Baggrunden for klagen

1. Denne klage vedrører Kommissionens beslutning om at afvise indirekte omkostninger, som en lille virksomhed har anmeldt i forbindelse med et tilskud under det sjette rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (RP6).

2. Klageren, en SMV, deltog som medlem af et konsortium i det specifikke målrettede forskningsprojekt "TransContainer" ("Udvikling af effektive og stabile biologiske indeslutningssystemer til genetisk modificerede planter"). Projektet blev finansieret af Kommissionen under RP6, prioritet 5 (Fødevarekvalitet og -sikkerhed).

3. I juli 2006 blev der undertegnet en kontrakt mellem koordinatoren for konsortiet og Kommissionen ("kontrakten"). Klageren og de 11 andre medlemmer af konsortiet blev parter i kontrakten ved at underskrive en formular med titlen "Tiltrædelseaf kontrakten". Kontrakten indeholdt 3 bilag: i) den første havde titlen "Arbejdsbeskrivelse"; ii) den anden indeholdt de almindelige betingelser; og iii) den tredje indeholdt "Formular C - Årsregnskab pr. instrument".

4. I henhold til kontraktens artikel 4 skulle projektet løbe i tre år fra den 1. maj 2006. Ændringsforslag 1 forlængede varigheden med seks måneder indtil den 31. oktober 2009. I henhold til kontraktens artikel 5 udgjorde EU's finansielle bidrag i form af et tilskud 4 169 955 EUR. Projektets samlede budget var på 5 378 315 EUR. De almindelige betingelser indeholdt de generelle finansielle bestemmelser vedrørende projektets støtteberettigede omkostninger (artikel II.19), de direkte omkostninger (II.20) og de indirekte omkostninger (II.21). Punkt 8.2 i bilag I med overskriften "Arbejdsbeskrivelse" indeholdt det samlede budget for hele projektets varighed.

5. Efter at have udført sine opgaver krævede klageren 179 118 EUR til personaleomkostninger (nemlig 133 EUR x 1 346,75 arbejdstimer) og 17 911,32 EUR til indirekte omkostninger (beregnet på grundlag af 10 % af personaleomkostningerne).

6. Den 21. december 2010 skrev økonomidirektøren i Kommissionens Generaldirektorat for Forskning og Innovation (GD RTD) til koordinatoren for konsortiet og meddelte, at der var foretaget en delvis endelig betaling på 509 146,39 EUR. Kommissionen anførte imidlertid, at betalingen til klageren af følgende to grunde blev blokeret, indtil der blev givet yderligere forklaringer:

i) For det første påpegede Kommissionen med hensyn til de indirekte omkostninger, at revisionserklæringen fra klagerens revisor anførte, at "satsen for indirekte omkostninger er 10 % af alle direkte personaleomkostninger". Kommissionen påpegede imidlertid, at klageren arbejdede under den fulde omkostningsmodel. Den tilføjede, at det ikke var klart, om klagerens indirekte omkostninger var baseret på de faktiske omkostninger, som klageren havde afholdt.

ii) For det andet hævdede Kommissionen, at klageren havde opkrævet 179 118 EUR for 9 personer/måneder, hvilket svarede til en omkostning på 19 902 EUR pr. person/måned. Kommissionen anså dette beløb for at være meget højt.

7. Den 22. december 2010 og efter en yderligere anmodning fra Kommissionen fremlagde klageren den 21. og 22. januar 2011 yderligere præciseringer vedrørende sine personaleomkostninger. Den påpegede, at der var tale om en enkeltmandsvirksomhed, som havde til formål at lede en selvstændig erhvervsdrivendes arbejde. Det havde ingen "personale", og det betalte derfor ikke nogen månedlig løn. Selskabet tilføjede, at dets "personaleindkomst" afhang af dets omsætning.

8. Ved e-mail af 7. februar 2011 meddelte Kommissionen klageren, at de støtteberettigede personaleomkostninger måtte tages op til fornyet overvejelse, da omkostningerne i henhold til de finansielle retningslinjer for RP6 skulle afholdes og registreres i kontrahentens regnskaber og være identificerbare. Det var derfor kun de lønninger, der faktisk var betalt og registreret i klagerens regnskaber, der kunne opkræves. Kommissionen påpegede, at en enkelt person, der driver en virksomhed, som hovedregel ikke modtager løn eller nogen anden form for aflønning og ikke er en "medarbejder" i virksomheden. Derfor betragtes det arbejde, der udføres af iværksætteren, ikke som en omkostning. Kommissionen anmodede klageren om at anmode sin revisor om at oplyse Kommissionen om, hvilket (en del af) de anmeldte personaleomkostninger var blevet registreret som omkostninger i klagerens regnskaber og opfyldte støtteberettigelseskriterierne i RP6. Kommissionen anmodede også klageren om at anmode sin revisor om at bekræfte, at de indirekte omkostninger, der var debiteret projektet, var reelle.

