Der Hintergrund der Beschwerde

1. Zwischen 2004 und 2008 war die Beschwerdeführerin, ein deutsches Unternehmen, das kleine und mittlere Unternehmen zu innovations- und technologiebezogenen Projekten berät, Koordinatorin eines Projekts im Netzwerk der Innovation Relay Centres (IRC). Das IRC-Netzwerk war eine Spezifische Unterstützungsmaßnahme im 6. Rahmenprogramms der EU für Forschung und Entwicklung und zielte auf die Verbesserung der Überführung innovativer Technologie aus Forschungszentren in die Wirtschaft. Der Vertrag zwischen der Europäischen Kommission und dem von der Beschwerdeführerin koordinierten Konsortium begann am 4. April 2004. Der Höchstbetrag des EU-Zuschusses belief sich auf 932 925 Euro. Mit Schreiben vom 22. Juli 2008 teilte die Generaldirektion Unternehmen und Industrie (GD ENTR) der Kommission der Beschwerdeführerin mit, dass sich die gesamten erstattungsfähigen Kosten auf 2 129 559,04 Euro beliefen und der EU-Zuschuss von 932 925 Euro gezahlt worden sei.

2. Ende 2009 führte eine private Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Namen der Kommission eine Prüfung bei einem Konsortialpartner, B, durch. Sie kam zu dem Ergebnis, dass einige Kosten neu zugeordnet werden müssten und einige Kosten nicht erstattungsfähig seien. Insbesondere bezog sich die Feststellung der Nichterstattungsfähigkeit auf die Anschaffungskosten eines neuen Laptops am Ende des Projekts (840,25 Euro) und auf als Betriebsmittel deklarierte Kosten, bei denen festgestellt wurde, dass sie nicht im Zusammenhang mit dem Projekt stünden (720,66 Euro für Weiterbildung; 1 168,57 Euro für eine Unternehmenszeitschrift; 808,91 Euro für die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer und weitere Mitgliedschaften; 736,97 Euro für Büromaterial sowie 822,40 Euro für eine Stellenanzeige). Dies bedeutete auch, dass die indirekten Kosten, die 20 % der direkten Kosten betrugen, um 1 016,75 Euro zu kürzen wären.

3. In seinen Anmerkungen zum Prüfungsbericht, stimmte B diesen Ergebnissen grundsätzlich zu. Er verteidigte jedoch den Erwerb des Laptops wie auch die Kosten der Stellenanzeige für das Projekt, die Weiterbildung, die Unternehmenszeitschrift und die Kosten des Büromaterials als für das Projekt notwendig. Er schloss, dass er in keinem Fall eine Einziehungsanordnung erwartet habe, da er in Bezug auf den entsprechenden Projektzeitraum Kosten in Höhe von 12 404 Euro mehr angemeldet habe als die Kommission bezuschusst habe. Dies sei etwa dreimal so hoch wie die Kosten, die von den Prüfern nicht anerkannt worden seien (4 175 Euro), so dass selbst bei Abzug dieses Betrags von den Gesamtkosten der EU-Zuschuss gleich bleiben sollte.

4. Am 15. Dezember 2009 informierte die Kommission B über ihre auf den Prüfbericht gestützte Entscheidung, 4 216,48 Euro einzuziehen. Mit Schreiben vom 29. Januar 2010 leitete sie das Einziehungsverfahren ein.

5. Am 4. März 2010 antwortete die Beschwerdeführerin als Koordinatorin des Projekts der Kommission. Sie wies zunächst darauf hin, dass sich im Hinblick auf das Konsortium die gesamten erstattungsfähigen Kosten auf 2 129 559,04 Euro beliefen und 932 925 Euro erstattet worden seien. Unter Berücksichtigung des in dem Vertrag vereinbarten Fördersatzes von 45 % (und ohne Berücksichtigung des 100 %-Satzes, die nur auf einen kleinen Teil der Kosten Anwendung fand), wäre diese Erstattung vorgenommen worden, selbst wenn die gesamten zuwendungsfähigen Kosten sich nur auf 2 073 166,67 Euro belaufen hätten. Selbst wenn also etwa 56 000 Euro der zunächst als erstattungsfähig anerkannten Kosten sich als nicht erstattungsfähig herausgestellt hätten, wäre die tatsächlich von der EU gezahlte Zuwendung gerechtfertigt gewesen. Dasselbe würde gelten, wenn nur Bs Anteil an den Kosten berücksichtigt würde. Die Beschwerdeführerin wies auch darauf hin, dass B aus diesem Grund keine Einwände gegen die meisten Ergebnisse des Prüfberichts erhoben habe. Die Kommission habe daher zu Unrecht die Rückzahlung des Geldes verlangt.

