Udarbejdet i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand [1]

Baggrunden for klagen

1. Klageren, en lille tysk virksomhed, deltog i to EU-finansierede projekter (i det følgende benævnt projekt A og projekt B) under programmet for livslang læring [2]. EU-tilskuddet til projekterne blev forvaltet af Forvaltningsorganet for Undervisning, Audiovisuelle Medier og Kultur (EACEA). Klagen vedrører EACEA's beslutning om at erklære de omkostninger, som virksomheden har anmeldt for arbejde udført af klagerens ledende partner på projekt A og B, for ikke-støtteberettigede til EU-finansiering.

Projekt A

2. Klageren deltog i projektet fra oktober 2010.

3. I juli 2013, efter at projektet var afsluttet, vurderede EACEA, at 22 946,87 EUR af omkostningerne i forbindelse med det arbejde, der var udført af klagerens ledende partner, ikke var støtteberettigede. Klageren var ikke blevet godtgjort for det arbejde, der var udført af den administrerende partner. EACEA anførte, at klageren havde givet forvaltningen af projektet i underentreprise til forvaltningspartneren, selv om en sådan underentreprise ikke var tilladt. Desuden svarede det antal dage, der var anmeldt for "projektforvaltning" i underentreprise med henblik på anmeldelse af omkostninger, ikke til det antal dage, der var anmeldt for "projektforvaltning" i den endelige rapport [3]. Desuden bemærker EACEA, at klageren ikke havde fremlagt fakturaer for "projektforvaltningsomkostningerne". Endelig kunne de timesedler, som klageren havde indsendt, ikke knyttes til projektet og var kun blevet underskrevet af den ledende partner (de var ikke blevet valideret af en tredjepart).

4.  I september 2013 fremsendte klageren yderligere dokumentation. Virksomheden forklarede også, at dens administrerende partner var en fast administrerende direktør, medejer og medstifter af virksomheden. Han var således efter klagerens opfattelse "vedtægtsomfattet personale". Klageren anførte, at den betalte sin administrerende partner på grundlag af de timer, der var arbejdet på hvert projekt, i henhold til en kontrakt, der var udarbejdet med ham for hvert projekt. Da klageren underskrev kontrakten med den ledende partner for projekt A, blev det samlede antal manddage, der var behov for til dette projekt, anslået.

5. Klageren forklarede derefter, at der blev udarbejdet særskilte timesedler for hvert projekt. Timesedlerne blev scannet. De scannede kopier havde akronymet for projekt A skrevet på dem og var underskrevet af den ledende partner. Disse timesedler indeholdt også oplysninger om de aktiviteter, der blev gennemført under projektet, og henviste til den relevante projektarbejdspakke. Klageren hævdede, at timesedlerne således klart kunne henføres til projekt A [4].

6. EACEA fastholdt, at omkostningerne i forbindelse med det arbejde, der var udført af klagerens ledende partner, ikke var støtteberettigede. Forvaltningspartneren havde ingen fast månedsløn, og den betalingsordning, som klageren havde indført for hvert projekt, kunne ikke anses for at svare til en "løn". EACEA hævdede også, at klageren ikke havde fremlagt dokumentation for, at der var foretaget betalinger til forvaltningspartneren for projekt A.

7. I december 2013 skrev klageren igen til EACEA, at den administrerende partner i et "Kommanditgesellschaft" (dvs. et "partnerskab") i henhold til tysk ret ikke kan have en ansættelseskontrakt eller modtage en fast løn. Klageren hævdede derefter, at reglerne for, at personaleomkostninger er støtteberettigede under programmet for livslang læring, ikke kræver, at aflønningen er regelmæssig.

8. I januar 2014 mødtes EACEA med klageren. Ifølge EACEA forklarede den, at den faktisk kan betragte aflønningen af virksomhedsejere som "personaleomkostninger", forudsat at: i) der er en lovmæssig forbindelse mellem virksomhedsejeren og virksomheden; ii) betalingen til virksomhedsejeren kan spores i virksomhedens bogholderi iii) det er klart, at disse betalinger ikke foretages af virksomhedens overskud og iv) den angivne tid registreres korrekt og begrundes, f.eks. gennem et timeseddelsystem. EACEA anmodede klageren om at fremlægge dokumentation for, at det vederlag, der udbetales til forvaltningspartneren, bør betragtes som "personaleomkostninger" i overensstemmelse med disse regler.

9. I april 2014 konkluderede EACEA igen, at omkostningerne i forbindelse med det arbejde, der var udført af klagerens ledende partner, ikke kunne dækkes af tilskuddet. EACEA fastholdt, at betalingerne til forvaltningspartneren ikke kunne betragtes som en "løn" i henhold til reglerne for programmet for livslang læring [5]. Desuden svarede det bevis for bankoverførsler, som klageren havde fremlagt, ikke til de beløb, der blev omtalt som vederlag i klagerens bogholderi.

