Baggrunden for klagen

1. Denne klage vedrører Europa-Parlamentets afvisning af at give visse oplysninger til en ansøger i en udvælgelsesprocedure.

2. Klageren er en af de beståede ansøgere fra den almindelige udvælgelsesprøve EPSO AD/94/07 [1] og blev opført på en reserveliste med henblik på ansættelse af administratorer inden for information, kommunikation og medier.

3. I december 2011 inviterede Parlamentet klageren til en jobsamtale med henblik på en stilling i kommunikationsenheden i Generaldirektoratet for Tolkning og Konferencer. Den 10. januar 2012 blev fem ansøgere, herunder klageren, interviewet. Den 20. februar 2012 meddelte Parlamentet klageren, at han ikke var blevet udvalgt til stillingen.

4. Den 21. februar 2012 anmodede klageren Parlamentet om at oplyse ham om i) de specifikke evalueringskriterier og beregningsmetoden for de point, der var tildelt på grundlag af ansøgernes curriculum vitae (CV) og deres præstationer under jobsamtalen, ii) de samlede og detaljerede point, som panelet har tildelt ham, i henhold til de forskellige evalueringskriterier og hans endelige placering det samlede antal point og de detaljerede point, som den udvalgte ansøger har opnået i henhold til de forskellige evalueringskriterier iv) den udvalgte ansøgers profil med hensyn til mange års erhvervserfaring, EU's institutionelle baggrund og mange års ledelseserfaring.

5. Den 5. marts 2012 besvarede Parlamentet klagerens anmodning. Den anførte, at evalueringskriterierne for CV-screeningen og jobsamtalen var som følger: i) beskrivelse af kandidaten ii) specifikt kendskab til stillingen iii) generel viden. Parlamentet meddelte også klageren, at udvælgelsespanelet efter vurderingen af hans CV og jobsamtalen havde placeret ham som nr. 4 ud af de fem ansøgere, der blev interviewet. Parlamentet tilføjede endvidere, at forordning (EF) nr. 45/2001 (i det følgende benævnt »databeskyttelsesforordningen«)[2] forhindrede Parlamentet i at give ham oplysninger om de samlede og detaljerede point, som den udvalgte ansøger havde opnået på grundlag af vurderingskriterierne og hans eller hendes faglige profil.

6. Den 25. marts 2012 henvendte klageren sig til Ombudsmanden.

Undersøgelsens genstand

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af følgende påstande og påstande:

Påstande

(1) Parlamentet håndterede ikke udvælgelsesproceduren på en gennemsigtig måde.

(2) Parlamentet anvendte databeskyttelsesforordningen forkert. Den har navnlig ikke forenet behovet for databeskyttelse med ansøgernes legitime interesse i anonymt at blive informeret om de point, som den udvalgte ansøger har opnået på grundlag af de forskellige bedømmelseskriterier og vedkommendes faglige profil.

Krav

Parlamentet bør fremlægge de ønskede oplysninger.

Undersøgelsen

8. Den 20. april 2012 indledte Ombudsmanden en undersøgelse af klagerens påstande og krav og anmodede Parlamentet om at afgive en udtalelse. Den 23. maj 2012 foretog Ombudsmandens tjenestegrene en inspektion i Parlamentets bygninger i Strasbourg og sendte inspektionsrapporten til klageren. Den 14. september 2012 fremsendte Parlamentet sin udtalelse, som derefter blev fremsendt til klageren med en opfordring til at fremsætte bemærkninger. Klageren fremsendte sine bemærkninger til Parlamentets udtalelse og til kontrolrapporten den 28. oktober 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

Indledende bemærkning

9. I sine bemærkninger hævdede klageren, at vurderingskriterierne vedrørende ansøgernes specifikke "vidensfærdigheder" med hensyn til stillingen og deres overordnede "vidensfærdigheder" var diskriminerende, uhensigtsmæssige og utilstrækkelige. Efter klagerens opfattelse var disse kriterier diskriminerende, fordi de ville være til fordel for de ansøgere, der allerede havde arbejdet for den enhed i Parlamentet, hvor den udvalgte ansøger skulle arbejde. Desuden var de uhensigtsmæssige, eftersom hans kendskab til EU-institutionerne allerede var blevet vurderet under den almindelige udvælgelsesprøve, som han deltog i. Derfor burde jobsamtalen kun have fokuseret på motivations- og egnethedsspørgsmål. Endelig var disse kriterier utilstrækkelige, eftersom den mest hensigtsmæssige måde at vurdere, om en ansøger er egnet til en stilling, er at vurdere vedkommendes profil og ikke vedkommendes specifikke viden om stillingen eller den pågældende institution.