6. Zweitens hätten die Prüfer zu Unrecht vorgeschlagen, die Kosten für das Finanzaudit für B vom „Konsortiummanagement“ (in Bezug auf das der Vertrag einen Erstattungssatz von 100 % vorsah) zu „anderen spezifische Tätigkeiten“ (Erstattungssatz 45 %) zuzuordnen. Die Vertragserstellungsformulare und die Erläuterungen zu den Maßnahmen zur gezielten Unterstützung hätten vorgesehen, dass die Erlangung von Auditzertifikaten eine der im Konsortiummanagement enthaltenen Tätigkeiten gewesen sei. Die Beschwerdeführerin merkte an, dass diese Dokumente den Prüfern offenbar nicht bekannt gewesen seien.

7. Drittens habe die durch die Beschwerdeführerin vorgelegte Prüfung der Kosten ergeben, dass die Beschwerdeführerin erstattungsfähige Kosten in Höhe von 4 630,98 Euro über den von der Kommission anerkannten Kosten gehabt habe und eine entsprechende Anpassung vorgeschlagen. Da jedoch die in dem Vertrag vorgesehene Höchstgrenze erreicht worden sei, habe die Beschwerdeführerin in diesem Punkt auf zusätzliche Finanzierung verzichtet.

8. Die Kommission antwortete am 14. April 2010. Im Hinblick auf den ersten Punkt der Beschwerdeführerin stellte sie fest, dass sich die gesamten anerkannten erstattungsfähigen Kosten auf 2 128 558,79 Euro beliefen und daher die Gesamtsumme des EU-Zuschusses 932 925,81 Euro sei, vorbehaltlich der vertraglich vereinbarten Grenze von 932 925 Euro. Somit sei die Einziehungsanordnung gegen B um 81 Cent zu hoch. Zweitens erkannte die Kommission an, dass die Auditkosten zur Abteilung „Unteraufträge” der Kosten für „Konsortiummanagement“ gehörten. Dies berücksichtigend, belief sich die nunmehr von B korrekterweise einzuziehende Summe auf 1 878,88 Euro abzüglich 0,81 Euro. Was den dritten Punkt anbelangt, habe die Tatsache, dass eine der Vertragsparteien den Betrag nicht ausgeschöpft habe, bei der Bestimmung der Kosten, die für eine andere Vertragspartei erstattungsfähig gewesen sei, keine Rolle gespielt.

9. Am 10. Juni 2010 übermittelte die Kommission B eine Einziehungsanordnung in Höhe von 1 878,07 Euro.

10. In ihrer Beschwerde hielt die Beschwerdeführerin ihren ersten Punkt aufrecht. Sie wies auch darauf hin, dass die Kommission es unterlassen habe, auf die geltenden Vorschriften hinzuweisen oder ihrer Einziehungsanordnung erläuternde Dokumente beizufügen.

Der Gegenstand der Untersuchung

11. Die Beschwerdeführerin erhob die folgenden Beschwerdepunkte und Forderungen.

Beschwerdepunkte

1. Die Kommission habe zu Unrecht entschieden, den Betrag von 1 878,07 Euro von einem Vertragspartner des von der Beschwerdeführerin verwalteten Konsortiums zurückzufordern.

Zur Begründung ihrer Behauptung trug die Beschwerdeführerin vor, dass die aufgrund der Wirtschaftsprüfung als nicht erstattungsfähig eingestuften von den gesamten erstattungsfähigen Kosten und nicht von dem EU-Förderbetrag abzuziehen seien.

Im vorliegenden Fall hatte die EU den im Vertrag festgelegten maximalen Förderbetrag in Höhe von 932 925 Euro gezahlt. Die erstattungsfähigen Kosten übertrafen die Summe, die erforderlich war, um in den Genuss des Höchstbetrags des EU-Zuschusses zu kommen. Dies wäre auch dann noch der Fall, wenn die von den Wirtschaftsprüfern infrage gestellten Kosten von den förderfähigen Kosten abgezogen würden.

