Klageren, en belgisk nonprofitorganisation, deltog i et EU-finansieret projekt, der havde til formål at løse problemer, som ældre står over for i forbindelse med anvendelsen af IKT-løsninger. En finansiel revision viste, at det system, som klageren anvendte til registrering af arbejdstiden, var upålideligt. Som følge heraf forsøgte Kommissionen at inddrive mere end 85 000 EUR fra klageren.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at revisorerne havde anerkendt, at det arbejde, som klageren havde udført vedrørende to specifikke "leverancer", var legitimt, og det samme var arbejdstiden. Hun mente derfor ikke, at Kommissionen havde været berettiget til at afvise de personaleomkostninger, der var forbundet med dette arbejde. For at afhjælpe dette fremsatte hun en henstilling til Kommissionen om at reducere det beløb, den ønskede at inddrive, i overensstemmelse hermed.

Kommissionen accepterede fuldt ud Ombudsmandens henstilling og indvilligede i at reducere det beløb, der skulle inddrives, med næsten 37 000 EUR. På denne baggrund afsluttede Ombudsmanden sagen. Ombudsmanden fortsætter imidlertid med en særskilt undersøgelse vedrørende inddrivelse af midler i forbindelse med de andre "leverancer".

Sagen vedrørte Europa-Kommissionens opsigelse af en tjenesteydelseskontrakt. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke havde besvaret hans breve, at den havde opsagt tjenesteydelseskontrakten uden gyldig grund, og at den havde været langsom til at betale de fakturaer, der var sendt til den. Han krævede også erstatning for forsinket betaling og skadeserstatning.

Ombudsmanden undersøgte disse påstande. Med hensyn til det første konkluderede den, at sagen var blevet løst, eftersom Kommissionen i sidste ende besvarede klagerens skrivelser. Hvad angår det andet klagepunkt, som vedrører den angivelige opsigelse af kontrakten uden gyldig grund, konkluderede Ombudsmanden, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side, eftersom kontrakten gav Kommissionen ret til at opsige kontrakten på et hvilket som helst tidspunkt, og at Kommissionen under alle omstændigheder havde givet en god grund til opsigelsen. Med hensyn til den tredje påstand konkluderede Ombudsmanden, at der var fundet en løsning på problemet med forsinket betaling af fakturaer, da Kommissionen endelig betalte klageren de skyldige beløb for det udførte arbejde og indvilligede i at betale morarenter. Endelig konkluderede Ombudsmanden med hensyn til erstatningskravet, at der ikke var behov for yderligere undersøgelse af sagen, da Kommissionen udbetalte erstatning til klageren for den lidte skade, og kontrakten ikke fastsatte nogen erstatning for nogen anden form for skade.

Sagen vedrørte Kommissionens afvisning og forslag om inddrivelse af visse omkostninger i forbindelse med aktiviteter, der var givet i underentreprise i forbindelse med en RP6-tilskudsaftale. På baggrund af Ombudsmandens undersøgelse besluttede Kommissionen ikke at gå videre med inddrivelsen af omkostninger på i alt næsten 87 000 EUR. Kommissionen forklarede, at den havde besluttet at ændre sin oprindelige afgørelse med den begrundelse, at klageren havde handlet i god tro og i overensstemmelse med de råd, som Kommissionen selv havde givet.

Ombudsmanden hilste denne nye afgørelse velkommen. Hun fandt det ikke desto mindre uheldigt, at klageren i flere år havde udsigt til en større inddrivelse af midler, der hang over den.

Klageren, et forskningsinstitut med hjemsted i land Z, deltog i et EU-finansieret projekt under det syvende rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling.

En revision afslørede uregelmæssigheder i forbindelse med projektet, hvilket fik Kommissionen til at søge at inddrive mere end 300 000 EUR fra klageren på trods af præciseringer af de uregelmæssigheder, den havde fremlagt. Klageren var ikke tilfreds med resultatet og indgav en klage til Den Europæiske Ombudsmand.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og konstaterede, at nogle af revisorernes konklusioner var fejlagtige. Da det vigtigste spørgsmål var at fastlægge projektets faktiske startdato, foreslog Ombudsmanden som en løsning, at Kommissionen rådførte sig med en ekspert for at kontrollere revisorernes konklusion i denne henseende eller beordrede en "teknisk revision" som fastsat i "tilskudsaftalen". Kommissionen accepterede løsningen, forudsat at omkostningerne ved at indgå kontrakt med eksperten ville blive afholdt i fællesskab af begge parter. Ombudsmanden anmodede Kommissionen og klageren om indbyrdes at nå til enighed om udvælgelsen af den ekspert, der skulle udnævnes, og afsluttede sagen.

