Hintergrund der Beschwerde

1. Im Zuge der Untersuchung der Beschwerde 1498/2011/CK durch den Bürgerbeauftragten, in der es darum ging, dass die ENISA den Beschwerdeführer nicht über das Ergebnis eines Auswahlverfahrens informierte, warf die Stellungnahme der Agentur einige Fragen hinsichtlich ihrer Politik auf, auf die Auskunftsersuchen der Bewerber über das Ergebnis der Auswahlverfahren nicht zu antworten.

2. Insbesondere wies die ENISA in ihrer Antwort darauf hin, dass sie aufgrund der Zahl der Bewerbungen, die als Reaktion auf Stellenausschreibungen eingegangen seien, und der begrenzten Verfügbarkeit von Ressourcen keine Antwort auf Bewerber gebe, die nicht zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen worden seien. Sie wies darauf hin, dass die Stellenausschreibungen eine spezielle Bestimmung enthielten, die die potenziellen Bewerber darauf aufmerksam machte. Die Bestimmung lautete in der Regel wie folgt: "Aufgrund der großen Zahl von Bewerbungen werden nur Bewerber kontaktiert, die für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden. Sie werden aufgefordert, Originale oder beglaubigte Kopien aller einschlägigen Unterlagen vorzulegen, die die im Antrag enthaltenen Informationen belegen, wenn sie zu dem Gespräch eingeladen werden. Die ENISA bedauerte, dass im Fall des Beschwerdeführers eine solche Bestimmung aufgrund einer Verwaltungsaufsicht ausgelassen wurde, und versicherte dem Bürgerbeauftragten, dass alle Maßnahmen ergriffen würden, um sicherzustellen, dass alle künftigen Mitteilungen die oben genannte Bestimmung enthalten würden.

3. Da die Strategie der ENISA, den Auskunftsersuchen der Bewerber über das Ergebnis der Auswahlverfahren nicht nachzukommen, ein mögliches systemisches Problem aufzeigen könnte, beschloss der Bürgerbeauftragte, die Angelegenheit im Rahmen einer Initiativuntersuchung zu untersuchen.

Gegenstand der Untersuchung

4. In seinem Schreiben vom 2. Februar 2012 zur Einleitung seiner Initiativuntersuchung forderte der Bürgerbeauftragte die ENISA auf, Folgendes klarzustellen:

a) ihre Politik in Bezug auf die Art und Weise, wie sie im Allgemeinen mit den Bewerbern in Auswahlverfahren kommuniziert;

b) seine Politik in Bezug auf die Bearbeitung von Auskunftsersuchen der Bewerber, insbesondere in Bezug auf den Stand ihrer Bewerbungen und/oder das Ergebnis eines Auswahlverfahrens.

Die Untersuchung

5. Am 30. April 2012 übermittelte die ENISA als Reaktion auf die Untersuchung des Bürgerbeauftragten eine Stellungnahme.

Analyse und Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

Argumente, die die ENISA dem Bürgerbeauftragten vorlegt

6. In ihrer Stellungnahme informierte die ENISA den Bürgerbeauftragten über ihre neue Politik in Bezug auf Auswahlverfahren und übermittelte ihm eine Kopie der überarbeiteten Fassung ihrer Einstellungsleitlinien, die am 2. März 2012 angenommen wurde.

7. Nach Angaben der ENISA werden die Bewerberinnen und Bewerber nun per E-Mail über jeden Verfahrensschritt informiert. Die Bewerber erhalten zunächst eine automatisch versandte Empfangsbestätigung ihrer Bewerbung. Sie werden auch über das Ergebnis des Screenings ihres Antrags informiert. Insbesondere werden die in dieser Phase des Verfahrens nicht erfolgreichen Bewerber per E-Mail über die für jedes Auswahlkriterium erzielten Noten informiert. Die ENISA erklärte, dass die technischen Schwierigkeiten, mit denen sie in der Vergangenheit konfrontiert gewesen sei, in letzter Zeit in dieser Hinsicht überwunden worden seien und dass sie es dem Online-Bewerbungssystem ermöglicht habe, solche E-Mails zu generieren, die jedoch immer noch menschliches Eingreifen erforderten. Bewerber, die in dieser Phase des Verfahrens erfolgreich sind, erhalten eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Erfolglose Bewerber im Vorstellungsgespräch sowie Bewerber, deren Name in die Reserveliste aufgenommen wurde, denen die Stelle jedoch nicht angeboten wird, erhalten einen ausführlichen Bericht über die im Anschluss an die schriftliche Prüfung und das Vorstellungsgespräch vergebenen Noten.

