Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer war ein erfolgloser Bewerber in einem Auswahlverfahren zur Einstellung von IT-Fachkräften, das von der Agentur der Europäischen Union für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu-LISA)^[1] organisiert wurde. Unzufrieden mit dem Ergebnis legte er gegen die Entscheidung von eu-LISA Berufung ein. Eu-LISA wies seine Beschwerde zurück und wandte sich an den Europäischen Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

2. Der Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu den Bedenken des Beschwerdeführers ein, dass eu‑LISA nicht auf alle in seiner Beschwerde aufgeworfenen Fragen geantwortet habe und dass die Antworten, die er erhalten habe, falsch seien.

3. Im Laufe der Untersuchung übermittelte eu‑LISA dem Beschwerdeführer eine zusätzliche Antwort, in der der erste Aspekt der Beschwerde geregelt wurde.

4. Der Bürgerbeauftragte hat die Anmerkungen des Beschwerdeführers zu dieser Antwort sowie weitere Erläuterungen von eu-LISA zu den für Auswahlverfahren geltenden Vorschriften berücksichtigt.

Zum Vorbringen der Parteien

5. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass

a) In der „Stellenausschreibung“, die die Stellenbeschreibung enthielt, wurden die Aufgaben eines „Systemingenieurs“ beschrieben, während das Auswahlverfahren darauf abzielte, einen „Systemadministrator“ einzustellen.

b) Eu-LISA hat die Bewerbungsfrist verlängert und damit mehr Personen die Möglichkeit gegeben, sich zu bewerben.

c) Dem „Auswahlausschuss“, der die Interviews durchführte, gehörte kein Mitglied des Referats an, in dem die erfolgreichen Bewerber arbeiten würden.

d) Das Gespräch war „atypisch“und enthielt technische Fragen ^[2], die nicht mit dem in der Stellenausschreibung dargelegten Profil in Zusammenhang standen.

e) Die schriftliche Prüfung umfasste Fragen, die auf derzeitige oder ehemalige eu‑LISA-Mitarbeiter zugeschnitten zu sein schienen. Außerdem wussten die Klägerinnen nicht im Voraus, wie die einzelnen Teile der schriftlichen Prüfung mit der Gesamtpunktzahl gewichtet wurden.

f) Aufgrund seiner Berufserfahrung hätte er eine viel höhere Punktzahl erhalten sollen.

g) Eu-LISA informierte ihn erst am 19. Juli 2017 über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens, obwohl sein Gespräch am 6. April 2017 stattfand.

h) Die Bewerber konnten eine Beschwerde nur auf dem Postweg einreichen, was die Überprüfung verzögern und dazu führen konnte, dass die erfolgreichen Bewerber eher bereits eingestellt wurden, was die Beschwerde vergeblich machte.

6. Eu-LISA argumentierte:

a) Sie verfügt über einen weiten Ermessensspielraum bei der Festlegung der Regeln und Bedingungen, unter denen ein Verfahren organisiert wird. Dies erstreckt sich auch auf die Auswahlkriterien, die auf der Grundlage der für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und des dienstlichen Interesses festgelegt werden.

b) Obwohl eu-LISA keine spezifischen Vorschriften für die Verlängerung von Fristen für Einstellungsverfahren enthält, wendet sie den in den von den EU-Agenturen verwendeten Leitlinien für die Vergabe öffentlicher Aufträge festgelegten Grundsatz an.^[3] In diesen Leitlinien ist festgelegt, dass Fristen vor Ablauf der ursprünglichen Frist verlängert werden können. Eu-LISA teilte der Bürgerbeauftragten mit, dass sie beabsichtige, „Einstellungsleitlinien“ anzunehmen, um dieses Problem anzugehen.

c) Der Exekutivdirektor von eu-LISA hat den Auswahlausschuss gemäß den geltenden Vorschriften ernannt ^[4]. Der Vorsitzende des Auswahlausschusses teilt den Antragstellern mit, dass ein Mitglied des Ausschusses aus dem Referat stammt, in dem die erfolgreichen Bewerber tätig sein werden.

