenden Vorschlag für eine befreundete Lösung vorgelegt wurden

93. In ihrer Antwort auf den Vorschlag für eine ergänzende freundschaftliche Lösung vom 1. Februar 2013 erklärte die Kommission, dass sie bereit sei, eine Kofinanzierung des Betrags von 16 424 EUR in Betracht zu ziehen, der den Ausgaben entspricht, die dem Beschwerdeführer zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 entstanden sind, solange diese im Finanzbericht des Projekts erwähnt und durch die Prüfung bestätigt wurden. Er betonte, dass die entsprechenden Kosten direkt dem Projekt zuzurechnen und im Rahmen des Vertrags förderfähig sein müssten.

94. Ebenso war die Kommission bereit, auch die Erstattung der dem Partner des Beschwerdeführers entstandenen Entlassungs- und Abfindungskosten des Personals in Erwägung zu ziehen, sofern diese (i) in gleicher Weise mit den im Vertrag vorgesehenen Förderfähigkeitsregeln vereinbar, ii) im abschließenden Finanzbericht des Projekts enthalten und iii) durch die Prüfung bestätigt wurden.

95. Zusammen mit ihren Bemerkungen zu der oben genannten Antwort der Kommission legte der Beschwerdeführer ein Schreiben vom 12. April 2013 bei, in dem die Delegation dem Beschwerdeführer in Summe direkt den Standpunkt vorlegte, den die Kommission als Antwort auf die ergänzende freundschaftliche Lösung des Bürgerbeauftragten vertreten hatte. In diesem Schreiben wurde jedoch auch erwähnt, dass der vom Beschwerdeführer beantragte Betrag von 16 424 EUR bereits von der Delegation berücksichtigt worden war [64].

96. In seinen Stellungnahmen stellte der Beschwerdeführer fest, dass die Kommission bereit sei, die beantragten 16 424 EUR als Ausgleich zu kofinanzieren (aber nicht vollständig zu zahlen). Dies sei nach Ansicht des Beschwerdeführers unvernünftig, da er selbst den Rest des von ihm als Ausgleich geltend gemachten Gesamtbetrags finanzieren müsse. Darüber hinaus gelten nach Ansicht des Beschwerdeführers die im Vertrag festgelegten Förderfähigkeitsregeln nicht für Entschädigungen, die aufgrund der verwaltungsrechtlichen Fahrlässigkeit der Delegation geschuldet werden. Folglich konnte der Rechnungsprüfer niemals solche Beträge bestätigen. Der Beschwerdeführer erklärte, dass die Antwort der Kommission auf die komplementäre freundschaftliche Lösung des Bürgerbeauftragten in dieser Hinsicht daher nicht zufrieden stellend sei.

97. Schließlich begrüßte der Beschwerdeführer, dass die Kommission akzeptierte, die dem Partner entstandenen Entlassungs- und Abfindungskosten des Personals zu erstatten. Sie forderte die Kommission auf, zu bestätigen, dass sie diese Ausgaben vollständig erstatten werde.

Bewertung des Bürgerbeauftragten nach seinem komplementären Vorschlag für eine befreundete Lösung

98. Zunächst stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission entgegen ihrem Standpunkt in Bezug auf den Antrag des Beschwerdeführers auf Ersatz der von ihr selbst entstandenen Ausgaben nicht erwähnt habe, dass sie bereit sei, den Partner des Beschwerdeführers nur teilweise zu entschädigen. Der Bürgerbeauftragte versteht daher, dass die Kommission seinen ergänzenden Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung in dieser Hinsicht uneingeschränkt akzeptiert hat. Daher ist es nicht erforderlich, die Untersuchung des Bürgerbeauftragten zu verlängern, indem er die Kommission auffordert, zu bestätigen, dass sie bereit ist, den Partner des Beschwerdeführers, wie vom Beschwerdeführer vorgeschlagen, vollständig zu entschädigen.

99. Der Bürgerbeauftragte begrüßt daher den positiven Ansatz der Kommission gegenüber dem entsprechenden Teil seines komplementären Vorschlags für eine freundschaftliche Lösung und schließt den Fall in dieser Hinsicht ab.

100. Was den Standpunkt der Kommission zum Antrag des Beschwerdeführers auf Ersatz der zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 entstandenen Ausgaben betrifft, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission bereit ist, diese Ausgaben nur mitfinanzieren zu können. In Anbetracht der Bestimmungen des Vertrags[65] und der wiederholten Anträge des Beschwerdeführers an die Delegation auf Verlängerung des Vorhabens[66] wäre sein Standpunkt, dass er die während der Gesamtlaufzeit des Projekts entstandenen förderfähigen Ausgaben nur kofinanzieren könne, vernünftig gewesen, wenn die Delegation das Projekt tatsächlich wie gefordert verlängert hätte.

101. Der Bürgerbeauftragte betont jedoch, dass das Projekt nicht verlängert wurde. Der Bürgerbeauftragte hat der Kommission bereits deutlich gezeigt, dass die Delegation den Antrag des Beschwerdeführers nicht ordnungsgemäß bearbeitet und das zweite Addendum vor dem Vertragsende des Projekts abgeschlossen hat. Obwohl der Beschwerdeführer in Bezug auf die Art und Weise, in der er seinen zweiten Antrag auf Verlängerung gestellt hat, keine Fahrlässigkeit hat, scheint die Art und Weise, in der die Delegation diesen Antrag bearbeitet hat, fahrlässig gewesen[67]. Die Kommission hat sich nicht zu der vorstehenden Analyse des Bürgerbeauftragten geäußert und seine Feststellung, dass die Delegation möglicherweise einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen hat, nicht bestritten oder damit nicht einverstanden[68].