10. Ombudsmanden bemærker, at klageren tilsyneladende ikke har rejst dette spørgsmål over for Parlamentet. Da klageren derfor endnu ikke har rettet passende forudgående administrative henvendelser til Parlamentet vedrørende dette spørgsmål, jf. artikel 2, stk. 4, i Den Europæiske Ombudsmands statut, har Ombudsmanden ikke ret til at behandle dette aspekt.

A. Påstand om, at Parlamentet ikke behandlede udvælgelsesproceduren på en gennemsigtig måde, og dertil knyttede krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

11. Klageren hævdede, at Parlamentet ikke forvaltede udvælgelsesproceduren på en gennemsigtig måde. Til støtte for denne påstand hævdede klageren, at Parlamentet ikke havde givet ham i) en detaljeret oversigt over de point, han havde fået tildelt på grundlag af de forskellige evalueringskriterier, og ii) oplysninger om den metode, der er anvendt til at beregne de relevante point, og navnlig om den respektive vægtning af evalueringskriterierne.

12. I sin udtalelse erkendte Parlamentet, at det ikke havde givet klageren oplysninger om: i) de point, han har opnået, og bedømmelsen af hans præstationer ii) den metode, der er anvendt til at beregne de tildelte mærker og iii) den respektive vægtning af evalueringskriterierne. Den erklærede derefter, at den ønskede at stille disse oplysninger til rådighed gennem den udtalelse, den forelagde Ombudsmanden.

13. I den forbindelse forklarede Parlamentet, at de tre vurderingskriterier, der blev anvendt til at evaluere ansøgernes samlede resultater, var: i) deres personlige profil ii) deres "særlige kundskaber med hensyn til stillingen" og iii) deres "generelle videnfærdigheder". Parlamentet præciserede derefter, at de fire point for hvert af de tre evalueringskriterier var "godt, godt, tilfredsstillende, utilfredsstillende", og at hvert kriterium var af samme betydning.

14. Med hensyn til kriteriet om den personlige profil forklarede Parlamentet, at ansøgerne under samtalen blev bedt om at redegøre for deres CV'er med særlig henvisning til begrundelsen for at ansøge, deres egnethed til den ledige stilling og deres vilje til at tilpasse sig stillingens krav. Med hensyn til kriteriet "særlige kundskaber med hensyn til stillingen" skulle ansøgerne besvare visse spørgsmål vedrørende stillingen, f.eks. deres kendskab til sociale medier, og hvordan de ville bruge dem til at fremme direktoratets kommunikationspolitik. Med hensyn til kriteriet "generelle kundskaber" blev kandidaterne stillet spørgsmål vedrørende Parlamentets struktur.

15. Med hensyn til klagens resultater anførte Parlamentet, at han havde scoret henholdsvis "godt", "tilfredsstillende" og "tilfredsstillende" i henhold til de tre vurderingskriterier. Parlamentet pegede også på yderligere specifikke bemærkninger, som udvælgelseskomitéen fremsatte på klagerens evalueringsskema.

Resultaterne af ombudsmandens undersøgelse

16. Under den inspektion, der blev foretaget i Parlamentets bygninger, analyserede Ombudsmandens tjenestegrene grundigt de dokumenter vedrørende denne klage, som Parlamentet var i besiddelse af. De undersøgte navnlig dokumenterne vedrørende: i) klagerens ansøgnings- og udvælgelsesproces ii) profilerne for de fem beståede ansøgere fra den almindelige udvælgelsesprøve EPSO AD/94/07, som blev udvalgt til samtalen, herunder klagerens evalueringsskemaerne for de fem ansøgere, der blev udvalgt til samtalen og iv) interne e-mails mellem GD for Tolkning og Konferencer og GD for Personale.