10. I maj 2014 arrangerede EACEA en ekstern revision af projekt A.

Projekt B

11. Klageren var medmodtager af projekt B. Klageren var involveret i projektet fra dets begyndelse i 2011.

12. EACEA fandt også, at omkostningerne i forbindelse med det arbejde, som klagerens ledende partner havde udført i forbindelse med projekt B, og som beløb sig til 41 475,00 EUR, ikke var støtteberettigede. EACEA henviste til de bilag vedrørende forvaltningspartnerens beskæftigelsesstatus, som den havde analyseret i forbindelse med projekt A. EACEA fandt ingen grund til at indtage en anden holdning til de betalinger, der var foretaget til forvaltningspartneren i forbindelse med projekt B.

13. I december 2014 meddelte klageren EACEA, at EACEA ikke havde begrundet sin afgørelse korrekt. Den fastholdt, at en simpel henvisning til den beslutning, der var truffet i forbindelse med projekt A, ikke var tilstrækkelig. Klageren gentog derefter sine argumenter i forbindelse med projekt A. Klageren hævdede, at beslutningen om at afvise omkostninger i forbindelse med det arbejde, der var udført af dens ledende partner, var særlig barsk, da dens ledende partner var ansvarlig for den overordnede koordinering af projekt B. Klageren hævdede også, at EACEA havde ignoreret dens argument om, at de ofte stillede spørgsmål (FAQ) om finansielle og kontraktmæssige spørgsmål, der gælder for projekter under programmet for livslang læring, som blev offentliggjort af EACEA i juni 2011, støttede dens synspunkt om, at aflønningen af dens ledende partner kunne betragtes som "personaleomkostninger", der skulle dækkes af tilskuddet.

14. I december 2014 besluttede EACEA at afvente resultatet af den eksterne revision af projekt A, inden den traf afgørelse om klagen vedrørende projekt B.

Relevant for begge projekter

15. I december 2015 meddelte klageren Ombudsmanden, at alle omkostninger i forbindelse med det arbejde, som klagerens ledende partner havde udført, var blevet erklæret for ikke-støtteberettigede efter den eksterne revision af projekt A. Begrundelserne for at afvise disse omkostninger var imidlertid ifølge klageren forskellige fra dem, som EACEA tidligere havde fremført. Den eksterne revisor var af den opfattelse, at den finansielle håndbog [6] og de ofte stillede spørgsmål, der blev offentliggjort på EACEA's websted, kun fandt anvendelse på projekter, der var udvalgt i 2009. Projekt A blev udvalgt til finansiering i 2010.

Undersøgelsen

16. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af klagen og identificerede følgende påstande og påstande:

Påstand:

EACEA afviste fejlagtigt ikke-støtteberettigede omkostninger i forbindelse med det arbejde, som klagerens forvaltningspartner havde udført i forbindelse med to projekter under programmet for livslang læring.

Påstande:

EACEA bør:

i) acceptere de administrerende ejeres personaleomkostninger som støtteberettigede

ii) betale de skyldige beløb i projekt A og B med renter

iii) godtgøre klagerens sagsomkostninger og rejseudgifter samt andre skader som følge af EACEA's fejl eller forsømmelser og

iv) undskylde for fejl eller forsømmelser og tage skridt til at undgå sådanne fejl eller forsømmelser i fremtiden.

17. Klageren fremførte til støtte for sin påstand følgende argumenter:

1.1 EACEA diskriminerede klageren som en SMV.

1.2 EACEA misbrugte sin magt og overtrådte principperne om gennemsigtighed og berettigede forventninger.

1.3 EACEA har tilsidesat artikel 41 i chartret om grundlæggende rettigheder (herefter »chartret«) ved ikke at have handlet i overensstemmelse med princippet om god forvaltningsskik.

18. I løbet af undersøgelsen modtog Ombudsmanden EACEA's udtalelse om klagen og efterfølgende klagerens bemærkninger som svar på EACEA's udtalelse. Ombudsmandens løsningsforslag tager hensyn til parternes argumenter og udtalelser.