102. Die Entschädigung, die der Bürgerbeauftragte daher vorgeschlagen hat, bezog sich auf die außervertragliche Haftung der Union aufgrund der oben genannten Fahrlässigkeit der Delegation[69]. Der Bürgerbeauftragte betont, dass sich diese Entschädigungen naturgemäß von denen unterscheiden, die sich aus einem Vertrag ergeben. Dies unterscheidet sich daher von der Situation, in der die Delegation die Kosten des Beschwerdeführers, die während der verlängerten Durchführung des Projekts entstanden sind, gemäß den Bestimmungen des Vertrags erstattet.

103. Vor diesem Hintergrund versteht der Bürgerbeauftragte daher die Bereitschaft der Kommission, die Kosten, die dem Beschwerdeführer zwischen dem 15. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 entstanden sind, als „Gegenvorschlag“ zu seinem diesbezüglichen ergänzenden Lösungsvorschlag zu kofinanzieren. Die Kommission schlägt vor, dem Beschwerdeführer die Erstattung in gleicher Weise zu erstatten wie die Delegation, wenn sie dem Antrag des Beschwerdeführers nachgekommen wäre, das Projekt bis Ende Februar 2010 zu verlängern[70].

104. Der Bürgerbeauftragte hält den oben genannten „Gegenvorschlag“ der Kommission für angemessen. Er stimmt jedoch nicht mit der Kommission überein, dass der Beschwerdeführer insgesamt einen weiteren Nachweis dafür erbringen müsste, dass diese Kosten mit den Bestimmungen des Vertrags vereinbar sind. In diesem Zusammenhang weist er auf die Bemerkungen hin, die er in Randnummer 88 dieses Beschlusses gemacht hat, dass der Bericht des Rechnungsprüfers bereits deutlich darauf hingewiesen hat, dass i) die Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Projekt vor dem 28. Februar 2010 stattgefunden haben; und (ii) die entsprechenden und anscheinend korrekten Verwaltungskosten[71]. Dies scheint, so der Bürgerbeauftragte, mit den Erklärungen des Beschwerdeführers zur Einstellung aller Projekttätigkeiten erst am 28. Februar 2010 in vollem Umfang vereinbar zu sein. Die Kommission äußerte sich erneut nicht zu der vorstehenden Analyse des Bürgerbeauftragten, geschweige denn gegen seine Feststellungen.

105. Nach alledem sollte die Kommission dem Beschwerdeführer die Kosten entschädigen können, die ihr zwischen dem 16. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 auf der Grundlage der ihr bereits vorliegenden Beweise entstanden sind. Die Antwort der Kommission auf den entsprechenden Teil des ergänzenden Vorschlags für eine befreundete Lösung des Bürgerbeauftragten ist daher unbefriedigend. Der Bürgerbeauftragte wird die im Jahr 2010 begonnene Untersuchung jedoch nicht verlängern, indem er der Kommission diesbezüglich einen Empfehlungsentwurf unterbreitet. Stattdessen wird er eine weitere Bemerkung machen und seine Hoffnung zum Ausdruck bringen, dass die Kommission ihr Engagement für eine gute Verwaltung weiter unter Beweis stellen wird, indem sie dem Beschwerdeführer unverzüglich die verbleibenden Kosten gemäß ihrem „Gegenvorschlag“ entschädigt. Der Bürgerbeauftragte fordert den Beschwerdeführer auf, das Angebot der Kommission zur Kofinanzierung dieser Kosten zu akzeptieren.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte sie mit den folgenden Schlussfolgerungen ab:

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Bereitschaft der Kommission, dem Beschwerdeführer 47 756 EUR als Ausgleich zu zahlen, und begrüßt die Tatsache, dass sie die Erstattung der Kosten für den Partner des Beschwerdeführers akzeptiert hat.

Zu dem Antrag des Beschwerdeführers auf Ersatz der Kosten, die ihm zwischen dem 16. Dezember 2009 und dem 28. Februar 2010 entstanden sind, sind keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt.

Der Beschwerdeführer und der Präsident der Kommission werden über diesen Beschluss unterrichtet.

Weitere Bemerkung

Der Bürgerbeauftragte vertraut darauf, dass die Kommission ihr Engagement für eine gute Verwaltung weiter unter Beweis stellen wird, indem sie den Beschwerdeführer gemäß seinem „Gegenvorschlag“ unverzüglich für die verbleibenden Kosten entschädigt.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen in Straßburg am 24. September 2013

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[1] Gemäß Anhang I des Vertrags.

[2] Gemäß Artikel 2 des Vertrags.

[3] Gemäß Artikel 3 des Vertrags.

[4] Gemäß Artikel 5 des Vertrags.

[5] Im Original Portugiesisch: „Artigo 9° – Alteração do contrato. 9.1. Qualquer alteração do contrato e respectivos anexos deve ser efectuada por escrito e ser objecto de uma adenda. SE o pedido de alteração emanar do beneficiário, este deverá apresentá-lo à entidade adjudicante um mês antes da data da entrada em vigor da alteração, außer em casos devidamente justificados pelo beneficiário e aceites pela entidade adjudicante...“

[6] Im Original Portugiesisch: „Artigo 11° – Período de execução, Prolongamento, suspensão, força maior e data de conclusão da acção. 11.1... O beneficiário informará sem demora a entidade adjudicante de qualquer Circunstância susceptível de Travar ou de atrasar a execução da acção. O beneficiário Poderá solicitar, o mais tardar um mês antes do termo da execução da acção, um Prolongamento desse período, devendo acompanhar o pedido de todas als gerechtificações necessárias para o seu exame...“