9. Ved e-mail af 8. februar 2011 svarede klageren Kommissionen. Den påpegede, at Kommissionen i en pressemeddelelse af 24. januar 2011 i forbindelse med det syvende rammeprogram (RP7) anerkendte, at der var mange personer/SMV'er i lignende komplicerede situationer, og at den havde til hensigt at behandle dette spørgsmål for at give konsulentfirmaer eller SMV'er mulighed for at deltage i RP7-projekter. Klageren anførte også, at han havde opnået personlig indkomst via konsulentfirmaet. Klageren vedlagde sine personlige indkomstskatteformularer fra 2006 til 2009 samt en revisionsattest. Klageren anførte, at dens indirekte omkostninger var reelle omkostninger.

10. Ved e-mail af 15. februar 2011 svarede Kommissionen klageren, at de indsendte oplysninger ikke gav svar på spørgsmålene i dens e-mail af 7. februar 2011. Kommissionen gentog derfor sin tidligere anmodning om, at klageren anmodede sin revisor om at underrette Kommissionen om, hvilke (en del af) personaleomkostningerne opfyldte støtteberettigelseskriterierne for RP6, og om at bekræfte, at de indirekte omkostninger, der blev debiteret projektet, var reelle omkostninger.

11. Den 23. februar 2011 sendte klagerens revisor et brev (revisionsattest) til Kommissionen, hvori den redegjorde for den økonomiske situation for selvstændige erhvervsdrivende som klageren. Med hensyn til de personaleomkostninger, som klageren hævdede, anførte den, at den ikke havde nogen grund til at tro, at de ikke opfyldte støtteberettigelseskriterierne i RP6. Med hensyn til de indirekte omkostninger anførte revisoren, at den ikke kunne bekræfte, at de var reelle. Revisoren påpegede, at de indirekte omkostninger i klagerens regnskab var beregnet på grundlag af en sats på 10 % af personaleomkostningerne. De samlede indirekte omkostninger, som klageren opkrævede, beløb sig derfor til 17 911,32 EUR.

12. Ved brev af 17. marts 2011 underrettede Kommissionen klageren om sin endelige beregning:

i) Med hensyn til personaleomkostningerne konkluderede Kommissionen, at selv om personaleomkostningerne på 19 902 EUR pr. måned (i alt 179 118 EUR pr. 9 måneder) forekom meget høje, blev de accepteret som støtteberettigede på grundlag af de supplerende dokumenter og oplysninger, der var fremlagt.

ii) Med hensyn til de indirekte omkostninger henviste Kommissionen imidlertid til revisorens brev af 23. februar 2011, hvori revisoren havde anført, at den ikke kunne bekræfte, at de indirekte omkostninger, som klageren havde faktureret, var reelle, men at de indirekte omkostninger i klagerens regnskab var beregnet på grundlag af en sats på 10 % af personaleomkostningerne. Kommissionen afviste derfor de anmeldte indirekte omkostninger (17 911,32 EUR) som ikkestøtteberettigede.

13. Kommissionen konkluderede, at de samlede støtteberettigede omkostninger derfor beløb sig til 183 581,22 EUR, og at dens samlede bidrag til klageren var på 107 084,56 EUR. Sammenlignet med det finansielle bidrag, som klageren anmodede om (117 569,62 EUR), betød dette en nedsættelse på 10 485,06 EUR. Kommissionen anførte, at den på grundlag af tidligere betalinger derfor stadig ville foretage en endelig betaling på 36 421,04 EUR[1]. Kommissionen udbetalte dette beløb til koordinatoren den 18. april 2011. Denne yderligere betaling omfattede et beløb på 10 099,39 EUR, der skulle overføres til klageren. Dette beløb svarede til forskellen mellem det samlede EU-bidrag, der blev endeligt godkendt (107 084,56 EUR), og de forfinansieringsbetalinger, der allerede var udbetalt til klageren (96 985,17 EUR).

14. I april og maj 2011 havde klageren og Kommissionen en yderligere udveksling af e-mails vedrørende bl.a. de indirekte omkostninger. Den 19. maj 2011 sendte Kommissionen en e-mail til klageren, hvori den bekræftede, at de (indirekte) omkostninger i henhold til artikel II.19 i de almindelige betingelser skulle være afholdt og reelle. Ved e-mail af samme dag svarede klageren, at han følte sig uretfærdigt behandlet af Kommissionen, og at han ville indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand, hvilket han gjorde den 25. maj 2011.

Undersøgelsens genstand

15. Ombudsmanden anmodede Kommissionen om at afgive en udtalelse om følgende påstand og to påstande:

Påstand:

Kommissionens beslutning om at betragte de indirekte omkostninger, som klageren har anmeldt (17 911,32 EUR) inden for rammerne af projektet, som ikke-støtteberettigede, er uberettiget og urimelig.