Påstand om, at EACEA fejlagtigt afviste ikke-støtteberettigede omkostninger i forbindelse med det arbejde, som klagerens ledende partner havde udført

Argumenter forelagt Ombudsmanden

19. Klageren hævdede, at dens forvaltningspartners omkostninger burde have været betragtet som "personaleomkostninger" i overensstemmelse med spørgsmål 1.5 i de ofte stillede spørgsmål om finansielle og kontraktmæssige spørgsmål, der gælder for projekter under programmet for livslang læring: "Ledere og direktører uden ansættelseskontrakt kan betragtes som personaleomkostninger, for så vidt som de er juridisk bindende med organisationen (vedtægter, der er udpeget af bestyrelsen). Se også spørgsmål 1.3 om den faktiske aflønning af ledelsesmedlemmer og ledere. Disse ofte stillede spørgsmål blev offentliggjort af EACEA på dets websted i "støttemodtagernes område". Ifølge klageren skulle de gælde med tilbagevirkende kraft for projekter fra 2009 og give klare retningslinjer for, hvad der bør betragtes som personaleomkostninger inden for programmet for livslang læring. Klageren hævdede, at den havde handlet i overensstemmelse med disse ofte stillede spørgsmål. En vilkårlig ændring med tilbagevirkende kraft af fortolkningen af begrebet »personaleomkostninger« ville være i strid med retssikkerhedsprincippet, princippet om beskyttelse af den berettigede forventning og gennemsigtighedsprincippet.

20. Klageren hævdede, at den administrerende partners status var defineret i dens vedtægter (på tysk "Gesellschaftsvertrag"), og at den administrerende partners situation således svarer til den situation, der er beskrevet i spørgsmål 1.5 i FAQ. Med hensyn til den relevante aflønningspolitik fastsættes det i vedtægterne, at lønningerne udbetales til de ledende partnere på grundlag af de timer/dage, der arbejdes på virksomhedens projekter. Aflønningspolitikken skal fastsættes ved en aktionærbeslutning. En sådan beslutning blev truffet i oktober 2008 og fastsatte en dagssats på 350 EUR for alle projekter eller kontrakter, som forvaltningspartnerne bidrager til. Aktionærernes beslutning fastsætter også, at de ledende partnere skal fremlægge dokumentation for den tid, der er brugt på at arbejde (timesedler). De ledende partnere er derfor ansvarlige over for klageren og medlemmerne af generalforsamlingen. Forvaltningspartnerens personaleomkostninger er derfor i dette tilfælde i overensstemmelse med den definition af personaleomkostninger, der er fastsat af EACEA i FAQ'erne.

21.  Klageren anførte, at 86 % af alle virksomheder i Tyskland drives af virksomhedsledere. Hvis omkostningerne til det arbejde, der udføres af virksomhedsejere og ledelsespartnere, ikke accepteres, vil det betyde, at alle disse virksomheder ikke kan deltage i projekter under programmet for livslang læring. Dette ville diskriminere tyske SMV'er til fordel for større organisationer.  

22. Med hensyn til EACEA's argument om, at de foretagne betalinger ikke svarede til beløbene i klagerens bogholderi, anførte klageren, at alle betalinger, der var registreret i EACEA's bogholderi på forvaltningspartnernes lønkonto, svarer til nettobeløbene på forvaltningspartnernes fakturaer. Momsbeløbet er opført på momskontoen.

23. I sit svar til Ombudsmanden insisterede EACEA på, at den specifikt behandlede virksomhedsejernes situation i sine ofte stillede spørgsmål. Den bemærkede, at spørgsmål 1.5 i FAQ specifikt omhandler omkostningerne for ledere og direktører, der ikke har en ansættelseskontrakt med den pågældende virksomhed (det giver mulighed for sådanne omkostninger). Desuden påpegede den, at spørgsmål 1.6 i FAQ omhandler situationen for virksomhedsejere, der ikke tjener en fast løn [7].

24. Da programmet for livslang læring 2007-2014 nærmede sig sin afslutning, blev FAQ fjernet fra EACEA's websted i april 2014. Dette påvirkede imidlertid ikke EACEA's opfattelse af berettigelsen af de administrerende ejeres vederlag.

25. EACEA forklarede, at der er flere måder, hvorpå virksomhedsejere, herunder ejere af SMV'er, kan anmelde deres omkostninger til arbejde udført på et projekt under programmet for livslang læring. Hvis ejeren ikke har en ansættelseskontrakt, præciseres det i spørgsmål 1.5 om ofte stillede spørgsmål, på hvilke betingelser de relevante omkostninger anses for støtteberettigede. Den tilføjede, at de generelle kriterier for støtteberettigelse, der er fastsat i de relevante gennemførelsesbestemmelser til finansforordningen [8] og i de relevante bestemmelser i tilskudsaftalerne, også skal overholdes.

26. Ifølge EACEA havde EACEA gjort sit yderste for at finde en måde, hvorpå de omkostninger, som klageren havde anmeldt for sin forvaltningspartner, kunne betragtes som "støtteberettigede". EACEA mente imidlertid ikke, at de kriterier for støtteberettigelse, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen [9] og i tilskudsaftalerne [10], var opfyldt.

