DER HINTERGRUND DER BESCHWERDE

1.         Der Beschwerdeführer ist ein französisches IT-Unternehmen. Im Mai 2003 fusionierte das Unternehmen nach französischem Recht mit einer anderen Gesellschaft, Atlantel Multimedia (im Folgenden: französisches Unternehmen). Infolgedessen hörte das französische Unternehmen auf zu existieren.

2.         Gemäß der Fusionsvereinbarung übernahm der Beschwerdeführer die Aufgaben des französischen Unternehmens im Rahmen des Projekts „Mobile Adaptive Procedure“ (MAP), das von der Generaldirektion Informationsgesellschaft und Medien der Europäischen Kommission (im Folgenden „Projekt“) unterstützt wurde.

3.         Das Projekt wurde auf der Grundlage eines von der Kommission unterzeichneten Vertrags mit einer Reihe lokaler öffentlicher Einrichtungen und privater Unternehmen durchgeführt, darunter das französische Unternehmen („Auftragnehmer“), das alle einem Konsortium angehörten. Die Auftragnehmer wurden von einem der Mitglieder des Konsortiums, einem italienischen Unternehmen (im Folgenden „Koordinator“), geleitet.

4.         Gemäß Artikel 3 ("Geschätzte Kosten und maximaler finanzieller Beitrag der Gemeinschaft") des Vertrags wird das Projekt teilweise von der Gemeinschaft finanziert. Die Kommission würde im Namen der Gemeinschaft die erste Vorauszahlung, die regelmäßigen Zahlungen und die Restzahlung leisten. Alle oben genannten Zahlungen der Kommission würden an den Koordinator geleistet, der die Zahlungen gemäß einer Tabelle mit der vorläufigen Aufschlüsselung der veranschlagten förderfähigen Kosten auf die Auftragnehmer aufteilt.

5.         Die Kommission leistete die erste Vorauszahlung und die erste Zahlung für die von den Auftragnehmern zwischen dem 1. März 2002 und dem 28. Februar 2003 ausgeführten Aufgaben.

6.         Am 16. November 2004 beantragte der Koordinator bei der Kommission die zweite Zahlung für die vom Konsortium zwischen dem 1. März 2003 und dem 31. Mai 2004 ausgeführten Aufgaben. Anschließend unterrichtete sie die Kommission über den Zusammenschluss des Beschwerdeführers. Infolgedessen erklärte die Kommission, dass diesbezüglich eine Vertragsänderung unterzeichnet werden sollte.

7.         Am 8. September 2005 leistete die Kommission die zweite Zahlung in Höhe von 231 368,26 EUR an den Koordinator. Er forderte den Koordinator jedoch auf, diesen Betrag an die Auftragnehmer zu verteilen, mit Ausnahme des Beschwerdeführers und eines anderen Auftragnehmers, die im ursprünglichen Vertrag nicht genannt waren.

8.         Am 7. März 2007 kontaktierte der Beschwerdeführer die Kommission in Bezug auf die Zahlung, die ihm für seine Teilnahme an dem Projekt zusteht. Am 11. April 2007 traf die Kommission in dieser Angelegenheit mit dem Koordinator zusammen.

9.         Am 15. Oktober 2007 reichte der Beschwerdeführer seine vorliegende Beschwerde beim Bürgerbeauftragten ein.

10.      Am 9. Januar 2008, d. h. nach Einreichung der Beschwerde beim Bürgerbeauftragten, unterzeichnete die Kommission die Änderung.

11.      Am 14. Juli 2008 leistete die Kommission die Restzahlung für das Projekt an den Koordinator. Der Beschwerdeführer erhielt einen Teil davon.

DER GEGENSTAND DER ANFRAGE

12.      In seiner ursprünglichen Beschwerde an den Bürgerbeauftragten legte der Beschwerdeführer die folgenden Behauptungen und Behauptungen vor:

Vorwürfe:

1. die Kommission ihr die ihr zustehenden beihilfefähigen Kosten nicht gezahlt hat;
2. die Kommission es versäumt hat, ihre Verzögerung bei der oben genannten Zahlung zu erklären und auf ihre E-Mail vom 7. März 2007 zu antworten; und

Anspruch:

1. Die Kommission sollte ihr die beihilfefähigen Kosten zahlen.

13.      In seiner weiteren E-Mail an den Bürgerbeauftragten vom 16. Juni 2008 verwies der Beschwerdeführer auf die oben genannte Behauptung. Sie wies darauf hin, dass sie in den Jahren 2003 und 2004 Aufgaben im Rahmen des Projekts ausgeführt und in den folgenden vier Jahren Ausgaben getätigt habe, ohne von der Kommission zurückgezahlt zu werden. Das sei seinem Geschäft abträglich gewesen. Sie war ferner der Ansicht, dass sie Anspruch auf "mögliche Verzugszinsen"[1] von der Kommission haben sollte. Der Bürgerbeauftragte war der Ansicht, dass diese Erklärung als neues Element in den ursprünglichen Antrag des Beschwerdeführers aufgenommen werden könnte. Auf der Grundlage der im Rahmen der Untersuchung gesammelten Beweise, die sowohl der Kommission als auch dem Beschwerdeführer bekannt sind, war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass er zu diesem neuen Element Stellung nehmen könnte, ohne sich für gesonderte Bemerkungen an die Kommission wenden zu müssen.

14.      Im September 2008 teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass der Koordinator ihm einen Geldbetrag gezahlt habe, der als Abschlusszahlung der Kommission angesehen werde. Der Beschwerdeführer war jedoch mit der Berechnung des Koordinators nicht zufrieden.

Der Bürgerbeauftragte geht davon aus, dass sich die oben genannten Bedenken des Beschwerdeführers gegen den Koordinator richten. In diesem Zusammenhang weist er darauf hin, dass er nur Beschwerden über Missstände in der Verwaltungstätigkeit von Organen und Einrichtungen der Gemeinschaft nachgehen kann. Der Koordinator ist ein italienisches Unternehmen, weshalb der Bürgerbeauftragte nicht befugt ist, sich mit Fragen zu befassen, die die Beziehung des Beschwerdeführers zum Koordinator betreffen.

15.      Vor diesem Hintergrund beschränkt sich der Gegenstand der vorliegenden Untersuchung auf die ursprünglichen Behauptungen und Behauptungen, einschließlich des oben in Rn. 13 beschriebenen neuen Aspekts.

DIE ANFRAGE

16.      Am 26. März 2008 übermittelte die Kommission ihre Stellungnahme in englischer Sprache. Am 9. April 2008 übermittelte die Kommission eine Übersetzung ihrer Stellungnahme ins Französische, die dem Beschwerdeführer mit einer Aufforderung zur Stellungnahme übermittelt wurde. Der Beschwerdeführer legte seine Stellungnahme am 3. Juni 2008 vor.

17.      Am 16. Juni 2008 übermittelte der Beschwerdeführer zusätzliche Informationen.

18.      Am 15. Juli 2008 teilte die Kommission den Dienststellen des Bürgerbeauftragten mit, dass die Abschlusszahlung für das Projekt geleistet worden sei.

19.      Am 23. September 2008 übermittelte der Beschwerdeführer im Rahmen eines Telefongesprächs mit den Dienststellen des Bürgerbeauftragten und am 30. September 2008 per E-Mail weitere zusätzliche Informationen.

ANALYSE UND SCHLUSSFOLGERUNGEN DES BÜRGERS

A. Behauptung der Nichtzahlung der förderfähigen Kosten des Beschwerdeführers und der damit verbundenen Forderung

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

20.      Im ursprünglichen Antrag machte der Beschwerdeführer geltend, dass die Kommission ihm die beihilfefähigen Kosten nicht gezahlt habe, und beantragte, dies zu tun. In seiner anschließenden E-Mail vom 16. Juni 2008 wies der Beschwerdeführer darauf hin, dass er in den Jahren 2003 und 2004 Aufgaben im Rahmen des Projekts ausgeführt und in den folgenden vier Jahren Ausgaben getätigt habe, ohne von der Kommission zurückgezahlt zu werden. Dies sei seiner Geschäftstätigkeit abträglich gewesen [2].