d) Alle Antragsteller wurden gleich behandelt und die gleichen mündlichen und schriftlichen Fragen gestellt. In Bezug auf die technischen Fragen, auf die sich der Beschwerdeführer bezog, vertrat eu‐LISA die Auffassung, dass sich diese auf die Stellenbeschreibung in der Stellenausschreibung beziehen. Darüber hinaus hatte der Beschwerdeführer in seinem Antrag angegeben, dass er Erfahrung in diesem Bereich habe, und der Auswahlausschuss nutzte daher seinen Ermessensspielraum, um die Richtigkeit der im Antrag enthaltenen Informationen zu bewerten.

e) Die Fragen der schriftlichen Prüfung beruhten auf objektiven „Bewertungskriterien“, die vor dem Auswahlverfahren und gemäß der Stellenausschreibung angenommen wurden. Die Annahme des Beschwerdeführers, dass sie bestimmte Antragsteller bevorzugten, war unbegründet. Tatsächlich hatte keiner der erfolgreichen Bewerber zuvor bei eu-LISA gearbeitet.

f) Die Punktzahl des Beschwerdeführers spiegelte das Urteil des Auswahlausschusses darüber wider, wie gut die in seinen mündlichen und schriftlichen Antworten enthaltenen Informationen die Bewertungskriterien erfüllten. Der Ausschuss prüfte die Akte des Beschwerdeführers im Anschluss an seine Beschwerde erneut. Sie kam zu dem Schluss, dass kein Fehler vorliege und dass die ihm zuerkannten Noten korrekt seien.

g) Die Mitteilung der Ergebnisse entsprach der Praxis der EU-Agenturen.

h) In der Stellenausschreibung war nicht angegeben, wie Antragsteller Beschwerden einreichen konnten. Auch wenn in der Stellenausschreibung die Postanschrift von eu-LISA angegeben war, hätte der Beschwerdeführer seine Beschwerde unter Verwendung der E-Mail-Adresse einreichen können, die für den Schriftwechsel im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren vorgesehen war. Eu-LISA fügte hinzu, dass der Abschluss der Auswahlverfahren in der Regel mehrere Monate in Anspruch nehme.

Bewertung durch den Bürgerbeauftragten

 a) Stellenbeschreibung in der Stellenausschreibung

7. Die Beschwerdeführerin macht geltend, dass in der Stellenbeschreibung in der Stellenausschreibung die Aufgaben eines „Systemingenieurs“ und nicht eines „Systemadministrators“ beschrieben seien. Eu-LISA weist zu Recht darauf hin, dass sie in diesem Bereich über einen weiten Ermessensspielraum verfügt, der sich darauf erstreckt, wie sie die für eine Stelle erforderlichen Fähigkeiten definiert. Nichts deutet darauf hin, dass eu-LISA ihren weiten Ermessensspielraum in Bezug auf die Aufgaben, die sie in der Stellenausschreibung für einen Systemadministrator festgelegt hat, überschritten hat. Auch wenn es für eu-LISA vorzuziehen gewesen wäre, den Begriff „Systemadministrator“ einheitlich zu verwenden, ist die Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass die Verwendung des Begriffs „Systemingenieur“ an zwei Stellen in der Stellenausschreibung angesichts des weiten Ermessensspielraums von eu-LISA nicht problematisch ist ^[5].

b) Verlängerung der Frist

8. Die ursprüngliche Bewerbungsfrist endete am 3. Januar 2017. Eu-LISA veröffentlichte ihren Beschluss zur Verlängerung der Frist am 19. Dezember 2016, d. h. vor Ablauf der Frist. Es liegt im Ermessen der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU, die Frist für die Einreichung von Bewerbungen zu verlängern, um einen möglichst breiten Bewerberpool zu gewährleisten. Die Bürgerbeauftragte begrüßt, dass eu-LISA beabsichtigt, spezifische Einstellungsleitlinien einzuführen.

c) Zusammensetzung des Auswahlausschusses

9. In den Vorschriften der Eu-LISA über die Einstellung von Bediensteten auf Zeit ^[6] ist festgelegt, dass ein Mitglied des Auswahlausschusses ein Fachmann/Sachverständiger der jeweiligen Dienststelle, Einheit oder Branche sein muss. In ihrer Antwort an den Beschwerdeführer bestätigte eu-LISA, dass ein Mitglied des Auswahlausschusses tatsächlich aus dem jeweiligen Referat stammte. Der Beschwerdeführer hat keine gegenteiligen Beweise vorgelegt.

d) Vorstellungsgespräch

10. In den Vorschriften der Eu-LISA ist festgelegt, dass der Auswahlausschuss die Interviewfragen vor dem Auswahlverfahren festzulegen, allen Bewerberinnen und Bewerbern dieselben Fragen zu stellen und Interviews derselben Dauer abzuhalten. Der Beschwerdeführer hat keine Beweise dafür vorgelegt, dass der Auswahlausschuss während des Gesprächs diese Bestimmungen nicht eingehalten oder bestimmte Bewerber diskriminiert hat.