Ombudsmandens vurdering

17. Ombudsmanden bemærker, at Parlamentet i sin udtalelse gav klagen oplysninger om i) de point, han fik tildelt på grundlag af de forskellige evalueringskriterier, og ii) den metode, der er anvendt til at beregne de relevante point, og den respektive vægtning af evalueringskriterierne. De oplysninger, som Parlamentet har fremlagt, bekræftes af resultaterne af ombudsmandens inspektion. Ombudsmanden bemærker, at klageren i sine bemærkninger ikke henviste til de oplysninger, som Parlamentet havde fremlagt i denne henseende. Han udleder derfor, at klageren er tilfreds med Parlamentets svar.

18. Ombudsmanden konkluderer derfor, at Parlamentet har afgjort sagen for så vidt angår klagerens første påstand og den tilsvarende del af hans påstand.

B. Påstand om, at Parlamentet har anvendt databeskyttelsesforordningen forkert og dermed forbundne krav

Argumenter forelagt Ombudsmanden

19. Klageren gjorde gældende, at Parlamentet ikke havde forenet behovet for databeskyttelse med ansøgernes legitime interesse i at blive underrettet, idet det nægtede anonymt at offentliggøre de point, som den udvalgte ansøger havde opnået på grundlag af de forskellige bedømmelseskriterier og vedkommendes faglige profil.

20. I sin udtalelse påpegede Parlamentet, at det ved at nægte at videregive den udvalgte ansøgers oplysninger til klageren overholdt databeskyttelsesforordningen. Parlamentet gjorde gældende, at dets afslag navnlig var baseret på retningslinjerne fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS) af 10. oktober 2008 om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelse af personale (i det følgende benævnt "retningslinjerne"), hvori det hedder: "hverken sammenlignende oplysninger om andre ansøgere (sammenlignende resultater) eller om de individuelle udtalelser fra udvælgelseskomitéens medlemmer bør videregives til den registrerede."[3] Parlamentet mindede derefter om Domstolens retspraksis i denne henseende, ifølge hvilken tavshedspligten i forbindelse med udvælgelseskomitéernes arbejde har til formål at "garantere [deres] uafhængighed og objektivitet i deres arbejde" og udelukker videregivelse af både "de holdninger, som de enkelte medlemmer af udvælgelseskomitéerne indtager ", og " faktorer vedrørende individuel eller sammenlignende vurdering af ansøgerne"[4].

21. Parlamentet konkluderede derfor, at det i overensstemmelse med retningslinjerne og fast retspraksis besluttede ikke at offentliggøre de sammenlignende resultater for andre ansøgere for ikke at skade deres databeskyttelsesrettigheder og navnlig for at beskytte rettighederne for den udvalgte ansøger, som en tredjepart let kunne have identificeret og knyttet til sit resultat.

22. I sine bemærkninger påpegede klageren, at han ikke ville være i stand til at anerkende en bestemt ansøgers identitet alene på grundlag af de andre ansøgeres sammenlignende resultater. Efter klagerens opfattelse ville sådanne oplysninger tværtimod gøre det muligt for ham at vurdere, om den udvalgte persons profil var egnet til stillingen.

Ombudsmandens vurdering

23. Ombudsmanden bemærker, at databeskyttelsesforordningen forpligter EU-institutionerne til at beskytte retten til privatlivets fred i forbindelse med behandlingen af alle oplysninger vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person [5]. Det fremgår af syvende betragtning til databeskyttelsesforordningen, at "[d]e personer, der skal beskyttes, er dem, hvis personoplysninger behandles af fællesskabsinstitutioner eller -organer i en hvilken som helst sammenhæng, f.eks. fordi de er ansat af disse institutioner eller organer".

