Første møde

Dato: Torsdag den 28. september 2023

Fjernmøde via Webex

Nuværende

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor:

· Sektorchef, Juridiske anliggender

· kontorchef for prøvningsoperationer

· Kontorchef for Outreach og Eksterne Forbindelser

Den Europæiske Ombudsmand:

· Tina Nilsson, chef for afdelingen for sagsbehandling

Valentina Stoeva, undersøgelsesmedarbejder;

Christophe Lesauvage, juridisk ekspert;

· Zoé Lejeune, Forespørgsler Praktikant

Formålet med mødet

Formålet med mødet var, at Ombudsmandens undersøgelseshold skulle forstå, hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) forberedte og fastsatte betingelserne for fjernprøver, og hvordan det behandlede de forskellige praktiske og tekniske spørgsmål, som ansøgerne oplevede. Mødet vil blive efterfulgt af endnu et møde i EPSO's lokaler bestående af en videodemonstration af fjerntestning og en fortsættelse af drøftelserne om ovennævnte spørgsmål.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens undersøgelseshold præsenterede sig, takkede EPSO's repræsentanter for at mødes med dem og redegjorde for formålet med mødet. De skitserede de retlige rammer, der gælder for møder afholdt af Ombudsmanden, navnlig at Ombudsmanden ikke vil videregive oplysninger, som EPSO har identificeret som fortrolige, uden EPSO's forudgående samtykke ^[1].

Undersøgelsesholdet forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om mødet, der skulle sendes til EPSO for at sikre, at indholdet var faktuelt nøjagtigt og fuldstændigt. Ingen fortrolige oplysninger vil blive medtaget i rapporten eller på anden måde videregivet til tredjepart.

Undersøgelsesholdet præciserede, at mødet vedrører en undersøgelse på eget initiativ foretaget af Den Europæiske Ombudsmand. Ombudsmanden modtog et betydeligt antal klager vedrørende anvendelsen af fjerntestning udelukkende til "forhåndsudvælgelsesprøver" i en udvælgelsesprocedure med henblik på ansættelse af EU-tjenestemænd (Assistants AST3 - EPSO/AST/154/22), der var tilrettelagt af EPSO. Klagerne vedrørte de praktiske konsekvenser af beslutningen om, at prøverne kun skulle finde sted på afstand, samt hvordan EPSO håndterede de praktiske og tekniske problemer, der opstod. Selv om EPSO efterfølgende annullerede udvælgelsesproceduren, besluttede Ombudsmanden at fortsætte sin undersøgelse, også med henblik på et betydeligt antal klager vedrørende efterfølgende udvælgelsesprocedurer, som også kun omfattede fjerntestning. Som sådan vedrører undersøgelsen ikke kun én udvælgelsesprocedure, men har til formål at kontrollere de pågældende spørgsmål, hjælpe EPSO med at definere god administrativ praksis i sine testaktiviteter, i sin kommunikation med ansøgerne og i sin behandling af klager.

Udveksling af oplysninger

1) Mangfoldigheden af kandidater

EPSO's repræsentanter forklarede, at onlineprøver gør det muligt for EPSO at nå ud til et større antal ansøgere. Dette skyldes, at mange ansøgere tidligere stod over for økonomiske eller praktiske hindringer for at tage prøver på et fysisk testcenter. Ansøgerne skulle rejse til de byer, hvor testcentrene var beliggende (for de fleste medlemsstaters vedkommende kun i hovedstaden), eller endda på et senere tidspunkt i udvælgelsesproceduren til Bruxelles. Fjerntest fjerner rejse- og opholdsudgifter, som ansøgerne kun fik delvist godtgjort. Der er ikke nok "historie" til at konkludere, at den nye model statistisk set førte til større diversitet blandt kandidaterne. Der blev først indført fjerntestning i 2022. Ikke desto mindre mener EPSO's repræsentanter, at fjerntestning skaber mere lige muligheder og gør det lettere for flere at deltage.

EPSO kræver ikke, at ansøgerne giver oplysninger om, og overvåger derfor ikke, om der er mangfoldighed baseret på ansøgernes baggrund, f.eks. med hensyn til køn, etnicitet, seksuel orientering og socioøkonomisk status. EPSO vedtog sin handlingsplan om ligestilling og mangfoldighed i maj 2022, som fastsætter mål for fremme af mangfoldighed. Andre prioriteter end indsamling af oplysninger om ligestilling og mangfoldighed blev imidlertid behandlet først i forbindelse med udviklingen af den nye model, navnlig operationelle aspekter. EPSO er desuden afhængig af, at Generaldirektoratet for Informationsteknologi (DIGIT) overvåger mangfoldighedsaspekterne. EPSO's repræsentanter nævnte også, at EPSO iværksatte en mangfoldighedsundersøgelse i 2021 baseret på frivillig deltagelse og offentliggjorde resultatet på sit websted i 2022.

EPSO indsamler data om ansøgernes geografiske balance, fordi ansøgerne skal angive deres nationalitet som led i ansøgningsprocessen. EPSO stiller disse oplysninger til rådighed for medlemsstaterne, men ikke offentligt.

EPSO's repræsentanter tilføjede, at ansøgerne som led i ansøgningsprocessen nu kan vælge at angive deres køn i følgende kategorier: kvindelige, mandlige, ikke-binære, andre eller foretrækker ikke at sige.

2) Hvordan EPSO behandler klager

EPSO's repræsentanter forklarede, at EPSO modtager flere typer klager: klager af juridisk art, klager af teknisk art og e-mails fra kandidater, der blot giver udtryk for, at de ikke kan lide den nye model. Sidstnævnte betragtes ikke som administrative klager. EPSO registrerer ikke antallet af klager i bredere forstand.

Der er intet sporingssystem og ingen statistikker over procentdelen af klager vedrørende fjerntestning. Mere generelt er der ikke noget specifikt system til sporing af klager efter emne. Klager er meget forskelligartede, og det er ikke operationelt muligt at spore dem efter emne.

EPSO's repræsentanter forklarede, at EPSO's websted skelner mellem spørgsmål og klager og giver to forskellige formularer i overensstemmelse hermed. Klager og forespørgsler går først gennem en reception, der er ansvarlig for behandlingen af klager. Receptionen behandler visse klager med det samme, når der ikke er behov for en undersøgelse. Hvis der er behov for en undersøgelse, sendes klager til den operationelle enhed eller den retlige enhed. I den forbindelse udsender EPSO klager efter emne. EPSO kan også spore klager og forespørgsler, når de registreres med billetter. EPSO's repræsentanter bemærkede, at den samme person kan sende forskellige klager eller den samme klage flere gange. Antallet af klager er derfor højere end antallet af klagere.