11. In Bezug auf die in der Anhörung gestellten technischen Fragen hält die Bürgerbeauftragte die Erläuterungen von eu-LISA für angemessen. Der Beschwerdeführer hat keine überzeugenden Argumente dafür vorgebracht, dass die Antwort von eu-LISA offensichtlich falsch war oder dass es nicht gerechtfertigt war, diese Fragen zu stellen.

e) Schriftliche Prüfung

12. In der Stellenausschreibung wurde darauf hingewiesen, dass die Antragsteller nachweisen sollten, dass sie über „Arbeitserfahrung bei der Ausarbeitung technischer Spezifikationen für Vergabeverfahren“ verfügen. Daher ist die Antwort von eu-LISA, dass die Fragen für die schriftliche Prüfung auf der Stellenausschreibung beruhten, richtig. Was die Gewichtung jedes Teils der schriftlichen Prüfung betrifft, so hat eu-LISA diese Informationen dem Beschwerdeführer zwar erst übermittelt, nachdem er darum gebeten hatte. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass die geltenden Vorschriften keine Bestimmung enthalten, wonach eu-LISA solche Informationen proaktiv zur Verfügung stellen muss.^[7]

13. Wenn jedoch eine bestimmte Prüfung mehrere Teile umfasst, könnte es für die Bewerber hilfreich sein, die den verschiedenen Teilen zugewiesene Gewichtung im Voraus zu kennen.^[8] Eu-LISA könnte dies für künftige Auswahlverfahren in Betracht ziehen.

f) Punktzahl

14. Die Auswahlausschüsse verfügen bei der Beurteilung der Kenntnisse und Fähigkeiten der Bewerber, die an einem Auswahlverfahren teilnehmen, ^{über einen weiten Ermessensspielraum [9].} Wie eu-LISA zutreffend festgestellt hat, reicht die persönliche Überzeugung des Beschwerdeführers in Bezug auf seine Leistung nicht aus, um nachzuweisen, dass es einen offensichtlichen Fehler bei der Bewertung seiner Leistung durch den Auswahlausschuss gegeben hat ^[10].

g) Mitteilung der Ergebnisse

15. Eu­LISA unterrichtete den Beschwerdeführer drei Monate nach seinem Gespräch über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens. Da im Rahmen des Auswahlverfahrens fünf IT-Spezialisten eingestellt werden sollten, die vier verschiedenen Profilen entsprechen, hält der Bürgerbeauftragte den Zeitraum zwischen dem Gespräch des Beschwerdeführers (6. April 2017) und der Mitteilung seiner Ergebnisse (19. Juli 2017) für angemessen.

h) Beschwerdeverfahren

16. In der Stellenausschreibung hieß es, dass die Antragsteller Beschwerde einlegen könnten, indem sie sich schriftlich an die Postanschrift von eu-LISA wenden. Es wurde nicht erwähnt, dass die Antragsteller ihre Beschwerden auf andere Weise (z. B. per E-Mail) übermitteln könnten. In der Stellenausschreibung wurde jedoch darauf hingewiesen, dass die Antragsteller die funktionale E-‑mail-Adresse von eu-LISA verwenden könnten, um ihre Bewerbungen einzureichen, Fragen zur Verwendung ihrer personenbezogenen Daten zu stellen und „Fragen zum Auswahlverfahren“zu stellen. Die in der Stellenausschreibung verwendete Sprache schloss andere Kommunikationsmittel für die Einlegung eines Rechtsbehelfs nicht eindeutig aus. Selbst wenn dies der Fall wäre, legte der Beschwerdeführer keine Beweise dafür vor, dass die Verwendung einer Postanschrift die Bearbeitung seiner Beschwerde durch eu-LISA verzögerte, sodass eu-LISA in der Zwischenzeit einen anderen Bewerber einstellen konnte.