27. I henhold til tilskudsaftalen skal omkostningerne kunne kontrolleres og begrundes [11]. I håndbogen om programmet for livslang læring ("håndbogen") præciseres det, at de nødvendige bilag omfatter "timesedler underskrevet af både arbejdstageren og den ansvarlige for organisationen med angivelse af navn, funktion og udførte opgaver, henvisning til arbejdsplanens aktiviteter, antal timer pr. dag og antal dage pr. måned, der er tildelt projektet". Ifølge EACEA indeholdt de timesedler, som klageren oprindeligt indsendte, ingen projektreference og angav ofte ikke en forbindelse til den pågældende arbejdspakke. Desuden var beskrivelsen i timesedlerne af de udførte opgaver for vag til, at projektaktiviteterne kunne identificeres og verificeres. EACEA hævdede, at timesedler ikke kan berigtiges med tilbagevirkende kraft [12]. EACEA var derfor ikke i stand til at kontrollere, at de timesedler, som klageren havde indsendt, vedrørte arbejde udført under projekt A. Visse beskrivelser af opgaver på timesedlerne henviste faktisk til møder vedrørende projekt A. På nogle af disse timesedler var der imidlertid angivet flere timer end mødets faktiske varighed.

28. EACEA indvilligede i at foretage en ny detaljeret analyse af klagerens omkostninger for forvaltningspartneren for at afgøre, om visse dage kunne anses for at vedrøre projektet og dermed accepteres som støtteberettigede omkostninger.

29. I den forbindelse anførte EACEA, at klageren ikke havde fremlagt fuldstændige og sammenhængende bevisdokumenter fra starten, hvilket skabte en vis forvirring [13]. EACEA insisterede på, at den havde handlet på en åben og gennemsigtig måde. Den havde analyseret klagerens klager, afholdt et møde for at afklare spørgsmål og givet klageren rigelig tid til at fremlægge yderligere dokumentation. Den havde også underrettet klageren om årsagerne til afvisningen af omkostningerne i hver fase.  Den fandt derfor, at dens holdning til projekt A var berettiget.

30. Med hensyn til projekt B bemærkede EACEA, at det ikke havde modtaget fakturaer fra klageren med angivelse af projektets navn, antallet af dage brugt på projektet og den periode, hvor arbejdet blev udført på projektet. Den kunne derfor ikke kæde de anmeldte omkostninger for projektet sammen med klagerens bogholderi. Omkostningerne for den administrerende partner var således ikke støtteberettigede.

31. Med hensyn til EACEA's påståede forskelsbehandling af SMV'er bemærkede EACEA, at det relevante spørgsmål i FAQ'erne (spørgsmål 1.5) blev indsat i FAQ'erne for at tage hensyn til, at SMV'er kan anvende tilskudsfinansiering under programmet for livslang læring til at dække omkostningerne for direktører og ledere, der ikke arbejder under en ansættelseskontrakt. Svaret på spørgsmålet forklarer, at disse direktører og ledere kan betragtes på samme måde som administrerende ejere, der arbejder i henhold til en ansættelseskontrakt, forudsat at visse betingelser er opfyldt. Ifølge EACEA var disse betingelser ikke opfyldt for så vidt angår klagerens ledende partner. De omkostninger, som klageren havde anmeldt, svarede ikke til klagerens bogholderi eller bilag. Blandt andet gjorde dokumentationen det ikke muligt for EACEA at sammenkæde det antal dage, for hvilke der blev anmeldt omkostninger, med de dage, der rent faktisk blev arbejdet på projekt A.

32. EACEA bemærkede også - for så vidt angår projekter, der skal gennemføres under Erasmus+-programmet (efterfølgeren til programmet for livslang læring) - at den overvejede, om den skulle godtgøre personaleomkostninger for SMV-ejere, der ikke modtager løn på grundlag af enhedsomkostninger [14].

33. I sine bemærkninger til EACEA's svar erkendte klageren, at den ikke oprindeligt havde henvist til projekt A i overskriften på de relevante timesedler. Da timesedlerne imidlertid klart og i kronologisk rækkefølge angav de opgaver, der var blevet udført, kunne timesedlerne klart henføres til dette projekt. Klageren sagde, at EACEA ikke havde fremlagt nogen tidsregistreringsskabelon. En simpel undladelse af at henvise til projektets navn i timeseddeloverskriften bør ikke resultere i, at alle omkostningerne afvises. Med hensyn til EACEA's bemærkning om, at der angives flere timer end varigheden af de relevante møder, forklarede klageren, at de angivne timer omfattede rejsetiden til og fra mødestedet, hvilket er i overensstemmelse med tysk lovgivning. Desuden bemærkede klageren, at den var blevet tilføjet som medmodtager til projekt A og erstattede en anden partner på et tidspunkt, hvor budgettet allerede var blevet fastlagt. Klageren afsluttede sine opgaver under projekt A på 87,56 dage, mens den partner, som klageren havde erstattet, havde planlagt at bruge 247 dage på projektet. 