[7] Diesen Schriftwechsel übermittelte der Beschwerdeführer mit seiner Stellungnahme. In der Stellungnahme der Kommission wurde auf diesen Schriftverkehr nicht Bezug genommen. Die offizielle E-Mail von K enthält folgende Angaben (im Original Französisch): [s]i j‚ai bien compris, vous solliciter une prolongation de la durée d‚exécution (qui termine en date de Décembre 2009), si cela est le cas, il sera nécessaire de solliciter au siège un avenant à la Convention de financement (qui termine en Juin 2011), puisqu‘il faut toujours une période de clôture de 1 ans et demis ou de 2 ans après la date de fin des activités. En outre, étant donné que il n’y aura pas Augmentation budgétaire en cas de Validierung seuls les couts liegt aux activités reprises dans le contrat original (non réalises) qui seront éligibles...“

[8] Der Beschwerdeführer übermittelte bei seiner Stellungnahme eine Kopie dieser E-Mail. Die Kommission hat in ihrer Stellungnahme nicht auf die E-Mail Bezug genommen. Die E-Mail enthielt folgende Aussagen (im Original Französisch): „[t]el que convenu lors de la réunion de ce matin, veuillez trouver ci-joint les résultats du monitoring réalisé. Il serait bon de voir les Schlussfolgerungen/Empfehlungen avec les différentes party prenantes, y compris et surtout pour la Rechtfertigung de la demande d’avenant de prolongation de 10 mois avec potentiel réajustement budgétaire (ou non) entre les différentes rubriques. Il sera important dans la demande d’insister, entre autres, sur les questions de: Résultats qualitatifs... appui institutionnel (Verstärkungstechniken) aux nouvelles association dans une logique de durabilité; * Amélioration des circuits de commercialization dans le nouveau contexte (voise d’accès réhabilités); * Projets Piloten; * Durabilité du projet; * Visibilité/Stratégie de communication du projet et capacités de capitalization sur certaines expériences. Merci de nous envoyer au plus vite les documents nécessaires pour Analyzer cette demande (au plus tard le 02/11)...“.

[9] Im Original Portugiesisch: „[C]omo foi decidido durante a reunião do dia 27 de Outubro de 2009, em Luanda essa prolongação será de 10 meses com reajustes das linhas orçamentais.“

[10] Der Beschwerdeführer übermittelte bei seiner Stellungnahme eine Kopie dieser E-Mail. In der Stellungnahme der Kommission wurde auf diese E-Mail nicht Bezug genommen. Die E-Mail enthält folgende Aussagen (im Original Französisch): [N] vonavons besoin de recevoir le document original par DHL... Par ailleurs pour les Modifications budgétaires, pour y voir plus clair, merci d‚utilizer le modèle que je vous envoie d’avenant en Pächter compte de votre budget initial (annexe III de votre contrat). Merci de m’envoyer ce doc Excel ASAP...“

[11] In diesen E-Mails, deren Kopien der Beschwerdeführer mit seiner Stellungnahme eingereicht hat, die aber in der Stellungnahme der Kommission nicht genannt werden, erklärte der Beschwerdeführer (im Original Französisch): [N]ous adjoindrons donc le tableau budgétaire modifié avec le courrier original de demande d’avenant. Concernant le tableau budgétaire, vous semblez suggestr un modèle particulier, mais les deux fichiers Annexés à votre mail présente le budget sous la forme classique, originale. Souhaitez-vous que nous présentions le nouveau budget uniquement sous cette forme, sans les aspects réalisations et prévisions de clôture?...“. Amtlicher F antwortete: [O]ui envoyez-moi le budget revu avec une colonne (contrat en cours) et une autre (avenant n°1) ASAP pour pouvoir Analysator/encoder et mettre dans le circuit...“.

[12] Der Antrag des Beschwerdeführers sah u. a. verschiedene Positionen vor, insbesondere (im portugiesischen Original): „A nível dos resultados qualitativos“; „Para garantir o acesso aos meios de produção“; „Reforço de competências dos grupos de Camponeses para sustentabilidade do projecto“; „Melhorar o sistema de informação econômica existente e MELHORAMENTO dos circuitos de Comercialização novo contexto (vias de acesso reabilitadas)“; „Reforço de competência dos membros das novas associações na lógica da sustentabilidade“; „Acções piloto“; und „Visibilidade/Estratégia de comunicação de projecto e capacidade de capitalização de certas experiências“.

[13] In der E-Mail stellte der Beamte F folgende Fragen (im Original Französisch): Nous sommes en train d‚analyzer votre demande d’avenant. Votre explicatif reprend la réunion technique du 27/10. Pour ce qui est des ajustements budgétaires, j’ai quelques Fragen: Ressourcen Humaine: 1 – Pourquoi le projet n‚a pas eu les 36 mois d’appui vétérinaire (reponsable de la composante traction animale)? ne sont prévus que 2 mois. Quellen auft été les difficultés? CES 2 mois ont déjà eu lieu sinon 2 mois sont-ils insuffisants? 2 – Pourquoi le projet n’a pas eu de comptable? 3 – Ohne Augmentation exponentionnelle des gardes, pourquoi? 4 – On note une différence des prix unitaires pour la rubrique „Ressources humaines“. Les salaires ont été plus bas que prévus. Pourquoi? Normalement les ONG ont plutôt le problème inverse: seltener des RH en Angola et dons salaires élevés. 5 – Anmerkung une Augmentation de 24 à 40 jours des missions [des Beschwerdeführers],pourquoi? quelle est la plus-value de ces missions? CES-Missionen auf dem déjà été toutes réalisées? Equipements et fournitures: 1 – Pouvez-vous SVP m‚expliquer le pourquoi des achats plus faibles (quantitativement) pour la parcelle de démonstration en termes de semences et d’engrais. Désolée pour ces nouvelles questions, mais nous devons justifier toutes différences budgétaires lors d’un avenant..." (Hervorhebung durch die Kommission).