3) EPSO's brug af billetter, kontakt- og klageformularer

EPSO's repræsentanter forklarede, at når en ansøger sender en forespørgsel eller en klage, modtager vedkommende et billetnummer. Ansøgerne kan derefter henvende sig til EPSO igen og tilføje nye elementer. EPSO registrerer de nye elementer med et nyt billetnummer. For eksempel kan en person have svært ved at forbinde og klage over dette problem. Den samme person kan tilføje andre elementer, der kræver en anden undersøgelse. Ud fra et operationelt synspunkt kunne den anden klage overdrages til en anden EPSO-ansat. EPSO's repræsentanter bemærkede endvidere, at EPSO modtager mere eller mindre 100 klager eller forespørgsler om dagen.

EPSO's repræsentanter præciserede, at der findes et internt sporingssystem i forbindelse med klager. Hvis den samme kandidat klager flere gange, vil kollegerne se alle klager.

EPSO's repræsentanter bemærkede endvidere, at ansøgerne kan svare pr. e-mail på EPSO's e-mails, men at deres svar vil blive registreret med en ny billet. EPSO skal tildele billetter til operationelle formål. Uden et billetnummer ville klager og forespørgsler gå tabt. Klagere kan også have en e-mailsamtale med EPSO uden at skulle bruge onlineklageformularen. Hvis EPSO f.eks. har bedt en ansøger om dokumentation pr. e-mail, kan ansøgeren fremlægge dokumentationen blot ved at besvare e-mailen. Udstedelsen af billetnummeret er kun relevant til interne formål (»backoffice«).

Endelig præciserede EPSO, at en klage ville blive registreret som sådan, selv om klageren brugte den forkerte formular (kontaktformularen i stedet for klageformularen). Alle formularer sendes via EPSO's kontakttjeneste for ansøgere, uanset hvilken formular der vælges. Denne tjeneste afgør, om meddelelser kan betragtes som klager.

4) Forskellene mellem EPSO's oprindelige og ajourførte instrukser til ansøgerne (versioner af de tekniske instrukser fra november 2022 og september 2023)

EPSO's repræsentanter bemærkede, at den største forskel mellem de to sæt instrukser er "leveringsmåden" for prøven, dvs. hvordan indholdet af prøven præsenteres for ansøgerne, og hvordan ansøgerne overvåges. I begyndelsen, i slutningen af november-begyndelsen af december sidste år, modtog kandidaterne instrukser vedrørende den direkte proctored "leveringstilstand". Ansøgerne blev indkaldt af EPSO's kontrahents personale under prøven. Proctors rolle var at vejlede kandidaterne gennem kontrol forud for eksamen og at overvåge dem under eksamen.

I den ajourførte vejledning beskrives en anden "leveringstilstand": automatiseret proctored test. EPSO begyndte at anvende en ny model i september 2023: automatiseret proctored test. Den første runde af automatiserede proctored eksamener er for nylig afsluttet. I denne tilstand styres ansøgerne gennem kontrollerne ved hjælp af et automatiseret værktøj med et reduceret antal kontroller (grundlæggende kun identitetskontrol). Kandidaterne optages under prøven. Optagelserne lagres på en gennemgangsportal, som EPSO har adgang til. Efter eksamen vil EPSO se optagelserne og kan beslutte ikke at behandle en ansøgers eksamen, hvis EPSO bemærker problematisk adfærd. EPSO ville f.eks. udelukke en ansøger fra proceduren, hvis omkodningen viste, at ansøgeren arbejdede sammen med en anden person under prøven.

5) Muligheden for kandidater til at tage en prøve i et rum, der ikke er privat og til at bruge en corporate computer

EPSO's repræsentanter præciserede, at ansøgerne ikke skal aflægge prøverne i en privat bolig. Ansøgerne skal finde et sted, der egner sig til testning. EPSO kontrollerer ikke, om den valgte plads er privat eller offentlig. EPSO kræver dog en vis grad af beskyttelse af privatlivets fred: Der må ikke være støj udefra og andre mennesker i rummet. Privatlivets fred bør ikke forveksles med privat rum i betydningen et rum beliggende i en privat bolig. Ansøgerne kan f.eks. aflægge prøven i et privat rum i en virksomhedsbygning. Så længe pladsen er privat, kontrollerer EPSO ikke, om pladsen er i en privat bolig.

EPSO's repræsentanter forklarede også, at det er muligt at bruge en virksomhedscomputer til at aflægge prøverne. EPSO kræver nemlig ikke, at ansøgerne ejer den computer, som de tester på. Ikke desto mindre informerer EPSO ansøgerne om, at visse tekniske krav begrænser brugen af bærbare computere til virksomheder. For at starte eksamen skal kandidaterne downloade ProProctor-applikationen. Under eksamen låser denne applikation ansøgernes computere for at forhindre dem i at få adgang til andre vinduer end eksamensvinduet. Det meste af tiden har virksomhedens computere en firewallpolitik, der er i konflikt med funktionen i programmet til låsning af computeren. Dette vil først vise sig, når applikationen går i denne tilstand. Kandidater kan kun deaktivere firewallen, hvis de har administratorrettigheder på computeren. Det er også muligt for ejeren af computeren (f.eks. arbejdsgiverens it-tjeneste) at godkende ProProctor-applikationen. Det er ikke EPSO's opgave at kontakte de enkelte arbejdsgiveres IT-tjenester for at træffe disse foranstaltninger. Oplysninger om brugen af bærbare pc'er fra virksomheder har siden februar 2023 været tilgængelige på EPSO's websted.

EPSO's repræsentanter tilføjede, at de fleste klager over brugen af bærbare computere til virksomheder kommer fra EU-ansatte med midlertidige kontrakter. De har svært ved at forstå, at de ikke kan tage testene på den computer, de bruger dagligt til arbejde. Ikke desto mindre er denne praksis almindelig: Arbejdsgivere ejer virksomhedens bærbare computere og har beføjelse til at beslutte, hvad der kan gøres med dem.

6) Kravet om at fremlægge dokumentation for fejlfinding

EPSO’s repræsentanter bemærkede, at de instrukser, der blev givet til ansøgerne, beskriver kravene vedrørende »billetter til hændelser«. EPSO kræver, at ansøgerne dokumenterer, at de har forsøgt at løse deres tekniske problemer på stedet. Når der opstår et teknisk problem, skal kandidaterne først gå til Prometric og bruge den tekniske hjælpelinje eller chatboksen. EPSO ønsker, at ansøgerne først går til Prometric af effektivitetshensyn. Når EPSO vurderer klager, starter det således ikke fra bunden og har allerede oplysninger fra kontrahenten. EPSO's repræsentanter præciserede, at det også accepterer andre former for dokumentation, men at det bedste bevis er at fremlægge en hændelsesbillet. 