34. Med hensyn til projekt B hævdede klageren, at den havde indsendt al relevant dokumentation [15] til EACEA. EACEA burde have underrettet klageren, hvis der manglede nogle dokumenter, som det havde gjort for andre projektpartnere. Klageren fremsendte også de relevante finansielle dokumenter til Ombudsmanden:  i) fakturaer for projekt B ii) kontoudtog vedrørende betalinger til den administrerende partner iii) kontoudtog, der viser overførsler af de relevante beløb til den administrerende partner. Klageren præciserede, at kun nettobeløb blev debiteret projekt B.

Ombudsmandens foreløbige vurdering, der førte til løsningsforslaget

35. EACEA har i sit svar til Ombudsmanden erkendt, at principperne og vejledningen i FAQ om finansielle og kontraktmæssige spørgsmål, der gælder for projekter under programmet for livslang læring, rent faktisk gælder for projekt A.

36. EACEA er således enig i, at klagerens ledende partner kan "assimileres med" en medarbejder som beskrevet i FAQ, og at omkostningerne i forbindelse med det arbejde, der udføres af den ledende partner, kan betragtes som personaleomkostninger eller "assimileres med" personaleomkostninger, forudsat at visse kriterier overholdes i forbindelse med disse omkostninger.

37. I modsætning til klagerens opfattelse udelukker EACEA således ikke omkostningerne i forbindelse med det arbejde, der udføres på projekter af SMV'ernes forvaltningspartnere. Den gør derimod blot betalingerne for sådanne omkostninger betinget af visse rimelige betingelser, der har til formål at sikre, at betalingerne er berettigede. Sådanne omkostninger kan kun dækkes, hvis arbejdet er behørigt identificeret og verificeret som værende udført på det pågældende specifikke projekt, og hvis vederlaget for dette arbejde er identificeret og verificeret som værende knyttet til det specifikke arbejde. Sådanne betingelser er vigtige for at sikre, at EU's offentlige midler anvendes korrekt. Ombudsmanden anerkender og støtter denne forsigtige tilgang til anvendelsen af offentlige midler.

38. EACEA hævdede, at de anmeldte omkostninger primært baseret på mangler i klagerens timesedler og regnskaber ikke kan identificeres og verificeres. Med hensyn til projekt A gør EACEA 1) gældende, at timesedlerne ikke henviser til projekt A, 2) at der ikke er links til arbejdspakker, 3) at opgaverne er beskrevet for vagt, og 4) at linkene til bogføringsregnskaberne er utilstrækkelige.

39. EACEA havde imidlertid vist sin vilje til at engagere sig i spørgsmålet om, hvorvidt visse omkostninger i forbindelse med revisionen kunne betragtes som støtteberettigede. Den anførte i sit svar til Ombudsmanden, at den: "… forpligter sig til at vurdere de fremlagte begrundelser endnu en gang og kontrollere, om en del af de omkostninger, som [klageren] har anmeldt for [dens administrerende partners] arbejde, kan accepteres som støtteberettigede" for projekt A. Ombudsmanden roser EACEA for denne konstruktive holdning.

40. EACEA anmodede derfor eksterne revisorer om at gennemgå den dokumentation, som klageren havde indsendt.

41. Den eksterne revisor afgav sin beretning om projekt A, efter at EACEA havde svaret Ombudsmanden i den foreliggende sag. Ombudsmanden bemærker, at den eksterne revisor faktisk ikke gennemgik den dokumentation, som klageren havde fremlagt. Den fremførte snarere en særskilt og ny grund til at afvise omkostningerne ved det arbejde, som klagerens ledende partner havde udført: Den eksterne revisor mener, at den "finansielle håndbog" og de ofte stillede spørgsmål, der er offentliggjort på EACEA's websted, kun gjaldt for projekter, der blev udvalgt i 2009, mens projekt A blev udvalgt til finansiering i 2010.