21.      Der Beschwerdeführer machte ursprünglich geltend, dass er die entsprechende Kostenaufstellung für die von ihm im Rahmen des Vertrags zwischen dem 12. Mai 2003 und dem 31. Mai 2004 ausgeführten Aufgaben vorgelegt habe. Die Kommission hatte es jedoch versäumt, die entsprechende Restzahlung zu leisten, bevor sie sich beim Bürgerbeauftragten beschwerte. Die Beschwerdeführerin wies darauf hin, dass sie Arbeiten im Rahmen des Projekts durchgeführt und das französische Unternehmen, mit dem sie sich zusammengeschlossen hatte, während der Vertrag bereits in Kraft war, ersetzt habe. Gemäß der Fusionsvereinbarung hatte der Beschwerdeführer Anspruch auf alle vertraglich geschuldeten Zahlungen [3].

22.      In ihrer Stellungnahme erläuterte die Kommission, dass sie die entsprechenden Zahlungen an den Koordinator geleistet habe, der die Aufgabe habe, sie an die Auftragnehmer zu verteilen. Die Kommission leistete die erste Vorauszahlung und dann die erste Zahlung für die im Rahmen des Projekts vor der Fusion des Beschwerdeführers ausgeführten Aufgaben. Die Kommission wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der Koordinator entgegen seinen vertraglichen Verpflichtungen zu lange gebraucht habe, um die Kommission über den Zusammenschluss zwischen dem Beschwerdeführer und dem französischen Unternehmen zu informieren. Der vom französischen Unternehmen geltend gemachte Kostenantrag sei bereits zu dem Zeitpunkt bearbeitet worden, als die Kommission über den Zusammenschluss unterrichtet worden sei.

23.      Am 8. September 2005 erhielt die Kommission den Antrag des Koordinators auf die zweite Zahlung für die vom Konsortium zwischen dem 1. März 2003 und dem 31. Mai 2004, d. h. nach dem Zusammenschluss des Beschwerdeführers, wahrgenommenen Aufgaben. Anschließend teilte die Kommission dem Koordinator mit, dass seine zweite Zahlung nicht an den Beschwerdeführer und einen anderen Auftragnehmer verteilt werden könne, die im ursprünglichen Vertrag nicht erwähnt seien. Die entsprechende Änderung in Bezug auf die Ersetzung des französischen Unternehmens durch den Beschwerdeführer musste zunächst von allen Auftragnehmern und der Kommission unterzeichnet werden, bevor die zweite Zahlung geleistet werden konnte. Die Kommission erklärte ferner, dass sie die Änderung nicht unterzeichnen könne, da einige Auftragnehmer nicht alle einschlägigen Unterlagen vorgelegt hätten (seit März 2006 fehlten drei Dokumente). Einer der Auftragnehmer hatte sich sogar gegen diese Änderung ausgesprochen.

24.      Dennoch beschloss die Kommission, "ein gewisses Maß an Flexibilität"nachzuweisen. Obwohl die Dokumente, die im März 2006 fehlten, am 9. Januar 2008 noch fehlten, unterzeichnete sie die Änderung. Am 14. Juli 2008 leistete die Kommission die Restzahlung an den Koordinator.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

25.      Der Bürgerbeauftragte stimmt mit der Kommission darin überein, dass die Kosten im Zusammenhang mit der Ausführung des Vertrags nur dann gezahlt werden dürfen (und somit förderfähig sind), wenn eine vertragliche Grundlage für eine solche Zahlung besteht.

26.      Die Vertragsänderung wurde im Januar 2008 unterzeichnet. Gemäß der Änderung [4] trat das französische Unternehmen am 12. Mai 2003 vom Vertrag zurück. Am selben Tag wurde der Beschwerdeführer als Hauptauftragnehmer in den Vertrag aufgenommen. Infolgedessen wurden alle Rechte und Pflichten des französischen Unternehmens, die sich aus dem Vertrag ergeben, zu diesem Zeitpunkt auf den Beschwerdeführer übertragen. Die Tabelle mit der vorläufigen Aufschlüsselung der veranschlagten förderfähigen Kosten wurde entsprechend geändert.

27.      Diese Änderung gab der Kommission die rechtliche Grundlage, die entsprechende Zahlung an den Beschwerdeführer zu leisten. Daraus folgt, dass die Entscheidung der Kommission, dem Beschwerdeführer vor Inkrafttreten der Änderung keine Zahlung zu leisten, offenbar auf einschlägigen Rechtsgrundlagen beruhte. Dem Antrag des Beschwerdeführers auf Verzugszinsen kann daher nicht stattgegeben werden.