Efter anmodning fra undersøgelsesholdet bekræftede EPSO's repræsentanter, at forskellige formuleringer, såsom hændelsesbilletter, sagsbilletter og Prometric-billetter, alle henviser til det samme, men ikke må forveksles med EPSO's egne billetter. Det er altid Prometric, der giver hændelsesbilletnummeret til kandidaten. Det er ikke muligt for kandidaterne selv at generere et billetnummer.

EPSO accepterer andre beviser end hændelsesbilletnumre, fordi det kan ske, at en ansøger ikke har et billetnummer eller ikke var i stand til at bruge chatboksen eller den tekniske hjælpelinje. Kandidater kan lave et skærmbillede af chatboksen eller bruge deres telefon til at tage et billede af chatboksen inden eksamensstart. EPSO accepterer disse billeder som dokumentation for fejlfinding. Hovedparten af de tekniske problemer sker før eksamen er startet og vedrører umuligheden af at starte eksamen. På dette tidspunkt vil applikationen endnu ikke have låst computeren og forhindre adgang til andre vinduer, og det er muligt at tage et skærmbillede af chatboksen. Sammenfattende undersøger EPSO alle former for beviser og lader tvivlen komme ansøgerne til gode.

EPSO's repræsentanter præciserede derefter, at der ikke er noget link til chatboksen under prøven. Hvis kandidater oplever tekniske problemer under eksamen, skal de afslutte eksamen, før de kan bede Prometric om hjælp. Efter udveksling med en chat bot, kan de nå en menneskelig helpdesk agent. Kandidater kan opleve to typer problemer under eksamen. For det første kan deres forbindelse midlertidigt falde. For det andet kan kandidaterne opleve langsom præstation, f.eks. går fra det ene spørgsmål til det andet meget langsomt. I dette tilfælde kan de ikke henvende sig til Prometric på stedet, men de skal indsende deres eksamen og senere klage til EPSO over, at den langsomme præstation påvirkede deres resultater. EPSO har adgang til tekniske logfiler og kan f.eks. se, om prøven varede længere. Der er også afhjælpende foranstaltninger, når serveren er langsom. Når forbindelsen fryser i fem minutter eller mere, fryser eksamenstiden også.

Endelig konkluderede EPSO's repræsentanter, at EPSO er klar over, at en ansøger måske ikke har et hændelsesbilletnummer, og at dette ikke nødvendigvis er ansøgerens skyld.  Nogle gange er Prometric ikke i stand til at angive et billetnummer. Klagere udelukkes ikke som standard, når de ikke har et billetnummer. Hvis EPSO er bekendt med et mere generisk teknisk problem, udsender det desuden en offentlig meddelelse og redegør for genafprøvningsplanerne.

7) EPSO’s adgang til »dataforensics«

EPSO's repræsentanter præciserede, at Prometric for hvert "prøvearrangement" fremlægger en indledende teknisk rapport. Rapporten indeholder kun generelle oplysninger, herunder antallet og identiteten af ansøgere, der ikke mødte op til prøven eller aflyste deres prøve, mens de tog den (når folk aflyser deres prøve under prøven, foretages der endnu en kontrol, hvor de skal bekræfte, at de ønsker at aflyse deres prøve). Rapporten nævner ikke alle tekniske problemer, som de enkelte kandidater kan have stødt på, såsom langsom præstation eller problemer med at starte eksamen. På grundlag af individuelle klager vil EPSO imidlertid anmode Prometric om at give adgang til oplysninger om klagerens prøve. For eksempel kunne Prometric give kandidatens chatlogs.

EPSO's repræsentanter præciserede, at Prometric leverer en "dataforensics"-tjeneste, men kun efter anmodning. Prometric giver ikke automatisk EPSO omfattende oplysninger om hver enkelt ansøgers problemer under en prøve. Når EPSO behandler en klage, afgør det først internt, om klagen ser legitim ud. Hvis det er tilfældet, indleder EPSO en undersøgelse og beder Prometric om specifikke oplysninger om klagerens prøve.

EPSO's repræsentanter forklarede også, at EPSO behandler vigtige tekniske spørgsmål forskelligt. Et problem vil f.eks. være stort, når mere end 5 % af de billetter, som det operationelle team modtager, vedrører det samme tekniske problem. I dette tilfælde vil EPSO proaktivt kontakte Prometric, fordi problemet kan være på deres side. Prometric kan også informere EPSO, hvis der opstår et problem. I en udvælgelsesprocedure stødte Prometric f.eks. på problemer med sit reservationssystem. Mange ansøgere kunne ikke reservere en prøve og klagede til EPSO. Det var et vigtigt spørgsmål.

8) Afgørelsen om, at en individuel klage fortjener yderligere undersøgelse

EPSO anser klager for at være berettigede, når de kræver en undersøgelse. Kontakttjenesten for ansøgere undersøger hver enkelt billet og ser, om den kræver en undersøgelse. Typisk vil klager, der blot udtrykker kandidaternes utilfredshed med fjerntestning, ikke kræve en undersøgelse. I så fald underretter kontakttjenesten for ansøgere klagerne om, at den ikke kan behandle deres klage. Når det er nødvendigt, kan kontakttjenesten for ansøgere kontakte ansøgerne for at anmode om yderligere oplysninger og senere meddele klagen til det operationelle team. Yderligere oplysninger om en ansøgers prøve kan også rekvireres hos Prometric. Hvis undersøgelsen viser, at ansøgeren ikke giver nøjagtige oplysninger, informerer EPSO vedkommende om, at det ikke kan behandle klagen. EPSO modtog f.eks. klager, hvori ansøgerne hævdede, at deres forbindelse faldt under eksamen. Efter at have gennemgået de tekniske logfiler opdagede EPSO, at ansøgerne frivilligt afsluttede deres eksamener. EPSO modtog også klager, hvor det er klart, at ansøgeren ikke fulgte de grundlæggende instruktioner, f.eks. download af ProProctor-applikationen. I så fald vil kontakttjenesten for ansøgere også svare klageren og ikke sende klagen til enheden for operationer.