42. Ombudsmanden tager ikke stilling til, om FAQ'erne gælder for et projekt, der blev udvalgt i 2010. Hun mener faktisk ikke, at dette punkt er afgørende for at løse problemet. For at løse problemet skal det blot kontrolleres, om den dokumentation, som klageren har fremlagt, er tilstrækkelig til at begrunde de krævede omkostninger. Det har EACEA forpligtet sig til. Ombudsmanden mener derfor, at klageren har en berettiget forventning om, at EACEA vil fastholde sine synspunkter i denne henseende og dermed opfylde sit tilsagn om at foretage en detaljeret analyse af omkostningerne i forbindelse med forvaltningspartneren. Det ville være rimeligt, hvis EACEA foretog eller havde foretaget denne detaljerede analyse for at afgøre, om i det mindste nogle af klagerens administrationspartners omkostninger er berettigede til EU-finansiering.

43. Ombudsmanden er enig med EACEA i dets svar til Ombudsmanden i, at de relevante omkostningers støtteberettigelse skal fastlægges på grundlag af vejledningen i FAQ [16] og håndbogen sammen med de relevante bestemmelser i tilskudsaftalerne og de generelle kriterier for støtteberettigelse, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen.

44. Både de relevante bestemmelser i tilskudsaftalerne ^[17] og de generelle kriterier for støtteberettigelse, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen ^[18], præciserer, at omkostningerne skal kunne identificeres og kontrolleres [19]. Med hensyn til de generelle kriterier for støtteberettigelse hedder det desuden i håndbogen, at: "Udgifterne skal registreres i regnskabssystemet på grundlag af fyldestgørende bilag på det tidspunkt, hvor udgifterne blev afholdt. Dokumenter, der er oprettet efter den periode, hvor omkostningerne blev afholdt, vil blive erklæret ikke-støtteberettigede". Håndbogen indeholder også eksempler på nødvendig dokumentation [20].

45. Klageren erkender, at timesedlerne oprindeligt ikke indeholdt akronymet A i overskriften. akronymet blev tilføjet på et senere tidspunkt. Ombudsmanden er ikke enig i, at manglen på en udtrykkelig henvisning til det pågældende projekt automatisk og altid bør medføre, at de omkostninger, der er beskrevet i de relevante timesedler, ikke er støtteberettigede. Det er fortsat muligt, at omkostningerne vil være tilstrækkeligt identificerbare og kontrollerbare, selv om der ikke er nogen udtrykkelig henvisning til projektet i titlen på en timeseddel. Ombudsmanden bemærker, at nogle timesedler synes at indeholde i det mindste udtrykkelige henvisninger til projekt A i beskrivelsen af det udførte arbejde (f.eks. et møde om projekt A) eller til den specifikke arbejdspakke. Således kunne i det mindste nogle omkostninger efter en omhyggelig og afbalanceret gennemgang anses for at være identificerbare og kontrollerbare på trods af manglen på en udtrykkelig projektreference i overskriften på timesedlerne.

46. Med hensyn til det møde, der er omhandlet i foregående afsnit, bemærker Ombudsmanden, at klageren har angivet flere timer end mødets faktiske varighed. Ombudsmanden mener, at det ville være hensigtsmæssigt, hvis EACEA i forbindelse med sit tilsagn om at foretage en detaljeret analyse af omkostningerne i forbindelse med forvaltningspartneren vurderede klagerens argument om, at de timer, der var angivet for dette møde, omfattede rejsetid. Hvis en sådan rejsetid ikke i tilstrækkelig grad kan dokumenteres med samtidig dokumentation, bør EACEA i det mindste overveje at tage behørigt hensyn til den tid, der er brugt på selve mødet.

47. EACEA bør også nøje overveje klagerens forklaring om, at de betalinger, der er foretaget til den administrerende partner, adskiller sig fra de tilsvarende posteringer i dens bogholderi på grund af fradrag for skatter (dvs. kompensationsnetto og brutto).

48. Desuden indeholder posterne i klagerens bogholderi et fakturanummer. Dette tyder på, at udgifterne i overensstemmelse med håndbogen registreres i regnskabssystemet på grundlag af passende bilag.  Dette bør kontrolleres.

49. Med hensyn til projekt B har EACEA suspenderet sin vurdering af omkostningerne i afventning af Ombudsmandens vurdering i forbindelse med projekt A. Det ville derfor være nyttigt og konsekvent at foretage en lignende gennemgang af de afholdte omkostninger i forbindelse med projekt B.

50. Ombudsmanden anerkender EACEA's bestræbelser på at være fleksibel og finde en rimelig løsning. I betragtning af den videre udvikling og yderligere præciseringer finder Ombudsmanden det rimeligt, at EACEA endnu en gang vurderer klagerens omkostninger.