I forbindelse med klagerens påstand henledte Ombudsmanden også Kommissionens opmærksomhed på kapitel 2 (Fast finansiering af SMV-ejere og andre fysiske personer, der ikke modtager løn) i Kommissionens afgørelse K(2011) 174 endelig af 24. januar 2011[2].

Påstande:

(1) Kommissionen bør foretage en rimelig finansiel opgørelse til dækning af klagerens anmeldte indirekte omkostninger.

(2) Kommissionen bør betale udgifterne (603,50 EUR) til den supplerende revisionsskrivelse, som dens revisor sendte til Kommissionen den 23. februar 2011.

Undersøgelsen

16. Klagen blev fremsendt til Kommissionen med henblik på en udtalelse. Kommissionen afgav udtalelse den 24. november 2011. Udtalelsen blev derefter fremsendt til klageren, som fremsendte sine bemærkninger den 23. januar 2012.

Ombudsmandens analyse og konklusioner

A. Påstand om, at afvisningen af de indirekte omkostninger er uberettiget og urimelig, og tilsvarende påstand

Argumenter forelagt Ombudsmanden

17. Klageren hævdede, at Kommissionens beslutning om at betragte de indirekte omkostninger, som den havde anmeldt (17 911,32 EUR) inden for rammerne af projektet, som ikke-støtteberettigede var uberettiget og urimelig. Til støtte for sin påstand hævdede klageren, at Kommissionens afgørelse var i modstrid med de offentlige erklæringer, den havde fremsat i 2010 og 2011 vedrørende forenklingen af de relevante procedurer under RP7. Klageren henviste navnlig til Kommissionens pressemeddelelse af 24. januar 2011[3] (IP/11/57) med titlen "EU'sfinansiering af forskning og innovation - øjeblikkelige ændringer for at mindske bureaukratiet for forskere og SMV'er"og vedrørende foranstaltninger til forenkling af procedurerne under RP7. En af de foranstaltninger, der blev bebudet i pressemeddelelsen, var følgende: "Indehavereaf små og mellemstore virksomheder, hvis lønninger ikke formelt er registreret i deres regnskaber, kan nu få godtgjort deres bidrag til arbejdet med forskningsprojekter ved hjælp af faste beløb". Ifølge klageren erkendte Kommissionen dermed, at RP6-procedurerne ikke var tilfredsstillende og indebar for meget papirarbejde. I forbindelse med denne påstand hævdede klageren, at Kommissionen burde foretage en rimelig finansiel opgørelse til dækning af de indirekte omkostninger, som den havde anmeldt.

18. Klageren hævdede, at den tidligere havde deltaget i forskellige projekter finansieret under det fjerde og femte rammeprogram (RP4 og FP5), og at der på daværende tidspunkt ikke havde været nogen komplikationer vedrørende den finansielle side. Klageren anførte, at den fandt de administrative procedurer i RP6 mere komplekse og besværlige sammenlignet med RP4- og RP5-procedurerne.

19. I sin udtalelse påpegede Kommissionen først, at i henhold til bilag I til kontrakten med titlen "Beskrivelse af arbejdet" var den omkostningsmodel, der fandt anvendelse på klageren, modellen med fulde omkostninger. Det betyder, at de omkostninger, som klageren kunne debitere projektet, var de støtteberettigede direkte og indirekte omkostninger. De indirekte omkostninger, som klageren havde afholdt, kunne med andre ord ikke godtgøres med et fast beløb, dvs. med en fast procentsats, der blev anvendt på de støtteberettigede direkte omkostninger.

20. Kommissionen hævdede, at de anmeldte omkostninger for at være støtteberettigede skulle opfylde kriterierne for støtteberettigelse i artikel II.19 i kontraktens almindelige betingelser. Artikel II.19.1 fastsætter navnlig, at omkostninger for at være støtteberettigede skal opfylde en række kumulative betingelser: omkostningerne skal være "faktiske" (dvs. faktiske omkostninger) de skal fastlægges i overensstemmelse med kontrahentens sædvanlige regnskabsprincipper og de skal være identificerbare for projektet og være afholdt i løbet af projektets varighed. For at Kommissionen kan kontrollere, om de omkostninger, der er afholdt i forbindelse med RP6-projekter, er støtteberettigede, skal kontrahenten i henhold til kontraktens artikel 7 fremlægge revisionsattester, der dækker de anmeldte omkostninger.

