Første møde

Dato: Torsdag den 28. september 2023

Fjernmøde via Webex

Nuværende

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor:

· Sektorchef, juridiske anliggender;

· Kontorchef for prøvningsoperationer

· Kontorchef for outreach og eksterne forbindelser

Den Europæiske Ombudsmand:

· Tina Nilsson, chef for sagsbehandlingsenheden

· Valentina Stoeva, undersøgelsesmedarbejder;

· Christophe Lesauvage, juridisk ekspert;

· Zoé Lejeune, Forespørgsler Trainee

Formålet med mødet

Formålet med mødet var, at Ombudsmandens undersøgelsesteam skulle forstå, hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) forberedte og fastsatte betingelserne for fjernprøver, samt hvordan det behandlede de forskellige praktiske og tekniske spørgsmål, som ansøgerne oplevede. Mødet vil blive efterfulgt af et andet møde i EPSO's lokaler bestående af en videodemonstration af fjerntestning og en fortsættelse af drøftelserne om ovennævnte spørgsmål.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens undersøgelsesteam præsenterede sig selv, takkede EPSO's repræsentanter for at mødes med dem og redegjorde for formålet med mødet. De skitserede den retlige ramme, der gælder for ombudsmandens møder, navnlig at ombudsmanden ikke ville videregive oplysninger, som EPSO havde identificeret som fortrolige, uden EPSO's forudgående samtykke ^[1].

Undersøgelsesholdet forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om det møde, der skulle sendes til EPSO, for at sikre, at indholdet var faktuelt korrekt og fuldstændigt. Ingen fortrolige oplysninger vil blive medtaget i rapporten eller på anden måde givet til nogen tredjepart.

Undersøgelsesholdet præciserede, at mødet vedrører en undersøgelse på eget initiativ foretaget af Den Europæiske Ombudsmand. Ombudsmanden modtog et betydeligt antal klager vedrørende anvendelsen af fjerntestning udelukkende til "forhåndsudvælgelsesprøver" i forbindelse med en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af EU-tjenestemænd (Assistants AST3 - EPSO/AST/154/22), der var tilrettelagt af EPSO. Klagerne vedrørte de praktiske konsekvenser af afgørelsen om, at prøverne kun skulle finde sted på afstand, samt hvordan EPSO håndterede de praktiske og tekniske problemer, der opstod. Selv om EPSO efterfølgende annullerede udvælgelsesproceduren, besluttede Ombudsmanden at fortsætte sin undersøgelse, også med henblik på at der var et betydeligt antal klager vedrørende efterfølgende udvælgelsesprocedurer, som også havde fjerntestning. Undersøgelsen vedrører som sådan ikke kun én udvælgelsesprocedure, men har til formål at kontrollere de involverede spørgsmål, hjælpe EPSO med at definere god administrativ praksis i sine testaktiviteter, i kommunikationen med ansøgerne og i behandlingen af klager.

Udvekslede oplysninger

1) Mangfoldigheden af kandidater

EPSO's repræsentanter forklarede, at onlineprøver gør det muligt for EPSO at nå ud til et større antal ansøgere. Dette skyldes, at mange ansøgere tidligere stod over for økonomiske eller praktiske hindringer for at tage prøver på et fysisk testcenter. Ansøgerne skulle rejse til de byer, hvor testcentrene var placeret (for de fleste medlemsstater kun i hovedstaden) eller endda på et senere tidspunkt i udvælgelsesproceduren til Bruxelles. Fjerntest eliminerer rejse- og opholdsudgifter, som ansøgerne kun fik delvist godtgjort. Der er ikke nok "historie" til at konkludere, at den nye model statistisk set førte til større mangfoldighed blandt kandidaterne. Fjerntestning blev først indført i 2022. Ikke desto mindre mener EPSO's repræsentanter, at fjerntestning skaber mere lige muligheder og letter deltagelsen af flere mennesker.

EPSO kræver ikke, at ansøgerne giver oplysninger om og derfor ikke overvåger, om der er mangfoldighed baseret på ansøgernes baggrund, f.eks. i forbindelse med køn, etnicitet, seksuel orientering og socioøkonomisk status. EPSO vedtog sin handlingsplan for ligestilling og mangfoldighed i maj 2022, som fastsætter mål for fremme af mangfoldighed. Andre prioriteter end indsamling af oplysninger om ligestilling og mangfoldighed blev imidlertid behandlet først i forbindelse med udviklingen af den nye model, navnlig operationelle aspekter. EPSO er desuden afhængig af, at Generaldirektoratet for Informationsteknologi (DIGIT) overvåger mangfoldighedsaspekterne. EPSO's repræsentanter nævnte også, at EPSO iværksatte en mangfoldighedsundersøgelse i 2021 baseret på frivillig deltagelse og offentliggjorde resultatet på sit websted i 2022.

EPSO indsamler data om ansøgernes geografiske balance, fordi ansøgerne skal angive deres nationalitet som led i ansøgningsprocessen. EPSO giver disse oplysninger til medlemsstaterne, men ikke offentligt.

EPSO's repræsentanter tilføjede, at ansøgerne som led i ansøgningsprocessen nu kan vælge at angive deres køn gennem følgende kategorier: kvinder, mænd, ikkebinære, andre eller foretrækker ikke at sige.

2) Hvordan EPSO behandler klager

EPSO's repræsentanter forklarede, at EPSO modtager flere typer klager: klager af juridisk karakter, klager af teknisk karakter og e-mails fra ansøgere, der blot udtrykker, at de ikke kan lide den nye model. Sidstnævnte betragtes ikke som administrative klager. EPSO sporer ikke antallet af klager i større forstand.

Der er intet sporingssystem og ingen statistikker over procentdelen af klager vedrørende fjerntestning. Mere generelt er der ikke noget specifikt system til sporing af klager efter emne. Klager er meget forskellige, og det er ikke operationelt muligt at spore dem efter emne.

EPSO's repræsentanter forklarede, at EPSO's websted skelner mellem spørgsmål og klager og indeholder to forskellige formularer i overensstemmelse hermed. Klager og forespørgsler går først gennem en receptionstjeneste, der er ansvarlig for "retssagen" mod klager. Receptionen behandler visse klager med det samme, når der ikke er behov for en undersøgelse. Hvis der er behov for en undersøgelse, sendes klager til den operationelle enhed eller den juridiske enhed. I den forbindelse sender EPSO klager pr. emne. EPSO kan også spore klager og forespørgsler, efterhånden som de registreres med billetter. EPSO's repræsentanter bemærkede, at den samme person kan sende forskellige klager eller den samme klage flere gange. Antallet af klager er derfor højere end antallet af klagere.