Indledende konklusion

51. Det forekommer Ombudsmanden på nuværende tidspunkt, at EACEA's beslutning om at afvise alle klagerens administrationspartners omkostninger mangler konsekvens. I overensstemmelse med sin mission om at opnå rimelige resultater af klager opfordrer Ombudsmanden EACEA til at genoverveje støtteberettigelsen af omkostninger i forbindelse med det arbejde, der er udført af klagerens ledende partner, både i projekt A og projekt B, og til at betale klageren de beløb, der anses for berettigede til EU-finansiering, herunder renter, hvis det er relevant.

52. Ombudsmanden mener, at det er for tidligt at behandle klagerens krav om erstatning for omkostninger og skader (krav 3) og dens anmodning om en undskyldning (krav 4).

53. Med hensyn til klagerens påstand om, at EACEA bør træffe foranstaltninger for at undgå lignende problemer i fremtiden, bemærker Ombudsmanden, at EACEA har sagt, at det overvejer muligheden for på grundlag af enhedsomkostninger at godtgøre personaleomkostninger for SMV-ejere, der ikke modtager løn, for bedre at imødekomme SMV'ernes behov.

54. På grundlag af ovenstående fremsætter Ombudsmanden følgende forslag til en løsning i overensstemmelse med artikel 3, stk. 5, i statutten for Den Europæiske Ombudsmand.

Forslaget til en løsning

Ombudsmanden foreslår, at EACEA:

Genovervejer støtteberettigelsen af omkostninger i forbindelse med det arbejde, der er udført af klagerens ledende partner, både i projekt A og projekt B, og betaler klageren de beløb, der anses for at være berettigede til EU-finansiering, herunder renter.

 

Emily O'Reilly

Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 19. september 2016

 

Bilag:

Fodnote 8:

Artikel 172a, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen fra 2002: " Støtteberettigede omkostninger er omkostninger, der faktisk er afholdt af tilskudsmodtageren, og som opfylder alle følgende kriterier:

- de er afholdt i foranstaltningens eller arbejdsprogrammets løbetid med undtagelse af omkostninger i forbindelse med endelige rapporter og revisionsattester

- de er anført i det anslåede samlede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet

- de er nødvendige for gennemførelsen af den foranstaltning eller det arbejdsprogram, der er genstand for tilskuddet

de er identificerbare og verificerbare, navnlig at de er registreret i modtagerens regnskaber og fastlagt i overensstemmelse med de gældende regnskabsstandarder i det land, hvor modtageren er etableret, og i overensstemmelse med modtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning

- de opfylder kravene i den gældende skatte- og sociallovgivning

- de er rimelige, berettigede og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til sparsommelighed og effektivitet".

Fodnote 10:

Artikel II.14.1 i de relevante tilskudsaftaler:

"Støtteberettigede omkostninger ved foranstaltningen er omkostninger, der faktisk er afholdt af en støttemodtager, og som opfylder følgende betingelser:

kriterier:

- de er afholdt i foranstaltningens løbetid, jf. artikel 1.2.2 i aftalen, med undtagelse af omkostninger i forbindelse med endelige rapporter og eksterne revisionsberetninger om foranstaltningens regnskaber og de regnskaber, der ligger til grund for foranstaltningen

- de har tilknytning til aftalens genstand, og de er anført i det anslåede samlede budget for foranstaltningen

- de er nødvendige for gennemførelsen af den foranstaltning, der er genstand for tilskuddet

de er identificerbare og verificerbare, navnlig at de er opført i en støttemodtagers regnskaber og fastlagt i overensstemmelse med de gældende regnskabsstandarder i det land, hvor støttemodtageren er etableret, og i overensstemmelse med støttemodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsregnskaber

- de opfylder kravene i den gældende skatte- og sociallovgivning

- de er rimelige, berettigede og opfylder kravene til forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til sparsommelighed og effektivitet.

Modtagernes regnskabsprocedurer og interne revisionsprocedurer skal gøre det muligt direkte at afstemme de omkostninger og indtægter, der er anmeldt i forbindelse med foranstaltningen, med de tilsvarende regnskaber og bilag."

 

[1] Europa-Parlamentets afgørelse af 9.3.1994 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (94/262/EKSF, EF, Euratom), EFT L 113, s. 15.

[2] Dette program omfatter flere delprogrammer og aktioner, herunder Leonardo da Vinci-aktionen, der omfatter projekter inden for erhvervsuddannelse.

[3] 36 dage i henhold til kontrakten og 65,56 dage angivet i den endelige rapport.

[4] Som led i sin klage genindsendte klageren timesedlerne og tilføjede en overskrift med det relevante projektakronym l.