21. I den foreliggende sag fremlagde klageren en revisionsattest dateret den 9. december 2009 vedrørende de direkte og indirekte omkostninger, klageren havde afholdt i forbindelse med projektet. Det fremgik imidlertid udtrykkeligt af denne revisionsattest, at klageren havde beregnet de indirekte omkostninger på grundlag af en fast procentdel (10 %) af "personaleomkostningerne". Der var således ingen åbenbar forbindelse mellem de indirekte omkostninger, som klageren hævdede, og klagerens faktiske indirekte omkostninger. Efter anmodning fra Kommissionen indsendte klageren endnu en revisionsattest. Det fremgik imidlertid også af denne supplerende revisionsattest, at: "Vi [revisorerne] kan ikke bekræfte, at de indirekte omkostninger, der debiteres projektet, er faktiske og reelle". Kommissionen konkluderede derfor, at de indirekte omkostninger, som klageren havde anmeldt, ikke var i overensstemmelse med kontraktens kriterier for støtteberettigelse og ikke kunne accepteres. Kommissionen konkluderede derfor, at dens beslutning om at betragte de indirekte omkostninger som ikke-støtteberettigede var i fuld overensstemmelse med betingelserne i kontrakten. Efter dens opfattelse kunne det således ikke hævdes, at denne afgørelse var uberettiget og urimelig.

22. Med hensyn til enkeltmandsvirksomheder påpegede Kommissionen, at dens revisioner af RP-projekter ofte havde konstateret, at personaleomkostningerne var blevet overbebyrdet. Dette skyldes, at enkeltmandsvirksomheder misforstår støtteberettigelsesreglerne. Kommissionen anførte, at en almindelig fejl begået af enkeltmandsvirksomheder er, at de mener, at de har ret til at opkræve et kommercielt gebyr for deres deltagelse i FP-projekter, mens det faktisk kun er de faktiske personaleomkostninger, der er støtteberettigede. Forskellen mellem en kommerciel pris og personaleomkostninger skyldes hovedsagelig, at den kommercielle pris generelt omfatter alle indirekte omkostninger (dvs. husleje, generelle forsyninger, administrationsomkostninger osv.) og en fortjenstmargen. Sådanne indirekte omkostninger er imidlertid ikke støtteberettigede under RP6-kontrakter. En kommerciel pris er derfor systematisk højere end de støtteberettigede omkostninger. Revisioner af enkeltmandsvirksomheder har således ofte resulteret i en kommissionsbeslutning om at inddrive betydelige beløb fra kontrahenterne. Dette var faktisk en af hovedårsagerne til vedtagelsen af en standardsatsordning for RP7 ved Kommissionens afgørelse K(2011) 174 af 24. januar 2011, hvis kapitel 2 indeholder bestemmelser om forenkling af foranstaltninger vedrørende ejere af SMV'er og andre fysiske personer, der ikke modtager løn.

23. Kommissionen hævdede endvidere, at det i betragtning af den høje timetakst, som klageren opkrævede for sine personaleomkostninger (nemlig 133 EUR pr. time), var sandsynligt, at de anmeldte omkostninger dækkede visse ikkestøtteberettigede indirekte omkostninger. Hvis klageren imidlertid fastholder, at de personaleomkostninger, som klageren har anmeldt, er i overensstemmelse med RP6-kriterierne for støtteberettigelse, og at de anmeldte indirekte omkostninger skal betales, kan Kommissionen foretage en finansiel revision for nøjagtigt at fastslå de støtteberettigede omkostninger, som klageren har afholdt i forbindelse med projektet. Hvis det var tilfældet, at Kommissionen uretmæssigt afviste støtteberettigede omkostninger, ville en sådan fejl blive rettet efter revisionen. En sådan revision vil imidlertid skulle dække både de direkte omkostninger (herunder personaleomkostninger) og de indirekte omkostninger for at sikre, at der ikke sker dobbeltopkrævning af de indirekte omkostninger. Det er muligt, at sådanne revisionsresultater vil give anledning til en "finansiel justering" til fordel for Kommissionen. Hvis dette var tilfældet, ville Kommissionen tilbagesøge det uretmæssigt udbetalte beløb fra klageren og i givet fald kræve konventionalbod i overensstemmelse med artikel II.30 i de almindelige betingelser.

24. Kommissionen kommenterede også klagerens argument om, at dens beslutning om at betragte de anmeldte indirekte omkostninger som ikke-støtteberettigede var i modstrid med dens egne offentlige erklæringer fra 2010 og 2011 om forenkling af de relevante procedurer under RP7. Kommissionen påpegede, at disse erklæringer vedrører Kommissionens afgørelse K(2011) 174 af 24. januar 2011. Navnlig omfatter beslutningens kapitel 2 et system med faste personaleomkostninger, som er obligatorisk i RP7 for SMV-ejere, der ikke modtager en løn, der er registreret som sådan i SMV's regnskaber. Dette synes at være tilfældet for klageren. Denne afgørelse finder imidlertid kun anvendelse på tilskud, der er undertegnet under RP7, og omfatter ikke RP6-kontrakter, som er underlagt andre regler. Kommissionen understregede imidlertid, at hvis den relevante bestemmelse i afgørelsen blev anvendt på klagerens sag, ville den maksimale timesats, der gælder for klageren i 2010, beløbe sig til 93,65 EUR pr. time, inklusive indirekte omkostninger. Dette beløb er nået på grundlag af følgende beregning[4]: timetakst = (84500/1575) x (109.1/100) = 58,53, hvortil lægges de indirekte omkostninger (en fast takst på 60 % af de direkte omkostninger[5])= 93,65 EUR. For arbejdsprogrammet for 2011 vil timesatsen være følgende: (87500/1575) x (109.3/100) = 60,72, hvortil kommer de indirekte omkostninger (en fast takst på 60 % af de direkte omkostninger) = 97,15 EUR. Kommissionen påpegede, at klageren i modsætning til disse timesatser på 93,65 EUR og 97,15 EUR havde krævet en timesats på 133 EUR, hvortil klageren tilføjede et krav om 10 % for indirekte omkostninger. Den timesats, som klageren hævder, er således 56,22 % højere end den maksimale timesats, der finder anvendelse i denne sag under den nye forenklingsforanstaltning. Med andre ord vil anvendelsen af forenklingsforanstaltningen på klagerens sag føre til en betydelig finansiel justering over for klageren, nemlig inddrivelse af midler.