3) EPSO’s brug af billetter, kontakt- og klageformularer

EPSO's repræsentanter forklarede, at når en ansøger sender en forespørgsel eller en klage, modtager vedkommende et billetnummer. Ansøgerne kan derefter henvende sig til EPSO igen og tilføje nye elementer. EPSO registrerer de nye elementer med et nyt billetnummer. For eksempel kan en person have svært ved at forbinde og klage over dette problem. Den samme person kan tilføje andre elementer, der kræver en anden undersøgelse. Fra et operationelt synspunkt kunne den anden klage tildeles en anden EPSO-ansat. EPSO's repræsentanter bemærkede endvidere, at EPSO modtager mere eller mindre 100 klager eller forespørgsler om dagen.

EPSO's repræsentanter præciserede, at der findes et internt sporingssystem i forbindelse med klager. Hvis den samme kandidat klager flere gange, vil kolleger se alle klager.

EPSO's repræsentanter bemærkede endvidere, at ansøgerne kan svare pr. e-mail på EPSO's e-mails, men at deres svar vil blive registreret med en ny billet. EPSO skal tildele billetter til operationelle formål. Uden et billetnummer ville klager og forespørgsler gå tabt. Klagere kan også have en e-mailsamtale med EPSO uden at skulle bruge onlineklageformularen. Hvis EPSO f.eks. har anmodet en ansøger om dokumentation pr. e-mail, kan ansøgeren fremlægge dokumentationen ved blot at svare på e-mailen. Udstedelsen af billetnummeret er kun relevant til interne formål (»back office«).

Endelig præciserede EPSO, at en klage ville blive registreret som sådan, selv om klageren anvendte den forkerte formular (kontaktformularen i stedet for klageformularen). Alle formularer sendes gennem EPSO's kontakttjeneste for ansøgere, uanset hvilken formular der er valgt. Denne tjeneste afgør, om meddelelser kan betragtes som klager.

4) Forskellene mellem EPSO's oprindelige og ajourførte instrukser til ansøgerne (udgaverne af de tekniske instrukser fra november 2022 og september 2023)

EPSO's repræsentanter bemærkede, at den største forskel mellem de to sæt instruktioner er eksamenens "leveringsmåde", dvs. hvordan indholdet af eksamen præsenteres for kandidaterne, og hvordan kandidaterne overvåges. Oprindeligt, i slutningen af november-begyndelsen af december sidste år, modtog kandidaterne instruktioner vedrørende den direkte overvågede "leveringstilstand". Ansøgerne blev under prøven overvåget af ansatte hos EPSO's kontrahent. Proctors’ rolle var at vejlede kandidater gennem kontrol før eksamen og at overvåge dem under eksamen.

De ajourførte instrukser beskriver en anden »leveringstilstand«: automatiseret proctored testning. EPSO begyndte at anvende en ny model i september 2023: automatiseret overvåget testning. Den første runde af automatiserede proctored eksamener er for nylig afsluttet. I denne tilstand guides kandidaterne gennem kontrollerne ved hjælp af et automatiseret værktøj med et reduceret antal kontroller (i bund og grund kun identitetskontrol). Kandidater optages under eksamen. Optagelserne gemmes på en gennemgangsportal, som EPSO har adgang til. Efter eksamen vil EPSO se optagelserne og kan beslutte ikke at behandle en ansøgers eksamen, hvis EPSO bemærker problematisk adfærd. EPSO ville f.eks. udelukke en ansøger fra proceduren, hvis omkodningen viste, at ansøgeren arbejdede sammen med en anden person under eksamen.

5) Muligheden for kandidater til at tage en test i et rum, der ikke er privat og til at bruge en virksomhedscomputer

EPSO's repræsentanter præciserede, at ansøgerne ikke er forpligtet til at aflægge prøverne i en privat bolig. Ansøgerne skal finde et sted, der egner sig til afprøvning. EPSO kontrollerer ikke, om det valgte område er privat eller offentligt. EPSO kræver dog noget privatliv: Der bør ikke være støj udefra og andre mennesker i lokalet. Privatliv bør ikke forveksles med privat rum i betydningen et rum beliggende i en privat bolig. Kandidater kan f.eks. aflægge prøven i et privat rum i en virksomhedsbygning. Så længe pladsen er privat, kontrollerer EPSO ikke, om pladsen er placeret i en privat bolig.

EPSO's repræsentanter forklarede også, at det er muligt at anvende en virksomhedscomputer til at tage prøverne. EPSO kræver nemlig ikke, at ansøgerne ejer den computer, som de tester på. Ikke desto mindre oplyser EPSO ansøgerne om, at visse tekniske krav begrænser brugen af bærbare computere til virksomheder. For at starte eksamen skal kandidater downloade ProProctor-applikationen. Under eksamen låser denne ansøgning kandidaternes computere for at forhindre dem i at få adgang til andre vinduer end eksamensvinduet. Det meste af tiden har virksomhedscomputere en firewallpolitik, der er i konflikt med funktionen i applikationen til låsning af computeren. Dette vil først blive tydeligt, når applikationen går i denne tilstand. Kandidater kan kun deaktivere firewallen, hvis de har administratorrettigheder på computeren. Det er også muligt for ejeren af computeren (f.eks. deres arbejdsgivers it-tjeneste) at godkende ProProctor-applikationen. Det er ikke EPSO's opgave at kontakte de enkelte arbejdsgiveres IT-tjenester for at træffe disse foranstaltninger. Oplysninger om brugen af bærbare computere til erhvervsbrug har været tilgængelige på EPSO's websted siden februar 2023.

EPSO's repræsentanter tilføjede, at de fleste klager over brugen af bærbare computere til virksomheder kommer fra EU-ansatte med tidsbegrænsede kontrakter. De har svært ved at forstå, at de ikke kan tage testene på den computer, de bruger dagligt til arbejde. Ikke desto mindre er denne praksis almindelig: Arbejdsgivere ejer bærbare computere til virksomheder og har beføjelse til at beslutte, hvad der kan gøres med dem.