[14] Der Beschwerdeführer legte eine Kopie dieser E-Mail mit seiner Stellungnahme bei. In der Stellungnahme der Kommission wurde diese E-Mail nicht erwähnt. Diese E-Mail enthielt die folgenden Antworten auf die Fragen der Kommission, die in der vorstehenden Fußnote (im Original Französisch) wiedergegeben wurden: „[E]xplication des ajustements budgétaires pour la prolongation: Ressourcen Humaine: 1 –... d’appuis vétérinaires Anhänger 36 mois pour cause de difficulté de trouver la ressource humaine compétente sur la zone. Option prise la première année sur projet d’utilizer le vétérinaire des services agricoles de la zone. Les 2 mois restants Korrespondent à un suivi vétérinaire de distribution de bœufs effectué au mois d’août. 2 –... Même problème pour trouver une personne compétente sur la zone pour le poste de comptable. Poste supprimé et assuré par le volontaire en place (formation en cours [des Partners des Beschwerdeführers] sur les outils comptables utilisés). 3 –... Augmentation des gardiens depuis le début du projet pour assurancer la sécurité sur 4 sites différents où sont regroupés les équipements du projet sur la zone (bureau Cubal, Résidence volontaire, bureau Annexe Lumaum, entrepôt). Eine raison de 2 gardiens par site en rotation. 4 –...Grâce au partenariat avec [Partner des Beschwerdeführers], des niveaux de salaires raisonnables ont pu être tenues. 5 – Sur les 4 mission prévues, une mission comptable a déjà été effectuée en novembre de 10 jours. Prévision de 3 Missionen [des Beschwerdeführers] auprès [ Partner des Beschwerdeführers],afin de poursuivre la supervision du projet el l’appui technique après le départ de la Volontaire sur place (prévu en mars) qui sichert cette fonction. Equipements et fournitures: 1 –... Achats d’intrant pour les parcelles de démonstration Revus a la baisse vu la diminution de sites de démonstration en fin de projet. Les appuis du projet s’orientent essentiellement sur des démonstrations de traitement..." (Hervorhebung durch den Beschwerdeführer).

[15] Im Original-Französisch: [I]ls avaient signalé à plusieurs reprises les problèmes auxquels ils ont dû faire face au début de l’action. La demande d’avenant que nous avons reçue concerne une prolongation de 10 mois des activités, qui à ce stade de réalisation du projet auraient déjà dû être réalisées malgré les problèmes rencontrés en début et en cours de réalisation du projet. La note explicative reçue ne soutient pas la demande du bénéficiaire. La nouvelle distribution du budget ne se justifie pas à ce stade de réalisation (moins d’un mois à la fin du projet) normalement tout a déjà été dépensé. Sans une note explicative à cette demande d’avenant bien motivée de la part des secteurs responsables, la SCF ne pourra donner suite à cette demande...“.

[16] Im Original-Französisch: [t]enant compte: — des genres des activités à développer (Vulgarisierung = Education des adultes) – des problèmes connus durant les deux ans du projet, notamment les aléas climatiques et tants d‚autre, Une prolongation serait souhaitable pour ce contrat (bien sûr, si l’aspect financier le permet).“

[17] In der E-Mail von Official K wurden folgende Erklärungen (im Original Französisch) angegeben: [O]n de sérieux difficultés d‚avancés dans la signature de l‚avenant en question, étant donné qu’il y a existence de certaines divergence dans la présentation de certaines données, a savoir: — Le cout total de l‚action est de 842 279,78 EUR (contrat original), – Le même cout est repris dans l‚avenant n° 1 (c‚est bon!) – Maintenant dans l‚avenant (n°2) en étude, le cout total ligible présenté ne Entsprechung pas au cout total de l‘action en haute cité ou a celui qui vient dans l‚avenant n° 1. Au moment où l’avenant n° est sans Modifikation de cout! Il y a une Rechtfertigung einer Cela?...“

[18] Im Original Französisch: „[L]e budget ne doit être différent, devrait rester la même, parce que notre système n’accepte pas. S‚il vous plaît envoyez par E-Mail dès que possible, un nouveau budget pour l‚avenant n° 2 avec le même budget de l‘avenant n° 1, même si financement initial ne sera mobilisé dans la totalité.

[19] Der Beschwerdeführer legte eine Kopie dieser E-Mail mit seiner Stellungnahme bei. In der Stellungnahme der Kommission wurde diese E-Mail nicht erwähnt.

[20] Die E-Mail von Official D enthielt folgende Aussagen (im Original Französisch): „[L]e format du budget présenté n’est pas correcte. S’il vous plaît, envoyez un budget avec toutes les données, pas seulement les sous-totaux el le total. Voit l‚exemple ci-joint du budget de l’avenant n°1...“.

[21] Der Beschwerdeführer übermittelte bei seiner Stellungnahme eine Kopie dieser E-Mail. In der Stellungnahme der Kommission wurde nicht auf die oben genannte E-Mail Bezug genommen. Die E-Mail enthielt folgende Erklärung (im Original Französisch): [P]unser obtenir le détail, vous devez simplement cliquer sur le petit bouton 2 en haut à gauche de la feuille de calcul (mode Plan en Excel)...“.

[22] Im Original Französisch: „[V]oir dans le lien ci-joint le modèle à user, (E3c-Budget). CE que vous avez envoyé est pour le rapport financer...“.