17. Aus Gründen der Klarheit und zur Vermeidung ähnlicher Probleme in der Zukunft könnte eu-LISA jedoch in den Stellenausschreibungen ausdrücklich alle möglichen Mittel erwähnen, mit denen die Bewerberinnen und Bewerber Rechtsmittel einlegen können.

Schlussfolgerung

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:

Die EU-Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu LISA) hat keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt.

Der Beschwerdeführer und eu-LISA werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Emily O'Reilly

Europäischer Bürgerbeauftragter

Straßburg, den 25.4.2019

[1] Stellenausschreibung eu-LISA/16/TA/AD5/12.1, abrufbar unter: https://www.eulisa.europa.eu/JobOpportunities/Job%20Opportunities/IT%20Specialist%20(5%20posts)%20-%20Prolonged%20deadline/VN_EXT%20-%20IT%20Specialist%20AD5_EXTENDED.pdf

[2] Insbesondere bezog sich der Beschwerdeführer auf eine Frage zu „proprietären Anwendungen“.

[3] Siehe Leitlinien für die Vergabe öffentlicher Aufträge für Praktiker: https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/public_procurement/2018/guidance_public_procurement_2018_en.pdf.

[4] Beschluss Nr. 2015-166 des Verwaltungsrats der eu-LISA vom 18. November 2015 mit allgemeinen Durchführungsbestimmungen zum Verfahren für die Einstellung und den Einsatz von Bediensteten auf Zeit gemäß Artikel 2 Buchstabe f der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union.

[5] Abschnitt 3.4 der Stellenausschreibung (in dem die Aufgaben eines Systemadministrators beschrieben werden) lautet wie folgt: „Der Systemingenieur verwaltet die interne und externe Koordinierung mit allen Interessenträgern bei der Definition der zugehörigen Dienstleistungen, einschließlich der Einbeziehung der Kundenanforderungen und -bedürfnisse und der Verwaltung der Lieferantenbeziehungen. Der Systemingenieur ist insoweit für die Systeminfrastruktur sowie für das Betriebsmanagement der damit verbundenen Verträge zuständig.“ In der Stellenausschreibung werden dann die Aufgaben eines Systemadministrators wie folgt zusammengefasst: „Konzipierung der künftigen Systeminfrastruktur, einschließlich ihrer Integration in den bestehenden technischen und verfahrenstechnischen Rahmen der Agentur; Verwaltung/Vereinbarung mit externen Auftragnehmern aus technischer und operativer Sicht; Gewährleistung der Koordinierung mit einer Reihe von Interessenträgern (z. B. Entwicklungs- und/oder Wartungsunternehmen, Mitgliedstaaten, Europäische Kommission); Verwaltung der Auftragnehmer und Unterstützung des Referats/der Abteilung, das/die für Finanzen, Auftragsvergabe und Verträge zuständig ist/sind, bei der Ausarbeitung technischer Spezifikationen für neue Vergabeverfahren.“

[6] Beschluss Nr. 2015-166 vom 18. November 2015, a. a. O. (Fußnote 4).

[7] In den Durchführungsbestimmungen der Eu-LISA ist festgelegt, dass in der Stellenausschreibung die Art der Tests anzugeben ist. In diesem Fall wurde in der Stellenausschreibung festgelegt, dass das Auswahlverfahren ein Vorstellungsgespräch und eine schriftliche Prüfung umfasste. Ferner wurden die Mindestpunkte genannt, die in die „Reserveliste“ aufgenommen werden müssen.

[8] Siehe beispielsweise die Entscheidung des Bürgerbeauftragten in der Sache 328/2011/TN, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/decision/de/11465. 

[9] Urteil des Gerichts erster Instanz vom 19. Februar 2004, Konstantopoulou/Gerichtshof, T‑19/03, ECLI:EU:T:2004:49, Rn. 43: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-19/03.

[10] Urteil des Gerichts erster Instanz vom 1. Dezember 1994, Michaël-Chiou/Kommission, T-46/93, ECLI:EU:T:1994:285, Rn. 50: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A61993TJ0046.