6) Kravet om at fremlægge dokumentation for fejlfinding

EPSO's repræsentanter bemærkede, at de instrukser, der blev givet til ansøgerne, beskriver kravene vedrørende "hændelsesbilletter". EPSO kræver, at ansøgerne godtgør, at de har forsøgt at løse deres tekniske problemer på stedet. Når der opstår et teknisk problem, skal kandidater først gå til Prometric og bruge den tekniske hjælpelinje eller chatboksen. EPSO ønsker, at ansøgerne først skal gå til Prometric af effektivitetshensyn. Når EPSO vurderer klager, starter det således ikke fra bunden og har allerede oplysninger fra kontrahenten. EPSO's repræsentanter præciserede, at de også accepterer andre former for dokumentation, men at det bedste bevis er at fremlægge en hændelsesbillet. 

På forespørgselsteamets anmodning bekræftede EPSO's repræsentanter, at de forskellige formuleringer, der anvendes, såsom hændelsesbilletter, sagsbilletter og Prometric-billetter, alle henviser til det samme, men ikke må forveksles med EPSO's egne billetter. Det er altid Prometric, der giver hændelsesbilletnummeret til kandidaten. Det er ikke muligt for kandidaterne selv at generere et billetnummer.

EPSO accepterer andre beviser end hændelsesbilletnumre, fordi det kan ske, at en ansøger ikke har et billetnummer eller ikke var i stand til at bruge chatboksen eller den tekniske hjælpelinje. Kandidater kan tage et skærmbillede af chatboksen eller bruge deres telefon til at tage et billede af chatboksen inden eksamensstart. EPSO vil acceptere disse billeder som dokumentation for fejlfinding. Størstedelen af tekniske problemer sker, før eksamen startes, og vedrører umuligheden af at starte eksamen. På dette tidspunkt vil applikationen endnu ikke have låst computeren og forhindre adgang til andre vinduer, og det er muligt at tage et skærmbillede af chatboksen. Sammenfattende vil EPSO undersøge alle former for beviser og lade tvivlen komme ansøgerne til gode.

EPSO's repræsentanter præciserede derefter, at der ikke er noget link til chatboksen under eksamen. Hvis kandidater oplever tekniske problemer under eksamen, skal de afslutte eksamen, før de kan bede Prometric om at hjælpe. Efter udveksling med en chatbot kan de nå en menneskelig helpdesk-agent. Kandidater kan opleve to typer problemer under eksamen. For det første kan deres forbindelse midlertidigt falde. For det andet kan kandidater opleve langsom præstation, f.eks. er det meget langsomt at gå fra det ene spørgsmål til det andet. I dette tilfælde kan de ikke henvende sig til Prometric på stedet, men de skal indsende deres eksamen og senere klage til EPSO over, at den langsomme præstation påvirkede deres resultater. EPSO har adgang til tekniske logfiler og kan f.eks. se, om eksamen varede længere. Der er også afhjælpende foranstaltninger, når serveren er langsom. Når forbindelsen fryser i fem minutter eller mere, fryser eksamenstidspunktet også.

Endelig konkluderede EPSO's repræsentanter, at EPSO er klar over, at en ansøger muligvis ikke har et hændelsesbilletnummer, og at dette ikke nødvendigvis er ansøgerens skyld. Nogle gange er Prometric ikke i stand til at give et billetnummer. Klagere er ikke udelukket som standard, når de ikke har et billetnummer. Hvis EPSO er opmærksom på et mere generisk teknisk problem, vil det desuden udsende en offentlig meddelelse og give forklaringer om gentestningsplaner.

7) EPSO's adgang til "data forensics"

EPSO's repræsentanter præciserede, at Prometric for hvert "testarrangement" fremlægger en indledende teknisk rapport. Rapporten indeholder kun generelle oplysninger, herunder antallet af og identiteten på de ansøgere, der ikke mødte op til prøven eller aflyste deres prøve, mens de tog den (når folk aflyser deres prøve under prøven, foretages der endnu en kontrol, hvor de skal bekræfte, at de ønsker at aflyse deres prøve). Rapporten nævner ikke alle tekniske problemer, som individuelle kandidater kan være stødt på, såsom langsom ydeevne eller problemer med at starte eksamen. På grundlag af individuelle klager vil EPSO imidlertid anmode Prometric om at give adgang til oplysninger om klagerens prøve. For eksempel kunne Prometric levere kandidatens chatlogfiler.

EPSO's repræsentanter præciserede, at Prometric leverer en "dataefterforskningstjeneste", men kun efter anmodning. Prometric giver ikke automatisk EPSO omfattende oplysninger om hver enkelt ansøgers problemer under en prøve. Når EPSO behandler en klage, afgør EPSO først internt, om klagen ser legitim ud. Hvis det er tilfældet, vil EPSO indlede en undersøgelse og anmode Prometric om specifikke oplysninger om klagerens test.

EPSO's repræsentanter forklarede også, at EPSO behandler store tekniske spørgsmål forskelligt. Et problem vil f.eks. være stort, når mere end 5 % af de billetter, som driftsteamet modtager, vedrører det samme tekniske problem. I dette tilfælde vil EPSO proaktivt kontakte Prometric, fordi problemet kan være på deres side. Prometric kan også underrette EPSO, hvis der konstateres et problem. For eksempel stødte Prometric i en udvælgelsesprocedure på problemer med sit bookingsystem. Mange ansøgere kunne ikke booke en prøve og klagede til EPSO. Det var et stort problem.

8) Beslutningen om, at en individuel klage fortjener yderligere undersøgelse

EPSO anser klager for berettigede, når de kræver en undersøgelse. Kandidatkontakttjenesten undersøger hver billet og ser, om den kræver en undersøgelse. Typisk vil klager, der blot udtrykker kandidaternes utilfredshed med fjerntestning, ikke kræve en undersøgelse. I dette tilfælde vil ansøgerkontakttjenesten underrette klagerne om, at den ikke kan behandle deres klage. Når det er nødvendigt, kan kandidatkontakttjenesten kontakte kandidaterne for at anmode om flere oplysninger og senere sende klagen til det operationelle team. Yderligere oplysninger om en kandidats test kan også rekvireres hos Prometric. Hvis undersøgelsen viser, at ansøgeren ikke giver nøjagtige oplysninger, informerer EPSO vedkommende om, at den ikke kan behandle klagen. EPSO modtog f.eks. klager, hvori ansøgerne hævdede, at deres forbindelse faldt under eksamen. Efter at have gennemgået de tekniske logfiler opdagede EPSO, at ansøgerne frivilligt opsagde deres eksamener. EPSO modtog også klager, hvor det er klart, at ansøgeren ikke fulgte grundlæggende instrukser, såsom at downloade ProProctor-applikationen. I dette tilfælde vil ansøgerkontakttjenesten også svare klageren og ikke sende klagen til driftsenheden.