Afslutning af det første møde

Undersøgelsesholdet takkede EPSO's repræsentanter for deres tid og for de forklaringer, de havde givet. Undersøgelsesholdet tilføjede, at det andet møde for at fortsætte drøftelsen snart vil blive planlagt. Mødet sluttede.

 

Andet møde

Dato: Torsdag den 26. oktober 2023

Fysisk placering i EPSO's lokaler

Nuværende

Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor:

· Sektorchef, Juridiske anliggender

· Kontorchef for prøvningsoperationer

Den Europæiske Ombudsmand:

· Tina Nilsson, chef for afdelingen for sagsbehandling

Valentina Stoeva, undersøgelsesmedarbejder;

Christophe Lesauvage, juridisk ekspert;

· Zoé Lejeune, Forespørgsler Praktikant

· Kevin Crespo, IT-support

Formålet med mødet

Den 26. oktober 2023 fortsatte mødet. Formålet med mødet var, at Ombudsmandens undersøgelseshold skulle se en videodemonstration og modtage yderligere oplysninger om betingelserne for fjernprøver, og hvordan EPSO håndterer tekniske problemer, som ansøgerne oplever.

Indledning og proceduremæssige oplysninger

Ombudsmandens undersøgelseshold takkede EPSO's repræsentanter for mødet.

Undersøgelsesholdet forklarede, at de ville udarbejde et udkast til rapport om begge møder, der skulle sendes til EPSO for at sikre, at indholdet var faktuelt nøjagtigt og fuldstændigt. Ingen fortrolige oplysninger ville blive medtaget i rapporten eller på anden måde videregivet til klageren eller nogen tredjepart.

Udveksling af oplysninger

EPSO's repræsentanter præsenterede en videodemonstration af fjerntestning i direkte overvåget leveringstilstand. Demonstrationen blev foretaget i samarbejde med deres entreprenør, Prometric. Den blev oprindeligt udarbejdet med henblik på et møde med Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS).

EPSO's repræsentanter præciserede, at gennemførelsesmåden for prøverne har ændret sig, siden demonstrationen blev foretaget. Ikke desto mindre mener EPSO's repræsentanter, at præsentationen fortsat er nyttig for Ombudsmanden, da de modtagne klager vedrører den tidligere leveringsmåde. EPSO's repræsentanter mindede om, at den største forskel mellem live-proctored-leveringsmåden og den automatiserede proctored-leveringsmåde er fraværet af live-proctors, der overvåger eksamenerne.

Inden demonstrationen blev iværksat, redegjorde EPSO's repræsentanter kort for de trin, der gik forud for prøven. Ansøgerne modtager indkaldelsen til prøven på deres EPSO-konto, som er den officielle kommunikationskanal mellem EPSO og ansøgerne. Ansøgerne kan oprette meddelelser fra deres EPSO-konto til deres egen postkasse. Opfordringen indeholder allerede oplysninger om tekniske krav. Inden EPSO sender invitationerne, uploader EPSO også testindholdet på Prometrics platform samt listen over ansøgere. Dette skal sikre, at Prometric, når en ansøger bestiller en prøve via Prometrics bookingsystem, har adgang til de ansøgere, der skal testes. Prometric giver derefter ansøgerne et bekræftelsesnummer, når de har booket en prøve. På dagen for prøven skal ansøgerne bruge dette bekræftelsesnummer til at komme ind i eksamen.

EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at ansøgerne skal bestå en systemkontrol, inden de påbegynder prøven. Det er muligt at foretage systemkontrollen inden eksamensdagen. I den tidligere leveringstilstand måtte kandidaterne foretage en mere grundig forbedret parathedskontrol og en mock eksamen. Hvis de ikke tog prøven, ville EPSO ikke behandle deres tekniske klager. Målet var, at kandidaterne skulle forudse tekniske problemer før eksamen og om nødvendigt søge hjælp fra en specialist eller finde en anden computer. Prometric fjernede Enhanced Readiness Check og mock eksamen fra den automatiserede proctored leveringstilstand. EPSO's repræsentanter præciserede, at disse to trin er vigtige, fordi de giver ansøgerne mulighed for at teste under næsten reelle forhold før eksamen. EPSO har nu bedt Prometric om at foretage betydelige forbedringer af systemet, bl.a. ved at genindføre den forbedrede beredskabskontrol og den simulerede eksamen.

1) Videodemonstrationen

EPSO's repræsentanter viste demonstrationen og gav en række præciseringer.

A. Lancering af eksamen

EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne skal downloade ProProctor-applikationen. Ansøgere skal bestille og starte eksamener ved hjælp af ansøgningen. Applikationen kan downloades af alle og vises som et ikon på en computers skrivebord.

EPSO's repræsentanter bemærkede, at ProProctor-applikationen går i nedlukningstilstand, når ansøgerne starter deres eksamen. Fra dette tidspunkt kan ansøgerne ikke længere åbne andre applikationer eller andre vinduer, og applikationen overvåger internetforbindelsen og aktiviteterne på computeren. Prometric indsamler disse oplysninger, og EPSO kan få adgang til dem i tilfælde af en klage. For eksempel vil applikationen indsamle data om den computer, der anvendes af kandidaten. I tilfælde af en klage kontrollerer EPSO, om den anvendte computer opfylder de tekniske krav.

EPSO's repræsentanter præciserede, at de også kan få adgang til logfiler, der viser, hvilke ansøgere der har taget systemkontrollen og den simulerede eksamen. EPSO's repræsentanter nævnte en klage, hvor ansøgeren var stødt på tekniske problemer under prøven. Ved at kontrollere logfilerne konstaterede EPSO, at klageren kun havde foretaget en del af den udvidede kontrol af parathed før prøven. Det problem, han stødte på under testen, vedrørte den del af systemkontrollen, som han ikke foretog.

B. Identifikationskontrol og overvågning af eksamen

EPSO's repræsentanter bemærkede, at proctorerne i direkte overvåget leveringstilstand udførte identitetskontrol. I automatiseret proctored delivery mode foretages identitetskontrol ved hjælp af kunstig intelligens, hvor et billede af kandidaten sammenlignes med et billede af kandidatens ID-kort. Hvis ansøgeren ikke består AI-identitetskontrollen, fortsætter ansøgeren stadig med prøven. Systemet vil imidlertid gøre opmærksom på problemet og give en EPSO-medarbejder mulighed for på et senere tidspunkt at kontrollere overensstemmelsen mellem de to billeder. 

