Baggrunden for klagen

1. I oktober 2015 anmodede klageren Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd [2] (»organet«) om aktindsigt i visse dokumenter i henhold til forordning 1049/2001. Agenturet gav delvis aktindsigt i syv dokumenter og fuld aktindsigt i ét dokument. Den præciserede, at kun dokumenter, som agenturet er i besiddelse af, dvs. dokumenter, der hidrører fra agenturet, eller som agenturet har modtaget, og som det er i besiddelse af, kan tages i betragtning i henhold til forordning nr. 1049/2001.

2. I november 2015 anmodede klageren agenturet om at give ham aktindsigt i bl.a. to e-mails, der var sendt fra formanden for agenturets Videnskabelige Råds private e-mailkonto til medlemmer af Det Videnskabelige Råd [3].

3. I december 2015 svarede agenturet klageren, at de to pågældende e-mails ikke var i agenturets besiddelse, da de var blevet sendt fra formandens private e-mailkonto. Agenturet kunne derfor ikke give klageren adgang til denne korrespondance.

4. Klageren var utilfreds med agenturets svar, og da de e-mails, der blev sendt fra formandens private e-mailkonto, var arbejdsrelaterede, henvendte han sig til Den Europæiske Ombudsmand for at klage over agenturets afslag på at videregive e-mails.

Undersøgelsen

5. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende spørgsmål, som klagen rejste:

1) ERCEA skal anmode om, at de omstridte e-mails sendes fra formandens private e-mailkonto til medlemmer af Det Videnskabelige Råd.

2) ERCEA skal herefter give klageren adgang til disse e-mails.

6. Under undersøgelsen modtog agenturet kopierne af de to pågældende e-mails fra formanden og gav efterfølgende delvis aktindsigt i dem. Efter at disse oplysninger var blevet meddelt Ombudsmanden, foretog Ombudsmandens undersøgelseshold en inspektion i agenturets lokaler.

Ombudsmandens vurdering

7. I overensstemmelse med principperne om god forvaltningsskik modtog agenturet kopier af de to pågældende e-mails fra formanden og udleverede dem til klageren, om end i en redigeret udgave. Som sådan har agenturet løst de problemer, der oprindeligt blev identificeret.

8. Spørgsmålet er imidlertid, om agenturet med rette kun gav klageren delvis adgang til de to pågældende e-mails.

9. Agenturet anførte, at den delvise udbredelse var berettiget på grundlag af artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001. Ifølge denne bestemmelse skal institutionerne afslå at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i overensstemmelse med EU-lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger. Efter at agenturet havde fået kopier af de to e-mails, rådførte det sig med formanden om en eventuel videregivelse af dem. Formanden var i princippet enig i offentliggørelsen af e-mails. Agenturet var endvidere nødt til at redigere visse dele af e-mails for at beskytte andre personers personoplysninger, navnlig navnene og e-mailadresserne på modtagerne af e-mails samt navnene på de personer, der er nævnt i e-mailsens tekst.

10. I sine bemærkninger til agenturets ovennævnte svar bekræftede klageren modtagelsen af de to e-mails i en redigeret udgave. Han mente dog, at de to e-mails var så stærkt redigeret, at det var svært at få mening ud af dem. Han havde også mistanke om, at der blev redigeret meget mere end personoplysninger, og ønskede derfor at modtage e-mails i deres helhed, bortset fra personoplysninger, af hensyn til offentlighedens interesse i denne sag.

11. Ombudsmandens undersøgelseshold foretog derefter en inspektion af agenturets sagsakter, som indeholdt de uredigerede udgaver af de to omhandlede e-mails, og afholdt også et møde med agenturets repræsentanter for at stille visse spørgsmål i forbindelse med inspektionen.

12. Efter at have gennemgået den fulde udgave af de to e-mails bemærker Ombudsmanden, at de redigerede dele faktisk udgør den type oplysninger og erklæringer, der kan være omfattet af undtagelsen, der har til formål at beskytte privatlivets fred og den enkeltes integritet. I denne forbindelse skal det bemærkes, at dette er formuleret i obligatoriske vendinger, og institutionerne er således forpligtet til at afslå aktindsigt i dokumenter, der henhører under det. Hvad angår begrundelsespligten med hensyn til anvendeligheden af den påberåbte undtagelse har Ombudsmanden påpeget, at selv om det påhviler den berørte institution at godtgøre, at de dokumenter, der er begæret aktindsigt i, faktisk er omfattet af den påberåbte undtagelse, kan det undertiden være umuligt at give en fuldstændig begrundelse for behovet for fortrolighed uden at afsløre dokumentets undtagne indhold og dermed fratage undtagelsen selve sit formål.

13. Med hensyn til klagerens ønske om, at de to e-mails bør offentliggøres fuldt ud i betragtning af den offentlige interesse i sagen, bemærker Ombudsmanden, at den relevante undtagelse i artikel 4, stk. 1, litra b), i modsætning til visse andre undtagelser i forordning 1049/2001 ikke er underlagt en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse. Det er en absolut undtagelse.[4]

14. Ombudsmanden mener derfor, at agenturet anvendte bestemmelserne i forordning 1049/2001 korrekt, da det besluttede kun at give delvis aktindsigt i de to pågældende e-mails. Ombudsmanden finder således ikke, at agenturet har begået fejl eller forsømmelser.

15. Endelig bemærker Ombudsmanden, at agenturet med rette behandlede e-mails, der blev sendt og modtaget fra private e-mailkonti, som værende omfattet af forordning 1049/2001, hvis de vedrører faglige spørgsmål i forbindelse med agenturets funktioner. Hun glæder sig over agenturets erklærede engagement i principperne om åbenhed og gennemsigtighed.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Ombudsmanden konstaterer ingen fejl eller forsømmelser fra agenturets side.

Klageren og Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd vil blive underrettet om denne afgørelse.

Emily OľReilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 21. december 2017

[1] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43). Findes på: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd (ERCEA) gennemfører Det Europæiske Forskningsråds (ERC's) strategi som fastsat af Det Videnskabelige Råd og er ansvarligt for den daglige administration af tilskud. Yderligere oplysninger findes på: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.

 [3] Det Videnskabelige Råd er Det Europæiske Forskningsråds styrende organ og fastlægger den videnskabelige finansieringsstrategi og -metoder. Det handler på vegne af det videnskabelige samfund i Europa for at fremme kreativitet og innovativ forskning. Medlemmerne af Det Videnskabelige Råd udnævnes af Europa-Kommissionen efter indstilling fra en uafhængig komité. Formanden for Det Videnskabelige Råd er formanden for Det Europæiske Forskningsråd. Forvaltningsorganet for Det Europæiske Forskningsråd gennemfører EFR's strategi som fastsat af Det Videnskabelige Råd og er ansvarligt for den daglige administration af tilskud.

[4] Videregivelse kan ske, hvis det er i overensstemmelse med forordning 45/2001 om databeskyttelse.