Konklusion af det første møde

Undersøgelsesholdet takkede EPSO's repræsentanter for deres tid og for de afgivne forklaringer. Undersøgelsesteamet tilføjede, at det andet møde for at fortsætte diskussionen snart vil blive planlagt. Mødet sluttede.

 

Andet møde

Dato: Torsdag den 26. oktober 2023

Fysisk placering i EPSO's lokaler

Nuværende

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor:

· Sektorchef, juridiske anliggender;

· Kontorchef for testoperationer

Den Europæiske Ombudsmand:

· Tina Nilsson, chef for sagsbehandlingsenheden

· Valentina Stoeva, undersøgelsesmedarbejder;

· Christophe Lesauvage, juridisk ekspert;

· Zoé Lejeune, Forespørgsler Trainee

· Kevin Crespo, IT-support

Formålet med mødet

Den 26. oktober 2023 fortsatte mødet. Formålet med mødet var, at Ombudsmandens undersøgelsesteam skulle se en videodemonstration og modtage yderligere oplysninger om betingelserne for fjernprøver, og hvordan EPSO håndterer de tekniske problemer, som ansøgerne oplever.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens undersøgelsesteam takkede EPSO's repræsentanter for mødet.

Undersøgelsesholdet forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om begge møder, der skulle sendes til EPSO for at sikre, at indholdet var faktuelt korrekt og fuldstændigt. Ingen fortrolige oplysninger ville blive medtaget i rapporten eller på anden måde givet til klageren eller nogen tredjepart.

Udvekslede oplysninger

EPSO's repræsentanter præsenterede en videodemonstration af fjerntestning i direkte overvåget leveringstilstand. Demonstrationen blev lavet i samarbejde med deres entreprenør, Prometric. Den blev oprindeligt forberedt til et møde med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS).

EPSO's repræsentanter præciserede, at afleveringsmåden for prøverne har ændret sig, siden demonstrationen fandt sted. Ikke desto mindre mener EPSO's repræsentanter, at præsentationen fortsat er nyttig for Ombudsmanden, da de modtagne klager vedrører den tidligere leveringsmetode. EPSO's repræsentanter mindede om, at den største forskel mellem den direkte proctored delivery mode og den automatiserede proctored delivery mode er fraværet af direkte proctors, der fører tilsyn med eksamenerne.

Inden demonstrationen blev indledt, redegjorde EPSO's repræsentanter kort for de trin, der gik forud for eksamen. Ansøgerne modtager invitationen til eksamen på deres EPSO-konto, som er den officielle kommunikationskanal mellem EPSO og ansøgerne. Ansøgerne kan oprette meddelelser fra deres EPSO-konto til deres egen postkasse. Opfordringen indeholder allerede oplysninger om tekniske krav. Inden EPSO sender invitationerne, uploader EPSO også testindholdet på Prometrics platform samt listen over ansøgere. Dette er for at sikre, at Prometric, når en kandidat booker en test via Prometrics bookingsystem, har adgang til de kandidater, der skal testes. Prometric giver derefter kandidaterne et bekræftelsesnummer, når de har booket en test. På dagen for prøven skal ansøgerne bruge dette bekræftelsesnummer til at deltage i eksamen.

EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at ansøgerne, inden de påbegynder eksamen, skal bestå en systemkontrol. Det er muligt at foretage systemkontrollen inden eksamensdagen. I den tidligere leveringstilstand skulle kandidaterne foretage en mere grundig Enhanced Readiness Check og en falsk eksamen. Hvis de ikke tog den falske eksamen, ville EPSO ikke behandle deres tekniske klager. Målet var, at kandidaterne skulle forudse tekniske problemer før eksamen og om nødvendigt søge hjælp fra en specialist eller finde en anden computer. Prometric fjernede Enhanced Readiness Check og mock-eksamenen fra den automatiserede proctored leveringstilstand. EPSO's repræsentanter præciserede, at disse to trin er vigtige, fordi de giver ansøgerne mulighed for at afprøve næsten under reelle forhold inden eksamen. EPSO har nu bedt Prometric om at foretage væsentlige forbedringer af systemet, herunder genindførelse af udvidet beredskabskontrol og prøveeksamen.

1) Videodemonstrationen

EPSO's repræsentanter viste fremvisningen og kom med en række præciseringer.

A. Lanceringen af eksamen

EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne skal downloade ProProctor-applikationen. Kandidater skal booke og starte eksamener ved hjælp af ansøgningen. Applikationen kan downloades af alle og vises som et ikon på en computers skrivebord.

EPSO's repræsentanter bemærkede, at ProProctor-applikationen går i lockdown-tilstand, når kandidaterne starter deres eksamen. Fra dette stadium kan kandidaterne ikke længere åbne andre applikationer eller andre vinduer, og applikationen overvåger internetforbindelsen og aktiviteterne på computeren. Prometric indsamler disse data, og EPSO kan få adgang til dem i tilfælde af en klage. Ansøgningen indsamler f.eks. data om den computer, som kandidaten bruger. I tilfælde af en klage kontrollerer EPSO, om den anvendte computer opfyldte de tekniske krav.

EPSO's repræsentanter præciserede, at de også kan få adgang til logfiler, der viser, hvilke ansøgere der tog systemkontrollen og den falske eksamen. EPSO's repræsentanter nævnte en klage, hvor ansøgeren var stødt på tekniske problemer under eksamen. Ved at kontrollere logfilerne konstaterede EPSO, at klageren kun havde foretaget en del af den skærpede beredskabskontrol inden prøven. Det problem, han stødte på under testen, vedrørte den del af systemkontrollen, som han ikke foretog.

B. Identifikationskontrollen og tilsynet med eksamen

EPSO's repræsentanter bemærkede, at proctors i live proctored delivery mode udførte identitetskontrol. I automatiseret overvåget leveringstilstand udføres identitetskontrol af AI, der sammenligner et billede af kandidaten med et billede af kandidatens ID-kort. Hvis kandidaten ikke består AI-identitetskontrollen, fortsætter kandidaten stadig med testen. Systemet vil imidlertid markere problemet og give en EPSO-medarbejder mulighed for på et senere tidspunkt at kontrollere overensstemmelsen mellem de to billeder. 

