Klageren ansøgte Det Europæiske Innovationsråd om et tilskud til støtte for nystartede virksomheder og små og mellemstore virksomheder, der indfører innovative produkter eller tjenesteydelser. Forslaget lykkedes ikke. Den anfægtede dette resultat og gjorde bl.a. gældende, at de eksperter, der havde fået til opgave at gennemgå dens forslag, uddelegerede deres evaluering til kunstig intelligens (AI) fra tredjepart.

For at undersøge klagerens påstande kontaktede Forvaltningsorganet for Det Europæiske Innovationsråd og SMV'er (EISMEA) de relevante eksperter. Nogle anerkendte, at de brugte kunstig intelligens under gennemgangsprocessen, men kun til accessoriske opgaver. Efter yderligere undersøgelser forklarede EISMEA i detaljer, hvorfor eksperternes anvendelse af kunstig intelligens ikke havde en negativ indvirkning på resultatet af klagerens ansøgning.

Selv om Ombudsmanden fandt, at der ikke var tilstrækkelig grund til at forfølge den specifikke sag – nemlig klagerens betænkeligheder med hensyn til den materielle evaluering af dens forslag – fandt hun det vigtigt at undersøge reglerne for anvendelse af kunstig intelligens fra tredjeparter af eksperter, der rådgiver Europa-Kommissionen, EISMEA og andre forvaltningsorganer i forbindelse med lignende finansieringsprogrammer. Ombudsmanden indhentede oplysninger herom fra Kommissionen, som generelt er ansvarlig for at føre tilsyn med sådanne programmer og vedtage de relevante regler.

Ombudsmanden fandt, at Kommissionen for nylig har præciseret, at eksperter kun kan anvende kunstig intelligens fra tredjeparter til accessoriske opgaver og skal dokumentere deres anvendelse af kunstig intelligens. Dette udgør en forbedring. Samtidig fandt Ombudsmanden, at det ikke er optimalt at anmode om, at denne dokumentation først stilles til rådighed for de relevante EU-organer, efter at der er indgivet en klage vedrørende eksperternes anvendelse af kunstig intelligens. Ombudsmanden foreslog, at Kommissionen undersøgte, hvordan dens eksperter kunne dokumentere deres brug af kunstig intelligens og proaktivt give Kommissionen disse oplysninger for at foregribe potentielle spørgsmål og klager.

Sagen drejede sig om, hvordan Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO) behandlede anmodninger om fornyet gennemgang fra en ansøger, som ikke fik medhold i to udvælgelsesprocedurer. Klageren hævdede bl.a., at EPSO ikke havde taget tilstrækkeligt hensyn til hans bekymringer, og satte spørgsmålstegn ved, om EPSO havde gennemgået hans resultater på passende vis.

Efter at Ombudsmanden indledte undersøgelsen, fremsendte EPSO yderligere svar til klageren. Ombudsmanden fandt, at der var uoverensstemmelser mellem disse og de svar, han oprindeligt modtog, og at det ikke var klart, om EPSO rent faktisk reviderede sine oprindelige afgørelser. I løbet af undersøgelsen gav EPSO yderligere præciseringer for at forklare dette.

Ombudsmanden afsluttede sagen og fandt, at der ikke var grundlag for yderligere undersøgelser, da EPSO i sidste ende gav rimelige forklaringer på, hvordan det behandlede klagerens anmodninger om fornyet behandling. Undersøgelsen afslørede imidlertid problemer med EPSO's standardsvar på anmodninger om fornyet gennemgang. For at afhjælpe disse fremsatte Ombudsmanden et forslag til forbedring til EPSO og anmodede det om i fremtiden at sikre, at ansøgere, der har indgivet en anmodning om fornyet gennemgang, modtager et klart, præcist og fuldstændigt svar, der informerer dem om, hvorvidt der har fundet en fornyet gennemgang sted, og om årsagerne til EPSO's afgørelse.

 

Sagen vedrørte, hvordan Den Europæiske Unions Asylagentur (EUAA) opsagde kontrakten med en ekstern ekspert efter påstande om uprofessionel adfærd over for tolke under en asylstøttemission. Klageren hævdede, at afgørelsen ikke var tilstrækkeligt begrundet, at han ikke var blevet behørigt informeret om indholdet af påstandene, at hans ret til forsvar ikke var blevet overholdt, og at de trufne foranstaltninger var uforholdsmæssige. EUAA fastholdt, at opsigelsen af kontrakten var baseret på flere troværdige rapporter om forseelser, at klageren var blevet underrettet om betænkelighederne gennem møder og anden kommunikation, og at fortrolighedshensyn begrænsede offentliggørelsen af visse oplysninger.