25. I sine bemærkninger anerkendte klageren først, at den ved anmeldelsen af sine indirekte omkostninger (17 911,32 EUR) rent faktisk havde anvendt en fast takst på 10 %, som den tidligere havde gjort for andre projekter under RP4 og RP5. Klageren hævdede, at den, inden den indgav sin klage, havde kontaktet Kommissionen for at finde en rimelig løsning for godtgørelsen af de indirekte omkostninger. Den anførte, at de (reelle) indirekte omkostninger, som den havde afholdt mellem 2006 og 2009, kunne sammenlignes med de indirekte omkostninger (f.eks. kontorleje, forsikring, finansiel administration, kontorudstyr og -forsyninger, internet og telefon) ved projekter, som den havde gennemført for andre kunder. I sin supplerende revisionsattest anførte revisoren, at klageren var en enkeltmandsvirksomhed, som ikke registrerer generalomkostninger pr. projekt. Klageren hævdede også, at den faktisk havde brugt 142,5 ekstra arbejdstimer på projektet og ikke opkrævede de tilsvarende omkostninger (18 952,50 EUR). Den fandt, at det i betragtning af den ekstra indsats, den havde gjort, og at de samlede direkte og indirekte omkostninger ikke oversteg budgettet, var urimeligt af Kommissionen at indtage en holdning, der hovedsagelig var baseret på retlige argumenter. Ved at ændre reglerne for RP7 erkendte Kommissionen desuden, at det ikke er let for enkeltmandsvirksomheder at overholde de administrative procedurer i RP6. Klageren fandt det også urimeligt, at Kommissionen foreslog, at den kunne foretage en finansiel revision, hvis klageren ikke frafaldt sin klage. Klageren hævdede endelig, at den havde udført alt arbejdet under projektet til Kommissionens tilfredshed, herunder gennem de ekstra arbejdstimer, som den ikke anmeldte.

Ombudsmandens vurdering

26. Ombudsmanden bemærker på side 74 og 99 i bilag I med titlen "Beskrivelse af arbejdet" , at klageren anvendte modellen med fulde omkostninger (FC) til at anmelde sine omkostninger. Ifølge Kommissionens notat med titlen "Omkostningsmodeller for RP6-projekter"[6] bør kontrahenter, der anvender denne model til at anmelde omkostninger, kunne identificere alle deres støtteberettigede direkte og indirekte omkostninger til projektet. Klageren var således forpligtet til at identificere sine indirekte omkostninger korrekt.

27. I artikel II.21 i de almindelige betingelser hedder det, at "[i]ndirekteomkostninger er alle de omkostninger, der opfylder kriterierne i artikel II.19, og som kontrahenten ikke kan identificere som direkte knyttet til projektet, men som ifølge kontrahentens regnskabssystem kan identificeres og begrundes som værende afholdt i direkte forbindelse med de støtteberettigede direkte omkostninger, der henføres til projektet. Indirekte omkostninger kan konteres projektet under den fulde omkostningsmodel, i det omfang de udgør en rimelig fordeling af organisationens samlede generalomkostninger." I overensstemmelse med artikel II.19.1 i de almindelige betingelser skulle disse indirekte omkostninger for at være støtteberettigede være: i) reelle (Kommissionen anvender også udtrykket "faktiske") og nødvendige for gennemførelsen af projektet ii) fastsættes i overensstemmelse med klagerens sædvanlige regnskabsprincipper iii) afholdt i løbet af projektets varighed og iv) registreret i klagerens regnskaber.