EPSO's repræsentanter tilføjede, at AI i automatiseret overvåget "leveringstilstand" også kan markere problemer under eksamen. For eksempel registrerer systemet stemmer, flere ansigter eller kandidater, der kigger væk. Optagelser af prøverne foregår på en gennemgangsportal, som EPSO har adgang til. EPSO er ansvarlig for at kontrollere optagelserne og markeringerne. EPSO's repræsentanter anførte også, at når der markeres et nyt flag, vises der midlertidigt en meddelelse på ansøgerens skærm. Der er også en optælling af antallet af flag på hjørnet af kandidatens skærm.

C. Opbevaring af optegnelser og databeskyttelse

EPSO's repræsentanter forklarede, at optagelserne opbevares i 30 dage. EPSO har til hensigt at forlænge varigheden, når operationerne genoptages. Der er forskellige opbevaringsperioder. I tilfælde af en administrativ klage (artikel 90, stk. 2, i EU's personalevedtægt) opbevarer EPSO optagelserne længere. Den administrative klage kan føre til retslige procedurer, hvilket begrunder den længere opbevaringsperiode. EPSO's repræsentanter præciserede, at EPSO kun opbevarer optagelser længere, hvis ansøgeren har indgivet en klage. Med hensyn til størrelsen af dataene ville det ikke være muligt at opbevare alle optagelser i mere end 30 dage. EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne i den direkte overvågede leveringsmåde også blev optaget, og at optagelserne også blev opbevaret i 30 dage. Eksamener blev ikke desto mindre overvåget af levende proctors.

Med hensyn til databeskyttelse anførte EPSO's repræsentanter, at EDPS gennemførte en revision af EPSO's fjerntest og er i færd med at udarbejde sin rapport.

D. Miljøkontrollen

EPSO's repræsentanter forklarede, at "parathedsagenter" i direkte overvåget leveringstilstand bad ansøgerne om at flytte deres kamera rundt og vise deres testmiljø. Disse kontroller kaldes "miljøkontrol". Beredskabsagenterne bad også kandidaterne om at vise visse dele af deres krop, for eksempel at rulle ærmerne op. Disse kaldes "personlige kontroller". Dette aspekt genererede mange klager, og kandidaterne var meget utilfredse med beredskabsagenterne. EPSO's bestyrelse fandt desuden, at den personlige kontrol var for invasiv. EPSO har indstillet alle kontroller – både personlige og miljømæssige – af de aktuelle prøver i automatiseret proctoring. EPSO agter at reintegrere grundlæggende miljøkontroller i fremtiden, navnlig med hensyn til lokalet og skrivebordet.

E. Varigheden af EPSO's undersøgelser

EPSO's repræsentanter forklarede, at EPSO behandler tekniske klager så hurtigt som muligt. Testbegivenheder omfatter altid to testvinduer. EPSO har til formål at behandle alle tekniske klager inden starten af det andet testvindue ("beredskabsvinduet") for at kunne planlægge gentest i det andet testvindue. EPSO forsøger at booke alle ansøgere, der er stødt på gyldige tekniske problemer i løbet af det indledende testvindue, i det andet testvindue eller, når det er muligt, i slutningen af det indledende testvindue. Den normale varighed af en undersøgelse er et spørgsmål om dage. I slutningen af et testvindue udarbejder Prometric en indledende rapport med generiske oplysninger. EPSO iværksætter imidlertid ikke undersøgelser på grundlag af rapporten, men kun på grundlag af klager.  

D. Muligheder for gentestning

EPSO's repræsentanter bemærkede, at EPSO kræver, at der indgives tekniske klager inden for tre dage efter eksamen, fordi dette giver EPSO mulighed for at genteste kandidater i samme testvindue eller i det planlagte testvindue. I forbindelse med de tre udvælgelsesprocedurer, der afholdes i henhold til den nye testmodel, har EPSO automatisk reserveret en ny test til alle ansøgere, der har indgivet en teknisk klage. Det skyldes det store antal klager. Ca. 36 % af de ansøgere, der havde reserveret en prøve i den første udvælgelsesprocedure, indgav en klage og ca. 20-25 % i den anden og tredje udvælgelsesprocedure. Den normale klageprocent bør være ca. 7-10 %. Ud af disse klager afviser EPSO en række ugrundede klager. Da antallet af klager imidlertid var så højt, reserverede EPSO en gentest for alle klagere. EPSO flyttede endda beredskabsvinduet til senere datoer i visse udvælgelsesprocedurer for at gøre det muligt for EPSO at behandle alle tekniske klager inden starten af beredskabsvinduet.

EPSO's repræsentanter præciserede yderligere deres politik for gentestning. Kandidater, der gentester, kan ikke beholde deres oprindelige resultater. Kandidater kan dog beslutte ikke at genteste og beholde deres oprindelige resultater. EPSO's repræsentanter bemærkede også, at nogle ansøgere er utilfredse, fordi de ikke klagede inden for fristen på tre dage og efterfølgende erfarede, at andre ansøgere klagede og var reserveret til en ny prøve.

E. Sikkerhedsagenter og sikkerhedsinspektører

EPSO's repræsentanter forklarede, at i live proctored delivery mode kan proctors, der fører tilsyn med eksamener, "eskalere" et problem til en sikkerhedsagent. Kun sikkerhedsagenter kunne beslutte at afslutte en eksamen. Sikkerhedsagenterne overvågede ikke kandidaterne aktivt, men blev indkaldt af tilsynsførende i tilfælde af mistanke. Proctors havde op til otte kandidater til at overvåge. EPSO's repræsentanter bemærkede, at proctorerne arbejdede for Prometrics kontrahenter med base i Colombia og Marokko. Dette spillede en rolle i EPSO's beslutning om at gå over til automatiseret proctored delivery mode, fordi proctors med base uden for Europa havde adgang til personoplysninger fra ansøgere.

EPSO's repræsentanter præciserede, at Prometric er en amerikansk virksomhed, men at EPSO samarbejder med sin irske filial. Før sommeren 2023 var der dataoverførsler til amerikanske servere, ud over dataoverførsler til proctors baseret i Colombia og Marokko. Siden den nye kontrakt blev underskrevet i december 2022, har Prometric arbejdet på at etablere et nyt "dataloop" i EU med alle servere i Irland. Dette loop blev aktiveret i september 2023. EPSO’s repræsentanter tilføjede, at det fra begyndelsen af kontrakten fremgik, at Prometric skulle overholde EU-forordningerne og kun anvende EU-baserede servere. Da EPSO fandt ud af, at Prometric ikke fuldt ud overholdt dette, anmodede det om forbedringer, som nu er blevet gennemført.