[23] Im Original-Französisch: [J]e ne vois pas de différence entre le „E3C Budget“ et le budget que je vous ai transmis (ci-joint). Dans ce dernier, la réalisation estimée représente le nouveau budget faisant l‚objet de l‚avenant 2, et l’on retrouve les unités, les quantités, le coût unitaire et le coût total. Pourriez-vous me donner plus de précision sur ce que vous souhaitez...“

[24] Diese E-Mail, die der Beschwerdeführer mit seinen Bemerkungen übermittelte und in der Stellungnahme der Kommission nicht erwähnt wurde, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): [V]ous devez user le modèle approprié. S‚il vous plaît voir ces deux Annexes et de trouver que l’on est pour les rapports financiers et l‚autre est pour le budget. Bien que les données soient exactes, il est impératif d’utilizer le modèle approprié...“

[25] Der Beschwerdeführer legte eine Kopie dieser E-Mail mit seiner Stellungnahme bei. Auf diese E-Mail wurde in der Stellungnahme der Kommission nicht Bezug genommen.

[26] Diese E-Mail, die der Beschwerdeführer mit seinen Bemerkungen übermittelte und in der Stellungnahme der Kommission nicht erwähnt wurde, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): [B]ien que le modèle est correct, nous ne pouvons pas savoir ce qui a déjà été dépensés et les variations entre rubrique. S’il vous plaît remplir le formulaire dûment rempli en précisant les unités, les coûts unitaires et totaux. De cas de doute revoir le budget de l’avenant n°1 et procéder de la même façon...“

[27] Diese E-Mail, deren Kopie der Beschwerdeführer mit seiner Stellungnahme übermittelte, aber in der Stellungnahme der Kommission nicht erwähnt wurde, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): [J]e ne comprend toujours pas ce que vous voulez. Vous demandez de compléter le budget sous la forme du fichier E3C Budget, ce que nous avons fait dans le précédent mail. Les unités, les coûts unitaires et les coûts totaux sont présentés. CE modèle de fichier ne suggest pas de présenter les dépenses déjà effectuées et il est similaire à celui de l’avenant n°1. Pourriez-vous Expliciter clairement ce que vous souhaitez...“

[28] Diese E-Mail, die der Beschwerdeführer mit seinen Bemerkungen übermittelte, aber von der Kommission in ihrer Stellungnahme nicht erwähnt wurde, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): [s]'il vous plaît user le modèle du budget, et de transmettre toutes les données sur le rapport financier pour le budget. Voir l’exemple ci-joint...“.

[29] Im Original-Französisch: [V]ous trouverez ci-joint le budget modifié en fonction de la nouvelle forme de présentation que vous m’avez transmise hier. Je espère que cette Version vous conviendra...“

[30] Diese E-Mail hat der Beschwerdeführer mit seiner Stellungnahme übermittelt. Die Kommission hat in ihrer Stellungnahme nicht auf diese E-Mail Bezug genommen. Er enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): „[a] propos de l‚avenant, je suis vraiment désolé par le fait qu’il y a eu beaucoup de Widerspruch[s] dans la demande, malgré nos Bemühungen. Mais une dernière remarque, qui peut que sauve le bateau: Vous avez changé le numéro de compte? Pouvez-vous nous expliquer ce fait au plus vite que möglich...“

[31] Diese E-Mail, die der Beschwerdeführer mit seinen Bemerkungen übermittelte und in der Stellungnahme der Kommission nicht erwähnt wurde, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): [L]e numéro de compte du projet a en effet changé car notre banque... a modifié les références bancaires de toute sa clientèle professionnelle. LORS mon dernier passage à Luanda en mai, j’avais remis notre nouvelle signalétique bancaire à [ein Beamter bei der Delegation].“

[32] Diese E-Mail, die der Beschwerdeführer mit seinen Bemerkungen übermittelte und in der Stellungnahme der Kommission nicht erwähnt wurde, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): [V]ous auriez une réponse formale à ce sujet dans les jours qui viennent. De toute façon, auf n‚a pas pu avoir la signature de cette avenant durant la période opérationnelle do projet, puisque les données clés pour son traitement nous est arrivé tardivement, c‚est ainsi que il n‘est possible de prolonger la durée opérationnelle du projet en question...“

[33] Der Beschwerdeführer legte eine Kopie dieser E-Mail mit seiner Stellungnahme bei. In der Stellungnahme der Kommission wurde auf diese E-Mail nicht Bezug genommen.

[34] Im Original Portugiesisch: „[a] adenda foi solicitada apenas 3 meses antes do fim do contrato.“

[35] Im Original Portugiesisch: „[a]penas no dia 11.12.09, três dias antes de terminar o período para aprovação da adenda, foi recebida uma versão correcta do pedido.“

[36] Im Original Portugiesisch: „[e]ste período de três dias não foi suficiente para se finalizarem os procedimentos de aprovação da adenda.“

[37] Der Beschwerdeführer legte eine Kopie dieser E-Mail mit seiner Stellungnahme bei. Diese E-Mail wird in der Stellungnahme der Kommission nicht erwähnt.

[38] Im Original Portugiesisch: „[N]o dia 4 de Dezembro, seja 20 dias depois, [der offizielle K] se emovia da diferença entre o orçamento inicial (842 280 EUR) e a proposta mais recente de orçamento (796 269 EUR), então mesmo que esta soma já estava decidida à algumas semanas...Trocamos vários E-Mails em seguida com [das offizielle D] relativamente ao Formalismo necessário à apresentação do orçamento, Apesar deste ter sido avaliado pela [der offizielle F] no início de novembro...“

[39] Im Original-Französisch: „von avons tenté, avec votre collaboration, de finalizer notamment le document du budget à joindre à l‚avenant, tant en ce qui concerne le montant que la présentation des rubriques qui doivent être conformes et cohérentes par rapport au tableau du budget figurant l‘appel à proposition et dans le contrat de base.“

[40] Im Original-Französisch: „[L]eine Délégation a néanmoins continué à instruire l‚avenant malgré le fait qu‚il n‚était plus possible de garantir alors l‘accomplissement de toutes les formalités interns essentials dans un délai aussi court.“

[41] Die Stellungnahme der Kommission enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): Artikel 9.1 der Bedingungen générales Annexées aux contrats de subvention précise que toute change du Contrat, y compris des Annexes, doit être établie par écrit et faire l‚objet d‘un avenant. Le Contrat ne peut être modifié que Anhänger sa période d’exécution. Lorsque la demande de Modifikation émane du Bénéficiaire, celui-ci doit l‚adresser à l’Administration contractante un mois avant la date à laquelle la modified devrait prendre effet, sauf dans des cas dûment justifiés par le Bénéficiaire et acceptés par l‚Administration contractante‘... Comme il est précisé dans les Bedingungen générales Annexées au contrat de subvention (Artikel 9.1), les modifieds apportées au contrat doivent être formalisées par un avenant signé par les deux parties au contrat pendant sa période d’exécution" (Hervorhebung durch die Kommission). Die Stellungnahme wurde dem Beschwerdeführer zur Stellungnahme übermittelt.

