Baggrunden for klagen

1. Klageren var vikar og blev ansat via en ekstern kontrahent fra Europa-Kommissionen til at arbejde i Europaskolernes skolefritidsordning. Selv om Europaskolerne er en særskilt juridisk enhed, der er adskilt fra EU-institutionerne, forvalter Kommissionen kontrakter om tjenesteydelser i forbindelse med skolefritidsordninger for Europaskolerne. Klageren blev ansat af kontrahenten på tidsbegrænsede kontrakter, der blev fornyet ugentligt fra begyndelsen af december 2023 til februar 2024 på den pågældende skolefritidsordning.

2. I februar 2024 meddelte kontrahenten klageren, at hun på grund af sit franske niveau ikke længere kunne arbejde som vikar i Kommissionens skolefritidsordning. Klageren havde en korrespondance med kontrahenten herom.

3. I marts 2024 kontaktede klageren Kommissionen. Hun oplyste, at hun havde erfaret, at der ikke længere blev anmodet om hendes ydelser efter anmodning fra forældrene til en elev, som hun havde taget sig af.

4. Kontrahenten svarede klageren, at den havde været i kontakt med Kommissionen, som havde besluttet ikke længere at anmode om klagerens tjenester på grund af en hændelse, der fandt sted med den elev, der var udpeget til hende, og hendes adfærd i en anden situation.

5. I korrespondance med klageren sagde Kommissionen, at den besluttede ikke længere at anmode kontrahenten om hendes tjenester på grundlag af de begrundelser, som Kommissionens kontor med ansvar for skolefritidsordninger havde givet. Den bekræftede, at den havde taget hensyn til de synspunkter, som klageren havde fremsat i sine breve, der blev sendt, efter at den havde truffet afgørelse om ikke længere at anmode om hendes tjenester, samt hendes indsats som vikar siden oktober 2023.[1] Efter yderligere breve fra klageren meddelte Kommissionen klageren, at den besluttede at afbryde drøftelserne med hende på grund af den gentagne karakter af hendes korrespondance.

6. Klageren var utilfreds med den måde, hvorpå Kommissionen håndterede spørgsmålet, og henvendte sig til Ombudsmanden i juli 2024.

Undersøgelsen

7. Ombudsmanden indledte en undersøgelse af, hvordan Kommissionen håndterede beslutningen om ikke længere at anmode om klagerens tjenester.

8. I løbet af undersøgelsen mødtes Ombudsmanden med repræsentanter for Kommissionen og modtog efterfølgende klagerens bemærkninger til møderapporten. Ombudsmandens undersøgelseshold gennemgik også sagen og modtog skriftlige præciseringer fra Kommissionen. 

Argumenter forelagt Ombudsmanden

9. Klageren hævdede, at Kommissionen ikke gav hende en tilstrækkelig begrundelse for sin beslutning om ikke længere at anmode om hendes tjenester. Hun hævdede også, at Kommissionen ikke behandlede alle hendes bemærkninger til afgørelsen om ikke længere at anmode om hendes tjenester.

10. Kommissionen forklarede, at den erstatter fraværende undervisningspersonale med vikarer, f.eks. klageren, gennem en ekstern kontrahent. Selskabet gjorde gældende, at det ikke havde noget kontraktforhold med vikaren, og at al kommunikation normalt finder sted mellem kontrahenten og vikaren. Ikke desto mindre anerkendte Kommissionen, at der er et operationelt forhold mellem Kommissionen og vikaren, hvor Kommissionens personale på stedet giver instrukser til vikarerne. Vikarer kan diskutere pædagogiske bekymringer med den pædagogiske psykolog på stedet eller med teamlederne. Alle spørgsmål drøftes derfor på stedet, og Kommissionen kommunikerer kun skriftligt med kontrahenten.  Kommissionen havde meddelt kontrahenten årsagerne til, at den havde besluttet ikke længere at anmode om klagerens tjeneste. Selv om der havde været tre særskilte spørgsmål, var det kun klagerens sprogkundskaber, der dannede grundlag for ikke længere at anmode om klagerens tjeneste. I denne forbindelse forklarede Kommissionen, at der ikke var nogen officielle skriftlige optegnelser om, hvordan de påståede problemer med klagerens arbejdsindsats var blevet behandlet.

Ombudsmandens vurdering

11. Ombudsmandens undersøgelse fokuserede på, hvordan Kommissionen håndterede sin beslutning om ikke længere at anmode om klagerens tjenester, og hvordan dette blev forelagt klageren. Undersøgelsen vurderede ikke grundlaget for afgørelsen, da det ikke er Ombudsmandens rolle at vurdere klagerens arbejdsindsats.