2) Spørgsmål

Videodemonstrationen sluttede. Undersøgelsesholdet stillede en række spørgsmål på grundlag af det foregående møde og de seneste klager, som Ombudsmanden havde modtaget.

A. De operationelle systemer og browsere

EPSO's repræsentanter præciserede, hvorfor det operationelle system MacOS Ventura 13.0-13.2.1 ikke understøttes. Systemerne opdateres løbende. ProProctor-applikationen er ikke altid opdateret med de seneste opdateringer. EPSO's repræsentanter anerkendte, at ansøgningen normalt er bagud i forhold til de seneste MacO'er-opdateringer. EPSO har bedt Prometric om at opdatere sit system til MacOS mere regelmæssigt. EPSO's repræsentanter præciserede også, at ansøgerne fra Prometric modtager de seneste oplysninger om de operationelle systemer, der understøttes, når de booker deres prøve. EPSO er på grund af sine begrænsede ressourcer ikke i stand til systematisk at kontrollere, hvilke systemer der er kompatible med ansøgningen.

På forespørgselsteamets bemærkning bemærkede EPSO's repræsentanter, at der kunne være visse uoverensstemmelser mellem instrukserne og EPSO's websted vedrørende de nyeste understøttede systemer. Det skyldes sandsynligvis et internt kommunikationsproblem. Tidligere var kun ét team ansvarligt for at kommunikere med kandidaterne, og al kommunikation med kandidaterne blev foretaget gennem invitationsbrevet og linket til instrukser. For nylig åbnede EPSO en anden kommunikationskanal med ansøgerne ved at offentliggøre oplysninger på sit websted for at give fremtidige ansøgere mulighed for at blive mere fortrolige med testprocedurerne, selv inden de ansøger om en udvælgelsesprøve. Uoverensstemmelserne skyldes sandsynligvis et problem med koordineringen mellem de to hold, der nu er ansvarlige for at give oplysninger til kandidaterne.

EPSO's repræsentanter anerkendte også, at instrukserne nævner Google Chrome som den eneste understøttede browser. EPSO's repræsentanter forklarede, at prøverne ikke finder sted på Google Chrome, men på ansøgningen. De kunne ikke give et konkret svar på, hvorfor brug af Google Chrome er en del af de tekniske krav, men præciserede, at Google Chrome er den webbrowser, der anbefales af Prometric for den bedst mulige ydeevne af ProProctor-applikationen, som skal tilsluttes via internettet

B. Skærmkravene

Instruktionerne nævner, at grafik og tekst er designet til en enkelt 19-tommer eller større skærm. EPSO's repræsentanter forklarede, at der først opstår problemer, når ansøgerne går til eksamen. Især kræver nogle skriftlige spørgsmål, at kandidater åbner flere dokumenter. På grund af eksamensstrukturen er det svært at læse alle dokumenter på mindre skærme. Skrabepuden og lommeregneren kan forårsage andre vanskeligheder med at læse dokumenter på mindre skærme. EPSO's repræsentanter konkluderede, at EPSO er klar over problemet, navnlig fordi bærbare computere ofte har mindre skærme. EPSO's repræsentanter bemærkede imidlertid, at der ikke er planer om at justere eksamensstrukturen for mindre skærme i den nærmeste fremtid.

C. Muligheden for at omlægge en prøve

EPSO's repræsentanter præciserede, at ansøgerne i den nuværende situation ikke får mulighed for at vælge datoer for deres omlægningstidspunkt som følge af tekniske problemer. EPSO havde så mange ansøgere at omlægge, at det gav dem en fast dato og et fast tidspunkt. EPSO samarbejder med sin kontrahent om at revidere omlægningsproceduren. I øjeblikket skal Prometric oprette et nyt 'kvalifikationsnummer' manuelt for kandidater, der omlægges. EPSO ønsker, at Prometric anvender det samme kvalifikationsnummer som ved den første prøve og udvider dens gyldighed til at omfatte vinduet med nødprøver. Denne løsning vil gøre det muligt for EPSO hurtigt at informere Prometric om, hvilke ansøgere der skal testes igen. Kandidater vil derefter være i stand til at bestille deres egen dato og tid i beredskabsvinduet. Som i det indledende testvindue vil kandidater kunne ændre eller annullere deres booking op til 24 timer før deres planlagte eksamen. EPSO håber at have systemet på plads til de beredskabsvinduer, der finder sted i november [2]. EPSO kan dog ikke garantere, at systemet er klar.

EPSO's repræsentanter bekræftede, at omlægning kun er tilladt én gang i tilfælde af tekniske problemer. Årsagen er, at der kun udvikles to testindhold for hver udvælgelsesprocedure: et for det indledende vindue og et for nødvinduet. Udviklingen af testindhold tager måneder. Mulighederne for omlægning er derfor begrænsede. Hvis EPSO tillod omlægning mere end én gang, ville EPSO kun kunne tilbyde dette til ansøgere, der ikke var udsat for prøvens indhold. EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at kun en håndfuld klagere under normale forhold oplevede et teknisk problem i deres omlagte test. I denne situation kan ansøgerne klage til EPSO, og EPSO's juridiske team eller udvælgelseskomité kan beslutte, at ansøgeren skal genudsættes for tredje gang. Ansøgerne vil derefter blive testet igen på ad hoc-basis, enten i EPSO eller på afstand. Kandidaten vil gå videre på et helt separat spor, fordi udvælgelsesproceduren ikke vil blive standset. EPSO's repræsentanter bemærkede, at udvælgelsesproceduren vil blive suspenderet, hvis problemerne vedrører et betydeligt antal klagere. Navnlig skal de trin i udvælgelsesprocedurerne, der omfatter rangordning af ansøgere, suspenderes.

På forespørgselsteamets anmodning præciserede EPSO's repræsentanter forskellene mellem gentestning af en ansøger og omlægning af en ansøger. Der arrangeres en omlægning for kandidater, der har oplevet tekniske problemer, før de starter eksamen. Disse ansøgere har endnu ikke taget prøven. Der vil blive foretaget en ny test for ansøgere, der har oplevet problemer midt i prøven. Disse kandidater har været udsat for eksamen. Ikke desto mindre er den praktiske opfølgning - omlægning og en gentest - den samme. EPSO's repræsentanter anerkendte også, at EPSO's ansatte har en tendens til at anvende disse udtryk i flæng. 