8. Die ENISA stellte fest, dass diese Verfahren 2012 auf Auswahlverfahren angewandt wurden und in die überarbeiteten Einstellungsleitlinien aufgenommen wurden. Diese Einstellungsleitlinien umfassen Muster für E-Mails, die an erfolglose Bewerber zu senden sind, und enthalten weitere Empfehlungen des Rechnungshofs zu Einstellungsfragen.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

9. Wie der Bürgerbeauftragte bereits betont hat, ist es sowohl höflich als auch dienstleistungsorientiert, den Eingang der Bewerbungen zu bestätigen und die Bewerber über die wesentlichen Schritte zu informieren, wie z. B. ihren Ausschluss von einem Einstellungsverfahren, was sich auf ihre Fortschritte bei einem Einstellungsverfahren auswirkt [1]. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten könnte das Fehlen von Informationen zu erheblichen Ängsten bei den Bewerbern führen, die sich Sorgen darüber machen könnten, ob sie das Auswahlverfahren bereits lange nach Abschluss des Auswahlverfahrens erfolgreich bestanden haben oder nicht. Gleichzeitig ist der Aufwand für die Übermittlung eines Schreibens, in dem ein Bewerber über seinen Ausschluss von einem Auswahlverfahren informiert wird, gering, zumal solche Schreiben für die Kontaktaufnahme mit allen relevanten Bewerbern standardisiert werden können [2].

10. Die Bürgerbeauftragte begrüßt die neue Politik der ENISA und ihre Bemühungen, die Kommunikation mit den Bewerbern zu verbessern. Er ist der Ansicht, dass die ENISA durch die Bereitstellung angemessener und ausreichender Informationen für die Bewerber in den verschiedenen Phasen der Auswahlverfahren dazu beiträgt, das Vertrauen zwischen den Bürgern und der europäischen öffentlichen Verwaltung aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Der Bürgerbeauftragte kommt daher zu dem Schluss, dass keine weiteren Untersuchungen in dieser Angelegenheit gerechtfertigt sind.

11. Um die ENISA bei der weiteren Verbesserung ihrer Verfahren zu unterstützen, hält es die Bürgerbeauftragte für sinnvoll festzustellen, dass die Agentur den Abschnitt „Häufig gestellte Fragen zur Einstellung“ auf ihrer Website noch nicht aktualisiert hat. Potenzielle Bewerber, die mehr über den Informationsfluss über den Status ihrer Bewerbungen erfahren möchten, erhalten daher irreführende Informationen, die die frühere Politik der ENISA widerspiegeln, nämlich dass nur Bewerber kontaktiert werden, die für Vorstellungsgespräche ausgewählt wurden [3]. Der Bürgerbeauftragte weist ferner darauf hin, dass das Dokument mit den Einstellungsleitlinien der ENISA offenbar nicht auf ihrer Website verfügbar ist. Darüber hinaus enthalten die Stellenausschreibungen, die bereits im Einklang mit den überarbeiteten Leitlinien veröffentlicht wurden, keine Informationen über die Kommunikation mit den Bewerbern. Es scheint daher, dass die einzige Informationsquelle, die den Bewerbern zu diesem Thema zur Verfügung steht, der Abschnitt "Häufig gestellte Fragen zur Einstellung"auf seiner Website ist. Da es sich um eine gute Verwaltungspraxis handelt, den Bürgern korrekte und genaue Informationen zur Verfügung zu stellen, fordert der Bürgerbeauftragte die ENISA auf, den entsprechenden Abschnitt ihrer Website zu aktualisieren. In diesem Zusammenhang wird er im Folgenden eine weitere Bemerkung machen.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung der vorliegenden Initiativuntersuchung schließt der Bürgerbeauftragte die Untersuchung mit folgender Schlussfolgerung ab:

Weitere Untersuchungen sind nicht gerechtfertigt.

Die ENISA wird über diese Entscheidung unterrichtet.

Weitere Bemerkung

Die Bürgerbeauftragte fordert die ENISA auf, den Abschnitt „Häufig gestellte Fragen zur Einstellung“auf ihrer Website zu aktualisieren, um den Bürgern korrekte und genaue Informationen zu diesem Thema zur Verfügung zu stellen.

P. Nikiforos Diamandouros

Geschehen zu Straßburg am 11. Juni 2012

[1] Beschluss über den Abschluss der Untersuchung der Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 923/2009/(BB)FOR gegen FRONTEX.

[2] Idem.

[3] Die relevante Frage und Antwort lautet wie folgt:

„11. Erhalte ich eine Empfangsbestätigung für meine Bewerbung zur Besetzung einer freien Stelle?

Die Agentur ist aufgrund der hohen Zahl von Antworten auf die veröffentlichten Stellen nicht in der Lage, den Eingang von Bewerbungen zu bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund der großen Zahl von Bewerbungen nur Bewerber, die für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden, benachrichtigt werden. Wenn Sie nicht zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, gab es einfach viel mehr qualifizierte Kandidaten. Um den Erhalt Ihrer Bewerbung zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihre Bewerbung per Einschreiben zu senden. Nur Bewerber, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, werden per E-Mail oder Telefon und E-Mail informiert.

Die Zeit, die benötigt wird, um Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, hängt von der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen für jede Stellenausschreibung ab.“