Størstedelen af EU-budgettet afsættes hvert år til fonde og programmer, der forvaltes af Europa-Kommissionen på et fælles grundlag med medlemsstaterne. I juni 2015 indledte Ombudsmanden en undersøgelse på eget initiativ vedrørende rettidigheden af Kommissionens betalinger med fokus på betalinger til private kontrahenter og støttemodtagere, som sandsynligvis vil lide mest som følge af forsinket betaling. Denne undersøgelse fulgte fire tidligere undersøgelser om samme emne.

Ombudsmanden anmodede om oplysninger om antallet og procentdelen af tilfælde, hvor der opstod forsinkelser i betalingen, omfanget af de forsinkelser, der opstod, de involverede beløb og de tilfælde, hvor der blev betalt renter på grund af forsinket betaling. Ombudsmanden foretog også en inspektion på stedet for at få en bedre forståelse af, hvordan betalingsprocessen fungerer i praksis.

Ombudsmanden bemærker, at den samlede andel af forsinkede betalinger er steget siden 2013 på grund af to hovedfaktorer. For det første indførte den nuværende finansforordning, som trådte i kraft den 1. januar 2013, strammere betalingsfrister. For det andet begrænsede EU's budgetmyndighed (dvs. Parlamentet og Rådet) beløbet for "betalingsbevillinger" i 2014, som er de penge, der er afsat til institutionerne til at betale regninger i løbet af året.

Ombudsmanden glæder sig over de fremskridt, som Kommissionen har gjort med hensyn til at reducere antallet og værdien af forsinkede betalinger i 2015, efter at de toppede i 2014. Hun erkender, at manglen på betalingsbevillinger var en ekstraordinær faktor, der lå uden for Kommissionens kontrol. Ombudsmanden bemærker endvidere, at de øgede gennemsnit for forsinkede betalinger fra 2013 og fremefter ikke betød, at Kommissionens resultater var blevet forringet i absolutte tal. Samtidig understreger Ombudsmanden, at Kommissionen skal gøre en betydelig indsats for at overholde de strammere lovbestemte frister, der er indført i henhold til den nuværende finansforordning.

Ombudsmandens inspektion viste, at Kommissionen nøje overvåger sine resultater på dette område og har udviklet mange gode praksisser. Ombudsmanden er imidlertid bekymret over, at nogle af de seneste foranstaltninger, som Kommissionen har bebudet, blev taget op allerede i 2010 efter en høring iværksat af Ombudsmanden i forbindelse med en tidligere undersøgelse.

I juli 2014 afviste Kommissionen klagerens ansøgning om at arbejde som ekspert på et projekt i Indonesien, fordi hun allerede havde forpligtet sig til at arbejde på et EU-finansieret projekt i Liberia, der fandt sted samtidig. Klageren ansøgte igen, da projektet i Liberia blev forsinket på grund af ebolakrisen, og påpegede, at hun faktisk var til rådighed til at arbejde på projektet i Indonesien.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen har ret til at anmode om, at eksperter står til rådighed til udelukkende at arbejde på projekter i bestemte perioder. Hun bemærkede, at klageren havde erklæret, at hun ville stå til rådighed med eneret til at arbejde på to overlappende projekter. Klageren forklarede ikke denne modsigelse, da hun indgav sin oprindelige ansøgning. På grundlag af de fremlagte oplysninger mener Ombudsmanden, at Kommissionen med rette afviste klagerens første ansøgning. Med hensyn til den anden ansøgning anførte klageren faktisk, at den igangværende ebolakrise i Liberia betød, at hun rent faktisk frit kunne arbejde på projektet i Indonesien. Kommissionen tog derefter hendes situation op til fornyet overvejelse. Efter Ombudsmandens opfattelse foretog den en retfærdig og rimelig vurdering, da den konkluderede, at klageren ikke var i stand til at garantere, at hun var til rådighed. Ombudsmanden konkluderer således, at Kommissionen heller ikke begik en fejl, da den afslog hendes anden ansøgning om at arbejde på det indonesiske projekt. Det efterlader imidlertid spørgsmål om, hvordan Kommissionen håndterer rettighederne for eksperter, der er fanget i kriser som ebolaudbruddet.

Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen med en konstatering af, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser. Hun foreslog Kommissionen, at hvis et projekt skal suspenderes, bør den være parat til at fritage enhver berørt ekspert fra en eksklusivitetsforpligtelse.

Sagen vedrørte afskedigelsen af en holdleder i et EU-finansieret projekt i Mellemamerika.

Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at Kommissionen havde handlet rimeligt ved at tillade modtageren af projektet at afskedige teamlederen, efter at kontrakten var underskrevet. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen.

Klageren havde en tilskudskontrakt med Europa-Kommissionen om finansiering af et projekt i Egypten. I henhold til denne kontrakt skulle klageren stille en finansiel garanti fra en bank eller finansiel institution, der var etableret i EU, for at sikre Kommissionens forfinansiering af projektet. Efter kontraktens ikrafttræden viste det sig, at klageren ikke var i stand til at stille den krævede finansielle garanti. Kommissionen opsagde derfor kontrakten.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen havde opfyldt sin kontraktlige forpligtelse til at høre klageren, inden den gik videre med opsigelsen af kontrakten. I lyset af de oplysninger, som klageren gav Kommissionen om sin finansielle kapacitet, fandt Ombudsmanden også, at Kommissionen med rimelighed kunne forstå, at klageren ikke ville have været i stand til at gennemføre projektet uden forfinansiering, og at yderligere høringer derfor var unødvendige.

Ombudsmanden konkluderede, at Kommissionen havde handlet lovligt og rimeligt ved at opsige kontrakten med klageren. Ombudsmanden foreslog imidlertid, at Kommissionen i fremtidige kontrakter overvejer i standardkontraktbetingelserne at medtage en bestemmelse, der giver tilskudsmodtageren ret til at give afkald på Kommissionens forfinansiering. Dette vil fjerne forpligtelsen til at stille en finansiel garanti, hvis støttemodtageren er i stand til at bevise, at vedkommende har de nødvendige finansielle midler til at gennemføre projektet. Ombudsmanden anmodede også Kommissionen om i en opsigelsesskrivelse altid at angive det nøjagtige retsgrundlag for denne afgørelse samt mulighederne for at appellere afgørelsen.

Sagen vedrørte Kommissionens beslutning om ikke at acceptere visse omkostninger, som en partner havde anmeldt i forbindelse med et projekt, der var finansieret af EU. Kommissionens beslutning betød, at dens endelige udbetaling til konsortiet blev reduceret med det beløb, som denne partner havde modtaget som forfinansiering. Koordinatoren hævdede, at det var Kommissionens pligt at tilbagesøge de midler, der fejlagtigt var udbetalt til den pågældende partner.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen havde håndteret spørgsmålet korrekt, da den kun kunne have indledt en inddrivelse, hvis der havde været en gæld til Unionen. Fordelingen af finansieringen mellem projektpartnerne er et spørgsmål af en anden art, hvor Kommissionen ikke er forpligtet til at gribe ind. Ombudsmanden konstaterede derfor ingen fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side.

Sagen vedrørte Kommissionens beslutning om at erklære visse omkostninger, som en partner havde anmeldt til et EU-finansieret projekt, for ikke-støtteberettigede. Ombudsmanden undersøgte spørgsmålet og fandt, at Kommissionens begrundelse for ikke at acceptere de pågældende omkostninger var rimelig. Ombudsmanden afsluttede derfor sagen med en konstatering af, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser.

Klageren er en SMV, der deltog som støttemodtager i et af Kommissionens projekter. Selskabet aflønner sine medarbejdere delvist gennem udbyttebetalinger. Da Kommissionen i 2014 afviste en del af klagerens personaleomkostninger som ikkestøtteberettigede, hævdede klageren, at Kommissionen tidligere havde godkendt dens aflønningsmodel, og at den derfor havde en berettiget forventning om, at dens personaleomkostninger ville blive godtgjort i overensstemmelse hermed. Klageren henvendte sig til Ombudsmanden.

Efter en gennemgang af Kommissionens sagsakter fandt Ombudsmanden, at Kommissionen ikke udtrykkeligt havde godkendt klagerens aflønningsmodel, og at betingelserne for, at der kunne foreligge berettigede forventninger, ikke var opfyldt. Ombudsmanden fandt endvidere, at Kommissionens holdning var juridisk korrekt og i overensstemmelse med tilskudsaftalen. Ombudsmanden fandt imidlertid også, at Kommissionen kunne have været mere omhyggelig og havde advaret klageren, da denne tilsluttede sig projektet, om, at dens aflønningsmodel ikke ville være acceptabel. I et yderligere brev til klageren beklagede Kommissionen over for klageren, hvordan begivenhederne havde udviklet sig, men udtrykte også håb om, at klageren ville fortsætte sin deltagelse i projektet. Ombudsmanden fandt, at Kommissionen ikke havde begået fejl eller forsømmelser i forbindelse med behandlingen af denne sag, selv om det var uheldigt, at klageren forstod, at dens aflønningsmodel ville blive accepteret af Kommissionen.