24. Ombudsmanden påpeger, at artikel 6 i bilag III til personalevedtægten udtrykkeligt fastsætter, at "udvælgelseskomitéens arbejde er hemmeligt". I den forbindelse bemærker Ombudsmanden også, at Domstolen og Retten allerede har præciseret, at en sådan "hemmeligholdelse er i strid med at afsløre de holdninger, som de enkelte medlemmer af udvælgelseskomitéerne har indtaget, og også med at afsløre alle de faktorer, der vedrører den individuelle eller sammenlignende vurdering af ansøgerne"[6] I denne forbindelse fandt Domstolen endvidere, at " meddelelsen af de point, der er opnået ved de forskellige prøver, udgør en tilstrækkelig begrundelse for komitéens afgørelser "[7]. Selv om videregivelse af sådanne oplysninger ville være tilstrækkeligt til at foretage en passende domstolsprøvelse, risikerer det ifølge Domstolen ikke at bringe andre ansøgeres rettigheder i fare [8]. I den forbindelse gentager Ombudsmanden også, at han hele tiden har været af den opfattelse, at ansøgerne har ret til at få kopier af dokumenterne vedrørende vurderingen af deres præstationer [9]. Denne konstatering vedrører imidlertid kun dokumenter vedrørende bedømmelsen af ansøgernes egne præstationer og ikke andre ansøgeres. Ombudsmanden bemærker, at ovennævnte retspraksis vedrører anmodninger om aktindsigt i dokumenter eller oplysninger vedrørende udvælgelsesprøver, mens klageren i denne klage anfægtede afslaget på aktindsigt i dokumenter eller oplysninger vedrørende en afgørelse om udvælgelse, der var truffet, efter at en udvælgelsesprøve allerede havde fundet sted. Ombudsmanden mener imidlertid, at Domstolens ræsonnement i ovennævnte retspraksis også finder anvendelse på sådanne sager.

25. Ombudsmanden bemærker endvidere, at EDPS' retningslinjer udtrykkeligt fraråder videregivelse af oplysninger om andre ansøgere, der deltager i en udvælgelsesprocedure.

26. I den foreliggende sag mener Ombudsmanden, at Parlamentets holdning med hensyn til grænserne for offentliggørelse af sammenlignelige oplysninger om andre ansøgere er i overensstemmelse med ovennævnte kriterier, der er fastsat i retspraksis, samt med EDPS' synspunkt.

27. Med hensyn til klagerens argument om, at han ikke ville være i stand til at anerkende den udvalgte ansøger alene på grundlag af andre ansøgeres vurdering, mener Ombudsmanden, at Parlamentets synspunkt, dvs. at der er risiko for, at offentliggørelsen kan skade retten til privatlivets fred for den ansøger, der har opnået stillingen, er rimeligt. I denne forbindelse synes det nyttigt at tilføje, at antallet af ansøgere, der blev interviewet, var ret lille. I den forbindelse ønsker Ombudsmanden ikke desto mindre at tilføje, at Parlamentets afgørelse om at udvælge en anden kandidat på grundlag af den undersøgelse af klagerens sagsakter, som hans tjenestegrene har foretaget, forekommer rimelig.

28. På baggrund af ovenstående betragtninger konkluderer Ombudsmanden, at der ikke har været fejl eller forsømmelser i Parlamentets aktiviteter med hensyn til klagerens anden påstand og den tilsvarende del af hans påstand.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusioner:

Parlamentet har afgjort sagen for så vidt angår klagerens første påstand og den tilsvarende del af hans påstand.

Der har ikke været fejl eller forsømmelser i Parlamentets aktiviteter med hensyn til klagerens anden påstand og den tilsvarende del af hans påstand.

Klageren og Parlamentet vil blive underrettet om denne afgørelse.

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 30. september 2013

[1] EUT 2007 C 45 A, s. 3, som ændret ved berigtigelse i EUT 2007 C 70 A, s. 3.

[2] Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18.12.2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT 2001, L 8, s. 1).

[3] https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/Supervision/Guidelines/08-10-10_Guidelines_staff_recruitment_EN.pdf, s. 9.

[4] Sag C-89/79, Bonu mod Rådet, Sml. 1980 I, s. 553, præmis 5.

[5] Artikel 1 i forordning (EU) nr. 45/2011.

[6] sag T-371/03, Le Voci mod Rådet, Sml. Pers. I-A, s. 209, og II, s. 957, præmis 123, sag C-89/79, Bonu mod Rådet, Sml. 1980 I, s. 553, præmis 5, sag C-254/95 P, Parlamentet mod Innamorati, Sml. 1996 I, s. 3423, præmis 24, og sag 40/86, Kolivas mod Kommissionen, Sml. 1987, s. 2643, præmis 18.

[7] Sag C-254/95 P, Parlamentet mod Innamorati, Sml. 1996 I, s. 3423, præmis 31.

[8] Sag T-293/02, Vranckx mod Kommissionen, Sml. Pers. I-A, s. 187, og II, s. 947, præmis 28; Sag C-254/95 P, Parlamentet mod Innamorati, Sml. 1996 I, s. 3423, præmis 32.

[9] Se f.eks. afgørelser om klager 2006/2011/ER, 2022/2011/RT og 2430/2011/RT.