2. Die Kommission habe ihre Entscheidung, die von der Beschwerdeführerin vorgebrachten Einwände gegen die Rückzahlungsforderung nicht zu akzeptieren, nicht begründet und habe sich nicht auf die relevanten rechtlichen Grundlagen bezogen.

3. Die Kommission habe zu Unrecht Wirtschaftsprüfer eingesetzt, denen die für das Projekt maßgebenden Vorschriften und Vereinbarungen nicht vollständig bekannt waren.

Forderungen

1. Die Kommission sollte ihre Rückzahlungsforderung zurücknehmen.

2. Die Kommission sollte bei Rückzahlungsforderungen die zugrundeliegenden Dokumente und Richtlinien benennen.

3. In Zukunft sollte die Kommission sicherstellen, dass ihre Projektverantwortlichen, die mit den Einzelheiten des Vertrags vertraut sind, erreichbar bleiben, um die Prüfungen beurteilen zu können.

Die Untersuchung

12. Die Beschwerde wurde am 6. Juli 2010 eingereicht. Am 23. August 2010 leitete der Bürgerbeauftragte eine Untersuchung ein und ersuchte die Kommission um eine Stellungnahme.

13. Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 16. Februar 2011. Diese Stellungnahme wurde der Beschwerdeführerin übermittelt, die dazu am 23. März 2011 Anmerkungen übermittelte.

14. Am 15. Juli 2011 übermittelte die Kommission dem Bürgerbeauftragten die Kopie eines Schreibens, welches sie an B gesandt hatte und in dem sie festgestellt hatte, dass sie zu dem Ergebnis gekommen sei, dass keine Rückzahlung notwendig sei.

15. Am 1. August 2011 schrieb die Beschwerdeführerin an den Bürgerbeauftragten, um ihn darüber in Kenntnis zu setzen, dass sie das Schreiben der Kommission erhalten habe. Sie betrachte daher die Beschwerdepunkte 1 und 2 als erledigt. Eine Entscheidung des Bürgerbeauftragten zu Beschwerdepunkt 3 sei nicht weiter nötig, da davon auszugehen sei, dass die GD Unternehmen und Industrie mit der Bearbeitung der Beschwerde Maßnahmen ergriffen habe, um die Qualität künftiger Audits zu verbessern. Die Beschwerdeführerin dankte dem Bürgerbeauftragten für seine Unterstützung.

Die Analyse und die Schlussfolgerungen des Bürgerbeauftragten

A. Die Beschwerdepunkte und Forderungen der Beschwerdeführerin

Argumente, die dem Bürgerbeauftragten vorgelegt wurden

16. Wie oben erwähnt, trug die Beschwerdeführerin im Wesentlichen vor, dass die Kommission die Beträge, die sie als nicht zuwendungsfähig betrachtete, von den gesamten erstattungsfähigen Kosten und nicht von ihrem Zuschuss hätte abziehen sollen. Die Kommission habe sich nicht mit diesem Hauptargument auseinandergesetzt und sich nicht auf die einschlägigen vertraglichen Unterlagen bezogen. Darüber hinaus hätten die Prüfer den falschen Erstattungssatz für einige der Kosten, die B entstanden sind, angewendet.

17. In ihrer Stellungnahme erkannte die Kommission an, dass die auf der Grundlage der Prüfung als nicht erstattungsfähig geltenden Kosten tatsächlich von den vom betreffenden Vertragspartner angegebenen gesamten erstattungsfähigen Kosten abzuziehen sind. Zwar habe sie im Allgemeinen die Korrespondenz der Beschwerdeführerin sorgfältig bearbeitet, jedoch diese Argumentation nicht gebührend berücksichtigt. Die Einziehungsanordnung sei irrtümlicherweise ausgestellt worden und werde daher aufgehoben. Die Kommission bezweifelte jedoch auch, ob das Verhältnis der Quittungen von B und dem Zuschuss der EU nicht dem Gewinnverbot des Zuschussvertrags widerspreche. Sie habe daher am 11. November 2010 die beauftragten Prüfer gebeten, die Summe der von B vorgelegten Quittungen zu prüfen. Nach Eingang der Antwort der Prüfer würde sie ihre endgültige Entscheidung über den B zustehenden EU-Zuschuss treffen.

