Kære X

Ombudsmanden har modtaget en klage over Den Europæiske Fødevaresikkerhedsautoritet. Ombudsmanden har bedt mig om at behandle sagen på hendes vegne.

Klagen vedrører den forsinkelse, som EFSA har pådraget sig i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt i en e-mail (herunder bilag), som EFSA sendte til Det Europæiske Kemikalieagentur (ECHA) i forbindelse med en begrænsningsprocedure i henhold til REACH-forordningen i juni 2020.

Vi har besluttet at indlede en undersøgelse af denne klage for at undersøge, hvordan EFSA har behandlet klagerens anmodning om aktindsigt.

Klageren mener, at EFSA ikke var berettiget til at forlænge svarfristen flere gange med den begrundelse, at dette ikke er i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 1049/2001. Klageren hævder navnlig, at omfanget af dokumentationen ikke burde have givet anledning til en forsinkelse, og at EFSA hverken havde gode grunde eller givet tilstrækkelig begrundelse for en eventuel forlængelse af fristen. Klageren har ligeledes gjort gældende, at EFSA skal have været bekendt med betydningen og relevansen af de omtvistede dokumenter (i betragtning af den på daværende tidspunkt igangværende offentlige høring, som ECHA gennemførte), og har anført, at EFSA’s manglende fremlæggelse af de ønskede dokumenter inden for den fastsatte frist fratog EFSA muligheden for at foretage en meningsfuld vurdering af ECHA’s konklusioner og for (mere grundigt end muligt) at underbygge de bidrag, som EFSA ydede i forbindelse med den offentlige høring, som ECHA gennemførte.

Som et første skridt finder vi det nødvendigt at gennemgå de omtvistede dokumenter i klagerens begæring om aktindsigt samt EFSA's tilhørende sagsakter. Vi ville være taknemmelige, hvis EFSA kunne fremlægge kopier af disse dokumenter, helst i elektronisk format via krypteret e-mail ^[1], senest den 10. januar 2022.

De dokumenter, der er genstand for anmodningen om aktindsigt, vil blive behandlet fortroligt sammen med alt andet materiale, som EFSA vælger at dele med os, og som den markerer som fortroligt. Dokumenter af denne art vil blive behandlet og opbevaret i overensstemmelse med denne fortrolige status og vil blive slettet fra Ombudsmandens sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.

Vi mener også, at det ville være nyttigt at planlægge et møde mellem EFSA og Ombudsmandens undersøgelseshold, hvor vi kan drøfte denne sag. Den ansvarlige for efterforskningen, Michaela Gehring, kan kontaktes for at arrangere detaljerne i dette møde, ideelt set inden den 31. januar 2021.

Din oprigtige,

Rosita Hickey Forespørgselsdirektør

Strasbourg, den 17. december 2021

[1] Krypterede e-mails kan sendes til vores dedikerede postkasse.