EPSO's repræsentanter tilføjede, at kunstig intelligens i automatiseret proctored "leveringstilstand" også kan markere problemer under eksamen. Systemet registrerer f.eks. stemmer, flere ansigter eller kandidater, der kigger væk. Optagelser af prøverne lægges på en gennemgangsportal, som EPSO har adgang til. EPSO er ansvarlig for at kontrollere registreringerne og kontrollere flagene. EPSO's repræsentanter oplyste også, at hver gang der hejses et nyt flag, vises der midlertidigt en meddelelse på ansøgerens skærm. Der er også en optælling af antallet af flag på hjørnet af kandidatens skærm.

C. Opbevaring af registre og databeskyttelse

EPSO's repræsentanter forklarede, at optagelserne opbevares i 30 dage. EPSO har til hensigt at forlænge varigheden, når operationerne genoptages. Der er forskellige opbevaringsperioder. I tilfælde af en administrativ klage (artikel 90, stk. 2, i EU's personalevedtægt) opbevarer EPSO optagelserne længere. Den administrative klage kan føre til en retssag, hvilket begrunder den længere opbevaringsperiode. EPSO's repræsentanter præciserede, at EPSO kun opbevarer optagelserne længere, hvis ansøgeren har indgivet en klage. Med hensyn til dataenes størrelse ville det ikke være muligt at opbevare alle optagelser i mere end 30 dage. EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne også blev optaget, og at optagelserne også blev opbevaret i 30 dage. Eksamen blev ikke desto mindre overvåget af levende proctors.

Med hensyn til databeskyttelse anførte EPSO's repræsentanter, at EDPS foretog en revision af EPSO's fjerntestning og er i færd med at udarbejde sin rapport.

D. Miljøkontrollen

EPSO's repræsentanter forklarede, at "klargøringsagenter" i direkte overvåget leveringstilstand bad ansøgerne om at flytte deres kamera rundt og vise deres testmiljø. Disse kontroller kaldes "miljøkontroller". Beredskabsagenterne bad også kandidaterne om at vise visse dele af deres krop, for eksempel at rulle ærmerne op. Disse kaldes "personlige kontroller". Dette aspekt gav anledning til mange klager, og kandidaterne var meget utilfredse med beredskabsmedarbejderne. EPSO's bestyrelse fandt desuden, at den personlige kontrol var for invasiv. EPSO har standset alle kontroller – både personlige og miljømæssige – af de nuværende prøver i automatiseret proctoring. EPSO har til hensigt at genindføre grundlæggende miljøkontroller i fremtiden, navnlig med hensyn til lokalet og skrivebordet.

E. Varigheden af EPSO's undersøgelser

EPSO's repræsentanter forklarede, at EPSO behandler tekniske klager så hurtigt som muligt. Testbegivenheder omfatter altid to testvinduer. EPSO sigter mod at behandle alle tekniske klager inden starten på det andet testvindue ("beredskabsvinduet") for at kunne planlægge nye test i det andet testvindue. EPSO forsøger at reservere alle ansøgere, der er stødt på gyldige tekniske problemer i den indledende prøveperiode, i den anden prøveperiode eller, hvis det er muligt, i slutningen af den indledende prøveperiode. Den normale varighed af en undersøgelse er et spørgsmål om dage. I slutningen af et testvindue udarbejder Prometric en indledende rapport med generiske oplysninger. EPSO iværksætter imidlertid ikke undersøgelser på grundlag af rapporten, men kun på grundlag af klager.  

D. Muligheder for fornyet prøvning

EPSO's repræsentanter bemærkede, at EPSO kræver, at der indgives tekniske klager senest tre dage efter prøven, fordi det giver EPSO mulighed for at genteste ansøgerne i det samme testvindue eller i det planlagte nødtestvindue. I forbindelse med de tre udvælgelsesprocedurer, der afholdes under den nye testmodel, har EPSO automatisk bestilt en ny prøve til alle ansøgere, der har indgivet en teknisk klage. Det skyldes det store antal klager. Ca. 36 % af de ansøgere, der bestilte en prøve i den første udvælgelsesprocedure, indgav en klage og ca. 20-25 % i den anden og tredje udvælgelsesprocedure. Den normale klageprocent bør ligge på mellem 7 og 10 %. Ud af disse klager afviser EPSO en række ubegrundede klager. Men fordi antallet af klager var så højt, bestilte EPSO en ny prøve for alle klagere. EPSO flyttede endda beredskabsvinduet til senere datoer i visse udvælgelsesprocedurer for at give EPSO mulighed for at behandle alle tekniske klager inden starten på beredskabsvinduet.

EPSO's repræsentanter præciserede yderligere deres politik for gentestning. Kandidater, der prøver igen, kan ikke beholde deres oprindelige resultater. Kandidaterne kan dog beslutte ikke at teste igen og beholde deres oprindelige resultater. EPSO's repræsentanter bemærkede også, at nogle ansøgere er utilfredse, fordi de ikke klagede inden for fristen på tre dage og efterfølgende erfarede, at andre ansøgere klagede og blev booket til en ny prøve.

E. Sikkerhedsagenter og -proctorer

EPSO's repræsentanter forklarede, at i live-proctored leveringstilstand kan proctors, der overvåger eksamener, "eskalere" et problem til en sikkerhedsagent. Kun sikkerhedsagenter kan beslutte at afslutte en eksamen. Sikkerhedsagenterne overvågede ikke kandidaterne aktivt, men blev tilkaldt af proctors i tilfælde af mistanke. Proctors havde op til otte kandidater til at overvåge. EPSO's repræsentanter bemærkede, at proctorerne arbejdede for Prometrics kontrahenter i Colombia og Marokko. Dette spillede en rolle i EPSO's beslutning om at skifte til automatiseret proctored delivery mode, fordi proctors baseret uden for Europa havde adgang til personoplysninger fra ansøgerne.

EPSO's repræsentanter præciserede, at Prometric er en amerikansk virksomhed, men at EPSO arbejder sammen med sin irske filial. Før sommeren 2023 var der dataoverførsler til amerikanske servere ud over dataoverførsler til proctorer baseret i Colombia og Marokko. Siden den nye kontrakt, der blev undertegnet i december 2022, har Prometric arbejdet på at indføre et nyt "datakredsløb" i EU med alle servere i Irland. Denne sløjfe blev aktiveret i september 2023. EPSO’s repræsentanter tilføjede, at det fra begyndelsen fremgik af kontrakten, at Prometric skulle overholde EU-forordningerne og kun anvende EU-baserede servere. Da EPSO fandt ud af, at Prometric ikke fuldt ud overholdt dette, anmodede det om forbedringer, som nu er blevet gennemført.

2) Spørgsmål

Videodemonstrationen er slut. Undersøgelsesholdet stillede en række spørgsmål på grundlag af det foregående møde og de seneste klager, som Ombudsmanden havde modtaget.