D. Instruktionen om at bruge en anden computer

Den meddelelse, som EPSO sender til ansøgerne om deres gentest, råder dem til at have en anden computer til rådighed. EPSO's repræsentanter præciserede, at det afhængigt af det tekniske spørgsmål er muligt, at ansøgere, der tager prøven for anden gang, oplever det samme tekniske problem, som skyldes deres computer. EPSO råder dem derfor til at bruge en anden computer for at øge deres chancer for ikke at opleve det samme problem. EPSO's repræsentanter forklarede, at en løsning kunne være at give ansøgere, der stødte på tekniske problemer under deres første test, mulighed for at blive flyttet til et testcenter. Denne løsning forventes ikke i den nærmeste fremtid, da EPSO's kontrakt med Prometric ikke kræver, at Prometric stiller testcentre til rådighed. EPSO arbejder i øjeblikket på at forberede et nyt udbud, som vil kræve, at kontrahenten har nogle få testcentre. Tanken er, at kontrahenten skal have en vis kapacitet til at tilrettelægge fysiske test i tilfælde af særlige behov.

I instrukserne præciseres det også, at hvis ansøgerne oplever et teknisk problem, når de udfører den forbedrede systemkontrol inden prøvedagen, og hvis Prometric ikke kan finde en rettidig løsning, bør ansøgerne træffe foranstaltninger til at tage prøven fra en anden computer. EPSO's repræsentanter præciserede, at det ikke er en obligatorisk instruks. EPSO kan ikke tvinge ansøgerne til at råde over to computere. Målet er at informere kandidater om, at hvis de støder på et teknisk problem, der ikke kan løses med en bestemt computer, vil de sandsynligvis støde på det samme problem på eksamensdagen.

EPSO's repræsentanter mindede om, at den skærpede beredskabskontrol og den falske eksamen ikke er en del af den automatiserede proctored delivery mode, men at den har bedt Prometric om at foretage ændringer for at medtage dem i den nye version. I fremtiden vil EPSO anbefale, at ansøgerne gennemfører den udvidede beredskabskontrol og den falske eksamen mindst en uge før eksamen. Hvis kandidater oplever tekniske problemer relateret til deres computer, vil de blive rådet til at prøve en anden computer. EPSO er opmærksom på problemerne med formuleringen af de instrukser, der gives til ansøgerne. EPSO har allerede forsøgt at gøre instrukserne klarere, men erkendte, at der stadig er plads til forbedringer.

E. Toleranceperioden for at starte eksamen.

Instruktionerne nævner med fed skrift “start ikke din eksamen tidligere end 30 minutter før begyndelsen af din eksamen”. Tidligere instruktioner specificerede, at kandidater, der havde lanceret deres eksamen mere end 30 minutter før det planlagte tidspunkt, ikke ville være i stand til at teste igen. EPSO's repræsentanter præciserede, at formålet med reservationssystemet er at fordele ansøgerne jævnt i løbet af dagen for at undgå at overbelaste systemet. EPSO's repræsentanter præciserede, at de ikke er sikre på, hvorfor de tidligere instrukser nævnte, at EPSO ikke ville afholde en gentest for ansøgere, der indledte eksamen mere end 30 minutter før deres planlagte tid.

F. Prøvningsmiljøet.

Instruktionerne kræver, at teststedet skal være indendørs 'vægget - ikke glasvægge'. EPSO's repræsentanter forklarede, at dette er en del af standardsikkerhedsfunktionerne for fjerntestning. Rationalet bag forbuddet mod glasvægge er, at folk kunne se på eksamensindholdet uden for rummet. Instruktionen til at dække vinduerne var beregnet til at hjælpe med kvaliteten af belysningen inde i rummet. Hvis kandidater står over for sollys, vil kvaliteten af optagelserne ikke være tilstrækkelig. EPSO har til hensigt at opretholde disse krav, fordi EPSO skal kunne kontrollere optagelserne og beslutte at udelukke en ansøger fra proceduren, hvis optagelserne afslører problemer. Hvis nogle optagelser ikke er tilstrækkeligt synlige, kan der ikke sikres ligebehandling af ansøgerne. EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at EPSO anvender standarder, der er almindelige i testbranchen. EPSO har allerede foretaget nogle tilpasninger af standarderne, som det anså for at være for strenge. EPSO ophørte f.eks. med at kræve, at ansøgerne skulle tømme deres lommer eller vise deres ører.

EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at ansøgerne kun kan have væv og en gennemsigtig beholder til vand på deres skrivebord. Denne del af instruktionerne går tilbage fra den live proctored leveringstilstand. Proctors kontrollerede, at kandidaterne kun havde disse poster på deres skrivebord (undtagen i tilfælde af særlige behov). Kontrollen vil snart blive automatiseret. Ansøgerne vil blive bedt om at vise deres skrivebord, og det vil blive registreret. EPSO's personale kan gennemgå optagelserne og træffe afgørelse efter eksamen. Disse automatiserede miljøkontroller er endnu ikke på plads, men er forudset i forbedringerne af systemet. 

Ansøgerne kan ikke få adgang til EPSO's instrukser på deres skrivebord i tilfælde af et teknisk problem. EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne kun kan få adgang til instruktionerne på deres computer, og kun hvis computeren ikke er i lockdown-tilstand.

Undersøgelsesteamet bemærkede, at det ville være nyttigt for kandidater at have adgang til instruktionerne under selve eksamen. Situationen kan være stressende for kandidater, og de glemmer måske, at de skal skrive i chatboksen og senere muligvis nå helpdesk. EPSO's repræsentanter noterede sig bekymringerne, men forklarede, at Prometrics ansøgning også anvendes af andre virksomheder. EPSO's mulighed for at kræve en specifik version af ansøgningen er derfor begrænset.

EPSO's repræsentant redegjorde derefter for kravene til det fysiske miljø, dvs. lokalet og møblerne. Kandidater kan ikke have kameraer, andre computere eller smartphones, der kan optage skærmen. Elementer, der er fastgjort til væggene, er ikke forbudt, men EPSO anbefaler at dække dem. EPSO's repræsentanter anerkendte, at de tilsynsførende havde en tendens til at fortolke instrukserne for strengt. Kandidater, hvis eksamener blev afsluttet på grundlag af en streng fortolkning af miljøkravene, blev prøvet igen. EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at EPSO har til hensigt at være rimelig, når det kontrollerer markeringerne af prøverne under automatisk overvågning. Normalt vil kandidater blive udelukket fra udvælgelsesproceduren, hvis en tredjepart kommer ind i eksamenslokalet. EPSO's repræsentanter bemærkede, at EPSO har til hensigt at være rimelig og ikke vil annullere en eksamen, fordi en kat, et lille barn eller endda en voksen kom ind i eksamenslokalet, hvis optagelsen viser, at det var en ærlig fejltagelse.