28. I den foreliggende sag var klageren imidlertid ikke i stand til at identificere sine indirekte omkostninger. Den oprindelige revisionsattest fra klagerens revisor anførte blot, at klagerens indirekte omkostninger svarede til 10 % af de direkte personaleomkostninger. Da Kommissionen den 15. februar 2011 anmodede klageren om at anmode sin revisor om at bekræfte, at de indirekte omkostninger, der var debiteret projektet, var reelle, svarede klagerens revisor den 23. februar 2011, at den ikke kunne bekræfte, at de indirekte omkostninger var reelle, men at klageren i stedet havde beregnet sine indirekte omkostninger på grundlag af en sats på 10 % af personaleomkostningerne. Ombudsmanden konkluderer derfor, at de indirekte omkostninger, som klageren havde anmeldt (17 911,32 EUR), ikke var støtteberettigede omkostninger i henhold til de almindelige betingelser, og at Kommissionens beslutning om at afvise de indirekte omkostninger som ikkestøtteberettigede derfor var i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser.

29. Kontrakten gav således Kommissionen juridisk ret til at afvise de indirekte omkostninger, som klageren havde anmeldt. Tilbage står at undersøge, om det under disse omstændigheder var urimeligt, at Kommissionen udøvede sin retlige ret til at afvise de indirekte omkostninger. Med andre ord vil Ombudsmanden nu undersøge, om Kommissionen har udøvet sine skønsbeføjelser med hensyn til håndhævelsen af sine juridiske rettigheder på en retfærdig og rimelig måde.

30. Klagerens hovedargument for sin holdning om, at Kommissionens beslutning om at afvise de indirekte omkostninger som ikke-støtteberettigede var urimelig, er, at denne beslutning er i modstrid med de offentlige erklæringer, som Kommissionen fremsatte i 2010 og 2011 vedrørende forenklingen af de relevante procedurer under RP7. Klageren henviste navnlig til Kommissionens pressemeddelelse af 24. januar 2011 (IP/11/57) og til en af de foranstaltninger, der blev bebudet heri, nemlig at SMV-ejere, hvis lønninger ikke formelt er registreret i deres regnskaber (som i klagerens tilfælde), nu kunne få godtgjort deres bidrag til projekterne gennem faste betalinger. Ombudsmanden bemærker, at denne pressemeddelelse blev udsendt i forbindelse med Kommissionens vedtagelse af sin afgørelse K(2011) 174 endelig af 24. januar 2011.  Kapitel 2 i denne afgørelse omhandler faktisk finansiering efterfast takst til ejere af SMV'er og andre fysiske personer, der ikke modtager løn. I afgørelsens betragtning 12 hedder det, at "[h]visSMV-ejere og andre fysiske personer har arbejdet i et projekt som støttemodtagere og har udført opgaver i overensstemmelse med tilskudsaftalen, bør de aflønnes for deres arbejde, selv om værdien af deres arbejde ikke er registreret som en omkostning i deres regnskaber. Dette vederlag bør være baseret på principperne om rimelig modydelse og modtagerens berettigede forventninger" (fremhævelse tilføjet). I afgørelsens artikel 6 fastsættes det, at EU's finansielle bidrag til SMV-ejeres personlige arbejde i form af finansiering efter fast takst finder anvendelse på tilskud, der undertegnes under RP7. I beslutningens artikel 7 forklares den formel, hvorefter den faste sats beregnes, hvorved det normale antal produktive timer er lig med 1575.

31. Med hensyn til den påståede modstrid mellem Kommissionens afvisning af klagerens anmeldte indirekte omkostninger og Kommissionens nye afgørelse K(2011) 174 endelig (og klagerens (implicitte) antagelse om, at klagerens anmeldte indirekte omkostninger i henhold til de nye regler ville være blevet betragtet som støtteberettigede), skal Ombudsmanden foretage følgende præciseringer.

i) For det første finder afgørelsen anvendelse på projekter/tilskud, der er undertegnet under RP7. Den finder ikke anvendelse på projekter/tilskud, der er undertegnet under RP6, såsom TransContainer-projektet, som er genstand for denne klage.

ii) For det andet er formålet med beslutningen, som omhandler direkte personaleomkostninger, at sikre et rimeligt vederlag til ejere af små og mellemstore virksomheder og fysiske personer, hvis arbejde ikke er registreret i deres regnskaber. Dette mål nås ved hjælp af finansiering efter fast takst, hvis beregning er baseret på gennemsnitlige personaleomkostninger. Det skal bemærkes, at anvendelsen af denne finansiering efter fast takst ikke automatisk fører til, at højere omkostningsbeløb betragtes som støtteberettigede i forhold til de beløb, der betales under RP6. Formålet med det nye system er faktisk forenkling og ligebehandling af støttemodtagerne.