A. De operationelle systemer og browsere

EPSO's repræsentanter forklarede, hvorfor det operationelle system MacOS Ventura 13.0-13.2.1 ikke understøttes. Systemerne opdateres løbende. ProProctor-applikationen er ikke altid opdateret med de seneste opdateringer. EPSO's repræsentanter erkendte, at ansøgningen normalt er bagud i forhold til de seneste MacOs-opdateringer. EPSO har bedt Prometric om at opdatere sit system til MacOS mere regelmæssigt. EPSO's repræsentanter præciserede også, at ansøgerne fra Prometric modtager de seneste oplysninger om de driftssystemer, der understøttes, når de booker deres prøve. EPSO er på grund af sine begrænsede ressourcer ikke i stand til selv systematisk at kontrollere, hvilke systemer der er kompatible med ansøgningen.

Efter undersøgelsesholdets bemærkning bemærkede EPSO's repræsentanter, at der kunne være visse uoverensstemmelser mellem instrukserne og EPSO's websted vedrørende de seneste understøttede systemer. Det skyldes sandsynligvis et internt kommunikationsproblem. Tidligere var kun ét team ansvarligt for at kommunikere med kandidaterne, og al kommunikation med kandidaterne foregik via invitationsbrevet og linket til instrukserne. For nylig åbnede EPSO en anden kommunikationskanal med ansøgerne ved at offentliggøre oplysninger på sit websted for at give fremtidige ansøgere mulighed for at blive mere fortrolige med testprocedurerne, selv inden de ansøger om en udvælgelsesprøve. Uoverensstemmelserne skyldes sandsynligvis et koordineringsproblem mellem de to hold, der nu har ansvaret for at informere ansøgerne.

EPSO's repræsentanter erkendte også, at vejledningen nævner Google Chrome som den eneste understøttede browser. EPSO's repræsentanter forklarede, at prøverne ikke finder sted på Google Chrome, men på ansøgningen. De kunne ikke give et klart svar på, hvorfor brugen af Google Chrome er en del af de tekniske krav, men præciserede, at Google Chrome er den webbrowser, der anbefales af Prometric for den bedst mulige ydeevne af ProProctor-applikationen, som skal forbindes via internettet.

B. Skærmkrav

Instruktionerne nævner, at grafik og tekst er designet til en enkelt 19-tommer eller større skærm. EPSO's repræsentanter forklarede, at der først opstår problemer, når ansøgerne går ind i prøven. Især nogle essay spørgsmål kræver kandidater til at åbne flere dokumenter. På grund af eksamensstrukturen er det vanskeligt at læse alle dokumenter på mindre skærme. scratchpad og lommeregneren kan forårsage andre vanskeligheder med at læse dokumenter på mindre skærme. EPSO's repræsentanter konkluderede, at EPSO er opmærksom på problemet, navnlig fordi bærbare computere ofte har mindre skærme. EPSO's repræsentanter bemærkede imidlertid, at der ikke er planer om at justere eksamensstrukturen for mindre skærme i den nærmeste fremtid.

C. Muligheden for at omlægge en test

EPSO's repræsentanter præciserede, at ansøgerne i den nuværende situation ikke får mulighed for at vælge datoer på deres nye tidsplan som følge af tekniske problemer. EPSO havde så mange ansøgere til at ændre tidsplanen, at det gav dem en fast dato og et fast tidspunkt. EPSO arbejder sammen med sin kontrahent om at revidere omlægningsproceduren. I øjeblikket skal Prometric oprette et nyt "kvalifikationsnummer" manuelt for kandidater, der omlægges. EPSO ønsker, at Prometric anvender det samme kvalifikationsnummer som ved den første prøve og udvider dets gyldighed til at omfatte prøven i nødstilfælde. Denne løsning vil gøre det muligt for EPSO hurtigt at informere Prometric om, hvilke ansøgere der skal aflægge ny prøve. Ansøgerne vil derefter kunne reservere deres egen dato og klokkeslæt i beredskabsvinduet. Som i det indledende testvindue vil kandidaterne kunne ændre eller annullere deres booking op til 24 timer før deres planlagte eksamen. EPSO håber at have systemet på plads for de beredskabsvinduer, der finder sted i november [2]. EPSO kan dog ikke garantere, at systemet er klar.

EPSO's repræsentanter bekræftede, at omlægning kun er tilladt én gang i tilfælde af tekniske problemer. Grunden hertil er, at der kun udarbejdes to testindhold for hver udvælgelsesprocedure: en for det indledende vindue og en for beredskabsvinduet. Udviklingen af testindhold tager måneder. Mulighederne for omlægning er derfor begrænsede. Hvis EPSO tillod omlægning mere end én gang, ville det kun kunne tilbyde dette til ansøgere, der ikke var udsat for prøvens indhold. EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at kun en håndfuld klagere under normale omstændigheder oplevede et teknisk problem i deres omlagte prøve. I denne situation kan ansøgerne klage til EPSO, og EPSO's juridiske team eller udvælgelseskomité kan beslutte, at ansøgeren skal gennemgå en ny prøve for tredje gang. Ansøgerne vil derefter blive genansat på ad hoc-basis, enten hos EPSO eller via fjerntestning. Ansøgeren vil gå videre i et helt separat spor, fordi udvælgelsesproceduren ikke vil blive standset. EPSO's repræsentanter bemærkede, at hvis problemerne vedrører et betydeligt antal klagere, vil udvælgelsesproceduren blive suspenderet. Navnlig skal de trin i udvælgelsesprocedurerne, der indebærer rangordning af ansøgerne, suspenderes.

Efter anmodning fra undersøgelsesholdet præciserede EPSO's repræsentanter forskellene mellem fornyet testning af en ansøger og omplacering af en ansøger. Der arrangeres en omlægning for kandidater, der har oplevet tekniske problemer inden eksamensstart. Disse ansøgere har endnu ikke bestået prøven. Der vil blive afholdt en ny prøve for ansøgere, der har oplevet problemer midt i prøven. Disse kandidater har været udsat for eksamen. Ikke desto mindre er den praktiske opfølgning - omlægning og en gentest - den samme. EPSO's repræsentanter erkendte også, at EPSO's ansatte har en tendens til at anvende disse udtryk i flæng. 