12. Ombudsmanden har konsekvent været af den opfattelse, at når EU-institutionerne anmoder om opsigelse af en persons kontrakt med en ekstern tjenesteyder, bør de give rimelige og objektive grunde til at begrunde opsigelsen, underrette den berørte person og sikre, at de får mulighed for at fremsætte bemærkninger inden opsigelsen. Selv om institutionerne måske ikke har en retlig forpligtelse til at høre sådanne underleverandører, er Ombudsmanden af den opfattelse, at dette er i overensstemmelse med rimelighedsprincippet. Ombudsmandens holdning finder ligeledes anvendelse i situationer, hvor EU-institutionens anmodning fører til en manglende forlængelse af en kontrakt for en vikar. Selv om der måske ikke er tale om et kontraktforhold mellem Kommissionen og vikaren, var der i dette tilfælde tale om et operationelt forhold, hvor vikaren modtog direkte instrukser fra Kommissionens personale. Dette indebærer et underordnelsesforhold. I sådanne situationer er det endnu mere rimeligt, at en beslutning baseret på arbejdsindsats er behørigt begrundet og meddelt. Desuden indebærer den usikre karakter af vikarernes situation, at Kommissionen har pligt til at være retfærdig og gennemsigtig, selv i mangel af et kontraktforhold.

13. Under undersøgelsen viste det sig, at der ikke var nogen officielle skriftlige optegnelser, der kunne understøtte de fleste af Kommissionens påstande om, hvordan de påståede problemer med klagerens arbejdsindsats var blevet behandlet. Selv om Kommissionen ikke har et kontraktforhold med vikarer, har Ombudsmanden som et spørgsmål om due diligence og god forvaltning tillid til, at den i fremtiden fører visse fortegnelser i tilfælde, hvor der er problemer, der potentielt kan føre til, at den ikke længere anmoder om en vikars tjenester. Dette gælder så meget desto mere, når en vikars resultater vurderes af Kommissionens personale, og enhver fremtidig anmodning om tjenesteydelser afhænger af denne vurdering. Desuden gav Kommissionen tre forskellige begrundelser ved tre forskellige lejligheder for sin beslutning om ikke længere at anmode om klagerens tjenester.

14. På denne baggrund er det beklageligt, at Kommissionen ikke sikrede, at klageren blev hørt og fik mulighed for at fremsætte bemærkninger til Kommissionens begrundelser, inden den besluttede ikke længere at anmode om klagerens tjenestegrene. Denne høring kunne have været sikret gennem kontrahenten, som klageren havde kontraktforholdet med. På grundlag af aktindsigten og mødet med Kommissionen bemærker Ombudsmanden imidlertid, at klageren må have haft kendskab til nogle af problemerne med arbejdsindsatsen i ugen op til afgørelsen. Kommissionen hævder, at dens personale drøftede spørgsmålene med klageren. På grund af den manglende registrering er Ombudsmanden imidlertid ikke i stand til at kontrollere denne påstand. Ikke desto mindre glæder Ombudsmanden sig over, at Kommissionen i forbindelse med undersøgelsen erkendte, at den kunne have redegjort nærmere for sin begrundelse over for klageren. På dette grundlag er yderligere undersøgelser ikke berettigede.

15. Ombudsmanden har imidlertid tillid til, at Kommissionen i fremtiden vil behandle spørgsmål, der opstår med vikarer, rettidigt, og inden der træffes afgørelse om ikke længere at anmode om deres tjenester, give dem en begrundelse for anmodningen og sikre, at de har mulighed for at fremsætte deres synspunkter.

Konklusion

På grundlag af undersøgelsen afslutter Ombudsmanden denne sag med følgende konklusion:

Selv om det er beklageligt, at Kommissionen ikke samarbejdede med klageren og ikke gav hende en fuldstændig række begrundede årsager, før den besluttede ikke længere at anmode klagerens tjenestegrene, anerkendte Kommissionen, at den kunne have forklaret sin begrundelse yderligere for klageren. Der er derfor ikke grundlag for yderligere undersøgelser i denne sag.

Klageren og Kommissionen vil blive underrettet om denne afgørelse.

Teresa Anjinho
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 19/11/2025

[1] Klageren havde arbejdet på forskellige steder i skolefritidsordningen siden oktober 2023.