iii) For det tredje ville det, selv hvis der blev anvendt finansiering efter fast takst i klagerens tilfælde, ikke føre til, at klagerens anmeldte indirekte omkostninger (nemlig 10 % af klagerens direkte omkostninger) blev støtteberettigede og blev betalt af Kommissionen ud over de direkte omkostninger, der allerede var betalt. Ombudsmanden bemærker i denne forbindelse, at de personaleomkostninger, som klageren havde anmeldt, allerede var meget høje, nemlig 179 118 EUR for ni måneders arbejde. Dette svarer til et beløb på 19 902 EUR pr. måned eller 1 346,75 timer til en sats på 133 EUR pr. arbejdstime. Ombudsmanden bemærker, at Kommissionen på trods af dette tilsyneladende høje lønniveau, som klageren hævder, ikke desto mindre accepterede disse høje personaleomkostninger som støtteberettigede. Hvis den beregning, der er fastsat i afgørelsen, derimod blev anvendt på klagerens personaleomkostninger, ville det føre til en mere rimelig timesats (58,53 EUR pr. time i 2010 og 60,72 EUR pr. time i 2011) end den, som klageren anvendte (133 EUR pr. time). Denne beregning ville føre til, at der kun blev betalt 78 825 EUR eller alternativt 81 775 EUR for klagerens personaleomkostninger i stedet for 179 118 EUR, som blev betalt af Kommissionen under RP6. I henhold til reglerne i den nye afgørelse ville klageren således med hensyn til sine personaleomkostninger have været berettiget til at modtage mindre end halvdelen af den betaling, den har modtaget under RP6. Med hensyn til klagerens indirekte omkostninger ville det samlede beløb, der blev betalt til klageren (dvs. direkte omkostninger og den faste takst på 60 % for indirekte omkostninger tilsammen), hvis den faste takst på 60 % i RP7 for SMV'er blev anvendt på ovennævnte beløb, være 126 120 EUR eller alternativt 130 840 EUR, hvilket stadig er betydeligt lavere end det beløb, der faktisk blev betalt til klageren.

32. På grundlag af ovenstående konkluderer Ombudsmanden, at Kommissionens beslutning om at afvise klagerens indirekte omkostninger ikke kun var lovlig, men også rimelig og rimelig. Sammenlignet med de nye regler, der blev indført ved afgørelse K(2011) 174 endelig, ser det faktisk ud til, at Kommissionens behandling af klageren, dvs. dens accept af at betale en sats på 133 EUR pr. time, bør klassificeres som generøs. Med hensyn til klagerens påstand om, at afvisningen af de påståede indirekte omkostninger var uberettiget og urimelig, finder Ombudsmanden derfor ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side. Af samme grund er klagerens påstand ikke begrundet.

B. Anmodningen om godtgørelse af udgifterne til den supplerende revisionsattest

Argumenter forelagt Ombudsmanden

33. Klageren hævdede, at Kommissionen skulle betale omkostningerne (603,50 EUR) til den supplerende revisionsattest, som dens revisor sendte til Kommissionen den 23. februar 2011.

34. I sin udtalelse anførte Kommissionen, at klageren i henhold til kontraktens artikel 7 skulle indsende en revisionsattest for den sidste rapporteringsperiode, der omfattede alle de omkostninger, der var afholdt i forbindelse med projektet. Udgifterne til denne revisionsattest er støtteberettigede og godtgøres fuldt ud af Kommissionen som forvaltningsomkostninger. Klageren fremlagde den tilhørende revisionsattest, som blev udstedt af dens eksterne revisor til en nettopris på 1 750 EUR. Klageren opkrævede dette beløb i sin omkostningsanmeldelse (formular C) for den seneste rapporteringsperiode, og Kommissionen refunderede dette beløb behørigt. Det fremgik udtrykkeligt af revisionserklæringen, at de indirekte omkostninger blev fastsat til en fast sats på 10 % af personaleomkostningerne. Kommissionen anså de indirekte omkostninger, som klageren havde anmeldt, for ikke-støtteberettigede.

35. Efter anmodning fra Kommissionen fremsendte klageren et supplerende brev fra sine revisorer af 23. februar 2011, som indeholdt yderligere oplysninger om personaleomkostninger og indirekte omkostninger. På grundlag af de foreliggende oplysninger forstår Kommissionen, at det beløb på 603,50 EUR, som klageren har krævet, svarer til omkostningerne ved denne supplerende revisionserklæring. Kommissionen påpegede, at for at omkostninger kan være støtteberettigede, kræves det i artikel II.19.1 i de almindelige betingelser, at" de skal være afholdt i løbet af projektets varighed, jf. artikel 4.2, bortset fra de omkostninger, der er afholdt i forbindelse med udarbejdelsen af de endelige rapporter, der er omhandlet i artikel II. 7.4, som kan afholdes i en periode på op til 45 dage efter projektets afslutning [...]"(fremhævelse tilføjet).