[5] EACEA hævdede, at betalingerne til forvaltningspartneren var medtaget under "andre omkostninger" som "Einkünfte aus Gewerbebetrieb", som i henhold til den tyske indkomstskattelov er indkomst fra selvstændigt arbejde. Selv om betalingerne til forvaltningspartneren blev omtalt som "aflønning" (på tysk "Vergütung"), kunne de ikke betragtes som løn i henhold til reglerne i programmet for livslang læring. EACEA hævdede, at administrationspartnerens vederlag skulle betragtes som indkomst fra selvstændigt arbejde, da kontrakten mellem klageren og administrationspartneren var en tjenesteydelseskontrakt (på tysk "Dienstleistungsvertrag").

[6] Selv om det ikke er helt klart, forstår Ombudsmanden dette udtryk som en henvisning til håndbogen for programmet for livslang læring.

[7] "De daglige personaleomkostninger skal beregnes på grundlag af den årlige løn, som virksomheden betaler, og som opføres i årsregnskabet, divideret med antallet af arbejdsdage (se Q.1.2 ovenfor). Omkostningerne skal naturligvis svare til markedsværdien for de opgaver, der udføres i denne partners land (bevis skal fremlægges). Agenturet kan anmode om årsregnskabet som dokumentation."

[8] Artikel 172a, stk. 1, i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (nu artikel 126, stk. 2, i finansforordningen fra 2012).

[9] Artikel 172a, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen fra 2002. De relevante bestemmelser findes i bilaget.

[10] Artikel II.14.1 i tilskudsaftalerne

[11] Artikel II.14.1 i tilskudsaftalerne. De relevante bestemmelser findes i bilaget.

[12] Afsnit 2.2.2 i LLP-håndbogen har følgende ordlyd:

Rettidig omkodning af omkostninger: Udgifterne skal registreres i regnskabssystemet på grundlag af fyldestgørende bilag på det tidspunkt, hvor udgifterne blev afholdt. Dokumenter, der er oprettet efter den periode, hvor omkostningerne blev afholdt, vil blive erklæret ikke-støtteberettigede.

[13] Af klagerens og EACEA's indlæg fremgår det, at klageren i marts 2014 havde forelagt EACEA:

1) fakturaer udstedt af klagerens ledende partner (for et samlet nettobeløb på 22 946,87 EUR/bruttobeløb på 27 308,78 EUR)

2) timesedlerne;

2) de foreløbige interne kontoudtog vedrørende betalingen til den administrerende partner (på tysk »Vergütung an Mitunernehmer §15EStG - Vederlag til mediværksættere«),

3) Forvaltningspartnerens kontoudtog, der har til formål at bekræfte overførslen af de ønskede beløb til dennes bankkonto for alle tre fakturaer (betaling af bruttobeløb).

4) klagerens forklarende bemærkning som begrundelse for for sen betaling af den sidste projektfaktura, Som forklaret blev denne faktura afregnet, efter at EACEA havde underrettet klageren om, at kun omkostninger, der er blevet udbetalt inden den endelige betaling af EU-bidraget, accepteres af EACEA som støtteberettigede.

5) egenerklæring fra klagerens statsautoriserede revisor, hvoraf det fremgår, at fakturaer fra klagerens ledende partner er bogført som fakturaer fra medarbejdere i bogholderiet. Ifølge EACEA var der imidlertid ingen angivelse af det beløb, der var bogført som vederlag.

I februar 2014 anmodede EACEA klageren om yderligere dokumenter:

6) En udskrift af klagerens bogføringssystem, der viser, i hvilke regnskaber alle fakturaer fra den administrerende partner blev registreret;

7) Klagerens selvangivelse,

8) Dokumentation såsom kontoudtog, udskrift af konti osv. for at bevise, at klagerens ledende partners sociale sikring blev betalt af klageren.

Som anført af EACEA blev disse dokumenter modtaget i marts 2014.  

[14] I henhold til artikel 124, stk. 5, i finansforordningen fra 2012.

[15] Klageren nævnte navnlig: det klagende selskabs vedtægter (på tysk »Gesellschaftsvergrag«), aktionærernes beslutning om selskabsdeltagernes vederlag (på tysk »Gesellschafterbeschluss über Vergütungen der Geschäftsführer«) og kopier af regnskaber.

[16] Spørgsmål 1.5 og 1.6 i FAQ

[17] Artikel II.14.1 i tilskudsaftalerne

[18] artikel 172a, stk. 1, i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen fra 2002

[19] Afsnit 2.2.2 i håndbogen

[20] "Tidssedler underskrevet af både arbejdstageren og den ansvarlige for organisationen med angivelse af navn, funktion og udførte opgaver, henvisning til arbejdsplanens aktiviteter, antal timer pr. dag og antal dage pr. måned tildelt projektet"