D. Instruktionen om at bruge en anden computer

Den meddelelse, som EPSO sender til ansøgerne om deres fornyede prøve, råder dem til at have en anden computer til rådighed. EPSO's repræsentanter præciserede, at det afhængigt af det tekniske problem er muligt, at ansøgere, der deltager i prøven for anden gang, oplever det samme tekniske problem forårsaget af deres computer. EPSO råder dem derfor til at bruge en anden computer for at øge deres chancer for ikke at opleve det samme problem. EPSO's repræsentanter forklarede, at en løsning kunne være at give ansøgere, der var stødt på tekniske problemer under deres første prøve, mulighed for at blive flyttet til et testcenter. Denne løsning forventes ikke i den nærmeste fremtid, da EPSO's kontrakt med Prometric ikke kræver, at Prometric stiller testcentre til rådighed. EPSO arbejder i øjeblikket på at udarbejde et nyt udbud, som vil kræve, at kontrahenten har nogle få testcentre. Tanken er, at kontrahenten skal have en vis kapacitet til at tilrettelægge fysiske test i tilfælde af særlige behov.

I instrukserne præciseres det også, at hvis ansøgerne oplever et teknisk problem, når de udfører den forbedrede systemkontrol forud for dagen for prøven, og hvis Prometric ikke kan finde en rettidig løsning, bør ansøgerne træffe foranstaltninger til at tage prøven fra en anden computer. EPSO's repræsentanter præciserede, at det ikke er en obligatorisk instruks. EPSO kan ikke tvinge ansøgerne til at have to computere til rådighed. Målet er at informere kandidaterne om, at hvis de støder på et teknisk problem, der ikke kan løses med en bestemt computer, vil de sandsynligvis støde på det samme problem på eksamensdagen.

EPSO's repræsentanter mindede om, at den forbedrede kontrol af parathed og den simulerede eksamen ikke er en del af den automatiserede proctored delivery mode, men at de har anmodet Prometric om at foretage ændringer for at medtage dem i den nye version. I fremtiden vil EPSO anbefale, at ansøgerne gennemfører den forbedrede egnethedsprøve og den simulerede eksamen mindst en uge før eksamen. Hvis ansøgerne oplever tekniske problemer i forbindelse med deres computer, vil de blive rådet til at prøve en anden computer. EPSO er opmærksom på problemerne med formuleringen af de instrukser, der gives til ansøgerne. EPSO har allerede forsøgt at gøre vejledningen klarere, men erkendte, at der stadig er plads til forbedringer.

E. Toleranceperioden for påbegyndelse af eksamen.

I vejledningen står der med fed skrift "begynd ikke din eksamen tidligere end 30 minutter før begyndelsen af din eksamen". Tidligere instruktioner præciserede, at kandidater, der havde lanceret deres eksamen mere end 30 minutter før den planlagte tid ikke ville være i stand til at prøve igen. EPSO's repræsentanter præciserede, at formålet med reservationssystemet er at fordele ansøgerne jævnt i løbet af dagen for at undgå overbelastning af systemet. EPSO's repræsentanter præciserede, at de ikke er sikre på, hvorfor det i de tidligere instrukser blev nævnt, at EPSO ikke ville afholde en ny prøve for ansøgere, der havde bestået prøven mere end 30 minutter før deres planlagte tid.

F. Testmiljøet.

Instruktionerne kræver, at teststedet skal være indendørs "vægget – ikke glasvægge". EPSO's repræsentanter forklarede, at dette er en del af standardsikkerhedsfunktionerne for fjerntestning. Begrundelsen for forbuddet mod glasvægge er, at folk kunne se ind i eksamensindholdet udefra. Instruktionen til at dække vinduerne var beregnet til at hjælpe med kvaliteten af belysningen inde i rummet. Hvis kandidaterne står over for sollys, vil kvaliteten af optagelserne ikke være tilstrækkelig. EPSO har til hensigt at opretholde disse krav, fordi EPSO skal kunne kontrollere optagelserne og beslutte at udelukke en ansøger fra proceduren, hvis optagelserne afslører problemer. Hvis nogle optagelser ikke er tilstrækkeligt synlige, kan der ikke sikres ligebehandling af ansøgerne. EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at EPSO anvender standarder, der er almindelige i testbranchen. EPSO har allerede foretaget nogle justeringer af de standarder, som det anså for at være for strenge. EPSO holdt f.eks. op med at kræve, at ansøgerne skulle tømme deres lommer eller vise deres ører.

EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at ansøgerne kun kan have væv og en gennemsigtig beholder til vand på deres skrivebord. Denne del af instruktionerne går tilbage fra den levende proctored leveringstilstand. Proctors kontrollerede, at kandidaterne kun havde disse punkter på deres skrivebord (undtagen i tilfælde af særlige behov). Kontrollen vil snart blive automatiseret. Ansøgerne vil blive bedt om at vise deres skrivebord, og det vil blive optaget. EPSO's personale kan gennemgå optagelserne og træffe en afgørelse efter eksamen. Disse automatiserede miljøkontroller er endnu ikke indført, men indgår i forbedringerne af systemet. 

Ansøgerne kan ikke få adgang til EPSO's instrukser på deres skrivebord i tilfælde af et teknisk problem. EPSO's repræsentanter forklarede, at ansøgerne kun kan få adgang til instrukserne på deres computer, og kun hvis computeren ikke er i nedlukningstilstand.

Undersøgelsesholdet bemærkede, at det ville være nyttigt for kandidaterne at have adgang til instruktionerne under selve eksamen. Situationen kan være stressende for kandidater, og de kan glemme, at de skal skrive i chatboksen og senere muligvis nå helpdesken. EPSO's repræsentanter bemærkede betænkelighederne, men forklarede, at Prometrics ansøgning også anvendes af andre virksomheder. EPSO's mulighed for at kræve en bestemt version af ansøgningen er derfor begrænset.

EPSO’s repræsentant præciserede derefter kravene til det fysiske miljø, dvs. rummet og møblerne. Kandidater må ikke have kameraer, andre computere eller smartphones, der kan optage skærmen. Elementer, der er fastgjort til væggene, er ikke forbudt, men EPSO anbefaler, at de dækkes. EPSO’s repræsentanter erkendte, at proctorerne havde en tendens til at fortolke instrukserne for strengt. Kandidater, hvis eksamen blev afsluttet på grundlag af en streng fortolkning af miljøkravene, blev testet igen. EPSO's repræsentanter forklarede endvidere, at EPSO har til hensigt at være fornuftig, når det kontrollerer flagene i prøverne under automatiseret proctoring. Normalt vil ansøgere blive udelukket fra udvælgelsesproceduren, hvis en tredjepart kommer ind i eksamenslokalet. EPSO's repræsentanter bemærkede, at EPSO har til hensigt at være fornuftig og ikke vil annullere en eksamen, fordi en kat, et lille barn eller endda en voksen kom ind i eksamenslokalet, hvis optagelsen viser, at det var en ærlig fejl.