36. I klagerens tilfælde blev udgifterne til den supplerende revisionsattest afholdt ud over støtteberettigelsesperioden, da projektet sluttede den 31. oktober 2009. Omkostninger afholdt efter den 15. december 2009 var i princippet ikke støtteberettigede. Kommissionen forstår imidlertid, at det er vanskeligt at afslutte revisionsprocessen senest 45 dage efter projektets afslutning, og accepterer som hovedregel at betale omkostningerne til obligatoriske revisionsattester, selv om de er afholdt efter støtteberettigelsesperioden. Der er imidlertid ingen retlig eller kontraktlig forpligtelse til denne fleksibilitet. Kommissionen hævdede, at eftersom den supplerende revisionsattest blev fremlagt på dens udtrykkelige anmodning, var den rede til at acceptere disse yderligere omkostninger og godtgøre det tilsvarende beløb. Med henblik herpå skulle klageren inden udgangen af 2011 indsende en omkostningsanmeldelse (formular C) med en kopi af fakturaen for den supplerende revisionsattest og bevis for betaling af denne faktura.

37. Klageren anførte i sine bemærkninger, at den var enig i Kommissionens forslag om at godtgøre omkostningerne i forbindelse med den supplerende revisionsattest. Den anførte imidlertid, at den ikke havde været i stand til at indgive en formel anmodning inden udgangen af 2011, fordi Ombudsmandens skrivelse, hvori den blev opfordret til at fremsætte bemærkninger, blev modtaget lige inden udgangen af 2011. Klageren påpegede også, at Kommissionen selv havde haft brug for mere tid til at afgive en udtalelse om klagen. Klageren foreslog derfor blot at sende en faktura til Kommissionen med en kopi af fakturaen for den supplerende revisionsattest, hvorefter Kommissionen kunne betale beløbet.

Ombudsmandens vurdering

38. Ombudsmanden bemærker, at selv om Kommissionen allerede godtgjorde omkostningerne i forbindelse med den første revisionsattest (1 750 EUR), indvilligede Kommissionen også i at godtgøre omkostningerne i forbindelse med den supplerende revisionsattest, forudsat at den blev forelagt inden udgangen af 2011. Ombudsmanden mener, at dette tilbud er fair og rimeligt.

39. Klageren hævdede, at den først havde fået kendskab til Kommissionens vilje til at betale for omkostningerne ved den supplerende revisionsattest lige inden udgangen af 2011. Virksomheden hævdede derfor, at den ikke havde været i stand til at indgive en formel anmodning om betaling af omkostningerne ved den supplerende revisionsattest til Kommissionen inden udgangen af 2011.

40. Ombudsmanden påpeger, at den engelske udgave af Kommissionens udtalelse blev sendt til klageren pr. e-mail den 25. november 2011[7]. Den nederlandske udgave af Kommissionens udtalelse blev sendt til klageren den 12. december 2011, også pr. e-mail. Det ser således ud til, at klageren selv på grundlag af sidstnævnte dato havde tilstrækkelig tid til at sende en anmodning om yderligere omkostninger til Kommissionen inden udgangen af 2011 med en kopi af fakturaen for den supplerende revisionsattest og bevis for betaling af fakturaen. Klageren gjorde det ikke.

41. I en telefonsamtale med Ombudsmandens kontor den 9. januar 2013 anførte klageren, at den endnu ikke havde fremsendt sin omkostningsanmeldelse, bl.a. fordi den ikke kunne finde den relevante formular på Kommissionens websted, og klageren ønskede først at afvente udfaldet af den foreliggende sag. Ombudsmanden bemærker imidlertid, at klageren anvendte den samme formular, da han fakturerede Kommissionen for udgifterne til den oprindelige revisionsattest.

42. I lyset af ovenstående finder Ombudsmanden ingen tilfælde af fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

C. Konklusioner

På grundlag af sin undersøgelse af denne klage afslutter Ombudsmanden den med følgende konklusion:

Der var ingen fejl eller forsømmelser fra Europa-Kommissionens side.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Udfærdiget i Strasbourg, den 4. februar 2013

---

[1] På grundlag af oplysningerne i sagsakterne er det ikke helt klart, hvor dette beløb kommer fra. Det ser imidlertid ud til, at det for at behandle klagerens påstand, som kun vedrører de indirekte omkostninger, ikke er nødvendigt med yderligere oplysninger om beregningen.

[2] Kommissionens afgørelse K(2011) 174 endelig af 24. januar 2011 om tre foranstaltninger til forenkling af gennemførelsen af Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1982/2006/EF og Rådets afgørelse nr. 970/2006/Euratom og om ændring af afgørelse K(2007) 1509 og K(2007) 1625.

[3] http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=press&lg=en

[4] Beregneren for ejere af SMV'er og fysiske personer uden løn findes på Cordis' websted: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/cordis-sme-owners-rates_en.zip. Jf. også punkt 31 nedenfor.

[5] Under RP7 kan SMV'er anvende en fast takst på 60 % for deres indirekte omkostninger (se Kommissionens vejledning om finansielle spørgsmål i forbindelse med indirekte aktioner under RP7, s. 72). (ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_da.pdf)

[6] http://ec.europa.eu/research/fp6/model-contract/pdf/fp6_cost-models-annex5231_da.pdf

[7] Ombudsmanden bemærker, at det fremgår af sagsakterne, at klageren har et fremragende kendskab til engelsk.