[42] In diesem Zusammenhang verwies die Kommission auf den in Artikel 47 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. 2002, L 357, S. 1). Sie betonte in diesem Zusammenhang, dass (im Original Französisch): „[a]vant de procéder à la signature de l‚avenant, l’engagement budgétaire korrespondant au contrat de subvention doit être modifié. Cette procédure implique plusieurs acteurs au sein de la Délégation avec des tâches de contrôle différentes... Une fois cette procédure accomplie, le chef de Délégation peut signer l’avenant qui toutefois nécessite encore la signature du bénéficiaire pour être conclu."Die Kommission verwies ferner auf das Verfahren zur „Vorbereitung eines Addendums“ gemäß Artikel 2.10.2. Absatz 4 des Praktischen Leitfadens für Vertragsverfahren für EU-Außenmaßnahmen („PRAG“) auf der Europeaid-Website, die unter anderem Folgendes vorsieht: „[I]n Erstellung eines Nachtrags hat der öffentliche Auftraggeber wie folgt vorzugehen:... 4) dem Auftragnehmer die drei unterzeichneten Originale des Addendums zusenden, der sie innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt gegenzeichnen und dem öffentlichen Auftraggeber zwei Originale zurücksenden muss...“

[43] Im Original Portugiesisch: „Artigo 11° – Período de execução, Prolongamento, suspensão, força maior e data de conclusão da acção. 11.1... O beneficiário informará sem demora a entidade adjudicante de qualquer Circunstância susceptível de Travar ou de atrasar a execução da acção. O beneficiário Poderá solicitar, o mais tardar um mês antes do termo da execução da acção, um Prolongamento desse período, devendo acompanhar o pedido de todas als gerechtificações necessárias para o seu exame...“

[44] Das Verfahren zur „Vorbereitung eines Nachtrags“ nach Artikel 2.10.2 Absatz 4 der PRAG, auf das in der Stellungnahme der Kommission Bezug genommen wird, besagt: „[I]n Erstellung eines Nachtrags hat der öffentliche Auftraggeber wie folgt vorzugehen:... 4) dem Auftragnehmer die drei unterzeichneten Originale des Addendums zusenden, der sie innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt gegenzeichnen und dem öffentlichen Auftraggeber zwei Originale zurücksenden muss... (Hervorhebung hinzugefügt).

[45] Diese E-Mail, die der Beschwerdeführer mit seiner Stellungnahme übermittelte, enthielt folgende Erklärungen (im Original Französisch): „[t]el que convenu lors de la réunion de ce matin, veuillez trouver ci-joint les résultats du monitoring réalisé. Il serait bon de voir les Schlussfolgerungen/Empfehlungen avec les différentes party prenantes, y compris et surtout pour la Rechtfertigung de la demande d’avenant de prolongation de 10 mois avec potentiel réajustement budgétaire (ou non) entre les différentes rubriques. Il sera important dans la demande d’insister, entre autres, sur les questions de: Résultats qualitatifs... appui institutionnel (Verstärkungstechniken) aux nouvelles association dans une logique de durabilité; * Amélioration des circuits de commercialization dans le nouveau contexte (voise d’accès réhabilités); * Projets Piloten; * Durabilité du projet; * Visibilité/Stratégie de communication du projet et capacités de capitalization sur certaines expériences. Merci de nous envoyer au plus vite les documents nécessaires pour Analyzer cette demande (au plus tard le 02/11).." (Hervorhebung hinzugefügt).

[46] Der Antrag des Beschwerdeführers sah u. a. verschiedene Positionen vor, insbesondere (im portugiesischen Original): „A nível dos resultados qualitativos“; „Para garantir o acesso aos meios de produção“; „Reforço de competências dos grupos de Camponeses para sustentabilidade do projecto“; „Melhorar o sistema de informação econômica existente e MELHORAMENTO dos circuitos de Comercialização novo contexto (vias de acesso reabilitadas)“; „Reforço de competência dos membros das novas associações na lógica da sustentabilidade“; „Acções piloto“; und „Visibilidade/Estratégia de comunicação de projecto e capacidade de capitalização de certas experiências“ (Hervorhebung hinzugefügt).

[47] Die E-Mail von Official F vom 10. November 2009 enthielt folgende Fragen (im Original Französisch): Nous sommes en train d‚analyzer votre demande d’avenant. Votre explicatif reprend la réunion technique du 27/10. Pour ce qui est des ajustements budgétaires, j’ai quelques Fragen: Ressourcen Humaine: 1 – Pourquoi le projet n‚a pas eu les 36 mois d’appui vétérinaire (reponsable de la composante traction animale)? ne sont prévus que 2 mois. Quellen auft été les difficultés? CES 2 mois ont déjà eu lieu sinon 2 mois sont-ils insuffisants? 2 – Pourquoi le projet n’a pas eu de comptable? 3 – Ohne Augmentation exponentionnelle des gardes, pourquoi? 4 – On note une différence des prix unitaires pour la rubrique „Ressources humaines“. Les salaires ont été plus bas que prévus. Pourquoi? Normalement les ONG ont plutôt le problème inverse: seltener des RH en Angola et dons salaires élevés. 5 – Anmerkung une Augmentation de 24 à 40 jours des missions [des Beschwerdeführers],pourquoi? quelle est la plus-value de ces missions? CES-Missionen auf dem déjà été toutes réalisées? Equipements et fournitures: 1 – Pouvez-vous SVP m‚expliquer le pourquoi des achats plus faibles (quantitativement) pour la parcelle de démonstration en termes de semences et d’engrais. Désolée pour ces nouvelles questions, mais nous devons justifier toutes différences budgétaires lors d’un avenant..." (Hervorhebung durch die Kommission).