Ombudsmanden fandt, at selv om selve opsigelsesskrivelsen ikke klart og tilstrækkeligt angav den faktuelle og retlige begrundelse for afgørelsen, viste den bredere sammenhæng, at EUAA havde haft kontakt med klageren ved flere lejligheder forud for opsigelsen af hans kontrakt. Ombudsmanden mente, at klageren var blevet gjort opmærksom på arten af bekymringerne og havde fået mulighed for at svare. EUAA havde også forsøgt at afhjælpe situationen ved hjælp af mindre strenge foranstaltninger, inden den fortsatte med at bringe aftalen til ophør. Selv om det ville have været mere i overensstemmelse med god administrativ praksis for EUAA at føre mere strukturerede registre og give en mere detaljeret begrundelse i opsigelsesskrivelsen, konstaterede Ombudsmanden ikke et åbenbart urigtigt skøn eller en proceduremangel, der var tilstrækkelig alvorlig til at udgøre fejl eller forsømmelser.

Ombudsmanden afsluttede undersøgelsen med en konstatering af, at der ikke forelå fejl eller forsømmelser i EUAA's håndtering af afgørelsen om at opsige klagerens kontrakt.

De tre sager vedrørte, hvordan Europa-Kommissionen anvendte sine regler om bedre regulering og andre proceduremæssige krav ved udarbejdelsen af lovgivningsforslag vedrørende virksomheders due diligence i forbindelse med bæredygtighed (983/2025/MIK), bekæmpelse af smugling af migranter (2031/2024/VB) og den fælles landbrugspolitik (1379/2024/MIK). Kommissionen anså disse forslag for at være presserende og undlod derfor at tage de skridt, der er fastsat i dens regler, såsom konsekvensanalyser og offentlige høringer. Klagerne, som er civilsamfundsorganisationer, mente, at disse udeladelser var i strid med Kommissionens regler om bedre regulering. I to sager hævdede klagerne også, at Kommissionen ikke havde vurderet lovgivningsforslagenes overensstemmelse med EU's klimamål som krævet i den europæiske klimalov. I et tilfælde var klageren endvidere bekymret over, at Kommissionen overtrådte sin forretningsorden om høringer på tværs af tjenestegrenene.

På grundlag af sine undersøgelser konstaterede Ombudsmanden proceduremæssige mangler i den måde, hvorpå Kommissionen udarbejdede de pågældende lovgivningsforslag, hvilket samlet set udgjorde fejl eller forsømmelser. For at afhjælpe disse mangler anbefalede Ombudsmanden, at Kommissionen sikrer en forudsigelig, konsekvent og ikkevilkårlig anvendelse af sine regler om bedre regulering ved at definere "hastende" situationer, der berettiger en undtagelse fra deres krav, samt ved at registrere og forklare årsagerne til eventuelle indrømmede undtagelser. Hvis der indrømmes undtagelser, bør Kommissionen desuden indføre en procedure for at sikre, at den hurtige udarbejdelse af lovgivningsforslag stadig er i overensstemmelse med principperne om en gennemsigtig, evidensbaseret og inklusiv lovgivningsproces. For at bistå Kommissionen med denne opgave fremsatte Ombudsmanden også fire forslag til forbedringer, herunder: præcisere reglerne for høring af interessenter i forbindelse med hasteforslag sikre, at de analysedokumenter, der erstatter konsekvensanalyser, og som skitserer dokumentationen til støtte for dens forslag, offentliggøres rettidigt for at muliggøre en offentlig debat, inden lovgivningen vedtages udstedelse af retningslinjer for gennemførelse af vurderinger af klimakonsistens tilvejebringelse og registrering af begrundelser, når høringsperioderne på tværs af tjenestegrenene afkortes til under de fastsatte tærskler.

I sit svar til Ombudsmanden indvilligede Kommissionen i at overveje at definere "hastende" situationer i forbindelse med den kommende revision af reglerne om bedre regulering samt at registrere og offentliggøre årsagerne til anvendelsen af eventuelle undtagelser fra deres krav. Kommissionen forpligtede sig også til at sikre målrettede høringer om sine "hastende" forslag, til at offentliggøre analysedokumenterne med dokumentation til støtte for sine forslag senest tre måneder efter vedtagelsen, til at medtage vurderinger af klimakonsekvensen i både analysedokumenter og begrundelser for fremtidige forslag og til at give begrundelser for afkortede høringer på tværs af tjenestegrenene.

Klagerne fandt i deres bemærkninger til Kommissionens svar, at Kommissionens tilsagn hverken er klare eller konkrete nok til at sikre en gennemsigtig, inklusiv og evidensbaseret lovgivningsproces.

Ombudsmanden glædede sig over Kommissionens generelt konstruktive svar på hendes henstillinger og forslag til forbedringer. Når det er sagt, giver Kommissionens svar endnu ikke tilstrækkelig klarhed om de konkrete skridt, den agter at tage for at gennemføre Ombudsmandens henstillinger og forslag til forbedringer.

Ombudsmanden vil derfor overvåge dette spørgsmål på grundlag af fremtidige klager, og når Kommissionen har afsluttet revisionen af reglerne om bedre regulering. På nuværende tidspunkt er der ikke grundlag for yderligere undersøgelser, og Ombudsmanden afsluttede de tre sager.