18. Was die Kritik der Beschwerdeführerin im Hinblick auf die Prüfer anbelangt, stellte die Kommission fest, dass sie nach den Allgemeinen Bedingungen der abgeschlossenen Finanzhilfevereinbarung die Befugnis habe, Prüfungen durch externe Prüfer durchführen zu lassen. Diese Prüfungen würden gemäß den anwendbaren internationalen Prüfungsgrundsätzen durchgeführt. Es treffe allerdings zu, dass im Prüfungsbericht Fehler enthalten gewesen seien, so dass die Beschwerdeführerin zu Recht die fehlerhaften Ergebnisse dieses Berichts zurückgewiesen habe. Während solche Fehler nicht immer vermieden werden könnten, könnten sie dennoch nicht die Kompetenz der Prüfer generell in Frage stellen. Außerdem sei darauf hinzuweisen, dass B diesbezüglich in dem Verfahren, das zur Einziehungsanordnung führte, keine Einwände erhoben habe.

19. In ihren Anmerkungen führte die Beschwerdeführerin aus, dass die Kommission B aufgrund ihrer Einschätzung, dass die Gewinnverbotsklausel verletzt worden sei, eine neue Einziehungsanordnung in Höhe von 4 174,36 Euro statt 1 878,07 Euro übermittelt habe. Dieses Schreiben sei am 23. September 2010 übermittelt worden, d. h. bevor die Kommission die Prüfer mit Schreiben vom 11. November 2010 beauftragt habe, diese Frage zu klären. Anschließend hätten die Prüfer Kontakt zu B aufgenommen, der ihnen alle in Bezug auf die Quittungen einschlägigen Dokumente übermittelt habe, insbesondere in Bezug auf den Mechanismus zur Ermittlung der Höhe der Kofinanzierung durch das Wirtschaftsministerium des Landes.

20. Die Beschwerdeführerin fügte hinzu, dass wenn die Kommission bei der Bewertung des Prüfungsberichts sorgfältiger gewesen wäre, sie die fehlerhafte Einziehungsanordnungen hätte vermeiden und allen Beteiligten erheblichen Mehraufwand hätte ersparen können. Im Hinblick auf die Bemerkung der Kommission, dass B den Fehler im Prüfbericht nie bemängelt habe, stellte die Beschwerdeführerin fest, dass der Fehler der Prüfer leicht der Aufmerksamkeit von B entgehen konnte. Die Beschwerdeführerin als Projektkoordinator habe genauere Kenntnis der einschlägigen Regelungen gehabt und sei in der Lage gewesen, den Fehler zu erkennen. Solch detaillierte Kenntnisse hätten von einem einfachen Partner in einem Projekt nicht erwartet werden können, jedoch sehr wohl von einem privaten Unternehmen, das eine Prüfung im Namen der Kommission durchführt.

21. In einem Schreiben vom 1. August 2011 teilte die Beschwerdeführerin dem Bürgerbeauftragten mit, dass die Kommission ihr nunmehr mitgeteilt habe, dass sie auf eine Rückforderung verzichten würde. Die Beschwerdeführerin führte aus, dass die finanziellen Aspekte daher als beigelegt betrachtet werden könnten. Was den weiteren von ihr aufgeworfenen Aspekt anbelangt, stellte die Beschwerdeführerin fest, dass es für den Bürgerbeauftragten nicht weiter notwendig sei, sich damit auseinanderzusetzen, da davon ausgegangen werden könne, dass die Kommission aus der Bearbeitung der vorliegenden Beschwerde Lehren gezogen habe.

Die Beurteilung des Bürgerbeauftragten

22. In Anbetracht der vorstehenden Erwägungen kommt der Bürgerbeauftragte zu dem Ergebnis, dass die Kommission die Angelegenheit zur Zufriedenheit der Beschwerdeführerin beigelegt hat.

B. Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage seiner Untersuchung zu dieser Beschwerde schließt der Bürgerbeauftragte den Fall mit folgender Schlussfolgerung ab:

Die Kommission hat die Angelegenheit zur Zufriedenheit der Beschwerdeführerin beigelegt.

Die Beschwerdeführerin und die Kommission werden von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt werden.

 

Professor Dr. P. Nikiforos Diamandouros

Straßburg, den 27. September 2011