[48] Der Beschwerdeführer legte eine Kopie dieser E-Mail mit seiner Stellungnahme zur Stellungnahme der Kommission bei. In dieser E-Mail wurde auf die in der vorstehenden Fußnote (im Original Französisch) angeführten Fragen der Kommission folgende Antwort gegeben: „[E]xplication des ajustements budgétaires pour la prolongation: Ressourcen Humaine: 1 –... d’appuis vétérinaires Anhänger 36 mois pour cause de difficulté de trouver la ressource humaine compétente sur la zone. Option prise la première année sur projet d’utilizer le vétérinaire des services agricoles de la zone. Les 2 mois restants Korrespondent à un suivi vétérinaire de distribution de bœufs effectué au mois d’août. 2 –... Même problème pour trouver une personne compétente sur la zone pour le poste de comptable. Poste supprimé et assuré par le volontaire en place (formation en cours [des Partners des Beschwerdeführers] sur les outils comptables utilisés). 3 –... Augmentation des gardiens depuis le début du projet pour assurancer la sécurité sur 4 sites différents où sont regroupés les équipements du projet sur la zone (bureau Cubal, Résidence volontaire, bureau Annexe Lumaum, entrepôt). Eine raison de 2 gardiens par site en rotation. 4 –...Grâce au partenariat avec [Partner des Beschwerdeführers], des niveaux de salaires raisonnables ont pu être tenues. 5 – Sur les 4 mission prévues, une mission comptable a déjà été effectuée en novembre de 10 jours. Prévision de 3 Missionen [des Beschwerdeführers] auprès [ Partner des Beschwerdeführers],afin de poursuivre la supervision du projet el l’appui technique après le départ de la Volontaire sur place (prévu en mars) qui sichert cette fonction. Equipements et fournitures: 1 –... Achats d’intrant pour les parcelles de démonstration Revus a la baisse vu la diminution de sites de démonstration en fin de projet. Les appuis du projet s’orientent essentiellement sur des démonstrations de traitement..." (Hervorhebung durch den Beschwerdeführer).

[49] Im Original Französisch: [L]a note explicative reçue ne soutien pas la demande du bénéficiaire... Sans une note explicative à cette demande d’avenant bien motivée de la part des secteurs responsables, la SCF ne pourra donner suite à cette demande..." (Hervorhebung hinzugefügt).

[50] Offizieller K erklärte in seiner E-Mail an den SCF-Beamten (im Original Französisch): [t]enant compte: — des genres des activités à développer (Vulgarisierung = Education des adultes) – des problèmes connus durant les deux ans du projet, notamment les aléas climatiques et tants d‚autre, Une prolongation serait souhaitable pour ce contrat (bien sûr, si l’aspect financier le permet)" (Hervorhebung hinzugefügt).

[51] Siehe Ziffer 15.

[52] Siehe Randnrn. 28 und 29 sowie 32 bis 36.

[53] Siehe Randnr. 38.

[54] In diesen Schreiben erklärte der Delegationsleiter (im Original portugiesisch): „[a]penas no dia 11.12.09... foi recebida uma versão correcta do pedido. Este período de três dias não foi suficiente para se finalizarem osprocedimentos de aprovação da adenda. [L]a demande complète et ligible de projet d‚avenant avec ses Annexes n ‚as pas pu être présentée à la Délégation dans le délai d‚un mois avant l‘échéance du contrat... La Délégation a néanmoins continué à instruire l‚avenant malgré le fait qu‚il n’était plus possible de garantir alors l‚accomplissement de toutes les formalités interns essentials dans un délai aussi court‘ (Hervorhebung hinzugefügt).

[55] Vgl. Urteil vom 11. Juli 1987 in der Rechtssache 111/86 (Évelyne Delauche/Kommission der Europäischen Gemeinschaften, Slg. 1987, 5345, Randnr. 30): „die Gemeinschaft kann nur dann für Schäden haftbar gemacht werden, wenn eine Reihe von Voraussetzungen für die Rechtswidrigkeit der angeblich von den Organen begangenen rechtswidrigen Handlungen, den tatsächlich erlittenen Schaden und das Vorliegen eines Kausalzusammenhangs zwischen der Handlung und dem angeblich erlittenen Schaden erfüllt sind.“

[56] Art. 13 Abs. 2 des Anhangs II des Vertrags bestimmt (im Original Portugiesisch): [a]s partes envidarão todos os esforços no sentido de resolver amigavelmente qualquer litígio que possa surgir entre si no de decurso da execução do presente contrato. Para o efeito, comunicar-se-ão mutuamente, por escrito, als respektivas posições, assim como als Soluções que thinkem possíveis e reunirão a pedido de uma delas. CADA parte deve responder ao pedido de resolução amigável, no prazo de 30 dias. Passado este prazo, ou se o procedimento de resolução amigável não for bem sucedido no prazo de 120 dias a partir da data do primeiro pedido, cada parte pode notificar à outra parte que que que o procedimento fracassou.