28.      Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Kommission im Januar 2008 flexibel sein und die Änderung unterzeichnen konnte, obwohl drei Dokumente nicht vorgelegt worden waren. In diesem Zusammenhang sieht er nicht ein, warum die Kommission dies im März 2006, als die Situation dieselbe war, nicht hätte tun können. Folglich verstehe er nicht, warum die Kommission fast zwei Jahre lang passiv auf die Dokumente gewartet und dann beschlossen habe, die Zahlung an den Beschwerdeführer zu leisten, unabhängig davon, dass sie die genannten Dokumente nicht erhalten habe.

29.      Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die besondere Rolle des Koordinators als Vertreter der Auftragnehmer die Kommission nicht daran hinderte, proaktiv direkten Kontakt mit den Auftragnehmern aufzunehmen, die keine Dokumente vorgelegt hatten, um sie dazu zu bringen, dies zu tun. Darüber hinaus hinderte nichts die Kommission daran, nach Erhalt der E-Mail des Beschwerdeführers vom 7. März 2007 proaktiv zu reagieren, wie sie es im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten getan hatte.

30.      Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die Kommission nach der Einleitung einer verdeckten Untersuchung der vorliegenden Beschwerde die Änderung unterzeichnet und die Restzahlung am 14. Juli 2008 geleistet hat.

31.      In Anbetracht der vorstehenden Ausführungen ist der Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass in Bezug auf diesen Aspekt des Falles keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt sind.

B. Vorwurf des Versäumnisses, zu antworten und den Zahlungsverzug zu erklären

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

32.      Der Beschwerdeführer behauptete, die Kommission habe es versäumt, ihre Verzögerung bei der Abschlusszahlung zu erklären. Außerdem habe die Kommission ihre E-Mail vom 7. März 2007, in der sie u. a. um die vorstehende Erläuterung ersucht habe, nicht beantwortet.

33.      Die Kommission erläuterte, dass ihre Gründe für die Nichtzahlung der geltend gemachten Kosten dem Koordinator während der Sitzungen regelmäßig telefonisch, per E-Mail und mündlich erläutert wurden. Gemäß dem Vertrag [5] hätte der Koordinator diese Erläuterungen allen Auftragnehmern, einschließlich des Beschwerdeführers, übermitteln müssen.  Nach der E-Mail des Beschwerdeführers vom 7. März 2007 trafen sich die Dienststellen der Kommission am 11. April 2007 mit dem Koordinator und übermittelten ihm Antworten auf alle Fragen, die der Beschwerdeführer in seiner E-Mail aufgeworfen hatte.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

34.      Gemäß dem Kodex für gute Verwaltungspraxis der Kommission [6] müssen ihre Bediensteten i) Entscheidungen, die sich negativ auf die Bürger auswirken, begründen [7] und ii) innerhalb einer angemessenen Frist auf Schreiben von Bürgern antworten [8].

35.      Im vorliegenden Fall räumte die Kommission ein, dass sie nicht direkt auf die E-Mail des Beschwerdeführers vom 7. März 2007 geantwortet habe. Die Kommission erklärte, sie gehe davon aus, dass der Koordinator den Beschwerdeführer über seine Antwort auf die betreffende E-Mail des Beschwerdeführers und im Allgemeinen über die Gründe für die Verzögerung bei der Zahlung des Beschwerdeführers informieren werde. In diesem Zusammenhang erklärte die Kommission, dass sie die projektbezogenen Probleme regelmäßig mit dem Koordinator erörtert habe.

36.      In seiner E-Mail vom 7. März 2007 erklärte der Beschwerdeführer jedoch, dass er drei Jahre nach Abschluss des Projekts und mehr als ein Jahr nach dem endgültigen Antrag der Kommission auf Unterlagen keine Informationen über die Abschlusszahlung erhalten habe. Hätte die Kommission den Koordinator regelmäßig über die Gründe für die Nichtzahlung des Beschwerdeführers informiert, nachdem sie die oben genannte E-Mail des Beschwerdeführers erhalten hatte, hätte sie vernünftigerweise wissen müssen, dass diese Informationen den Beschwerdeführer nicht erreicht hatten.

37.      Daher war sich die Kommission nach Erhalt der oben genannten E-Mail darüber im Klaren, dass sie sich bei der Übermittlung der einschlägigen Informationen nicht allein auf den Koordinator verlassen konnte und dass es sinnvoll wäre, den Beschwerdeführer direkt zu kontaktieren. Die Kommission hat dies jedoch versäumt und sich erneut auf den Koordinator gestützt, um den Beschwerdeführer zu informieren.