G. Fremlæggelse af dokumentation for fejlfinding og indhentning af billetnumre

EPSO's repræsentanter bekræftede, at det ikke ville være muligt for ansøgeren at tage et skærmbillede, når nedlukningstilstanden er aktiveret. Ikke desto mindre vil logfilerne vise, at kandidaten skrev i chatboksen og/eller var i kontakt med en helpdeskagent. Hvis kandidater oplever et problem, før nedlukningstilstanden er aktiveret, kan de tage skærmbilleder. På grundlag af undersøgelsesholdets bemærkning var EPSO's repræsentanter enige i, at instrukserne kræver en bedre formulering på dette punkt.

EPSO's repræsentanter mindede også om, at hvis der ikke er dokumentation for fejlfinding, vil EPSO lade tvivlen komme ansøgeren til gode. Hvis en ansøger indgiver en generisk klage, undersøger EPSO den ikke. Hvis klagen imidlertid er tilstrækkeligt specificeret, og ansøgeren redegør for de skridt, der er taget under prøven, vil EPSO undersøge sagen. EPSO's kontakttjeneste for ansøgere modtager alle klager. Hvis en klage indeholder en beskrivelse af et teknisk problem uden nogen oplysninger, vil kontakttjenesten for ansøgere bede ansøgeren om yderligere oplysninger. Når kontakttjenesten for ansøgere modtager konkrete oplysninger, udsteder den en billet til det tekniske team.

EPSO's repræsentanter bekræftede også, at Prometrics tekniske support automatisk og proaktivt giver ansøgerne et billetnummer, når de indberetter et problem. Det er en del af protokollen for de tekniske supportagenter. Undersøgelsesholdet anmodede EPSO om at fremlægge det dokument, der beskriver denne protokol. EPSO's repræsentanter indvilligede i at fremlægge den efter mødet.

H. Kommunikationen mellem EPSO og klagerne

I instrukserne hedder det: »Hvis det under særlige omstændigheder er nødvendigt at ændre tidsplanen for en prøve, eller hvis en ansøger skal gennemgå en ny prøve, håndteres kommunikationen mellem EPSO og ansøgeren direkte af prøveudbyderen via e-mail«. EPSO's repræsentanter bekræftede, at testudbyderen ikke behandler klager på EPSO's vegne. EPSO besvarer klagernes spørgsmål. Når kontakttjenesten for ansøgere har udstedt et billetnummer, sender den billetterne til de relevante hold i EPSO. EPSO kontakter om nødvendigt Prometric for at få flere oplysninger. På grundlag af undersøgelsesholdets bemærkning erkendte EPSO’s repræsentanter, at ordlyden af instrukserne ikke er helt klar.

I. De tekniske undersøgelsers varighed 

EPSO's repræsentanter bekræftede, at EPSO behandler alle tekniske klager, inden det andet prøvevindue begynder. Klager modtages først i kontakttjenesten for ansøgere. Fordi de fleste er af teknisk karakter, sendes de til det tekniske team. Tekniske klager behandles så hurtigt som muligt og i alle tilfælde inden starten på testens beredskabsvindue. EPSO's repræsentanter tilføjede, at to kategorier af klager skal indgives inden for tre dage: de tekniske klager og klagerne vedrørende eksamenens indhold, f.eks. vedrørende fejloversættelse af et eksamensspørgsmål. Disse klager vil også blive behandlet så hurtigt som muligt, og klagerne vil have mulighed for at blive reintegreret i udvælgelsesproceduren. Generelle klager, der blot udtrykker utilfredshed med fjerntestning, vil imidlertid ikke blive betragtet som tekniske klager, der skal behandles inden det andet testvindue. 

I forbindelse med de seneste klager, som Ombudsmanden har modtaget, forklarede EPSO's repræsentanter, at de er klar over, at nogle ansøgere mener, at det er urimeligt, at andre ansøgere havde mulighed for at prøve igen, mens de ikke har denne mulighed, fordi de ikke klagede inden for tre dage. Afgørelsen om fornyet prøvning træffes efter fristen på tre dage for indgivelse af en teknisk klage. Forsinkede klagere vil ikke blive prøvet igen og vil blive underrettet om, at de ikke har klaget inden for fristen. En ansøger kan imidlertid indgive en administrativ klage (i henhold til artikel 90, stk. 2, i EU's personalevedtægt) over afgørelsen om at bringe vedkommendes deltagelse i udvælgelsesprøven til ophør. I så fald kan EPSO stadig se på logfilerne for at se, om personen oplevede tekniske problemer og brugte chatboksen og/eller var i kontakt med helpdesken. Hvis ansøgerens klage er begrundet, kan ansøgeren genindtræde i udvælgelsesproceduren.

EPSO's repræsentanter forklarede også, at det tekniske team har sendt afgørelser om fornyet prøvetagning til ansøgerne i grupper. Det er muligt, at kandidaterne klagede til Ombudsmanden, fordi de hørte, at andre blev prøvet igen. På nuværende tidspunkt burde disse kandidater alle have modtaget en afgørelse om deres klager.

J. Procedurer for kontakttjenesten for ansøgere

Undersøgelsesholdet bemærkede, at EPSO sendte Ombudsmanden et dokument med titlen "Ansøgerkontakttjenestens procedurer". Undersøgelsesholdet forstår, at dokumentet er udarbejdet med henblik på undersøgelsen, og spurgte, om EPSO har en intern procedure eller en protokol, der er rettet til medlemmerne af kontakttjenesten for ansøgere.

EPSO's repræsentanter svarede, at lederen af kontakttjenesten for ansøgere havde udarbejdet dokumentet med henblik på undersøgelsen. De præciserede imidlertid efterfølgende, at teamet i kontakttjenesten for ansøgere har en veldokumenteret SharePoint Online-webside med vejledning, skabeloner og instruktioner, som teamet skal følge efter behov.

Afslutning af mødet

Undersøgelsesholdet takkede EPSO's repræsentanter for deres tid og for de forklaringer, de havde givet. Mødet sluttede.

Bruxelles, den 26. oktober 2023

 

af Tina Nilsson Valentina Stoeva

Chef for kontoret for undersøgelse af sager

 

[1] Artikel 4, stk. 8, i Den Europæiske Ombudsmands gennemførelsesbestemmelser.

[2] Disse tests er nu blevet udsat til et uspecificeret tidspunkt i fremtiden.