G. Fremlæggelse af dokumentation for fejlfinding og indhentning af billetnumre

EPSO's repræsentanter bekræftede, at det ikke ville være muligt for ansøgeren at tage et skærmbillede, når nedlukningstilstanden er aktiveret. Ikke desto mindre vil logfilerne vise, at kandidaten skrev i chatboksen og/eller var i kontakt med en helpdesk-agent. Hvis kandidater oplever et problem, før lockdown-tilstanden aktiveres, er de i stand til at tage skærmbilleder. På grundlag af undersøgelsesholdets bemærkning var EPSO's repræsentanter enige om, at instrukserne kræver en bedre formulering på dette punkt.

EPSO's repræsentanter mindede også om, at hvis der ikke er dokumentation for fejlfinding, vil EPSO lade tvivlen komme ansøgeren til gode. Hvis en ansøger indgiver en generisk klage, vil EPSO ikke undersøge den. Hvis klagen imidlertid er tilstrækkeligt specificeret, og ansøgeren redegør for de skridt, der er taget under eksamen, vil EPSO undersøge sagen. EPSO's kontakttjeneste for ansøgere modtager alle klager. Hvis en klage nævner en beskrivelse af et teknisk problem uden nogen oplysninger, vil kandidatkontakttjenesten bede om flere oplysninger fra kandidaten. Når kandidatkontakttjenesten modtager konkrete oplysninger, udsteder den en billet til det tekniske team.

EPSO's repræsentanter bekræftede også, at Prometrics tekniske support automatisk og proaktivt giver ansøgerne et billetnummer, når de rapporterer et problem. Det er en del af protokollen for de tekniske supportagenter. Undersøgelsesholdet anmodede EPSO om at fremlægge det dokument, der beskriver denne protokol. EPSO's repræsentanter indvilligede i at fremlægge den efter mødet.

H. Kommunikationen mellem EPSO og klagerne

Det fremgår af instrukserne, at » Hvis det under særlige omstændigheder er nødvendigt at omlægge en prøve eller genudvælge en ansøger, håndteres kommunikationen mellem EPSO og ansøgeren direkte af testudbyderen via e-mail «. EPSO's repræsentanter bekræftede, at testudbyderen ikke behandler klager på EPSO's vegne. EPSO svarer klagerne. Når ansøgerkontakttjenesten har udstedt et billetnummer, sender den billetterne til de relevante teams i EPSO. EPSO vil om nødvendigt kontakte Prometric for at få flere oplysninger. På grundlag af undersøgelsesholdets bemærkning erkendte EPSO's repræsentanter, at instruksernes ordlyd ikke er helt klar.

I. Varigheden af tekniske undersøgelser 

EPSO's repræsentanter bekræftede, at EPSO behandler alle tekniske klager, inden det andet testvindue starter. Klager ankommer først til kandidatkontakttjenesten. Fordi de fleste er af teknisk karakter, sendes de til det tekniske team. Tekniske klager behandles så hurtigt som muligt og i alle tilfælde inden starten af testberedskabsvinduet. EPSO's repræsentanter tilføjede, at to kategorier af klager skal indgives inden for tre dage: de tekniske klager og klagerne vedrørende eksamensindholdet, f.eks. vedrørende fejloversættelse af et eksamensspørgsmål. Disse klager vil også blive behandlet så hurtigt som muligt, og klagerne vil have mulighed for at blive reintegreret i udvælgelsesproceduren. Generelle klager, der blot udtrykker utilfredshed med fjerntestning, vil dog ikke blive betragtet som tekniske klager, der skal behandles inden det andet testvindue. 

I forbindelse med de seneste klager, som Ombudsmanden har modtaget, forklarede EPSO's repræsentanter, at de er klar over, at nogle ansøgere mener, at det er urimeligt, at andre ansøgere havde mulighed for at teste igen, selv om de ikke har denne mulighed, fordi de ikke klagede inden for tre dage. Afgørelsen om gentestning træffes efter fristen på tre dage for indgivelse af en teknisk klage. Forsinkede klagere vil ikke blive genbehandlet og vil blive underrettet om, at de ikke har klaget inden for fristen. En ansøger kan imidlertid indgive en administrativ klage (i henhold til artikel 90, stk. 2, i EU's personalevedtægt) over afgørelsen om at bringe vedkommendes deltagelse i udvælgelsesprøven til ophør. I så fald kan EPSO stadig se på logfilerne for at se, om personen oplevede tekniske problemer og brugte chatboksen og/eller var i kontakt med helpdesken. Hvis ansøgerens klage er underbygget, kan ansøgeren blive genintegreret i udvælgelsesproceduren.

EPSO's repræsentanter forklarede også, at det tekniske team har sendt afgørelser om fornyet testning til ansøgerne i grupper. Det er muligt, at ansøgerne klagede til Ombudsmanden, fordi de hørte, at andre blev udsat for fornyet prøvelse. På nuværende tidspunkt burde disse kandidater alle have modtaget en afgørelse om deres klager.

J. Procedurerne for kontakttjenesten for ansøgere

Undersøgelsesholdet bemærkede, at EPSO sendte Ombudsmanden et dokument med titlen "Candidate Contact Service procedures". Undersøgelsesteamet forstår, at dokumentet er udarbejdet med henblik på undersøgelsen, og spurgte, om EPSO har en intern procedure eller en protokol rettet til medlemmerne af kontakttjenesten for ansøgere.

EPSO's repræsentanter svarede, at lederen af teamet i kontakttjenesten for ansøgere udarbejdede dokumentet med henblik på forespørgslen. De præciserede dog efterfølgende, at kandidatkontakttjenestens team har en veldokumenteret SharePoint Online-webside med vejledning, skabeloner og instruktioner, som teamet kan følge efter behov.

Mødets afslutning

Undersøgelsesholdet takkede EPSO's repræsentanter for deres tid og for de afgivne forklaringer. Mødet sluttede.

Bruxelles, den 26. oktober 2023

 

Tina Nilsson Valentina Stoeva

Chef for undersøgelsesmedarbejderen i sagsbehandlingsenheden

 

[1] Artikel 4, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser.

[2] Disse tests er nu blevet udsat til et uspecificeret tidspunkt i fremtiden.