[57] Im Original Französisch: „[a]ucune activité n‚a eu lieu en 2010 dans le cadre du projet, les activités ont officiellement pris fin le 15 Décembre 2009 et vous étiez informé sur la décision négative à votre demande d‘avenant.“

[58] Im Original Französisch: [N]ous vous signalons également que la Délégation est en désaccord avec le montant de [12 109 EUR] proposé pour de freinizer votre partenaire. Vous savez que le budget de votre partenaire devrait prévoir le licenciement du personal et prime de départ à payer à la fin du contrat. Les dépenses engagées entre le 15 Décembre 2009 et le 28 Février 2010 sont inclues dans le montant déclaré dans le rapport financier et certifié par l’audit.

[59] Im Original-Französisch: [N]ous n‚avons été informés du rejet de notre demande d’avenant que le 18 janvier 2010, et après tentative de conciliation, nous avons procédé au démantèlement du dispositif projet, pour terminer les activités le 28 février 2010.“

[60] Im Original-Französisch: [C]e montant korrespondiert aux de licnités de licenciement et prime de départ des staffs de notre partenaire affectés au projet. CE montant était effectment prévu dans le budget présenté lors de l’avenant. Nous n‚avons pas inclus ce montant dans le coût final du projet car, à notre sens, nous devions attendre les Schlußfolgerungen de la plainte et l‘avis de la Délégation avant les intégrer.

[61] Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass dieser Betrag nicht an den Beschwerdeführer gezahlt würde. Vielmehr würde sie von der Erstattung abgezogen, die der Beschwerdeführer der Kommission zu zahlen hat. In ihrem Schreiben vom 27. März 2012 erklärte die Delegation (im Original Französisch): "[c]e montant de 47 756,00 EUR pourra dés lors être pris en compte dans le cadre de l’apurement des avances perçues. EN considération de ces éléments, votre association doit donc rembourser à l’Union Européenne un montantde [X], résultant de la différence entre le montant de [Y] déjà perçus par votre association, etle montant éligible de [Z] déclaré dans le rapport financier, ainsi que le montant de cofinancement ci-dessus non acquis.

[62] Auf i) Seite 7 (im Original Französisch) wurden folgende Erklärungen in der (im Original französischen) „Rapport final d‚observations factuelles portant sur un contrôle des dépenses dans le cadre d’un contrat de subvention financé par la Communauté européenne pour des actions extérieures“ (im Folgenden „Bericht des Prüfers“) auf i) Seite 7 (im Original Französisch) abgegeben: [C] omptetenu du délai entre la fin des opérations de terrain (28 février 2010) et la date de l‚audit, aucun contrôle sur place n’a été effectué... Après vérification, le rapport financier du 16 décembre 2006 au 28 février 2010 est conforme aux conditions du contrat de subvention“; (II) Seite 17 (im Original Französisch): „[L]e présent mandat a pour objet le rapport financier final, relatif au contrat de subvention pour la période du 16 décembre 2006 au 28 février 2010...“; und iii) Seite 19 (im Original Französisch): „[D]ate d‚expiration de l’action: 28 février 2010“.

[63] Auf Seite 10 des Berichts des Rechnungsprüfers heißt es (im Original Französisch): „2.4.6 Coûts (indirekte) Verwaltungsräte: Après vérification, Conformément à l‚Artikel 14.4 des conditions générales, le coût administratif est bien forfaitairement égal à 7 % du total des coûts éligibles de l’action.

[64] Im Original Französisch: „[e]n ce qui concerne le remboursement des frais administratifs pour l‚année 2010 pour un montant de 16,424 EUR, il y a lieu d’observer que les dépenses réalisées entre le 15 décembre 2009 el le le 28 février 2010 onté été incluses dans le rapport financier et dans le rapport d‚audit et ont déjà été prises en compte par la Délégation, y compris les coûts administratifs liés au Projet à hauteur de la limite contractuellement prévue de 7 % des coûts éligibles directs“

[65] Siehe Ziffer 3 und Fußnote 3 dieser Entscheidung.

[66] Siehe z. B. das Schreiben des Beschwerdeführers vom 26. Januar 2010 an den Leiter der Delegation mit folgenden Erklärungen (im Original Französisch): [N]ous avons en toute bonne foi maintenu les équipes sur le terrain, qu’il faudra dans tous les cas libérer en bonne et due forme, ce qui entraîne des coûts récurrents. De plus, les démarches de fin de projet (cession des matériels, audit...) n’ont pas été effectuées... Aussi nous demandons qu‚à tout les moins des dispositions soient prises pour nous permettre de clôturer le projet sans litige aucun, en repoussant la date limite du contrat à fin février 2010, afin de prendre en compte les dépenses engagées actuellement et permettre l‘intégration de nos cofinancements.

[67] Siehe § 78 dieser Entscheidung.

[68] Siehe Ziffer 88 dieser Entscheidung. In ihrer Antwort auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten für eine ergänzende freundliche Lösung stellte die Kommission jedoch fest, dass (im Original Französisch) „ansque cela n’implique aucune admission de mauvaise administration de la part de la Commission, dans un esprit constructif et conciliant, la Commission aris contact avec le plaignant en vue de trouver une solution qui conviendrait aux intérêts de chacun“.

[69] Vgl. Randnrn. 79 und Fn. 55 dieser Entscheidung.

[70] Das Schreiben des Beschwerdeführers vom 26. Januar 2010 enthielt folgende Erklärung (im Original Französisch): „[N]ous demandons qu‚à tout les moins des dispositions soient prises pour nous permettre de clôturer le projet sans litige aucun, en repoussant la date limite du contrat à fin février 2010, afin de prendre en compte les dépenses engagées actuellement et permettre l‘intégration de nos cofinancements“ (Hervorhebung hinzugefügt)

[71] Siehe auch Fußnoten 62 und 63.