38.      Das Versäumnis der Kommission, auf die E-Mail des Beschwerdeführers direkt zu antworten und ihm die erforderlichen Informationen, einschließlich der Gründe für die Verzögerung bei der Zahlung an den Beschwerdeführer, zu übermitteln, war ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

39.      Gleichwohl hat die Kommission dem Beschwerdeführer ihren Grund in ihrer Stellungnahme zur Beschwerde verspätet dargelegt. Daher unterbreitet der Bürgerbeauftragte keinen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung oder einen Empfehlungsentwurf. Stattdessen macht er unten eine kritische Bemerkung.

C. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchungen zu dieser Beschwerde macht der Bürgerbeauftragte folgende kritische Bemerkung:

Das Versäumnis der Kommission, auf die E-Mail des Beschwerdeführers direkt zu antworten und ihm die erforderlichen Informationen, einschließlich der Gründe für die Verzögerung bei der Zahlung an den Beschwerdeführer, zu übermitteln, war ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Geschehen zu Straßburg am 9. Dezember 2008

[1] Im französischen Original: "Nous nous interrogeons également sur les indemnités de retard que la Commission envisage d'ajouter aux sommes dues."

[2] Im französischen Original: "(...) les prestations effectuées pour le projet MAP datent de l'année 2003, et les dépenses ont donc du être supportées par notre société pendant plus de 5 ans. Bien entendu ce délai de paiement est préjudiciable pour une entreprise de la taille de la notre.“

[3] Der Fusionsvertrag lautet in französischer Sprache: „En conséquence de ladite cession, la société Alienor Net est substituée purement et simplement a la société Atlantel Multimedia pour l'exécution des contrats en cours au jour de la cession et notamment dans l'exécution du projet européen MAP.“

[4] Artikel 3 der zweiten Änderung lautet wie folgt: "Hauptauftragnehmer"Atlantel Multimedia" ist mit Wirkung vom 12. Mai 2003 zurückgetreten. Die Präambel des Vertrags, Artikel 6 des Vertrags und Anhang I wurden entsprechend geändert.“

      Artikel 4 des zweiten Änderungsantrags lautet wie folgt: "Der Hauptauftragnehmer Alienor Net wurde am 12. Mai 2003 hinzugefügt. Die Präambel des Vertrags, die Tabelle mit der vorläufigen Aufschlüsselung der veranschlagten förderfähigen Kosten und Anhang I wurden entsprechend geändert.“

      Artikel 5 der zweiten Änderung lautet wie folgt: "Alle Rechte und Pflichten des Hauptauftragnehmers "Atlantel Multimedia" gehen ab dem 12. Mai 2003 auf den Hauptauftragnehmer "Alienor Net" über. Die Präambel und Artikel 6 wurden entsprechend geändert.“

      Artikel 6 des zweiten Änderungsantrags lautet wie folgt: "Die Tabelle mit der vorläufigen Aufschlüsselung der veranschlagten förderfähigen Kosten, die auf den Unterzeichnungsvertrag folgt, wurde geändert (...)"

[5] Die Kommission verwies auf Anhang II Artikel 2 des Zuschussvertrags, der wie folgt lautet: „Der Projektkoordinator fungiert als Vermittler zwischen den Auftragnehmern und der Kommission. Er ist insbesondere dafür verantwortlich, der Kommission alle Unterlagen und den Schriftverkehr im Zusammenhang mit dem Projekt zu übermitteln.“

[6] Kodex für gute Verwaltungspraxis der Bediensteten der Europäischen Kommission in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit, ABl. L 267, S. 64.

[7] Gemäß dem Kodex der Kommission: „Ein Beschluss der Kommission sollte die Gründe dafür enthalten und den betroffenen Personen und Parteien mitgeteilt werden (...).“

[8] Gemäß dem Kodex der Kommission ist innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Eingang des Schreibens der zuständigen Dienststelle der Kommission eine Antwort auf ein an die Kommission gerichtetes Schreiben zu übermitteln. Kann eine Antwort in der Sache nicht innerhalb der oben genannten Frist übermittelt werden, so ist eine Antwort in Form eines Festschreibens zu übermitteln.“